- Power Automate 可让您通过将通知、存储和验证集成到灵活的工作流程中来实现表单管理的自动化。
- 与 Microsoft Forms 和 SharePoint 的集成有助于在协作环境中自动记录和利用响应。
- UI Flows 和附件处理等高级功能扩展了非原生平台上的自动化可能性。
- 避免常见错误并遵循最佳实践可确保强大的工作流程以及为用户和管理人员提供高效的体验。
掌握表单自动化是 电源自动化，尤其是当我们想要 优化时间并减少重复任务中的人为错误如果您停下来思考如何集中表单管理并有效利用数据，本文将向您展示如何做到这一点。 如何使用 Power Automate 填写表格。
不仅填写，还处理和处理表单数据。 此外，我们还将揭示最常见问题的提示和解决方案。
什么是 Power Automate 以及它如何连接到表单？
Power Automate（以前称为 Microsoft Flow）是一种流程自动化工具，可让您 为不同的应用程序和服务创建自动操作链无需编程。说到表单，最自然的集成方式是 微软表格，尽管也可以利用其他数据源，例如通过 UI Flows 和特定连接器的 Excel Online 或第三方平台。
关键是将每个表单提交转变为自动操作的触发器。：从在数据库中记录数据到发送批准、个性化电子邮件或提供更复杂的流程。
Power Automate 中自动化表单的常用方法
根据微软官方文档和很多用户的实际经验， 可以自动执行的最常见任务 当有人填写 形式 是：
- 发送电子邮件通知 对于表单的所有者和填写表单的用户来说都是如此。
- 使用收集到的详细信息直接请求批准 形式，非常适合休假流程、申请、购买等。
- 自动在 Excel 电子表格或 SharePoint 列表中记录回复 进行后续的处理和分析，将数据带入公司惯常的数字化工作环境。
- 管理附件 上传到表单，创建共享链接并通过电子邮件发送文件或将其存储在 OneDrive 中。
每个选项都可以进行定制以适合您的工作流程，具有多种变化，包括发送个性化消息到根据收到的回复自动创建文件。
如何使用表单创建自动流程
为了说明整个过程，让我们构建一个典型示例：您希望将该信息保存到 SharePoint 列表中，并在每次有人填写 Microsoft Forms 时发送自定义通知。 根据用户体验和文档本身，通常的步骤如下:
- 输入 电源自动化 并选择从头开始创建自动云流的选项。
- 选择 Microsoft Forms 触发器“当发送新的响应时“。
- 在该触发器中，选择您要处理的表单（您可以按名称搜索它，或者，如果它是组表单并且未出现在列表中，请使用您在“FormId=”后的表单 URL 中看到的标识符）。
- 添加动作块 “获取响应详细信息”.
- 配置数据目标：您可以选择在 SharePoint 列表中创建新记录（将每一列与表单中的每个字段对齐）或将信息存储在 Excel Online 中（使用表作为目标）。
- 如果您的表格包含附件，则必须使用“解析 JSON”来管理上传文件的结构，然后使用OneDrive或SharePoint生成链接并进行管理。
- 最后，您可以添加一个操作，向所有者和响应者发送个性化电子邮件（包括来自表单的任何动态信息）。
使用 Power Automate 填写表单的一大优势是 f灵活性该工具允许您添加条件并根据响应拆分流程（例如，区分某人是亲自参加活动还是通过团队参加活动，并在每种情况下发送不同的通知）。
高级自动化：使用 UI Flows 和 Selenium 填写 Web 表单和管理数据
Power Automate 不仅限于在 Microsoft 生态系统内自动执行任务。它还具有一项高级功能，即 在没有自己的连接器的外部网站上自动填写表单，使用所谓的 UI Flows。这种基于 Selenium IDE 的机制允许您在任何 Web 表单或旧版应用程序中模拟人工输入，从 Excel Online 等来源逐一输入数据。
典型程序如下：
- 准备一个包含数据的 Excel 文件，确保其格式为表格，以便您可以使用 Power Automate 对其进行操作。
- 使用“列出表中的行”块读取每一行数据。
- 设置一个循环来迭代记录（例如，使用“Key”列作为迭代标识符）。
- 对于每条记录，启动使用 Selenium IDE 配置的 UI Flow 以将数据输入目标 Web 表单。
- 您可以使用“更新行”块来补充此流程，以标记记录已被正确处理（例如，如果迭代成功，则更改 Excel 中的 YES/NO 字段）。
当您需要时此功能是理想的选择 将大量数据转储到外部平台，整合没有自己的 API 或直接连接器的人员和系统此外，对于习惯使用电子表格并寻求快速灵活解决方案的用户来说，通过 Excel 管理工作特别方便。
与 SharePoint 集成：存储和利用结果
Power Automate 与表单结合的最常见用途之一是 自动将数据输入到 SharePoint 列表中该机制非常适合将表单提交转换为结构化记录，然后可以将其作为元数据处理并用于仪表板、报告或内部业务流程。
为了正确集成，请确保 表单问题和 SharePoint 列表列在结构上匹配，以便每个回复都以有序且可用的方式存储。这种方法可以将从内部调查到人员选拔流程、内部订单和物料请求的所有内容数字化。
处理附件并生成共享链接
如果表格允许 上传附件 （例如，在请求收据、身份证件、报价等时），Power Automate 具有以下功能：
- 使用“获取响应详细信息”操作检索上传的文件。
- 使用“解析 JSON”操作处理附件信息并提取其唯一标识符。
- 将文件上传到 OneDrive 或 SharePoint，然后生成一个共享链接，可以自动通过电子邮件发送给需要它的人。
- 通过将链接和文件名插入为可点击的 HTML 链接（使用 Power Automate 自己的 HTML 编辑器中的名称语法）来自定义电子邮件正文。
此功能对于数字化需要文档流的管理流程和任务至关重要。，例如人力资源流程、费用控制或文档验证。
关于稳健高效流程的建议
如果您希望自动化真正有用，请注意以下最佳实践：
- 始终使用清晰的标识符并标准化表单名称。 以利于长效管理。
- 验证用户输入数据的真实性 当您无法限制表单时，如果您请求将电子邮件作为文本字段，请实施电子邮件验证机制。
- 跟踪操作和错误 通过 Excel、SharePoint 中的日志或通知给负责人。
- 查看 Power Automate 运行历史记录以调试问题 并在检测到重复出现的模式或错误时调整流程。
- 利用 Power Automate 与 Microsoft 生态系统中其他工具的集成例如 Teams、Outlook、SharePoint 和 Excel，以创建完整的协作解决方案。
将表单和工作流程转化为自动化的数字资产，可以带来显著的竞争优势。如果你能将这些建议融入到实践中，并避免其他用户已经解决的问题， 您将有能力将繁琐的任务转变为流畅且可定制的流程。任何行业或企业规模都可以实现高效的数字化和自动化，无需成为程序员，而 Power Automate 是您实现这一目标的最佳盟友。
专门研究技术和互联网问题的编辑，在不同数字媒体领域拥有十多年的经验。我曾在电子商务、通讯、在线营销和广告公司担任编辑和内容创作者。我还在经济、金融和其他领域的网站上撰写过文章。我的工作也是我的热情所在。现在，通过我的文章 Tecnobits，我尝试探索技术世界每天为我们提供的所有新闻和新机会，以改善我们的生活。