如何在 Microsoft 365 中使用 Python 和 Copilot 產生 Word 文件和 PowerPoint 簡報

¿如何在 Copilot 中使用 Python 建立 Word 或 PowerPoint 文件？ 隨著人工智慧在生產力環境中的廣泛部署，越來越多的使用者正在尋找使用 Python 和 Microsoft 365 中 Copilot 的強大功能自動建立 Word 文件或 PowerPoint 簡報的方法。可能性似乎無窮無盡，從生成快速草稿到基於自然語言提供的數據或指令創建視覺上引人注目的簡報。

然而，Microsoft 365 中 Python 與 Copilot 的整合不僅為自動化打開了大門，而且還顯著提高了企業和專業人士的日常效率。 因此，在本文中，我們將逐步分解如何利用這些技術提供的所有功能，基於微軟自己的建議並結合經驗和技巧，以充分利用您的工作流程。

什麼是 Microsoft 365 Copilot？它有什麼用途？

Microsoft 365 Copilot 已成為 Microsoft 生產力環境中的首選智慧助手，充當產生 AI 驅動的盟友，能夠以最少的努力理解上下文、解釋指令並產生相關內容。 Copilot 與 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 Teams 等流行應用程式集成，讓您可以更輕鬆、更快、更準確地建立、編輯、分析和設計文件。

• 字： 它允許您自動編寫、重寫、改進和建立文字。
• 微軟幻燈片軟件： 根據圖表、文件或簡單提示產生完整的演示文稿，提供敘述和視覺增強效果。
• Excel中： 分析資料、建立範例或範本並自動化公式。
• 外表： 管理電子郵件、建議回覆並確定任務的優先順序。

當您將 Python 的處理能力新增至 Copilot 時，建立資訊、分析資料或設計簡報的可能性範圍將呈指數級擴大。 微軟本身正在投資連接兩個世界，以使所有用戶（從最新手到最有經驗的用戶）的生活更加輕鬆。

使用 Copilot 和 Python 進行文件自動化和創建

透過 Copilot 將 Python 新增至 Microsoft 365 代表只需點擊幾下即可建立文件和簡報的巨大飛躍。 這對於需要定期準備範本、報告、內部文件或簡報的公司尤其有用，因為自動化和高品質內容的產生大大減少了投入的時間。

聯合使用範例

• 產生Word文檔： 您可以要求 Copilot 僅透過幾個提示和上下文來建立文章、報告、大綱或信件。
• 建立 PowerPoint 簡報： Copilot 可以採用 Word 文件、大綱或自然語言指令來建立連貫且視覺上引人注目的簡報。
• Excel 中的範例資料： 利用 Python 解釋器，Copilot 可以自動建立模擬數據，用於測試、建模表，甚至分析趨勢。
• 將圖表轉換為簡報： 使用 OneNote 或 Word 作為起點，然後讓 Copilot 將其轉換為適合您的受眾的有序幻燈片。

使用 Copilot 和 Python 建立 Word 文檔

Copilot 讓您可以根據簡單的指令自動在 Word 中建立草稿，並在需要時整合使用 Python 產生的資料。 以下是如何利用人工智慧來建立流程的方法：

1. 開啟 Microsoft 365 並前往 Word。 確保 Copilot 在工具列中處於活動狀態。
2. 為 Copilot 寫一份詳細的說明。 例如：“扮演數據分析專家。使用提供的數據創建上個季度的銷售趨勢報告。”
3. 如果你想整合 Python 結果，產生資料（例如匯總表）並貼上或告訴 Copilot 將其作為文件的一部分。
4. 審閱、編輯和自訂您的草稿。 Copilot 為您提供輕鬆重寫、調整語氣、改進結構和優化視覺設計的選項。
5. 請 Copilot 插入圖像或圖形。 就像說「添加一個代表性圖像來說明這一部分」一樣簡單。
6. 將文件儲存到 OneDrive 確保工作保存在雲端並實現同時協作。

本系統的優點：

• 透過即時草稿消除寫作障礙。
• 它允許您從使用 Python 或 Copilot 建立的模板或先前的方案開始。
• 幫助使語氣和風格適應目標受眾。
• 包括 AI 建議的圖像和圖形。

從大綱到簡報：使用 Copilot 從 OneNote 和 Word 到 PowerPoint

使用者最欣賞的功能之一是能夠將 OneNote 或 Word 文件中開發的大綱轉換為專業的 PowerPoint 簡報，這一切都要歸功於 Copilot。 這是官方文件中推薦的流程，可以減少錯誤和準備工作時間：

1. 在 OneNote 中定義您的大綱。 使用 Copilot 讓他們充當該領域的專家並詳細闡述簡報的重點。
2. 客製化方案。 審查、擴展或刪除不必要的部分，使內容適應觀眾。
3. 將大綱貼到 Word 文件中。 這樣，Word 和 Copilot 可以產生包含擴展詳細資訊的文章或小冊子。
4. 要求 Word 中的 Copilot 建立和改進您的文字。 指明語氣、細節程度，並要求您插入高品質的圖像來豐富它。
5. 將文件儲存到 OneDrive。 雲端整合對於重複使用 PowerPoint 材料至關重要。
6. 開啟 PowerPoint 並選擇 Copilot。 請求：「從文件建立簡報」並選擇先前建立的Word文件。
7. 在 PowerPoint 中查看 Copilot 產生的草稿。 根據您的需求新增、刪除、重新排序投影片以及請求視覺或敘述增強功能。
8. 如果需要，請更改建議的圖像。 從 PowerPoint 自己的上下文功能表中。

此工作流程可讓您僅透過幾個步驟從構思到演示，始終控制流程的每個步驟，並允許您自訂內容和最終設計。

Excel 中使用 Python 進行進階自動化及其在 Word 或 PowerPoint 中的應用

Python 融入 Excel 是一場真正的革命。 現在，只需請求 Copilot 即可建立資料模擬、分析大量資訊以及開發自動圖表或圖形，Copilot 可以用自然語言執行和解釋 Python 程式碼。

這與 Word 和 PowerPoint 如何連接？

• 使用 Excel 中的 Python 產生銷售資料、統計資料或表格。
• 要求 Copilot 將這些數據轉換成報告或簡報。 例如，詢問：「在 Word 報告中總結這些數據」或「根據此表建立 PowerPoint 簡報」。
• 在每個應用程式中自訂結果。 Copilot 將調整格式，加入相關的解釋、圖形或視覺化效果。

此外，我們也為您提供了來自我們的 Copilot 專家的指南： 我已經使用 Copilot 創建了演示文稿，這些技巧確實起到了作用。

充分利用 Python Copilot 的實用技巧

如果您希望 Copilot 和 Python 真正為您服務，學習如何提供詳細、具體的指令至關重要。 您提供的背景和細節越多，結果就會越精細：

• 指明角色和受眾。 例如：“他是一名為高管撰寫文章的財務分析師。”
• 指定文件或簡報的類型。 這樣結構就會更適應。
• 請求視覺細節： 從特定圖像到配色方案或模板樣式。
• 利用與 OneDrive 和 Teams 的集成 即時協作。
• 總是要求進行最終審查。 您可以要求 Copilot 在共用文件之前檢查語氣、一致性或總結要點。

自動化和節省時間：現實生活中的例子和好處

使用 Copilot 和 Python 建立文件和簡報的主要優勢是自動化、減少錯誤以及能夠立即將資料轉換為有用的內容。 一些常見情況包括：

• 自動撰寫報告： 您只需描述問題，Copilot 就會在幾秒鐘內向您提供完整的文件。
• 建立執行摘要： 只需請求摘錄要點即可，以 Word 或 PowerPoint 幻燈片的形式。
• 將數據轉換為圖表和表格： Excel 中的 Python 數值結果可以轉換為引人注目的視覺化效果以供示範。
• 自動視覺改進： Copilot 只需提及即可建議 PowerPoint 佈局、配色方案和過渡。
• 自定義模板： 非常適合重複使用定期更新資料的報告或簡報的公司。

開始使用的設定和要求

在開始使用並充分利用 Copilot 和 Python 之前，您需要確保滿足一些技術和配置要求：

• 有效的 Microsoft 365 訂閱，可存取 Copilot。
• 如果您需要在組織中啟用該工具，則需要管理員權限。
• 穩定的網路連線以存取所有雲端功能。
• 更新裝置上的 Microsoft 365 應用程式。
• OneDrive 中結構良好的資料和文件 供 Copilot 作為基礎。

限制和安全注意事項

儘管有顯著的好處，但重要的是要記住 Copilot 和 AI 在商業環境中的使用的一些限制：

• 隱私： Copilot 可以存取文件和電子郵件來產生內容，這需要實施安全性策略並控制存取權限，特別是在資訊保密的情況下。
• 數據質量： 結果取決於現有文件的品質和組織結構。過時或結構不良的資料庫可能會導致錯誤。
• 使用者適應： 有些員工需要接受培訓才能有信心將任務委派給人工智慧。
• 人工審核： Copilot 可以實現自動化，但在將結果發送給客戶或公開展示之前，最好先徹底審查結果。

團隊整合與協作

當與 Teams、OneDrive 和 Microsoft 365 套件的其他部分之間的即時協作相結合時，Copilot 和 Python 的巨大潛力就顯現出來了。 團隊可以：

• 同時共同編輯文檔。
• 要求 Copilot 在會議期間自動產生摘要、要點或結論。
• 重複使用公司模式和模板，每次都整合新資料。
• 透過即時存取人工智慧分析和演示來簡化決策。

實際案例和常見場景

以下是一些現實世界的範例，其中整合 Python、Copilot 和 Microsoft 365 可以帶來變更：

• 顧問公司和數據公司： 他們在 Word 中為客戶產生定期報告，並將 Python 分析結果轉換為適用於 PowerPoint 的視覺化效果。
• 人力資源部門： 他們使用 Copilot 在幾分鐘內準備好信件、績效報告或結果簡報。
• 銷售團隊： 他們根據用 Python 處理的 Excel 數據，自動建立針對每個客戶的商業簡報或提案。
• 教育與形成： 教師以創紀錄的時間為學生創建教學材料、圖表和簡報。

Python 和 副駕駛 Microsoft 365 將徹底改變任何產業的生產力。 掌握這種整合功能可以節省時間，提升交付成果的質量，並在資訊呈現方面實現質的飛躍。如果您決定嘗試這個工作流程，您將見證自動產生文件和簡報如何從承諾變成日常現實，並且不會失去對工作的控製或完全自訂。