DMS 软件：允许您安全存储文档的应用程序

最后更新： 15/08/2025
作者： 丹尼尔·特拉萨（Daniel Terrasa）

  • 全面比较合法、通用和开源 DMS 的定价、评级和限制。
  • 必备功能：安全性、OCR、工作流、元数据、协作和 GDPR/ISO 合规性。
  • 律师移动应用程序列表：日历、扫描仪、研究、远程访问和密码。
用于存储法律文件的应用程序

La 法律文件管理 如果没有 DMS软件 集中管理、保护文件，并使其可从任何设备访问。尽管许多律师事务所仍在努力应对纸质流程，但现实情况是，法律事务错综复杂，需要现代软件来简化工作流程、降低风险并改善客户关系。 哪些应用程序允许您存储法律文件？ 我们在本文中讨论了这个问题。

在其中，我们解释了如何安全地使用它们、它们最显著的特点以及我们可以使用的最佳解决方案。

什么是用于管理和存储法律文件的软件？

法律文档管理软件 (DMS) 是 用于在公司、咨询公司和法律部门内存储、组织、版本控制和跟踪数字文件的专用工具。其目标是 关键文件 安全且易于查找，具有高级搜索、基于角色的权限和可追溯性。

这些平台通常包括强大的搜索、实时协作、版本控制和合规性功能。在 法律部门此外，系统支持工作流自动化、与客户的安全交换、电子签名和操作审计也至关重要。

在法律领域之外， DMS 是企业内容管理 (ECM) 生态系统的一部分，结合数字化（扫描和 OCR）、电子存档、备份和企业级安全层，以符合 GDPR 和 ISO 标准。

DMS软件

您应该要求合法 DMS 提供的关键功能

  • 在云端和/或自己的服务器中进行管理和存储：可通过网络和移动设备进行全天候访问，具有安全同步和基于数据量的可扩展计划，并且如果您的 IT 策略需要，还可以实现混合云本地化。
  • 易于使用和实施直观的界面可以加速采用并减少学习曲线；您越早交付价值，您获得的回报就越好，内部阻力就越小。
  • 可定制的模板、仪表板和元数据使用可重复使用的模板和仪表板标准化合同、索赔或文档，以查看进度、里程碑和依赖关系；元数据和标签是分类的关键。
  • 流程自动化：用规则和触发器（批准、警报、分配）代替手动步骤，并用版本控制和活动日志进行审计。
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DMS的类型和常见功能

  • 按部署：云端（无处不在的访问、减少摩擦和对第三方的依赖）或本地（完全控制、内部投资和维护）。此外，还有混合方案，可以整合优势。
  • 通过许可证：专有（官方支持、培训、SLA、成本更高）与开源（灵活性和社区，需要经验丰富的供应商或内部团队进行维护）。
  • 关键能力：扫描和 OCR、元数据索引、内容或关键字搜索、版本控制、权限和审计、集成（ERP、CRM、电子邮件）和工作流（批准）。

最佳DMS（法律文档管理）软件

我们整理了法律团队用于案件管理、文档编制、工作量管理和客户关系的解决方案。我们列出了这些解决方案的优势、局限性、定价和评分，以便进行更深入的比较。

点击文档

ClickUp

点击文档 提供了一种在同一项目环境中创建、搜索和协作法律文档的敏捷方法。其强大的搜索引擎可加速文件定位和 安全性和可达性非常出色。 它有 法律模板 （客户管理、案例跟踪和计费）以及 点击人工智能 撰写摘要和更新。

价格：永久免费；无限制 7 美元/用户/月；商业 12 美元/用户/月；企业（联系）。 点击人工智能 付费计划中每位会员每月 +5 美元。

教授

ProProfs项目

简单的任务、日历和资源套件，不是法律特定的，但如果你正在寻找 简单且价格实惠. ProProfs项目 它生成发票和报告，跟踪时间，并提供甘特图和看板。但它缺乏高级 CRM 和团队聊天功能。

价格：无限用户（每年）每月 39,97 美元。

体式

体位法

体位法 是一个 具有自动化、依赖性和报告功能的综合工作流平台。它允许您在时间线、列表或看板中查看问题，设置智能目标，并无需代码即可创建规则。其初始学习曲线和复杂的层级结构可能会对某些用户造成阻碍。

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价格：基本版（免费）、高级版每位用户每月 10,99 美元（每年）、商务版每位用户每月 24,99 美元（每年）。

红亭

Redbooth

专注于结合的团队 单一平台上的任务、高清视频通话和自定义流程. Redbooth 包括关键任务的模板、甘特图和紧急标志。

价格：专业版 9 美元；商业版 15 美元/用户/月（每年）；企业版（联系）。

trello

Trello

Trello 以其简单的看板而闻名，现在有了 Butler 自动化和多种视图（时间线、日历、表格、地图）具有强大增强和集成生态系统的 DMS 软件。

价格：免费；标准版 5 美元；高级版 10 美元/用户/月（每年）；企业版（联系）。

适用于 Microsoft Edge 的最佳扩展

Evernote的

尽管它最初是为笔记而创建的，但许多律师事务所都使用它 Evernote的 如 轻量级协作存储库扫描、保存并使用高级搜索功能进行搜索。集成日历和任务。

价格：免费；个人版 10,83 美元；专业版 14,17 美元/用户/月（每年）。

DMS、ECM 和 CMS：需要明确的区别

在选择 DMS 软件时，澄清一些经常混淆的概念很有用：

  • DMS 专注于文档生命周期 （扫描、分类、存储、版本控制、发布和共享）。
  • ECM涵盖了公司 （文档、电子邮件、多媒体、数据），具有信息流和治理。
  • CMS 通常面向 网站内容管理 （网站、博客、内联网）。

预计 67.590 年 ECM 市场规模将达到约 2023 亿美元，五年内可能超过 131.200 亿美元。，年增长率达14%。许多中小企业因效率低下而浪费资金：每年因文件问题而浪费的资金高达20.000万美元，平均查找文件需要18分钟。

开源和自托管：带来改变的解决方案

如果你需要 完全数据控制和定制，开源生态系统提供强大的替代方案以下是 10 个突出的选项及其要点。

  • 纸标：开源、自托管、无限文档和文件夹、白标、自定义域名和水印。定价：免费方案；29 美元（3 个席位）用于文档共享；59 美元安全数据室；149 美元无限数据室；完全自托管版本。
  • Nextcloud：包含 Files、Talk、Groupware 和 Office（在线编辑、日历、联系人和电子邮件）的协作套件。企业级安全性和访问控制，以及与现有基础架构的集成。价格：每位用户每年 37,49 欧元至 195 欧元，具体取决于套餐。
  • 文献库: 开源文档签名平台, 自托管，配备智能模板和规则；与 Zapier 集成。Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind。定价：企业版每席每年 1188 美元；单人游戏（无公开定价）。
  • 开放文档管理系统：符合 PHP 规范的 Web DMS 软件 ISO 17025 和 OIE，具有访问控制， 自动审核、元数据、按作者/部门/类别搜索以及 安全 URL. 限制：用户界面 有限的定制 并为您弯曲。 
  • 合并专为扫描文档设计，具有 OCR 和全文搜索功能；支持多用户、版本控制、REST API 和精细权限。局限性：专注于扫描文档，可能缺少高级功能。
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如何选择您的 DMS 软件

在选择一款或另一款 DMS 软件之前，需要考虑以下方面：

  • 供应商经验：寻找了解法律流程并能协助您实施、培训和业务连续性的合作伙伴。
  • 易于使用可用的工具可以减少内部阻力；经过简单的培训，任何人都可以操作基本功能（从会计到销售）。
  • 隐私权政策优先考虑加密、备份、访问控制、活动日志和 GDPR/ISO 合规性；安全是不可协商的。
  • 移动和远程访问：这样您就可以在办公室外通过手机轻松启动流程并做出决策。
  • 可扩展性：评估其与您共同成长的能力（用户、GB/TB、新部门）以及与 ERP/CRM/电子邮件集成的灵活性。

好的 DMS 软件可以集中、分类和自动化，同时确保安全性、合规性和可在几秒钟内找到文档的高级搜索。通过这里讨论的所有内容，您将拥有一系列经过验证的工具，可用于实施坚实而高效的数字基础，支持从单人办公室到最苛刻的公司的一切。