Microsoft Lists 完整指南：它是什么以及它如何工作

在 Microsoft 365 生态系统中， 微软列表 这是必不可少工具之一 以结构化的方式组织、跟踪和共享信息。从问题和项目跟踪到员工入职和资源管理，该应用程序因其灵活性和易用性而脱颖而出。

如果你在团队中工作或者只是想要 保持信息井然有序，可从任何地方访问，这里有一个您不应忽视的解决方案。在本文中，我们将深入介绍如何使用 微软列表 以及如何使用它们的模板。我们还将审查您与其他应用程序（例如 SharePoint 或 Teams）的交互。

什么是 Microsoft Lists 以及它如何工作？

Microsoft Lists 是一款 Microsoft 365 应用，专为 智能信息追踪。由于其完全集成，您可以通过网络、移动设备甚至直接从 Microsoft Teams 使用它。

其实 充当简单且直观的数据库，由行和列组成，您可以在其中包含文本、图像、文件、日期、指定人员、超链接等。由于其视图系统，您可以根据目标以不同的方式显示信息：网格（默认选项）、列表、日历或图库。该列表类似，但是无法在线编辑。画廊非常适合视觉内容，如果您想按日期排列查看项目，日历是完美的选择。

创建新列表时，您可以从头开始，使用现有列表作为模板，或导入 Excel 表。您还可以依靠众多 预先设计的模板 微软针对特定用例提供的功能。

所有列表均可进行视觉定制：更改背景颜色、分配特定图标并应用根据其状态修改其外观的规则。例如，状态为“已批准”的项目可能以绿色背景显示，而状态为“审核中”的项目则会显示橙色。

 

预先设计的模板可满足各种需求

如果你没有时间从头开始创建列表， Microsoft Lists 包含针对不同场景定制的实用模板。这些模板设计为只需单击几下即可使用，同时保持特定的结构、自定义字段、视图和视觉样式。

这些是一些最受欢迎的：

• 问题管理模板： 非常适合追踪事件的状态、优先级和责任方。
• 活动行程模板： 以清晰且可编辑的结构组织事件的所有细节。
• 患者模型： 对于医疗保健设置，它允许您记录每个患者的状态、观察和需求。
• 贷款申请模板： 监督和控制贷款审批过程。

组织、格式和规则选项

除了已经提到的观点之外， 您可以根据自己的工作流程调整每个列表 建立过滤器、分组、排序和自动规则。一些可能性包括：

• 设置电子邮件提醒 当状态改变或添加新项目时。
• 有条件地更改格式 根据内容：颜色、图标、样式。
• 分组元素 按优先级、日期、状态等。
• 从其他列表创建新列表，复制设计和结构。
• 从 Excel 导入数据 具有自动列识别功能。

所有这些功能可让您节省时间和 确保团队内部的视觉和数据一致性，尤其是在多人参与的合作项目中。

保存和访问列表

Microsoft Lists 的优势之一是它与 Microsoft 365 生态系统的原生集成。 您可以将列表保存在以下网站上 SHAREPOINT Ø连接 OneDrive 仅供个人使用。如果您以团队形式工作，最常见的是将他们托管在与所有成员共享的 SharePoint 网站上。

列表以全屏模式打开以便于编辑，您可以从 URL 或工具栏中准确地看到列表的存储位置。您可以从标准界面 轻松创建、编辑、共享和导出项目.

共享列表：权限、访问和协作

共享列表非常简单 生成链接或邀请特定成员。 您可以授予完全访问权限（读取 + 编辑）或只读权限。此外，您还可以设置链接的到期日期、使用密码保护它，甚至可以选择收件人是否可以进行更改。

您还可以共享单个列表项，而不是整个数据库。 可以对个别项目留下评论。，无需发送电子邮件即可提高协作。

权限通过 SharePoint 进行管理并默认继承。 来自保存列表的站点。但是，您可以对其进行修改，以定制仅限特定人员的访问权限或限制某些操作。

Microsoft Lists 及其与其他应用程序的集成

当与 Microsoft 环境中的其他工具结合使用时，Lists 的真正潜力才会显现出来。完全 与 SharePoint、Microsoft Teams 和 Planner 集成，您可以执行以下操作：

• 在 Teams 频道内将列表添加为选项卡，方便从团队对话中直接访问。
• 在 SharePoint 页面上使用列表作为 Web 部件 在您的内部网上显示实时信息。
• 设置将列表与 Power Automate 连接的规则或自动化 或 Power Apps，用于自定义流程。
• 链接来自 Planner 或 To Do 的任务 集中任务管理。

这一切都是 Microsoft 365 愿景的一部分， 所有应用程序都可以互相通信的连接平台 提高生产效率和工作透明度。

移动设备上的 Microsoft Lists

Microsoft Lists 的移动版本可用于 安卓 y iOS。 允许 通过移动设备创建、查看和编辑列表，无论是在办公室、在家还是在旅途中。您可以做以下事情：

• 查看最近和最喜欢的列表。
• 完整编辑列表项。
• 离线访问。
• 拍摄照片并扫描二维码。
• 自适应界面，支持暗模式和水平方向。

它还具有与桌面相同的安全功能，并通过 Intune 支持 MDM 和 MAM。 Access 需要一个可以访问 SharePoint 或 Office 365 的企业 Microsoft 帐户。

微软列出用例

随着该工具的发展， 已经开发出多种利用 Microsoft Lists 的创意方法 在不同的语境中。以下是一些最值得注意的：

• 社交网络内容组织。使用内容规划模板，您可以组织活动、安排帖子、包含图像、链接和发布日期。对于营销团队来说非常有用。
• 访问和访客控制。 列表允许您为每位访客生成一条记录，其中包含他们的姓名、身份证照片以及入境和出境日期。您甚至可以安排在有人离开时自动通知门卫。
• 客户票务追踪。使用列表作为迷你 CRM，您可以指定责任方、记录问题、确定优先级并对票证状态留下反馈。
• 简单的项目管理。如果您不需要复杂的工具，Lists 可让您使用任务、截止日期和日历视图进行基本跟踪。当任务发生变化时您甚至可以收到警报。
• 库存和 IT 资源。 通过列表，您可以跟踪所有公司设备及其相关数据：购买日期、保修、服务、位置等。只需单击一下，所有内容即可直观和可过滤。
• 加入新员工或供应商。入职清单有助于跟踪新员工的所有任务和文件。将项目标记为“完成”可以触发向相关部门的通知。

简而言之，Microsoft Lists 提供 一种管理动态信息的多功能、可视化和协作的方式。无论作为跟踪解决方案、组织工具还是 Teams 或 SharePoint 等其他平台的补充，它都被证明非常适合任何类型的用户或企业。