如何在 Paperless-ngx 中對文件進行分類

你有沒有浪費過半個上午的時間去尋找很久以前的租房合同，或者剛剛壞掉的家電的收據？ 在 Paperless-ngx 中對文件進行分類 這或許是個不錯的解決方案。

Paperless-ngx 這是一個開源的優秀工具，旨在將您的文件管理轉變為… 智慧且可搜尋的數位系統它不僅僅是一個儲存 PDF 文件的地方，更是一個改變我們與文件互動方式的工具，讓我們在法律允許的情況下擺脫紙張，並將所有內容集中在一個地方。 專用伺服器以維護隱私.

Paperless-ngx 的強大之處在哪裡？

 

這款應用程式的真正魔力在於它能夠「讀取」檔案。多虧了 OCR（光學字元辨識）系統不僅保存文件，還會為其包含的所有文字建立索引。這意味著如果您需要 使用 Paperless-ngx 在 PDF 中搜尋文本即使文件名稱是隨機程式碼，軟體也能找到文檔，因為 分析內部內容.

除了 Paperless-ngx 具備文件分類功能外，該系統還具有以下特點： 基於習慣的自我標籤 以及規則。隨著時間的推移，該工具會學習到，如果一份文件提到了你的房東，那麼它必須… 在 Paperless-ngx 中建立自動排序規則 自動分配「住房」和「合約」標籤，省去了您手動對掃描的每張紙進行分類的工作。

• 多用戶管理： 它允許您建立具有特定權限的不同配置文件，從而可以定義只能讀取文件而不能編輯文件的群組。
• 對話者及其類型： 您可以定義文件的簽發人（通訊員）和文件類別（文件類型），從而精進搜尋篩選條件。
• 自訂欄位： 可以透過添加特定元資料來完全控制資訊。
• 安全共享： 使用 Paperless-ngx 分享您的文檔 它允許為第三方生成鏈接，甚至可以建立鏈接。 訪問權限到期日.

  

安裝和技術部署

要在 Paperless-ngx 中開始對文件進行分類，最推薦的方法是使用 Docker 和 Docker Compose因為它能保持系統清潔，並大幅簡化更新過程。雖然它與多種資料庫相容，但使用 PostgreSQL 是首選方案 由於其穩健性，儘管它也支援 SQLite 或 MariaDB。

關於硬體方面，如果您使用的是樹莓派，請注意OCR識別過程對硬體需求較高。在較舊的32位元型號或記憶體有限的型號上，處理速度可能會較慢；這是正常現象。 一份文件需要幾分鐘才能處理完。 在處理過程中。為了獲得流暢的性能，至少 2 GB 記憶體（4 GB 更理想）雙核心處理器，最重要的是，固態硬碟，這樣資料庫就不會成為瓶頸。

部署可以透過 GitHub 上提供的自動化腳本完成，該腳本會引導使用者完成設定精靈。調整環境變數至關重要，例如： PAPERLESS_OCR_LANGUAGE 設定為“spa” 請輸入西班牙語和正確的時區，以便文件上的日期準確無誤。

工作流程和自動化

在Paperless-ngx中進行文件分類時，最有用的功能之一是 消費目錄（消費資料夾）它包含一個受監控的資料夾，您放入其中的任何檔案都會由系統自動處理。透過配置 Samba 資料夾，它可以與網路掃描器集成，從而實現紙質文件從掃描器到數位文件的無縫轉換，無需觸碰鍵盤。

還有另一種方法：透過將系統連接到 IMAP 伺服器，Paperless-ngx 可以掃描郵箱，如果找到主題為「發票」或來自特定寄件者的電子郵件，它將提取附件並… 將根據規則自動分類 預先定義。

Paperless-ngx 中的文件分類：常見問題與難題

 

有時，使用者會發現原始檔案名稱（例如 IMG0001.pdf）仍然保留在文件標題中。為防止這種情況發生，建議進行如下配置。 動態儲存路徑 它會根據文件類型、通訊作者和年份對硬碟上的文件進行整理，但內部標題是透過網頁介面進行管理的。

如果您發現 OCR 產生的文字無法識別，或文件卡在某種狀態，請立即停止使用。 “加工”首先要做的是檢查 Paperless-ngx 中 OCR 問題的解決方案 並確保已安裝正確的語言套件。如果在批次變更後搜尋結果為空，請執行函數。 文檔索引的重新索引 它通常能解決問題。

這種自託管解決方案取代了昂貴的企業文件管理系統，提供了一種免費、私密的替代方案，它將OCR的強大功能與自動化工作流程的靈活性相結合，使任何用戶都能將一堆雜亂無章的紙質文件整理成清晰易懂的文檔。 高效、安全且易於查詢的數位資料庫 可從任何裝置存取。