Gmail的保密模式是什么？何时应该开启？

¿Gmail的“保密模式”是什么？何时应该启用它？ 这种特殊的发送模式允许您限制收件人对您的电子邮件可以执行的操作。它可以阻止用户转发、复制文本、下载附件或打印内容。您还可以设置过期日期，甚至要求输入短信验证码才能打开。虽然它并非万无一失，但如果使用得当，可以显著降低处理敏感信息时的风险。

Gmail的保密模式是一种特殊的邮件发送方式。 在此模式下，Google 会对邮件及其附件施加限制，限制收件人分享信息的能力。启用此模式后，收件人常用的分享选项将消失。 转发、复制、下载和打印 内容。

除了阻止这些操作外，Gmail 还允许您设置过期日期。 对于该邮件：在此期限之后，收件人将无法再查看。如果您后悔发送的内容或发现收件人的错误，也可以随时手动撤销访问权限。这在处理机密文件、个人数据或敏感的内部通信时尤其有用。

该功能还包含一个额外的密码验证系统。您可以要求收件人输入验证码才能打开电子邮件：可以是简单的验证码（某些情况下会通过电子邮件发送），也可以是发送到收件人手机的短信验证码。在第二种情况下，只有能够访问该手机号码的人才能看到邮件内容。

需要注意的是，保密模式并不会神奇地对电子邮件进行端到端加密。相反，它改变了内容的传递方式。Gmail 不会像普通邮件那样直接发送正文和附件；而是生成一个安全链接，该链接只能在您设置的条件（过期、验证等）下访问。

此功能适用于个人 Gmail 帐户和 Google Workspace。在商业环境中，管理员可以决定是否允许使用此功能，可以在整个域内使用，也可以仅在某些组织单元内使用（例如，为法务部门启用，为其他部门禁用）。

内部保密模式的工作原理

当您以保密模式发送邮件时，Gmail 不会“原样”发送邮件正文。 发送到收件人的服务器。它的做法是将内容存储在谷歌的系统中，并将其替换为一个受控链接。对于使用 Gmail 的用户来说，结果看起来像一封普通的电子邮件，但实际上，他们是以一种受控的方式访问托管内容。

如果收件人未使用 Gmail，他们将收到一封包含链接的邮件。 例如“查看邮件”或类似链接。点击后将打开一个安全的 Google 页面，您需要登录或输入验证码，具体取决于您的邮件接收设置。这样，无论收件人使用何种电子邮件服务商，您都能保持控制权。

此模式下的典型限制会影响整个内容包。邮件包含文本、嵌入式图片和附件。收件人可以阅读邮件内容，如果附件格式兼容，还可以预览附件，但无法将邮件保存到电脑、转发给其他人或从 Gmail 打印邮件。

您必须牢记一项重要的限制。即使复制、下载或打印选项被屏蔽，Gmail 也无法完全阻止他人进行这些操作。 卡普图拉－德潘塔拉你可以用手机截屏，或者使用恶意软件复制内容。谷歌试图在某些情况下限制截屏行为，但实际上，总有办法绕过这种保护。

另一个关键的技术细节是，保密模式下的电子邮件无法安排发送时间。 稍后发送。如果您习惯使用“定时发送”功能在特定时间发送消息，请注意，此功能与保密模式不兼容：您必须立即发送消息。

优势、局限性以及何时激活

保密模式的主要优点是减少了敏感信息意外泄露的风险。如果收件人不小心点击了“转发”按钮或试图下载附件进行分享，他们将无法成功。这可以避免工作和生活中许多常见的错误。

消息过期是另一个非常有趣的点。您可以选择将电子邮件的访问权限设置为仅保留一天、一周、一个月甚至几年（通常为 1 天到 5 年）。期限过后，邮件正文和所有附件对收件人都将失效，即使他们可能仍然会在收件箱中看到该邮件。

随时撤销访问权限的功能增加了一层额外的安全保障。如果您不小心将邮件发送给了错误的人，或者在邮件中包含了您之后后悔的信息，又或者您只是改变了主意，只需前往“已发送邮件”文件夹，打开这封机密邮件，然后点击“移除访问权限”选项即可。从那时起，收件人将无法再打开这封邮件。

然而，这种模式并非绝对的保护措施，它存在明显的局限性。如前所述，这种方法并不能完全阻止屏幕截图或照片的拦截，如果收件人意图辜负您的信任，他们总会找到保存信息的方法。此外，在严格的企业环境中，这种方法可能与归档、审计或电子取证策略相冲突，因为某些访问权限不在标准工作流程之内。

在需要额外控制的情况下，建议启用保密模式。不建议发送合同、证书、身份证件、财务信息、医疗数据、敏感的内部通信或必须在特定日期失效的链接。不应随意使用此功能，因为它会增加收件人的操作步骤，如果收件人不需要，反而会使事情变得复杂。

如何在电脑上使用 Gmail 发送机密电子邮件

在 Gmail 网页版中使用保密模式的过程非常直观。但最好一步一步地操作，确保不会遗漏任何步骤。具体做法是，像往常一样撰写邮件，然后在发送前激活该模式，并调整过期时间和验证设置。

以下是电脑上的基本步骤。:

• 打开 Gmail 并点击“撰写” 创建新消息。
• 写明收件人、主题和内容 从电子邮件中，并附上您需要发送的文件。
• 在撰写框底部，点击带有时钟的挂锁图标。 （这是保密模式按钮。）如果您已经使用过该模式并想要更改设置，您将看到“编辑”选项。
• 此时会弹出一个窗口，您可以在其中选择到期日期。 消息内容以及是否需要密码。
• 在密码设置部分，您可以选择两种模式。:
  • “无需通过短信验证密码”使用 Gmail 应用或网站打开邮件的用户可以直接看到验证码；不使用 Gmail 的用户可能会收到另一封包含验证码的邮件来验证身份。
  • “通过短信验证密码”收件人需要输入通过短信发送给他们的验证码。必须输入收件人的手机号码，而不是您自己的手机号码。
• 设置完成后，点击“保存”。 然后像往常一样发送电子邮件。

请记住，保密模式设置会同时影响正文和附件。所有消息内容均受您刚刚定义的过期、验证以及复制或下载限制的约束。

如何通过手机激活保密模式

如果您通常通过手机（Android 或 iOS）使用 Gmail，您也可以使用保密模式。与桌面版相比，设置的位置略有不同，但逻辑相同：您撰写电子邮件，然后在发送之前激活该选项并选择您想要如何保护它。

要在 Gmail 应用中使用保密模式总体流程如下：

• 在智能手机上打开 Gmail 应用 点击按钮即可撰写新邮件。
• 请填写收件人、主题和正文。必要时可附上文件。
• 点击右上角的三点菜单 在你打字的时候，屏幕上会显示出来。
• 选择“保密模式”选项 在下拉菜单中。
• 将打开一个屏幕，用于配置到期日期和密码。有效期范围与网络上的有效期范围类似（从 1 天到 5 年），并提供两种验证选项（标准验证或短信验证）。
• 配置您想要的设置，然后点击“保存”。.
• 正常发送电子邮件自此以后，所有已制定的限制措施都将生效。

在日常操作中，此流程仅比正常发货多花费几秒钟时间。因此，只要内容合适，经常使用这种方法是可行的。但是，如果收件人不熟悉此系统，请务必告知他们，以免他们在被要求输入验证码或发现无法转发消息时感到困惑。

如何以收件人身份打开一封机密电子邮件

收件人收到机密电子邮件的体验取决于两个关键因素。对方是否使用 Gmail 以及发件人是否启用了密码验证（尤其是在通过短信验证的情况下）都是需要考虑的因素。即便如此，整个过程通常都有明确的指导，界面会提示您每一步该怎么做。

如果您使用的是 Gmail 帐户，并且发件人没有通过短信要求您提供密码，则无需支付任何费用。大多数情况下，您可以直接从网站或更新后的应用程序打开电子邮件，无需任何其他步骤。您将看到与往常一样的邮件内容，但不会显示转发、下载或打印按钮。如果您使用连接到 Gmail 的其他电子邮件客户端（例如， Outlook），可能会出现类似“查看电子邮件”的链接，点击该链接将跳转到 Google 页面，您需要在该页面登录。

当发件人启用“通过短信验证密码”选项时此流程增加了一道额外的安全步骤。当您尝试打开邮件时，系统会显示一个类似“发送密码”的按钮；点击该按钮，系统会将验证码发送到您预先设置的手机号码。您需要在屏幕上输入该验证码才能访问邮件内容。

如果您的地址不是 Gmail 地址（例如，您使用的是公司邮箱或其他服务商的邮箱）您还会收到一条包含“查看电子邮件”链接的消息，该链接指向 Google 的安全界面。之后，您可能需要点击“发送密码”并查看您的短信，或者根据发件人的设置，查看包含验证码的另一封电子邮件。

在任何情况下，对复制、转发、下载或打印的限制仍然有效。您可以阅读电子邮件，如果邮件尚未过期且您的访问权限尚未被撤销，则可以预览任何兼容的附件；但您将无法使用直接从 Gmail 分享或保存内容的典型功能。

电子邮件过期或访问权限被撤销时会发生什么？

一旦过了发件人设定的过期日期，邮件将无法再访问。 对于收件人来说，即使邮件可能仍然显示在他们的收件箱或存档中，但当他们尝试打开邮件时，会发现无法再查看邮件内容，或者会遇到邮件已过期的消息。

发送方也可以主动在到期日之前撤销访问权限。要做到这一点，请在电脑上打开 Gmail，转到“已发送邮件”文件夹，找到那封机密邮件，然后点击“移除访问权限”选项。从那时起，收件人任何打开邮件的尝试都会显示错误或警告，提示他们已失去访问权限。

如果您收到过期邮件或访问权限删除错误提示，请问您是收到此提示的那个人吗？最有可能的情况是，发件人已决定切断访问权限，或者您已超过最初设定的时间限制。在这种情况下，您唯一的选择是联系对方延长有效期，或者让他们以新的保密消息形式重新发送信息。

用于短信验证的电话号码也可能出现错误。Gmail 仅支持发送到特定国家和地区的验证码（例如北美、南美大部分地区、欧洲、澳大利亚以及部分亚洲地区，如韩国、印度和日本）。如果您尝试设置一个不在支持地区的号码，您会看到一条消息，提示该号码无法使用。

这些失效和撤销机制在工作环境中尤其有用。 临时文件、敏感报告或不应无限期保留的个人数据会被共享。通过精心设定时间限制，您可以显著缩短信息泄露的时间窗口。

Google Workspace 管理员的机密模式管理

在企业环境中，管理员对是否启用保密模式拥有最终决定权。 对于用户而言，可以通过 Google 管理控制台，在域名级别启用或禁用此功能，或者根据公司内部策略，仅将其应用于某些组织部门。

要在组织内部全局管理此功能，管理员必须:

• 使用具有管理员权限的帐户登录管理控制台.
• 转到“应用程序”部分，然后转到“Google Workspace”，再转到“Gmail”。.
• 打开“用户设置”部分，向下滚动到“保密模式”。.
• 勾选或取消勾选“启用保密模式”复选框并保存更改。

变化通常不会立即发生。谷歌指出，这些更改最多可能需要 24 小时才能完全传播到整个域，但实际上通常会更快生效。在规划部署或策略变更时，建议考虑到这一点。

如果您想按组织单元 (OU) 管理机密模式操作步骤类似，但在调整设置之前，您必须在左侧面板中选择特定的组织单元（例如，“人力资源”、“财务”、“市场营销”等）。然后转到“保密模式”部分，启用或禁用该模式，并保存对该特定单元的更改。

禁用保密模式会阻止用户使用此模式发送电子邮件。然而，这本身并不会阻止接收此类邮件。如果某个组织认为收到的机密邮件会给审计、合规或存档带来问题，则必须制定专门的合规规则来处理这类邮件。

在企业中以保密模式阻止传入消息

有些组织倾向于阻止机密电子邮件送达其用户手中。因为这类邮件会限制内容检查、存档或法律电子取证流程。为了解决这个问题，Google Workspace 提供了一套合规性规则系统，可以在邮件到达域时识别并拒绝这类邮件。

拦截传入机密信息的通用流程如下:

• 在管理控制台中，访问 Gmail 设置。 然后进入“内容标准合规性”部分。
• 点击“配置”创建新设置如果规则已存在，您可以选择“添加另一条规则”。
• 为该规则指定一个描述性名称 （例如，“阻止传入的机密模式”）。
• 在“受影响的邮件”部分，选择“接收”选项。 因此，该规则仅适用于到达该域的电子邮件。
• 在表达式部分，添加一个基于元数据的条件 选择“Gmail 机密模式”作为属性，匹配类型为“邮件处于 Gmail 机密模式”。
• 在操作模块中，选择“拒绝消息”。 如果需要，还可以编写一条个性化短信，自动发送给发件人，解释拒绝的原因。
• 坚持这条规则，然后等待它传播开来。 （再次提醒，最长预计时间为 24 小时左右）。

这种方法可以应用非常精确的安全和合规策略。例如，您可以阻止接收来自组织外部的机密电子邮件，但仍允许内部使用，或者将其限制为仅限特定部门。这一切都取决于每个组织的法律和运营需求。

使用保密模式时的最佳实践和安全提示

虽然保密模式提供了额外的保护层，但它并不能代替常识。在发送包含高度敏感信息的电子邮件之前，值得考虑是否真的需要通过电子邮件发送，或者使用其他更强大的加密方法或安全的文件共享方式是否更谨慎。

一项关键建议是仔细调整到期日期。对于极其敏感的文件，您可以设定较短的截止日期（例如一天或一周）；而对于其他需要时间处理的沟通事项，例如正在审核的合同，最好给予收件人合理的处理时间。设定过短的截止日期只会让收件人感到沮丧，并导致更多的重复发送或造成混乱。

当风险较高时，强烈建议使用短信密码选项。前提是您能够安全地处理收件人的电话号码，并且他们所在的地区在 Google 的支持范围内。这一额外步骤使得即使有人未经授权访问了电子邮件（例如，未经许可登录帐户），也很难在没有收件人电话号码的情况下阅读邮件内容。

发送邮件前务必仔细核对邮箱地址和电话号码。数字错误哪怕只有一个，都可能导致信息发送给错误的人，或者收件人无法打开邮件。此外，最好事先告知收件人他们将收到一封包含验证信息的保密邮件，以免他们误以为是钓鱼邮件或垃圾邮件。

在公司中，部署保密模式应该辅以最基本的培训。解释此功能的功能和局限性，何时建议使用，典型的过期日期，以及如何处理诸如访问权限过期或短信未送达等问题。这可以防止用户因缺乏相关知识而采取不安全的解决方案。

Gmail 的保密模式成为一个非常实用的工具 为了更好地控制通过电子邮件传播的信息，尤其是在结合明确的政策、常识和其他辅助安全措施的情况下，谨慎使用电子邮件可以更安全地流通敏感数据，并减少不必要的恐慌，无论是在个人生活还是职业生活中。