דריי-טעקע מעטאד: דער לעצטער גייד צו ארגאניזירן אייער אינפארמאציע

La טעקע און דאקומענט פאַרוואַלטונג עס בלייבט איינע פון ​​די הויפּט אַרויסרופן אין פּראָפעסיאָנעל און פּערזענלעכן לעבן, ספּעציעל אין אַ דיגיטאַלער סביבה וווּ אינפֿאָרמאַציע זאַמלט זיך אָן מיט אַ שווינדלענדיקן גאַנג. ציילן האבן אן עפעקטיוו סיסטעם פארן אויפהיטן, צוקומען צו, און האלטן אונזערע דאקומענטן ארגאניזירט קען מאכן א חילוק אין טערמינען פון עפעקטיווקייט און רואיגקייט. איינע פון ​​די מערסט פאפולערע און פראקטישע סטראטעגיעס פארן דערגרייכן דאס איז די באוואוסטע דריי-פאָדער מעטאָדע, אַ לייזונג דיזיינד פֿאַר פּראָפעסיאָנאַלן, סטודענטן, פרילאַנסערס, אָדער ווער עס יז וואָס וויל אָרגאַניזירן זייער טעגלעך וואָרקפלאָו.

אין דעם אַרטיקל וועלן מיר אויספאָרשן וואָס די מעטאָדע באַדייט, אירע מעלות, ווי עס קען ווערן אָנגעווענדט אין פֿאַרשידענע פֿעלדער ווי די לעגאַלע און אַקאַדעמישע סעקטאָרן, און וואָס אַנדערע טעכניקן קענען עס דערגאַנצן צו נעמען אייער אָרגאַניזאַציע צו דער ווייַטער מדרגה.

וואָס איז די דריי-פאָלדער מעטאָדע?

די דריי-פאָלדער מעטאָדע איז אַ פּשוטע אָבער גאָר עפֿעקטיווע טעכניק פֿאַר אָרגאַניזירן דאָקומענטן, אויפֿגאַבעס, אָדער אינפֿאָרמאַציע אין יעדן קאנטעקסט. דער שליסל ליגט אין טיילן די עלעמענטן אין דריי הויפּט קאַטעגאָריעס, יעדע רעפּרעזענטירט דורך אַ פיזישע אָדער דיגיטאַלע טעקע. טיפּישערווייַז, די דריי קאַטעגאָריעס קאָרעספּאָנדירן צו:

• טעקע 1: ווארטנדיק אדער צו ווערן באהאנדלט – דאָ גייען אַלע דאָקומענטן, אויפֿגאַבן, אָדער זאַכן וואָס דאַרפֿן באַלדיקע אַקציע, איבערבליק, אָדער קלאַסיפֿיקאַציע.
• טעקע 2: אין פּראָצעס אָדער מאָניטאָרינג – דיזער פּלאַץ איז רעזערווירט פֿאַר יענע ענינים וואָס זענען שוין אין גאַנג, אָבער זענען נאָך נישט פֿאַרמאַכט, אַרכיווירט אָדער פֿינאַליזירט געוואָרן.
• טעקע 3: פֿאַרענדיקט אָדער אַרכיווירט – די גרופּע האַלט דאָקומענטן וואָס זענען שוין געוואָרן אויסגעלייזט, אַזוי אַז מען קען זיי קאָנסולטירן אין דער צוקונפֿט אויב נייטיק.

דער הויפּט מייַלע פון ​​דעם אופֿן איז אַז פאַרפּשוטערט באַשלוס-מאכן וועגן וואוהין אַלץ גייט, אויסמיידנדיק די פאַרשפּרייטונג פון אונטערפאָלדערס אומענדלעכע אדער קאָמפּליצירטע, שווער-צו-ופהיטן קלאַסיפֿיקאַציע סיסטעמען. עס גיט אויך אַ קלאָרן בליק אויף דעם סטאַטוס פֿון יעדן דאָקומענט אדער אויפֿגאַבע אין יעדער צייט.

 

אַפּליקאַציעס אין דער פּראָפעסיאָנעלער און אַקאַדעמישער וועלט

די דריי-פאָדער מעטאָדע קען צוגעפאסט ווערן צו פארשידענע סעקטארן און ארבעטס-געביטןלמשל, אין דעם לעגאַלן פעלד, שטייען אדוואקאטן אָפט פאר א קאָנסטאַנטן אָפּשטאַנד פון טעקעס, פאַלן און קאָנפידענציעלע דאָקומענטאַציע. דאָס אימפּלעמענטירן פון דעם סיסטעם העלפֿט זיי רעדוצירן דרוק און זיכער מאַכן אַז קיין באַטייַטיקע אינפֿאָרמאַציע גייט נישט פאַרלוירן אין זייער טעגלעכן אַרבעטס-פלוס.

אין דעם אקאדעמישן אדער פארשונג סעקטאר, סטרוקטורירן טעקעס און טעקעס אין א כייערארכישן אופן ערלויבט שפּאָרן צייט און מאַכן עס גרינגער צו געפֿינען דאַטן, פּובליקאַציעס אָדער באַריכטןא געוויינטלעכע רעקאָמענדאַציע איז צו צעשיידן אינפֿאָרמאַציע באַזירט אויף דאָקומענט טיפּ (דאַטן, שטיצנדיקע דאָקומענטאַציע, פּובליקאַציעס, אאז"וו) און, אין יעדער הויפּט טעקע, נוצן די דריי-טעקע מעטאָדע צו פאַרוואַלטן דעם איצטיקן צושטאַנד פון די טעקעס.

טיפּיש בייַשפּיל פֿאַר אונטערגראַדואַטע סטודענטן אָדער פאָרשער:

• "רויע דאַטן" טעקערויע טעקעס אדער אריגינעלע מאַטעריאַלן.
• "פאַראַרבעט" טעקעדאָקומענטן אין דער אַנאַליז, רעדאַקטירונג אָדער איבערבליק פאַזע.
• "פארענדיקט" טעקעבאַריכטן, פּובליקאַציעס אָדער רעזולטאַטן פֿאַרטיק און גרייט פֿאַר פֿאַרשפּרייטונג אָדער אַרכיווירונג.

די סיסטעם ערלויבט די היעראַרכישע אָרגאַניזאַציע לויט טעקעס, צוזאַמען מיט דער דריי-טעקע הערשן, פֿאַרמערט די סדר און עפֿעקטיווקייט אין פאַרוואַלטן גרויסע באַנדן אינפֿאָרמאַציע..

שליסל פּרינציפּן פֿאַר אַן עפֿעקטיווער טעקע און טעקע סטרוקטור

כאָטש די דריי-פאָלדער מעטאָדע איז פּשוט צו צולייגן, זענען דאָ עטלעכע גרונטלעכע פּרינציפּן וואָס קענען אײַך העלפֿן באַקומען דאָס מערסטע פֿון אײַער אָרגאַניזאַציע סיסטעם:

• ווייניקער איז מערדי באַרימטע פראַזע פֿון מיעס פֿאַן דע רוהע דאָס גילט אויך אין דעם פאַל. פּרוּווט צו נוצן אַזוי ווייניק טעקעס ווי מעגלעך און פֿאַרמייַדן צו שאַפֿן אומנייטיקע אונטער-פאָלדערס. מיט אַ לאָגישער און קאָנסיסטענטער סטרוקטור, וועט איר רעדוצירן די צייט וואָס איר פֿאַרברענגט סאָרטירן און זוכן פֿאַר טעקעס.
• האָמאָגענעיטי אין נעמעןניצט קלאָרע, קאָנסיסטענטע און קאָנסיסטענטע נאַמינג קאָנווענשאַנז פֿאַר אַלע אייערע טעקעס. אויף דעם וועג וועט איר גרינגער געפֿינען וואָס איר זוכט און פֿאַרלייכטערן אינטעגראַציע מיט אָפּערירן סיסטעמען אָדער זוכן מכשירים.
• גרונטלעכע סאָרטירונג און שטאַרקע זוכןאנשטאט צו פארברענגען צו פיל צייט אויף אויסשעפּנדיקע קלאסיפיקאציעס, האט פשוט א פאר הויפט טעקעס און פארלאזט זיך אויף זוכ-פונקציעס צו געפינען יעדן דאקומענט אין סעקונדעס.
• נומערירן ווען נייטיקאויב איר ווילט האַלטן אַ ספּעציפֿישע סדר (לויט דאַטע, פּריאָריטעט, אָדער פּראָיעקט פאַזע), קענט איר נומערירן טעקעס אַזוי זיי דערשייַנען שטענדיק אין דער געוואונטשענער סדר.

למשל, שאַפֿן נעמען ווי "1. Pending," "2. In Progress," "3. Archived" העלפֿט האַלטן סדר און פֿאַרהיט די אָפּערייטינג סיסטעם פֿון סאָרטירן טעקעס בלויז לויטן אַלף־בית.

צוגאבן און וועריאנטן: מולטי-טעקע סיסטעמען און פראקטישע עצות

כאָטש דער הויפּט פאָקוס פון דעם אַרטיקל איז די דריי-פאָלדער מעטאָדע, עס זענען דא אנדערע טעכניקן און וואריאנטן וואָס קענען אַדאַפּטירט ווערן לויט די באדערפענישן פון יעדן מענטש אָדער פּראָיעקט.למשל, עטלעכע אָרגאַניזאַציעס קלייבן זיך אויס די זיבן-טעקע סיסטעם, וואָס לייגט צו אַן עקסטרע מדרגה פון דעטאַל, ספּעציעל נוצלעך פֿאַר גרויסע באַנדן פון טעקעס אָדער קאָמפּלעקסע פּראָיעקטן.

אָבער, עס איז וויכטיק צו האַלטן די פּשוטקייט און גרינגקייט פון צוטריטא צו קאָמפּליצירטע סיסטעם קען זיין קאַונטערפּראָדוקטיוו און צייט-פאַרברענגענדיק צו נאַוויגירן צווישן לעוועלס און אונטער-לעוועלס.

נאָך עצות צו באַקומען די מערסטע פון ​​דיין טעקע סיסטעם:

• ניצן דורכוועגשאַפֿן שנעלע לינקס צו אָפֿט גענוצטע טעקעס אָדער טעקעס צו פֿאַרמײַדן דופּליקאַציע און שפּאָרן פּלאַץ.
• באַקאַפּ דיין דאַטןאן ארגאניזירטע סטרוקטור מיינט נישט אוודאי אז עס איז זיכער. האלט רעגלמעסיגע קאפיעס פון אייערע וויכטיגע טעקעס און דאקומענטן.
• קאָנטראָלירן און רייניקן רעגולער: דערהייַנטיקט אייער סיסטעם, ויסמעקט אומנייטיקע טעקעס, און ריפּלעקטירט דאָקומענטן וואָס האָבן געביטן סטאַטוס אין די סוף פון יעדער וואָך.

וויזועלע און כייעראַרקישע אָרגאַניזאַציע: די וויכטיקייט פון קוק און שאָרטקאַץ

אין צוגאב צו דער לאגישער ארגאניזאציע, די וועג ווי איר קוקט אויף אייערע טעקעס אויף אייער קאמפיוטער קען שטארק פארשנעלערן צוטריט צו אינפארמאציע.קאָנפיגוריר אייערע טעקע וויוז אויף אַ וועג וואָס איז אינטואיטיוו פֿאַר אײַך: לויט דאַטע, אַלפאַבעטיש, אָדער לויט פּריאָריטעט.

קורץ-וועגן זענען וויכטיג, ווייל זיי לאָזן אייך האַלטן אייערע אָפטסט גענוצטע דאָקומענטן ביי דער האַנט אָן דופּליקירן טעקעס. דאָס וויכטיקע איז צו האַלטן בלויז איין קאָפּיע פֿון יעדן דאָקומענט און שאַפֿן שנעלע צוטריט־פּונקטן אין באַקוועמע לאָקאַציעס., ווי צום ביישפּיל אויף דעם דעסקטאַפּ, די זייטבאַר, אָדער אין טעקעס וואָס זענען באַטייַטיק צו אַנדערע פּראָיעקטן.

נעמט די צייט צו האַלטן אייער דיגיטאַלע סביבה אָרגאַניזירט און פֿאַרמייַדט די אָנזאַמלונג פֿון צעוואָרפֿענע בילדלען און טעקעס וואָס קענען שאַפֿן כאַאָס.

אונטערשיידן מיט אנדערע פיילינג סיסטעמען און עפעקטיווקייט עצות

כאָטש עס זענען דאָ מער קאָמפּליצירטע סיסטעמען, ווי צום ביישפּיל די זיבן-פאָדער סיסטעם, דערפאַרונג ווײַזט אַז פּשוטקייט איז דער שליסל צו גרעסערע עפֿעקטיווקייטדי דריי-פאָלדער מעטאָדע אָפפערט שנעלקייט, בייגיקייט און גרינגקייט פון וישאַלט.

עטלעכע עצות צו באַקומען די מערסטע פון ​​יעדער אָרגאַניזאַציע סיסטעם:

• ניצט נעמען וואָס אַנטהאַלטן דאַטעס אָדער באַטייַטיקע דאַטן צו אויטאָמאַטיש סאָרטירן לויט כראָנאָלאָגיע אָדער פּראָיעקט.
• פֿאַרמײַדן צו ספּעציפֿישע קלאַסיפֿיקאַציעס סיידן עס איז שטרענג נייטיק.
• פֿאַרלאָז זיך אויף די זוכפֿונקציעס פֿון אייער אָפּערירן סיסטעם צו געפינען טעקעס אָן זיך פֿאַרלאָזן אויף דער גענויער סטרוקטור.
• אָרגאַניזירן דיין מולטימעדיאַ טעקעס מיט נעמען וואָס אַרייַננעמען געשעעניש און דאַטע צו פֿאַרלייכטערן נאַטירלעכע סדר.

דורך אנװענדן די עצות און די דרײַ־טעקע־מעטאָדע, װעט איר דערגרייכן אַ לאגישע, פלינקע און פערזענליכע סטרוקטור צו פירן יעדן באַנד פון אינפֿאָרמאַציעדער שליסל איז צו האַלטן זאכן פּשוט, באַשטימען אַ קלאָרע ציל צו יעדער טעקע, און איבערקוקן עס פּעריִאָדיש צו האַלטן עס אַרויף-צו-דאַטע. אויף דעם וועג, וועט איר שפּאָרן צייט און פֿאַרבעסערן אייער פּראָדוקטיוויטי און גייַסטיק קלעריטי אויף אַ טעגלעך יקער.