Cách xem các thay đổi trong tệp Excel

Bảng “Hiển thị thay đổi” hiển thị ai, cái gì, ở đâu và khi nào, với tính năng lọc theo trang tính hoặc phạm vi.
Đối với thời gian dài hơn, hãy sử dụng Lịch sử phiên bản; điều chỉnh phiên bản trong SharePoint.
Một số hành động không được ghi lại (định dạng, đối tượng, bảng tổng hợp) và có giới hạn.
Bên ngoài đám mây, hãy lưu bản sao và cân nhắc sử dụng Spreadsheet Compare để so sánh các tệp.

Khi chúng ta chia sẻ bảng tính, việc thắc mắc xem mỗi người đã chạm vào những gì và khi nào là điều bình thường. Xem các sửa đổi đối với tệp ExcelNgày nay chúng ta có một số tùy chọn: bảng Hiển thị thay đổi, Lịch sử phiên bản và trong những trường hợp cổ điển hơn là tùy chọn “Theo dõi thay đổi”.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách thực hiện, những hạn chế của từng lựa chọn và những giải pháp thay thế hiện có Nếu bạn làm việc ngoài đám mây, cùng nhiều mẹo thực tế khác.

“Show Changes” trong Excel là gì và nó hiển thị thông tin gì?

Tính năng Hiển thị Thay đổi tập trung bản ghi các chỉnh sửa gần đây vào một cuốn sách. Bảng điều khiển của tính năng này hiển thị những thay đổi mới nhất ở trên cùng, cho phép bạn xác định chúng một cách chi tiết. người đã thực hiện sửa đổi, ô bị ảnh hưởng, thời gian chính xác và giá trị trước đóTính năng này đặc biệt hữu ích khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tệp được chia sẻ và bạn cần một mốc thời gian rõ ràng.

Bảng điều khiển này cũng cho phép bạn xem lại các chỉnh sửa được thực hiện "hàng loạt". Đối với những trường hợp này, Excel Nó tạo ra một thẻ với hành động hàng loạt và cung cấp quyền truy cập vào "Xem thay đổi" trong thẻ đó, để bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về chi tiết của từng sửa đổi được nhóm lại mà không làm mất đi ngữ cảnh.

Hãy nhớ rằng Excel lưu giữ hoạt động gần đây trong bảng điều khiển này, cung cấp khả năng hiển thị tối đa khoảng 60 ngàyNếu bạn muốn mở rộng phạm vi thời gian để kiểm tra những gì đã xảy ra trước đó, bạn sẽ phải sử dụng Lịch sử phiên bản, chúng ta sẽ nói về điều này sau. du lịch đến các phiên bản trước và xem lại chúng mà không có bất kỳ sự ngạc nhiên nào.

Xem những thay đổi trong toàn bộ cuốn sách: các bước nhanh

Để có cái nhìn tổng quan toàn diện về sổ làm việc và xem các chỉnh sửa trên tệp Excel, quy trình rất đơn giản và sẽ đưa bạn đến bảng điều khiển chứa tất cả các chỉnh sửa gần đây. Với các bước này, bạn sẽ có thể xem ngay lập tức. mọi thứ đã xảy ra trong tập tin:

Trên tab Đánh giá, chọn Hiển thị thay đổi để mở bảng điều khiển có các chỉnh sửa gần đây.
Lưu ý rằng các thay đổi xuất hiện theo thứ tự với những thay đổi gần đây nhất ở trên cùng, phản ánh thứ tự thời gian thực tế của quá trình thực hiện.
Bạn sẽ có thể xác định được ai đã thay đổi những gì và trong ô nào, cùng với ngày và giờ chính xác, giúp bạn dễ dàng hơn hợp tác kiểm toán.
Nếu có chỉnh sửa hàng loạt, bạn sẽ tìm thấy một thẻ nhóm hoạt động đó và một nút cho Xem các thay đổi và điều hướng qua từng sửa đổi được bao gồm.

Lọc thay đổi theo trang tính, phạm vi hoặc ô cụ thể

Khi muốn thu hẹp phạm vi, bạn có thể xem các thay đổi trong tệp Excel chỉ cho một trang tính, một phạm vi hoặc thậm chí một ô cụ thể. Tính năng lọc này giúp bạn điều tra chi tiết hơn. những gì đã xảy ra ở một khu vực cụ thể từ cuốn sách mà không có thêm tiếng ồn.

Để lọc nhanh từ trang tính: chọn một trang tính, một phạm vi hoặc một ô duy nhất, sau đó nhấp chuột phải để mở menu ngữ cảnh và chọn Hiển thị thay đổiVới hành động này, Excel giới hạn bảng điều khiển thành sự lựa chọn đó.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách thiết lập trang chủ Chrome của bạn để hữu ích hơn

Bạn cũng có thể lọc từ chính bảng Thay đổi. Ở trên cùng, bạn sẽ thấy biểu tượng bộ lọc: chọn biểu tượng này sẽ cho phép bạn chỉ định xem bạn có muốn lọc theo... Phạm vi hoặc bằng Tờ giấyNếu bạn chọn Phạm vi, hãy nhập phạm vi hoặc ô vào hộp văn bản và xác nhận bằng biểu tượng mũi tên bên cạnh trường đó để áp dụng lọc ngay lập tức.

Phương pháp lọc này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi điều tra các sự cố hoặc khi bạn cần tập trung vào một khu vực quan trọng của trang tính (ví dụ: phạm vi nơi tổng số được tính toán hoặc nơi ai đó đã thay đổi tham chiếu).

Xem các thay đổi trong tệp Excel

Tính năng "Hiển thị thay đổi" hoạt động ở đâu và cần những yêu cầu gì để có thể đăng ký mọi thứ?

Tính năng Show Changes có sẵn trong cả Excel dành cho máy tính để bàn và Excel dành cho web, đồng thời phản ánh trong bảng điều khiển các chỉnh sửa được thực hiện từ các ứng dụng Excel hỗ trợ tính năng này. đồng tác giảĐiều này có nghĩa là, để xem lịch sử đầy đủ nhất trong bảng điều khiển, tất cả người dùng phải sử dụng ứng dụng Excel tương thích và làm việc với tệp ở những vị trí duy trì đồng xuất bản đang hoạt động (ví dụ: OneDrive hoặc SharePoint).

Điều gì sẽ xảy ra nếu bảng điều khiển hiển thị trống mặc dù bạn biết đã có hoạt động? Một số thao tác nhất định có thể khiến Excel xóa nhật ký đó. Bạn sẽ thấy bảng điều khiển trống nếu ai đó, chẳng hạn, đã chỉnh sửa bằng một giao dịch mua một lần hoặc phiên bản Excel cũ hơn không phù hợp với tính năng đồng tác giả, hoặc nếu các hàm được sử dụng mà Chúng không tương thích với việc đồng xuất bản hoặc nếu tập tin là đã thay thế hoặc đã lưu một bản sao, phá vỡ tính liên tục của việc giám sát.

Tin tốt là, kể từ thời điểm đó, mọi thay đổi mới mà bạn hoặc người khác thực hiện từ các ứng dụng tương thích sẽ được ghi lại trong bảng Thay đổi. Thao tác này khôi phục khả năng hiển thị cho các sự kiện tiếp theo và cho phép bạn theo dấu vết mà không cần phải làm lại tài liệu.

Những thay đổi nào được ghi lại và những thay đổi nào không được hiển thị trên bảng điều khiển

Bảng Thay đổi tập trung vào các công thức và giá trị ô, cũng như các thao tác như di chuyển, sắp xếp, chèn hoặc xóa ô và phạm vi. Do đó, bạn sẽ thấy rõ cả các chỉnh sửa một lần và các thay đổi về cấu trúc ảnh hưởng đến khối dữ liệu.

Tuy nhiên, một số hành động hiện không được hiển thị: sửa đổi đồ họa, hình dạng hoặc các đối tượng khác, chuyển động hoặc cài đặt trong bảng tổng hợpĐiều này bao gồm thay đổi định dạng (màu sắc, phông chữ, kiểu), ẩn ô/vùng và áp dụng bộ lọc. Hãy lưu ý điều này, vì "lớp trực quan" này không được phản ánh trong bảng điều khiển, vốn tập trung vào các chức năng chính. số và chức năng.

Hơn nữa, để cung cấp lịch sử đầy đủ nhất có thể, Excel có thể để lại các khoảng trống trên dòng thời gian nếu một số thay đổi nhất định không khả dụng. Do đó, bạn có thể nhận thấy các "khoảng trống" khi không thể thực hiện chỉnh sửa, do bản chất hoặc công cụ được sử dụng. ghi lại trên bảng điều khiển.

Tại sao đôi khi các giá trị trước đó bị thiếu trong một số mục nhập? Điều này có thể xảy ra khi dữ liệu được sửa đổi bằng mã (ví dụ: VBA hoặc tiện ích bổ sung) hoặc nếu ai đó chỉnh sửa sổ làm việc bằng Excel mà không cập nhật. phiên bản mới nhấtTrong những trường hợp như vậy, khả năng truy xuất "giá trị trước/giá trị sau" có thể bị mất đối với hành động cụ thể đó.

Cách xem các thay đổi cũ hơn: Lịch sử phiên bản

Bảng Thay đổi hiển thị những thay đổi gần đây nhất; nếu bạn cần gia hạn thời gian, hãy sử dụng Lịch sử phiên bảnTừ Tệp > Thông tin > Lịch sử Phiên bản, bạn có thể mở phiên bản trước đó để xem trước và khôi phục nếu cần. Điều này rất hữu ích khi nghiên cứu các sự kiện trước đó đến phạm vi mà Hiển thị thay đổi bao phủ.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Tất cả các cách tắt Windows 11 mà không cần mở menu Start

Lịch sử phiên bản không giống như một "công cụ so sánh trực quan" giữa hai thời điểm: mục đích của nó là cho phép điều hướng qua các trạng thái tệp, đồng thời cho phép mở phiên bản trước đó và làm việc trên đó. Tuy nhiên, việc kết hợp tính năng này với Hiển thị Thay đổi có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan cân bằng. nhanh chóng và gần đây với một cuộc kiểm toán dài hạn hơn.

Nếu tệp của bạn nằm trong SharePoint, hãy nhớ rằng kiểm soát phiên bản có giới hạn có thể cấu hình. Trong quá trình thiết lập, bạn có thể đặt số lượng phiên bản tối đa bạn muốn giữ lại và khi hệ thống đạt đến giới hạn, phiên bản cuối cùng sẽ bị xóa. lâu đời nhất để nhường chỗ cho những cái mới. Nếu bạn cần thêm dung lượng, bạn có thể tăng số lượng đó lên đến giới hạn hệ thống, giúp cải thiện khả năng quay ngược thời gian để nghiên cứu sâu rộng.

Đối với các nhóm dựa vào các phiên bản lịch sử, bạn nên xem xét định kỳ cấu hình này trong thư viện SharePoint và điều chỉnh nó cho phù hợp với quy trình làm việc: càng có nhiều thay đổi hàng ngày thì việc tăng số lượng càng có ý nghĩa. phiên bản bị giữ lại để không mất đi dấu vết hữu ích.

Đặt lại ngăn Thay đổi: Khi nào và như thế nào

Trong Excel dành cho web, có một tùy chọn để xóa lịch sử thay đổi mà bạn thấy trong Bảng điều khiển. Tùy chọn này nằm trong mục Tệp > Thông tin, và việc xác nhận sẽ... làm sạch bảng điều khiển dành cho tất cả người dùng cuốn sách. Đây là hành động không thể đảo ngược và do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện nếu bạn cần lưu giữ bằng chứng về sự hợp tác gần đây.

Ngay cả khi bạn xóa mục đó khỏi bảng điều khiển, bạn vẫn có thể mở hoặc khôi phục các phiên bản trước đó thông qua Lịch sử Phiên bản. Nói cách khác, bạn xóa "danh sách sự kiện" khỏi bảng điều khiển, nhưng bạn không mất khả năng trở lại trạng thái trước đó của tập tin miễn là các phiên bản đó vẫn tồn tại trên hệ thống.

"Theo dõi thay đổi" cổ điển trong Excel: tính năng này cung cấp và cách xem lại

Trong nhiều năm, chương trình đã sử dụng hệ thống "Theo dõi Thay đổi" truyền thống, nay đã được coi là lỗi thời. Đây là một cách tốt để xem các thay đổi trên tệp Excel. Trong các sổ làm việc được cấu hình với tính năng này, việc lưu và chia sẻ mỗi lần chỉnh sửa sẽ để lại dấu vết trong ô (hình tam giác màu xanh lam) và các chú thích bật lên. mô tả về sự thay đổi và người dùng có trách nhiệm. Mặc dù nó vẫn tồn tại trong một số trường hợp cụ thể, nhưng trong môi trường đồng tác giả hiện đại, nó đã được thay thế bằng Hiển thị Thay đổi.

Nếu tổ chức của bạn vẫn sử dụng phương pháp đó, bạn có thể liệt kê các thay đổi trên một trang tính riêng. Để thực hiện việc này, từ tab Xem lại, hãy mở Theo dõi Thay đổi và chọn đánh dấu những thay đổiChọn tùy chọn "Hiển thị thay đổi trong trang tính mới" và xác nhận bằng OK: Excel sẽ thêm một trang tính có tên "Lịch sử" với Chi tiết thay đổi trích từ cuốn sách.

Việc xem lại các chỉnh sửa này cũng được quản lý từ mục Xem lại > Theo dõi Thay đổi > Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi. Tại đây, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng chỉnh sửa một, hoặc sử dụng tùy chọn "Chấp nhận Tất cả" hoặc "Từ chối Tất cả" để xử lý chúng theo đợt, với khả năng đóng lại bất cứ lúc nào. trở lại trang.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Tại sao định dạng ô trong Excel lại thay đổi và làm thế nào để khóa nó?

Phương pháp này có giá trị đối với những cuốn sách đã được tạo bằng hệ thống đó, nhưng nó không cung cấp trải nghiệm tích hợp và đồng tác giả mà đám mây và bảng điều khiển Hiển thị thay đổi cung cấp ngày nay, nơi thông tin được căn chỉnh tốt hơn với cộng tác chỉnh sửa trong thời gian thực.

So sánh các phiên bản và hạn chế: những gì bạn có thể và không thể mong đợi từ Excel

Thay vì xem các thay đổi trong tệp Excel, nhiều người dùng chỉ muốn biết "ngay lập tức" những gì đã thay đổi giữa phiên bản trước và phiên bản hiện tại mà không cần mở hai tệp cạnh nhau. Trên thực tế, Excel không có công cụ gốc nào thực hiện chức năng này. sự khác biệt chi tiết giữa hai tệp cục bộ bất kỳ. Nó cung cấp tính năng Hiển thị Thay đổi cho các sách được đồng tác giả (một tính năng gần đây và rất thiết thực) và Lịch sử Phiên bản để mở các phiên bản trước đó và, nếu có thể, khôi phục chúng.

Một số người dùng đề cập đến tiện ích Spreadsheet Compare (một phần của một số bản cài đặt Office) để so sánh hai tệp đã lưu. Để sử dụng, bạn cần có bản sao của phiên bản trước trên máy tính; nó không phải là một "nút bấm ma thuật" trong Excel, mà là một công cụ riêng biệt để so sánh các bảng tính và hiển thị kết quả. sự khác biệtTính năng này hữu ích nếu bạn không làm việc trên đám mây, mặc dù nó yêu cầu thêm bước lưu giữ phiên bản cục bộ.

Người ta thường đọc trên các diễn đàn rằng "không có cách nào bản địa, nhanh chóng và phổ biến" để so sánh bất kỳ phiên bản nào với phiên bản hiện tại mà không cần chuẩn bị tài liệu trước. Và điều đó cũng hợp lý: để ghi lại mọi thay đổi nhỏ, kho lưu trữ sẽ phải lưu trữ một lượng lớn dữ liệu. siêu dữ liệuĐiều này sẽ làm tăng đáng kể quy mô và làm phức tạp việc quản lý, đặc biệt là đối với những cuốn sách được cập nhật hàng ngày.

Nếu bạn làm việc trong Windows, File Explorer cho phép bạn thêm các cột thông tin (ngày tạo, ngày sửa đổi, v.v.), nhưng đây là siêu dữ liệu cấp tệp, không phải là lịch sử thay đổi trên mỗi tế bàoMột lựa chọn khác của hệ thống là Lịch sử tập tinsẽ sao chép các tập tin đã sửa đổi để có thể khôi phục; đổi lại, nó chiếm dung lượng đĩa và không phải là trình xem những thay đổi chi tiết Như vậy.

Tóm lại: nếu bạn đang đồng tác giả với Excel (OneDrive/SharePoint), hãy sử dụng tùy chọn Hiển thị Thay đổi cho các thay đổi gần đây và Lịch sử Phiên bản cho các khoảng thời gian dài hơn. Nếu quy trình làm việc của bạn là cục bộ, hãy lưu các phiên bản và khi cần so sánh, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ so sánh như Spreadsheet Compare để xem sơ đồ các thay đổi. sự khác biệt giữa các tập tin.

Hệ sinh thái xem các thay đổi trên tệp Excel cung cấp các giải pháp mạnh mẽ khi làm việc trên đám mây và với tính năng đồng tác giả: ngăn Hiển thị Thay đổi cung cấp cho bạn thông tin "tại đây và ngay bây giờ", trong khi Lịch sử Phiên bản và cài đặt SharePoint mở rộng phạm vi thời gian. Trong các tình huống cục bộ, việc so sánh yêu cầu lưu bản sao và dựa vào các tiện ích bên ngoài. Bằng cách biết những gì được ghi lại và những gì không được ghi lại, cũng như đảm bảo cấu hình phù hợp, bạn có thể kiểm soát quy trình một cách thực tế và hiệu quả. dấu vết của Edihàng tấn trong bảng tính của bạn.