借助人工智慧，OneDrive 可以教你如何組織、搜尋和保護文件

如果資料夾、權限和版本管理不當，文件管理就會變得混亂不堪。這就是它的作用所在。 OneDrive它結合了雲端儲存、 自動化和人工智慧 整理、尋找並安全地保護您的文件。

除了儲存備份之外，OneDrive 還可以幫助您更有效率地工作：智慧排序、快速搜尋、事件復原和進階隱私選項。所有這一切都讓您始終掌控自己的數據。 現代化安全層 以及一些可以在日常生活中應用的簡單實用方法。讓我們一起來看看關於這方面的所有內容。 具備人工智慧的OneDrive。

控制權和所有權：您的數據，由您掌控

當您將文件上傳到 Microsoft 雲端時，您仍然是內容的擁有者：OneDrive 旨在保護您的隱私。 所有權和控制權 您的儲存、分享或刪除內容都會被記錄下來。微軟的「隱私設計」理念強化了這種方法，並明確表示技術和組織措施旨在保護您的資訊。

如果您想了解更多關於如何使用該平台保護關鍵文檔的信息，我們提供專門針對此主題的官方培訓。 安全、保護和恢復 在 OneDrive 中，我們將提供最佳實踐和使用場景，幫助您在最關鍵的時刻避免意外情況。

您可以立即啟用一些基本措施來保護您的文件

加強您的帳戶和設備是第一步。這不需要任何技術專長：只需啟動一些設定並養成良好的習慣，即可獲得[以下功能/機會/等等]。 安全性的一大飛躍.

• 建立強密碼密碼要長、獨特且難以猜測。使用密碼管理器並定期檢查密碼強度，以防止重複使用造成危險。
• 啟用兩步驟驗證 (MFA)在不受信任的裝置上登入任何帳號都需要雙重驗證（電話、簡訊或應用程式驗證）。這是一道額外且極其強大的安全屏障，可有效防止未經授權的存取。
• 在您的行動裝置上啟用加密如果您在 iOS 或 Android 裝置上使用 OneDrive 應用，請啟用裝置加密。這樣即使您的手機遺失或被盜，您的檔案也能受到保護。

OneDrive 如何在服務層級保護您的數據

在後台，OneDrive 採用嚴格的技術控制和流程來降低風險並縮短對任何事件的回應時間。其原則很明確： 最小限度訪問和即時性 只有在真正需要的時候才會使用，絕不會永久使用。

僅授予最低權限，且無永久存取權限

微軟工程師使用需要工具來管理這項服務。 強認證操作任務已自動化，以最大程度地減少人為幹預。如果有人需要更高的權限，則必須提出申請；這些權限的授予時間有限，且僅用於絕對必要的操作，並設有單獨的、經過審計的角色（例如，「存取客戶資料」的操作會受到額外的控制）。

持續監控和安全自動化

即時監控系統會在發生未經授權的存取或資料外洩嘗試時發出警報。升級請求和採取的行動都會被詳細記錄，並且… 自動回應 這些措施能夠立即緩解威脅。此外，紅隊演練會模擬真實攻擊，以提高偵測和回應能力。

事件和隱私方面的人員和流程

該組織擁有隱私方面的標準作業程序、專門團隊，以及 定期接受資料分類培訓如果發生影響客戶的違規行為，我們承諾在確認後迅速發出通知，並啟動具有明確角色和具體資料來源的回應流程。

運輸和靜止狀態下的保護

資料傳輸中：需要安全連接

您的設備與資料中心之間以及基礎設施內部的資料傳輸均受到保護。 TLS不允許使用 HTTP 認證連線：它們會被重新導向到 HTTPS 以確保通道安全。

靜態資料：實體、網路、應用程式和內容安全層級

• 人身安全限制必要人員的存取權限，使用智慧卡和生物辨識技術進行驗證，並輔以監控、感測器和入侵檢測，以遏制異常活動。
• 網路防禦服務網路和身分與微軟企業網路隔離；防火牆透過嚴格的規則限制來自未經授權位置的流量。
• 應用安全此開發流程遵循安全循環，透過自動化和人工分析來尋找漏洞；MSRC 管理報告和緩解措施，並由一個專案提供支援。 獎勵 供研究人員使用。
• 內容保護每個檔案都使用 AES-256 單獨加密，其金鑰由儲存在其中的主金鑰保護。 Azure Key Vault.

環境的可用性和持續驗證

資料中心地理位置分散且具備容錯能力。數據在至少相距數百公里的兩個區域進行複製，以減輕災害造成的損失，從而提供… 高可用性 和連續性。

此外，持續的庫存管理能夠監控每台設備的狀態，套用修補程式和更新的防毒特徵碼，並逐步部署變更，避免一次性影響整個設備群。紅隊和藍隊協同合作。 測試防禦偵測入侵並改進反應。

您應該啟動的其他安全功能

• 下載過程中的反惡意軟體分析Windows Defender 使用每小時更新一次的簽章來檢查文檔，以阻止已知威脅。
• 偵測到可疑活動如果偵測到異常登入或來自新位置的登錄，OneDrive 會封鎖登入並傳送電子郵件提醒，以便您可以查看存取權限。
• 勒索軟體恢復 (微軟365您可以將檔案恢復到最多 30 天前的狀態，如果需要， 恢復 OneDrive 上的所有內容 在遭受攻擊或遭受重大損失之後。
• 版本歷史：如果進行了不必要的編輯，則恢復到先前的版本；或刪除錯誤，而不會遺失工作內容。
• 連結包含密碼和過期日期 （Microsoft 365）：在您分享的內容上新增第二層，以控制存取權限和可用時間。
• 批量刪除警報如果一次性刪除多個文件，您將收到通知和指導步驟，以便輕鬆恢復這些文件。

個人保險庫：您在 OneDrive 中的超強安全區域

個人保險庫是 OneDrive 中的一個特殊資料夾，需要進行二次驗證，例如： 指紋、臉部辨識、PIN碼或密碼 透過簡訊/電子郵件發送。可在網頁、電腦和行動應用程式上使用，為敏感檔案增加了一層額外的保護。

其優點之一是，您可以直接透過行動裝置將文件和照片數位化並上傳到 Vault，從而避免它們暴露在安全性較低的區域。在 Windows 10 系統中，同步的 Vault 檔案會保存在一個資料夾中。 使用 BitLocker 加密區域 從本機磁碟。此外，Vault 在不活動後會自動鎖定。

逐步配置

1. 檢視資料夾 個人金庫 首次使用時，請按下「簡介」並依照精靈操作。
2. 請檢查您的帳戶詳情，查看相關電子郵件，然後選擇「驗證」以確認您的身分。
3. 選擇驗證方法（例如， 短信）並輸入收到的代碼以啟動保險庫。

Microsoft 365 訂閱用戶可以在 Vault 中儲存任意數量的文件，直到達到儲存上限，這比以前較小的限制有所改進，使其成為一個… 理想的解決方案 用於文件、財務或個人文件。

裝載、移動、鎖定和解鎖

1. 開啟資料夾 個人金庫 並根據提示驗證您的身份。
2. 若要新增內容，請選擇檔案或資料夾，然後使用“移至”>“個人保管庫”，或將其拖曳到。
3. 要手動鎖定，請進入保險庫並按下 “阻止”它還會在一段時間不活動後自動鎖定。
4. 要解鎖，請使用您選擇的方法重複驗證；如果您使用 Microsoft Authenticator，該應用程式可以產生離線驗證碼。 更舒適.

請注意以下要求：生物辨識功能需要相容的硬體（Windows Hello、指紋辨識器、紅外線感測器）。行動應用程式需要最新版本的 Android 或 iOS 系統才能體驗最新功能。 安全增強.

組織、分享和團隊合作的良好實踐

清晰的結構和簡單的規則效果顯著。按專案或團隊使用資料夾層級結構，並新增子資料夾… 草稿、交付成果和日期不要把事情複雜化：簡單才是王道。

制定命名規則並嚴格遵守：項目名稱、版本號碼和日期便於查找並避免重複。 定期審查 將舊文件歸檔，並淘汰不再使用的文件。

分享時，如果希望保護隱私並使用權限，請選擇「特定人員」。 預設“視圖”僅在絕對必要時才授予“編輯”權限。請記住，您可以隨時停止共享或變更權限。

對於經常編輯的團隊文件，請考慮使用 SharePoint 或 Microsoft Teams。您可以集中管理權限、控製版本並獲得其他優勢。 協作經驗 更好，無需在個人帳戶之間分散資金。

OneDrive 中的 Copilot：無需逐一開啟即可比較文件

非常有用的例子：比較合約版本、審閱履歷和求職信、追蹤草稿之間的變更、比較相關法律文件、分析不同期間的財務報表，或 比較供應商報價 查看費用、截止日期和條件。

使用方法很簡單：在 OneDrive 中選擇文件，然後讓 Copilot 顯示差異和關鍵點。您將清晰地了解相似之處和變化之處。 節省時間 並且錯誤更少。

其他可與您的工作流程相輔相成的 AI 驅動組織工具

根據您的需求，將 OneDrive 與由…提供支援的專用組織和協作工具結合使用可能很有價值。 人工智能以下是一些亮點：

ClickUp（非常適合專案和知識庫）

ClickUp 整合了專案、文件和聊天管理，並提供人工智慧驅動的「大腦」來加速任務完成。其靈活的層級結構可讓您根據需要組織空間、資料夾、清單和任務，並且 自動化 （超過一百種）消除重複性工作。與 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive 集成，保持所有內容連接。

Google 雲端硬碟（無縫雲端管理）

《Drive》因其 智能搜索 並基於機器學習提供建議。與文件和表格的整合可實現即時協作和自動分類，方便您快速找到所需內容。

Microsoft OneDrive（與 Microsoft 365 的原生協作）

除了我們已經看到的之外，OneDrive 還使用 AI 演算法來標記和分類內容，這意味著： 搜索結果 針對如何與您的聯絡人和團隊合作，提出了非常精細的建議。

Dropbox（簡單的共享和備份）

智慧型同步功能可動態管理本機或雲端保存的內容，在不影響存取權限的情況下釋放空間。其搜尋功能由機器學習驅動。 Dropbox的文件 有助於統籌專案和文件工作。

Trello 與 Butler（視覺化自動化）

Trello 將任務組織在看板上，而 Butler 補充道 自動化 觸發操作、移動卡片或分配職責，以便團隊專注於工作本身，而不是操作細節。

Evernote（一款智慧筆記應用程式）

如果您需要整理和存取易於存取的筆記，並且希望擁有原生 AI 功能，那麼這款產品是您的理想之選。 撰寫、編輯與分享此外，還提供標籤和強大的篩選功能，可立即找到內容。

M 檔案（按元資料組織）

M-Files 不依賴位置，而是以以下方式排序 元數據 版本更新解決了經典的「最新版本在哪裡？」的問題，創造了流暢的使用者體驗。

Zoho WorkDrive（團隊協作）

專為各種規模的團隊設計，提供共享資料夾、存取控制和整合辦公室套件。它可在設備間同步。 隨時隨地工作 毫不猶豫。

電腦的啟動和同步

在 Windows 系統中，您可以將資料夾和檔案與 OneDrive 用戶端同步以進行工作。 來自探險家 就像它們是本地資料一樣。官方指南可以幫助您選擇要同步的內容以及如何解決衝突。

在 macOS 系統中，開啟 Spotlight（cmd + 空白鍵），輸入“OneDrive”，然後依照精靈操作：使用您的 Microsoft 帳戶登入； 選擇要同步的資料夾。所以你將擁有 離線訪問 以及雲端的自動變更。

透過人工智慧、加密、存取控制和簡易的最佳實踐，OneDrive 可協助您整理文件、快速尋找並保護文件免受人為錯誤和現代威脅；它還提供用於存放敏感文件的個人保險庫、用於同時查看多個文件的 Copilot 以及高級共用選項。 安全性和生產力 對你有利。