如何在不使用应用程序的情况下，使用 Excel 跟踪费用

¿如何在不使用应用程序的情况下，仅使用 Excel 来跟踪费用？ 掌控资金流向 这是我们都知道自己应该做的事情之一，但我们几乎总是把它拖到“下周”。信用卡支付、网购、被我们遗忘的订阅服务，还有上午匆匆喝的咖啡，这些都很容易让我们的预算在不知不觉中溜走。

它最棒的地方在于…… 你无需依赖银行应用程序，也无需成为理财天才。 为了更好地管理财务，只需一个简单的 Excel 表格（或 Google Sheets），您就可以拥有一个功能强大的系统来跟踪您的支出、收入、每月预算，甚至是您的小型企业或自由职业者的账目，而无需与第三方共享您的数据，并且可以完全根据您的生活方式进行调整。

为什么 Excel 在无需应用程序的情况下如此适用于跟踪费用？

使用 Excel 跟踪费用本质上是 将孤立的数字转化为可用于决策的信息这不仅仅是记录交易，而是要发现规律、发现过度支出、预测流动性问题，并检查你是否达到了设定的预算。

与自动费用跟踪应用程序相比，电子表格具有以下几个明显的优势： 灵活性、隐私性和完全控制权您可以设计自己的系统，而无需依赖应用程序如何对您的动作进行分类或其限制。

此外，无论您只是想跟踪家庭财务状况，还是作为自由职业者需要跟踪财务数据，Excel 及其免费替代方案（例如 Google Sheets）都是理想之选。 收支记录，也可用于税务目的两种情况下，逻辑都是一样的：做好详细笔记，稍后再进行分析。

另一个关键优势是： 你可以从非常简单的东西开始，然后逐步增加复杂性。 当你感觉适应之后：首先要对个人开支进行基本控制，然后制定每月预算，再制定年度预算，如果需要的话，还可以制定符合税务要求的收支账簿。

第一步：记录所有费用。

要让Excel真正发挥控制工具的作用，有一条规则不容忽视： 所有事情都必须记录在案，没有任何例外。房租、抵押贷款、大宗食品杂货采购，还有过路费、外卖咖啡、交通卡充值或那些看起来“不多”的月度订阅费用。

最简单的做法是创建一个包含几列基本数据的表格，这样既方便日常使用，也便于日后进行更深入的分析。 个人费用记录的典型结构 可能包括：

• 日期 支出。
• 概念或描述 （例如，“超市”、“加油站”、“餐馆”）。
• 类别 （食品、交通、休闲等）。
• 数量 有薪酬的。
• 付款方式 （现金、银行卡、转账、直接扣款）。

仅凭这张唱片，你就能开始看出钱都花在了哪里，但真正震撼人心的部分还在后面…… 你一直坚持每天或每隔几天更新表格。与其试图凭记忆重构整个月的事件，不如每天下午花五分钟时间仔细梳理。

如果你主要使用银行卡，也可以使用银行账单作为备份，但建议…… 不要把所有工作都委托给银行交易。现金支出、保险分摊或税款以及小额购物，如果不加以记录，会严重扭曲你的真实财务状况。

正确分类费用：让 Excel 发挥作用的关键

使用Excel跟踪费用时最常见的错误之一是 没有认真对待这些类别如果表格上一半的移动都被标记为“其他”，那么就无法知道在哪里可以轻松裁剪。

对于个人和家庭财务而言，将支出归入几个清晰的类别通常非常有效，例如： 住房、食品、交通、健康、休闲、订阅服务、储蓄以及其他杂项类别 放在那里，就放在那里，不属于其他地方。

它也非常实用，尤其是在你想控制预算的时候。 将每项支出按其是固定支出、必要支出还是可有可无支出进行分类。。 例如：

• 固定支出： 租金或抵押贷款、保险、费用、定期税款。
• 必要的变动费用： 食物、上班交通、药品。
• 非必要开支： 餐饮、休闲、冲动消费、部分订阅服务。

在 Excel 中，你可以用非常直观的方式进行操作，使用 不同颜色代表不同类型的费用例如，用绿色代表必需品，橙色代表可变支出，红色代表可自由支配的物品。这样，你一看表格就能立刻明白这个月的钱花在了真正必需品上还是奢侈品上。

之后，当你按类别和费用类型计算总额时， 您将能够快速识别哪些游戏被触发。 以及在不严重影响生活质量的前提下，你可以开始减少开支的地方。

设计一个适合家庭使用的Excel电子表格：一个简单有效的结构

如果目标是跟踪家庭财务状况，那就没有必要用十个标签页和奇怪的公式把事情搞复杂。 简单而周全的设计效果更好，也更经得起时间的考验。你可以通过两种主要方式来完成，选择对你来说更方便的方式即可。

一个非常常见的选择是拥有 一个标签页，用于汇总收入和支出。在这种情况下，您可以添加一列来标识该行是“收入”还是“支出”，然后使用条件求和公式（例如 SUMIF）来计算每种类型的总计。

另一个同样有效的替代方案是 将收入和支出分别放在不同的标签页中。在“收入”标签页中，您可以列出每个人的工资、其他收入（租金、佣金、一次性销售收入等）以及最终总额。在“支出”标签页中，您可以按类别记录所有支出。

在费用栏中，一个非常实际的家庭开支明细示例如下所示： 住房、电力、水、燃气、互联网、流媒体服务、超市、税收、保险、汽车、公共交通、医疗费用、服装、教育、餐饮、休闲及其他这样可以涵盖几乎所有典型的家庭情况。

填写完所有行后，您只需要一个简单的公式即可计算出您的节省额度： 从总收入中减去总支出这个数字代表你当月的实际储蓄能力，它能告诉你你的生活方式是否可持续，或者你是否需要调整一些开支。

电子表格中需要用到的基本计算和公式

要使用 Excel（或 Google Sheets）作为费用跟踪工具， 你不需要懂编程或高级公式。只需几个简单的功能，您就可以建立一个功能强大且自动化的系统。

你从一开始就应该掌握的关键功能包括：

• 添加：求一列金额的总和（例如，当月所有支出）。
• 求和：仅累加符合特定标准的金额（例如，所有类别为“食品”的支出）。
• 平均的：计算几个月内特定类别的平均支出。
• SI：创建小型提醒，例如，如果您超过预定义的消费限额，则勾选一个红色方框。

利用这些基本公式，例如，可以做到： 您的月度汇总表将自动显示您在每个时间段内的支出金额。 （住房、食品、休闲等），你总共赚了多少钱，还剩下多少钱可以储蓄或投资。

如果你想更进一步，你可以创建 年度汇总表 它会收集每个月的标签页数据：这样你就能看到哪些月份花费更多，意外支出何时增加，或者你的储蓄水平在一年中是如何变化的。

当你把这些数据转换成条形图或饼图时，Excel 会变成 一个非常强大的可视化工具有时，看到“休闲”或“餐饮”部分占了蛋糕的一半，就能促使你改变想法。

月度控制和年度概览：如何整理电子表格

使用 Excel 管理财务信息是一种非常便捷的方法。 每个月制作一张表格，另加一张年度汇总表。这样可以保持文件井然有序，避免出现一张包含数百行的无尽表格。

在每个月度标签页中，您可以始终重复相同的结构：包含类别和类型（固定支出、必要支出、可有可无支出）的支出表、收入表和一些关键总计： 年度总收入、总支出、月度余额和累计储蓄.

年度汇总表会列出每个月的总计。例如，每个月可能只有一行，包含以下列：总收入、总支出、储蓄、储蓄百分比和备注（用于说明当月是否有特殊支出，例如汽车维修）。

借助这种结构，你可以在几秒钟内看到 哪些月份你的开支总是会大幅增加？ （夏季、圣诞节、返校季……）并提前做好应对这些高峰的准备，在预算中加入储备金。

如果你愿意，你也可以创建一个专门的标签页。 储蓄目标你可以设定具体目标（应急基金、度假、偿还债务等），然后看看这些目标在一年内是如何实现的。

逐步使用 Excel 制定家庭预算

如果你希望你的电子表格不仅仅是记录发生的事情，而成为一个…… 理财工具你需要把它变成一份预算。方法很简单：提前决定每个类别要分配多少钱，然后与实际支出进行比较。

一个简单的办法是在实际金额旁边添加“预算”和“差额”列。对于住房和其他固定支出，差额几乎总是零。但在 可变项目，例如休闲、餐饮或杂项采购 在这里，你才能真正看出你是否尊重自己所设定的目标。

具有以下类型的函数 如果(实际支出>预算;“您超支了”;“好的”) 您可以创建简单的警报，以便在某个类别失控时收到通知。无需更复杂的功能即可进行清晰的监控。

该系统比许多自动化应用程序具有优势： 它迫使你坐下来，思考你的数字，并把它们写下来。正是这种小小的努力，才能真正提高你的理财意识，并促使你改变消费习惯。

此外，由于您可以自行定义类别和限额，预算可以完美契合您的实际情况。您无需强迫自己的生活去适应应用程序的模式，而是反过来让应用程序来适应您的生活： 您可以创建一个符合您优先事项的 Excel 电子表格。.

适用于自由职业者的 Excel：可用于税务目的的收入和支出账簿

如果你是自由职业者，Excel（或Google Sheets）不仅可以帮助你管理现金流，还可以作为…… 符合税务机关要求的收入和支出记录税务机关希望获得清晰、有序且符合最低要求的数据，而一份结构良好的表格可以一次性提供所有这些信息。

在这种情况下，最佳行动方案是 分成两个标签页：一个用于收入，一个用于支出。每一行代表一张已开具或已收到的发票，每一列都包含法规要求的所有信息。

在收入标签页中，您至少应该收取以下内容：

• 发票号码 （或条目标识符）。
• 签发日期.
• 应税基数 （税前金额）。
• 增值税率 已应用（21%、10%、4%……）。
• 增值税率 （与该应税基数对应的增值税金额）。
• 所得税预扣 （如适用，通常为 15% 或 7%，适用于新自雇人士）。
• 总金额 发票。
• 客户名称或公司名称.
• 客户的NIF/CIF.
• 等效附加费 如果您采用这种系统，请在单独的一栏中填写。

在费用标签页中，结构类似，但区分以下几点很重要： 已付增值税和可抵扣增值税大多数情况下两者一致，但对于某些费用（例如，如果您不是运输人员，则为燃料费；如果您在家工作，则为家庭用品费等），可能只有一部分可以扣除。

此外，您还可以添加列来指示某项支出是100%可抵扣、部分可抵扣还是不可抵扣，这将有助于您： 请准确无误地准备增值税和个人所得税申报表。 并降低税务机关处罚的风险。

Excel 的妙处在于，只需一些简单的 SUM 公式，即可自动完成所有计算。 应税基数总额、增值税征收和缴纳总额以及个人所得税预扣款额这样一来，在提交官方模型时，你的工作就会轻松得多。

自雇人士收支Excel表格的关键公式

对于自由职业者来说，电子表格的核心在于总数。 您需要随时了解您的发票金额、已收取的增值税金额、已支付的增值税金额以及已扣除的税款金额。这样，在季度税款到期时，您就不会遇到任何流动性方面的意外情况。

假设在“收入”选项卡中，应税基数位于 C 列，增值税位于 E 列，个人所得税位于 F 列，数据从第 2 行开始。要计算每项的年度总额，您只需使用类似以下的公式：

• =SUM(C2:C1000) 针对应税基数。
• =SUM(E2:E1000) 已收取的增值税。
• =SUM(F2:F1000) 用于个人所得税预扣。

费用标签页中也会出现同样的情况，但略有不同：你会看到单独的列，分别用于： 已付增值税和可抵扣增值税这样，例如，您可以将 E2:E1000 中支付的所有增值税和 F2:F1000 中可抵扣的所有增值税加起来，这样您就可以随时知道您可以在 303 表格中收回多少税款。

这一点很重要 将所有金额单元格格式化为货币为了避免视觉错误，并提醒您所得税预扣款是需要扣除的金额：建议您在表格中将其记录为负数，以便总额反映实际情况。

有了这套系统，除了满足法律规定的记录收支情况的要求外，您还将拥有…… 对您的业务进行实时财务控制你会知道自己是否在赚钱，是否有空间进行投资或稍微增加一下“薪水”，或者是否资金短缺需要勒紧裤腰带。

Excel 与应用程序和程序：优势和局限性

如今，有很多费用跟踪应用程序可以连接到您的银行账户，自动对交易进行分类，并为您生成报告和提醒。 它们非常方便，尤其适合几乎不使用现金的人。但其中另有隐情。

首先是隐私问题：在使用这类应用程序时， 您正在允许第三方访问您的所有交易信息。因此，了解风险非常重要。 在聊天机器人中复制和粘贴文档此外，自动分类有时会失败，许多费用最终被归入通用类别或被错误标记，这会扭曲分析结果。

另一方面，Excel 也拥有一些经常被忽视的优势： 它不会与任何人分享您的数据，它不依赖于您的银行允许集成，它没有广告，而且它具有极高的可定制性。您可以完全按照自己的需要来建造，无需任何额外功能或干扰。

同样重要的是要记住，设计糟糕的电子表格可能会包含错误。事实上， 企业和专业人士使用的Excel电子表格中，错误率非常高。 在公式或参考文献中。但如果你保持系统简洁，检查初始公式，并且不要添加不必要的复杂性，风险就会显著降低。

对于许多自由职业者和小企业来说，或许理想的组合是 使用 Excel 或 Sheets 作为对照簿，如果活动增加 如果税务负担变得更加复杂，可以考虑改用专业的会计软件，这类软件能够自动化更多任务并最大限度地减少错误。即便如此，你通过电子表格积累的概念基础仍然有助于你更好地理解这些软件。

使用 Excel 跟踪费用时常见的错误

虽然Excel是一个非常强大的工具，但仍存在一些反复出现的错误，导致其运行不畅。 许多人几周后就放弃了。了解它们将有助于你从一开始就避免它们。

首先是缺乏一致性： 记下几天的开支，然后把这张表格忘掉三周。 它会使任何控制措施失效。如果数据不完整，分析就成了徒劳。因此，建立每日或至少隔日一次的例行程序至关重要。

另一个常见问题是 记笔记，但不要复习如果你只专注于输入数字，而从不花时间查看总数、最昂贵的类别或节省情况的变化，那么你就错过了使用 Excel 的一半好处。

相反的错误也经常出现： 先从一张过于复杂的表格开始。它包含大量的标签页、子类别和高级公式。两周后，用户会感到不知所措，最终放弃。更好的方法是从非常简单的功能入手，一旦养成习惯，再逐步添加功能。

最后，务必仔细检查公式。定义不明确的范围或遗漏某些行的求和都可能导致错误。 你统计的数字错了，而你却没意识到。开始时检查总数，如果可能，使用较大的范围（例如，到第 1000 行），这样在添加更多记录时就不会超出范围。

让你的 Excel 表格真正发挥作用的实用技巧

抛开理论不谈，真正起作用的是如何将 Excel 的使用融入到你的日常生活中。 一些简单的技巧可以让你的模板变成真正的帮手，而不仅仅是另一个半成品项目。.

• 每天记录你的开支 或者最多每两天一次。积压得越多，你就越不愿意去做。
• 每周抽出 10 分钟 全面审查：按类别汇总、预算是否完成、储蓄目标。
• 调整类别 如果你发现它们不符合你的实际情况，不要害怕根据你的需要将它们合并或分开。
• 在标注非必要开支时要诚实。即使看到自己认为“小事”却花费了那么多钱，也会让人感到难过。
• 不要因为一个月过得不好而自责。重要的是趋势，以及控制措施如何帮助你逐步进步。

如果你是自由职业者，请在日常工作中增加每月或每季度的检查环节。 您的Excel表格与增值税和个人所得税申报表是否一致？确保你没有遗漏任何发票，也没有忘记可以帮你省税的可抵扣费用。

随着时间的推移，你会发现你的电子表格不再是“笨重”的东西，而是变得轻便易用。 它就像是你财务生活的控制面板。你知道收入的多少，支出的多少，哪些钱可以放心花，哪些钱应该存起来以避免意外。

当你达到那种程度，能够打开Excel表格，在两分钟内了解自己的个人和职业状况（如果你是自由职业者）， 金钱不再是持续的不确定性来源。 它变成了一个你可以完全掌控的工具，无需依赖外部应用程序或复杂的解决方案。