Đây là một trong những chương trình ít được biết đến nhất trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft 365, mặc dù đã được đưa vào từ phiên bản năm 1992. Tuy nhiên, nó là một công cụ rất hữu ích. Trong bài viết này chúng tôi giải thích Microsoft Access là gì và nó dùng để làm gì?.
Phiên bản mới nhất của Microsoft Access, đó là những gì chúng ta sẽ nói ở đây, được phát hành vào ngày 5 tháng 2021 năm 10 để sử dụng trong Windows 11 và Windows 44. Dung lượng này chiếm từ 60 MB đến XNUMX MB trên ổ cứng, tùy thuộc vào các tùy chọn cài đặt đã chọn.
Microsoft Access là gì?
Microsoft là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu có trong bộ ứng dụng Microsoft Office (nay là Microsoft 365). Nó là một công cụ nhằm giúp người dùng tạo và quản lý cơ sở dữ liệu với mục đích lưu trữ, sắp xếp và phân tích thông tin.
Sở dĩ ứng dụng này ít được sử dụng chủ yếu là do chưa biết đến công dụng thực sự của nó. Nhiều người dùng lầm tưởng rằng mọi việc thực hiện với Access đều có thể thực hiện được bằng Access. Excel.
Mặc dù đúng là cả hai chương trình đều có những điểm chung nhưng Excel phù hợp hơn để xử lý dữ liệu số và thực hiện các phép tính trên dữ liệu đó. Về phần mình, quyền truy cập bổ sung mức độ chuyên môn cao hơn và bao gồm các chức năng cụ thể để quản lý các loại dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, nó cho phép bạn hạn chế dữ liệu mà người dùng nhập vào từng trường, cũng như liên kết dữ liệu liên quan trong nhiều bảng.
Cơ sở dữ liệu được lưu bằng Microsoft Access hiển thị phần mở rộng tệp ".accdb". Mặc dù đây là tiện ích mở rộng phổ biến nhất và cũng là mới nhất nhưng vẫn có thể tìm thấy các tiện ích mở rộng khác (".mdbe" o ".mde"), tương ứng với các phiên bản trước năm 2007. Trong một số trường hợp, để mở loại tiện ích mở rộng này, trước tiên người dùng phải sử dụng công cụ chuyển đổi để chuyển đổi nó thành «.accdb».
Những điều chúng ta có thể làm với Access
Bạn có thể sử dụng Access để quản lý cơ sở dữ liệu như thế nào? Dưới đây, chúng tôi giải thích một số tác vụ phổ biến nhất mà chúng tôi có thể thực hiện với công cụ này.
Tạo cơ sở dữ liệu
Trên màn hình chính Access, nhấp vào "Tệp" và trong cột tùy chọn ở bên trái, chọn "Mới". Trong số các tùy chọn khác nhau hiển thị trên màn hình, chúng ta phải chọn tùy chọn có tiêu đề là "Cơ sở dữ liệu máy tính để bàn trống".
Cơ sở dữ liệu mới tạo này có thể được gán tên làm bước sơ bộ để truy cập vào mẫu mới và bắt đầu sử dụng nó.
Tạo bảng
Để thêm bảng dữ liệu vào cơ sở dữ liệu mà chúng ta đã tạo, cần vào tool ribbon và click vào tab "Bàn". Có thể thêm bao nhiêu trường tùy thích vào bảng mới này. Để làm điều này, bạn phải nhấp chuột phải và chọn tùy chọn «Nhấp để thêm».
Phần combo box dùng để liệt kê các kiểu dữ liệu khác nhau có thể gán cho một trường (trong Access bắt buộc phải gán kiểu dữ liệu cho từng trường).
Thêm dữ liệu vào bảng
Có nhiều cách để thêm dữ liệu vào bảng Access: sử dụng biểu mẫu, nhập dữ liệu từ tệp bên ngoài, sử dụng SQL hoặc nhập dữ liệu trực tiếp (nghĩa là theo cách thủ công). Tùy chọn phổ biến nhất là nhập qua tập tin ".csv". Así es como se hace:
- Trên dải băng công cụ, nhấp vào «Dữ liệu bên ngoài».
- Sau đó chúng ta nhấp vào «Archivo de texto».
- Tiếp theo chúng ta chọn tệp nguồn và bảng đích.
- Trước khi tiến hành nhập, chúng ta có thể xem lại tất cả các chi tiết của tệp (sử dụng dấu chấm hoặc dấu phẩy làm dấu phân cách, cần bỏ qua một số trường nhất định.
- Cuối cùng, chúng tôi đã nhấn nút. "Hoàn thành" để chạy quá trình nhập.
Từ đây, có nhiều hành động mà chúng ta có thể thực hiện trong ứng dụng với các bảng khác nhau mà chúng tôi đã giới thiệu. Ví dụ, có thể tạo mối quan hệ giữa các bảng để truy vấn dữ liệu từ các bảng khác nhau. Bạn cũng có thể tạo một bảng tra cứu, chứa dữ liệu được tham chiếu bởi một bảng khác hoặc thậm chí tạo các truy vấn phức tạp trên nhiều bảng với các loại dữ liệu khác nhau.
Các hành động có thể khác là tạo bản sao lưu, tạo cơ sở dữ liệu thực thi (mà người dùng bên ngoài không thể sửa đổi) crear macros để tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp hoặc xuất dữ liệu sang excel, trong số nhiều khả năng khác.
Để thực hiện tất cả những hành động này, Microsoft Access bao gồm một tiện ích asistente điều này chắc chắn sẽ giúp ích rất nhiều cho những người sử dụng ứng dụng này lần đầu tiên.
Phần kết luận
Microsoft Access là một lựa chọn được khuyến khích dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một công cụ quản lý dữ liệu đơn giản và dễ sử dụng. Lý tưởng cho các nhiệm vụ như gquản lý hàng tồn kho hoặc giám sát dự án. Đối với tất cả những trường hợp này, bạn nên học cách sử dụng nó.
Biên tập viên chuyên về các vấn đề công nghệ và internet với hơn mười năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực truyền thông kỹ thuật số khác nhau. Tôi đã từng làm biên tập viên và người sáng tạo nội dung cho các công ty thương mại điện tử, truyền thông, tiếp thị và quảng cáo trực tuyến. Tôi cũng đã viết trên các trang web kinh tế, tài chính và các lĩnh vực khác. Công việc của tôi cũng là niềm đam mê của tôi. Bây giờ, qua bài viết của tôi trong Tecnobits, Tôi cố gắng khám phá tất cả những tin tức và cơ hội mới mà thế giới công nghệ mang đến cho chúng ta hàng ngày để cải thiện cuộc sống của chúng ta.