如何在 Activepieces 中逐步建立自動化

Activepieces 讓您無需從頭開始開發整個集成，即可連接應用程式並執行重複性任務。每個自動化流程都以一個事件開始，並繼續執行一個或多個使用先前步驟中取得的資料的操作。

本指南將 在 Activepieces 中建立自動化 Activepieces 會將識別為潛在客戶的 Gmail 郵件記錄到 Google Sheets 中。當郵件被添加特定標籤時，Activepieces 會自動提取寄件者、主題和其他數據，並將其儲存到電子表格中。

然後，可以對相同的程序進行調整，以用於 利用人工智慧從電子郵件中提取待辦事項向 Slack 發送通知或向 CRM 新增聯絡人都是這方面的例子。重要的是要理解觸發器、操作和資訊映射的工作原理。

在Activepieces中，我們將實現哪些自動化？

流程將使用觸發器 新標籤電子郵件 來自 Gmail。當向電子郵件添加特定標籤時，此功能將被啟動。然後，執行以下操作 新增行 Google 試算表會建立一個包含檢索到資訊的行。

結構如下：

1. 收到一封與潛在客戶相關的電子郵件。
2. 使用者或 Gmail 規則新增了該標籤 線索.
3. Activepieces 可以偵測到已標記的訊息。
4. 此流程從電子郵件中提取必要的資料。
5. Google 試算表會新增一行包含該資訊。

使用標籤可以控制自動化流程處理哪些訊息。如果我們只選擇「新郵件」觸發器，那麼與銷售線索無關的私人訊息、廣告或通知都可能出現在郵件中。

在創建流程之前你需要準備什麼

在開啟 Activepieces 建構器之前，請準備以下物品：

• Activepieces Cloud 執行個體或自託管執行個體。
• 一個您可以授權的 Gmail 帳戶。
• 擁有存取 Google Sheets 權限的 Google 帳戶。
• 一個名為 Gmail 標籤的標籤 線索.
• 用於儲存記錄的電子表格。

在工作表的第一行，您可以建立列。 日期, 寄件人, 事務 e 訊息 ID標題使 Activepieces 更容易確定每個值應該放置在哪裡。

最好發送或找到一封測試郵件，並在郵件中添加“潛在客戶”標籤。 Activepieces 需要一個真實案例來展示映射過程中可用的欄位。

如何建立流程並配置觸發器

存取 Activepieces 並進入要儲存自動化流程的專案。點擊建立新流程的選項，並為其指定一個描述性名稱，例如： 在 Google 試算表中登記 Gmail 線索.

一切流程都始於一個 觸發器或觸發點擊建構器的第一步，找到 Gmail 部分，然後選擇事件。 新標籤電子郵件.

Activepieces區分不同類型的觸發器：

• 已安排： 他們會定期查看應用程序，以了解最新動態。
• 網路鉤子： 他們會立即收到另一個應用程式發送的請求。
• 計時器： 它們按照特定的日期或頻率執行流程。
• 手冊： 它們用於在使用者做出決定時啟動自動化流程。

本範例中使用的 Gmail 觸發器會執行計劃內的檢查。因此，執行可能不會在標​​籤應用的確切時刻立即開始。

如何連接 Gmail 並獲取測試數據

在觸發器中，開啟連線字段，並為 Gmail 建立新的授權。使用相應的帳戶登錄，並在接受請求的權限之前對其進行審核。

然後選擇標籤 線索不同版本零件的特定欄位名稱可能會略有不同，但建構器會指出哪些選項是必需的。

下一步是產生範例資料。根據觸發條件的不同，Activepieces 可能會顯示以下選項： 載入數據, 測試觸發器 o 產生範例數據.

如果系統未找到任何郵件，請返回 Gmail，將「潛在客戶」標籤新增至最近的郵件中，然後重複測試。您也可以在郵件提供模擬資料選項時使用它，儘管 現實世界中的例子更能反映這種結構。 它將接收生產過程中的流體。

在觸發器正確顯示輸出之前，請勿繼續操作。 Activepieces 需要對每個步驟進行測試，以確保其欄位能夠在後續步驟中可靠使用。

如何新增 Google 試算表操作

按下扳機下方的按鈕以新增步驟。搜尋 Google 試算表 然後選擇操作 新增行.

建立或選擇可以編輯此表格的 Google 帳戶連結。然後填寫以下欄位：

• 試算表: 保存銷售線索的文件。
• 工作表： 電子表格的特定標籤頁。
• 第一行包含標題： 如果第一行包含列名，則啟動它。
• 價值觀： 將插入到每一列中的資料。

請確認關聯的帳號擁有編輯權限。如果工作表僅共用了讀取權限，即使檔案出現在選擇器中，操作測試也會傳回錯誤。

如何在 Gmail 和 Google Sheets 之間對應數據

Activepieces 以垂直方式組織工作流程。每個操作都可以存取其前一步產生的輸出。在本例中，Google Sheets 可以使用 Gmail 觸發器所取得的資訊。

按一下與每一列對應的字段，然後在觸發器輸出中選擇相應的值：

• 日期： 請選擇收到訊息的日期。
• 寄件者： 使用寄件者的地址或身分資訊。
• 事務： 選擇郵件主題。
• 訊息 ID： 它會保存Gmail提供的唯一識別碼。

可用欄位取決於觸發器的特定輸出。因此，不建議在未先查看生成的範例之前，手動編寫路徑或從其他流程複製表達式。

您也可以將固定文字與動態值結合使用。例如，狀態列可以始終接收該值。 耳環而其他應用程式則使用 Gmail 的資料。

如何避免不必要的或重複的註冊

Gmail 的標籤已經提供了一個初始過濾器，但您可以添加一個 路由器 如果需要增加其他條件，例如，只有當郵件主題包含「預算」一詞或寄件者屬於特定網域時，分支才能繼續。

路由可以包含多個條件，並為不符合任何條件的資料提供一個備用分支。避免在初始階段建立不必要的分支：初始流程越簡單，其功能測試就越容易。

為了減少重複項，請將訊息 ID 儲存到 Google 試算表中。在更進階的自動化流程中，您可以預先搜尋該 ID，並僅在該 ID 不存在時才新增對應的行。

如何在發布前測試自動化

從其自身的控制面板測試 Google Sheets 操作。 Activepieces 將使用從 Gmail 取得的範例資料執行此步驟。

該測試可以產生一個真實的行。 在電子表格中。使用虛擬數據，或在確認各列已正確填寫後刪除記錄。

具體檢查以下內容：

• 日期已如預期格式儲存。
• 寄件者顯示在正確的列中。
• 這件事並非毫無意義。
• 該標識符屬於被測訊息。
• 各列之間的數值沒有改變。

如果一切正常，請按 發布在編輯器中所做的變更在發布之前都會顯示為草稿。儲存或關閉編輯器並不一定表示新版本已生效。

已發布的版本會被鎖定。如果您再次編輯它，Activepieces 會基於該版本建立一個新草稿，這樣您就可以進行更改而不會立即中斷正在運行的自動化流程。

如何檢查流程執行狀況

將「潛在客戶」標籤新增至另一封電子郵件中，然後等待觸發。之後打開該部分。 跑 來自 Activepieces 面板。

每次執行都會使用成功或錯誤指示器顯示步驟狀態。打開其中一個，即可查看：

• 該段落收到的資料。
• 發送到應用程式的值。
• Gmail 或 Google Sheets 傳回的回應。
• 操作失敗時產生的技術資訊。

這種查看方式比盲目地重新配置工作流程要有用得多。如果 Gmail 可以正常運作但 Google Sheets 卻無法使用，問題通常出在連線、工作表選擇、權限或列對應。

在Activepieces中建立自動化時常見的錯誤

Gmail欄位在對應過程中不會顯示。

觸發器尚未產生範例資料。請返回第一步，載入或觸發一個真實事件，並驗證輸出是否包含寄件者和主題。

Google Sheets 無法顯示電子表格

請仔細檢查是否已連接正確的帳戶，以及該帳戶是否擁有存取該文件的權限。共用工作表後，請重新整理選擇器或重新授權連線。

測試通過，但流程無法運作。

請確保您已發布草稿。在您點擊「發布」之前，編輯所做的變更不會影響正式版本。 發布.

資料出現在錯誤的欄位中。

檢查標題並重新選擇操作中的工作表。如果在設定步驟後修改了第一行，則可能需要重新進行對應。

此操作會建立重複行

不要將測試期間產生的行與實際運行產生的行混淆。如果仍然存在重複項，請儲存電子郵件標識符，並在建立新記錄之前檢查是否存在。

連線已停止。

授權可能會被撤銷或過期。開啟受影響的連接，重新驗證帳戶，然後重複步驟測試。

該流程使用的是舊配置。

您可能編輯過草稿但未發布。請查看版本歷史記錄，確認哪個版本顯示為已發佈。

觸發器需要一段時間才能偵測到電子郵件。

定時觸發器會定期檢查應用程序，並非總是即時生效。請等待下一個時間間隔，並檢查訊息是否包含所選標籤。

一旦你了解這個流程，你就可以在不改變核心邏輯的情況下，用其他工具取代 Gmail 和 Google Sheets。選擇觸發器，產生範例，新增操作，映射數據，測試每個步驟，然後發布最終版本。

Activepieces 還可讓您建立包含 Webhook、循環、條件和 HTTP 呼叫的流程，但最好從小規模、可觀察的自動化流程開始。這樣，您可以在連接關鍵系統或處理敏感資訊之前，輕鬆識別每個錯誤發生的位置。

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