Access 是什么？它的用途是什么？

它是 Microsoft 365 办公套件中最不为人所知的程序之一，尽管自 1992 年版本以来就已包含在内，但它是一个非常有用的工具。在这篇文章中我们解释 什么是 Microsoft Access？它的用途是什么？.

的最新版本 微软访问，这就是我们要在这里讨论的内容，于 5 年 2021 月 10 日发布，用于 Windows 11 和 Windows 44。这会占用硬盘驱动器 60 MB 到 XNUMX MB 之间的空间，具体取决于所选的安装选项。

什么是 Microsoft Access？

微软是一个 数据库管理系统 包含在 Microsoft Office 应用程序套件（现为 Microsoft 365）中。它是一种旨在帮助用户创建和管理数据库的工具，旨在存储、组织和分析信息。

这个应用程序之所以很少被使用，主要是因为不知道它的真正用处。许多用户错误地认为使用 Access 完成的任何事情实际上都可以使用 Access 完成。 Excel中。

虽然这两个程序确实有共同点，但 Excel 更适合处理数值数据并对该数据执行计算。就访问而言， 增加了更大程度的专业化，并包括管理不同类型数据的特定功能。此外，它还允许您限制用户在每个字段中输入的数据，以及链接多个表中的相关数据。

使用 Microsoft Access 保存的数据库显示 文件扩展名 “.accdb”。 虽然这是最常见也是最新的，但仍然可以找到其他扩展（“.mdbe” o “.mde”），对应2007年之前的版本。在某些情况下，要打开此类扩展，用户必须首先使用转换工具将其转换为 «.accdb».

我们可以使用 Access 做的事情

如何使用 Access 来管理数据库？下面，我们解释了可以使用此工具执行的一些最常见的任务。

建立资料库

在 Access 主屏幕上，单击“文件”，然后在左侧选项栏中选择“新建”。在屏幕上显示的不同选项中，我们必须选择标题为 “空白桌面数据库”。

可以为这个新创建的数据库分配一个名称，作为访问新模板并开始使用它的预备步骤。

创建一个表

要将数据表添加到我们创建的数据库中，需要转到工具功能区并单击选项卡 “桌子”。可以将任意数量的字段添加到这个新表中。为此，您必须右键单击并选择该选项 «点击添加».

组合框部分用于列出可以分配给字段的不同数据类型（在 Access 中，必须为每个字段分配数据类型）。

将数据添加到表中

向 Access 表添加数据的方法有很多：使用表单、从外部文件导入数据、使用 SQL 或直接输入数据（即手动）。最常见的选项是 通过文件导入 “.csv”. 这是你如何做到的：

1. 在仪器功能区上，单击 “外部数据”。
2. 然后我们点击 “文本文件”。
3. 接下来我们选择源文件和目标表。
4. 在继续导入之前，我们可以查看文件的所有详细信息（使用句点或逗号作为分隔符，需要省略某些字段。
5. 最后，我们按下按钮 “结束” 运行导入。

从这里开始，我们可以使用我们引入的不同表在应用程序中执行许多操作。例如，可以 创建表之间的关系 查询不同表中的数据。您还可以创建一个 查找表，其中包含另一个表引用的数据，甚至可以对具有不同类型数据的多个表创建复杂的查询。

其他可能的行动是 进行备份，创建可执行数据库 （外部用户无法修改） 创建宏 自动执行复杂的任务或 导出数据到Excel，还有许多其他可能性。

为了执行所有这些操作，Microsoft Access 包含一个方便的 助手 这对于第一次使用这个应用程序的人来说无疑是有很大帮助的。

结论

对于需要的中小型企业，强烈推荐 Microsoft Access 一个简单易用的数据管理工具。 非常适合 g 等任务库存管理或项目监控。对于所有这些情况，值得学习如何使用它。