如何在 Google 試算表中管理和自動化您的預訂

如果您負責管理預約、諮詢或租賃事宜，您可能需要在預訂平台之外檢查預訂情況。 Google Sheets 非常適合用來準備報告。組織後續工作或與其他團隊成員分享特定數據。問題在於，當您需要手動複製客戶姓名、日期、合約服務以及其他資訊時，就會出現問題。除了耗時之外，這個過程還會增加以下風險： 輸入的資料不完整或輸入的資料位於錯誤的欄位中。.

和 Pabbly Connect 可讓您自動發送來自 TuCalendi 的每個新預訂。 使用 webhook 將資料同步到電子表格。您無需編程，但需要正確配置觸發器、捕獲測試預訂信息，並將每個數據連結到其對應的列。

建立自動化所需的條件

在我們開始之前， 您需要一個 TuCalendi 帳戶、一個 Pabbly Connect 帳戶以及 Google Sheets 的存取權限。另外，請檢查您的 TuCalendi 套餐是否允許您使用工作流程和發送 Webhook。

此自動化流程將包含三個部分。 TuCalendi 會偵測何時建立了預訂，並將資料傳送到 Pabbly Connect，Pabbly Connect 則會在 Google Sheets 中新增一行。該表格將用作記錄或分析工具，同時… TuCalendi仍將是主要的預訂管道。.

您還應該對 Pabbly 提供的 webhook URL 保密。任何知道該位址的系統都可能嘗試向工作流程發送資料。

連接平台前，請先準備好電子表格。

建立一個 Google 試算表文件，並在第一行列出您想要儲存的欄位。您可以新增姓名、電子郵件、服務、日期、開始時間、預訂 ID 和狀態等欄位。

避免合併儲存格、留空標題或使用同名的兩列。簡潔的結構有助於 Pabbly 識別字段，並在之後找到特定的預訂記錄。

包括 唯一預訂識別符 這一點尤其重要。如果您之後想在客戶修改或取消預約時更新某行數據，就需要使用它。

使用 webhook 將 TuCalendi 與 Pabbly 連接起來。

前往 Pabbly Connect 並建立一個新的工作流程。給它一個易於識別的名稱，例如： TuCalendi 預訂在 Google 試算表中.

在流程的第一步中，搜尋 TuCalendi 並將其選為來源應用程式。然後，選擇 預訂已建立 作為觸發事件。 Pabbly 將顯示一個 webhook URL，您必須複製該 URL。

現在前往 TuCalendi 並打開預訂後工作流程部分。編輯與對應事件關聯的工作流程，並在預訂成功完成後執行的觸發器中，新增以下操作 發送 webhook.

貼上 Pabbly 提供的地址，選擇或輸入活動信息 booking.created 並儲存變更。從那時起，TuCalendi 將準備好透過該管道發送新預訂資訊。

在 Pabbly 上取得試用預訂

在配置 Google Sheets 之前，Pabbly 需要接收一個樣本以了解資料結構。返回工作流程並點擊該選項 捕獲或重新捕獲 webhook 回應.

在 Pabbly 等待回覆期間，請使用與工作流程關聯的 TuCalendi 表單進行測試預訂。請使用易於識別的虛構數據。

如果連線設定正確，Pabbly 將顯示客戶姓名、電子郵件、服務和日期等欄位。在確認所有要儲存的資料都已顯示之前，請勿繼續操作。如果缺少任何數據，請檢查 TuCalendi 工作流程並重新收集數據。

將預訂詳情發送至 Google Sheets

在流程中新增第二個步驟，並選擇 Google 試算表作為目標應用程式。選擇操作 新增行連結您的 Google 帳戶，然後選擇要儲存預訂資訊的文件和標籤頁。

Pabbly 將顯示先前建立的欄位。它將每一列連結到從 TuCalendi 收到的相應資料：姓名連結到客戶列，日期連結到日期列，標識符連結到參考列，依此類推。

當你完成時， 使用儲存並傳送測試請求功能確認 Google 試算表已建立行，並且每個值都顯示在正確的列中。如果一切匹配，請儲存並啟動工作流程。

從那一刻起，新創建的預訂資訊應該會在幾秒鐘後自動添加到表格中。

修改和取消訂單會如何處理？

之前的流程僅響應該事件 預訂已建立如果顧客更改日期或取消預訂，原始行不會自動更新。

為了保持更完整的同步，您可以使用觸發器建立額外的流程。 預訂已修改 y 預訂已取消在這種情況下，請使用預訂識別碼尋找對應的行並執行更新操作，而不是新增行。

否則，您可能會得到過時的數據，或同一預約記錄多個。因此，在將自動化功能應用於真實客戶之前，建議您先進行建立、修改和取消預約的獨立測試。

最後，只保存必要的數據，限制誰可以開啟表格，並避免在備註欄位中包含敏感資訊。這樣，您就能擁有一個有用的自動化記錄，而不會讓 Google 試算表變成所有客戶資料的不受控制的副本。