- Workspace Studio 可讓您使用工作流程複製檔案和資料夾。
- 每個複製的資料夾最多支援 50 個項目和三個層級。
- Awesome Files 是一個用於下載較大檔案的外部應用程式。
- 複製和移動對位置和存取權限的影響不同。
在 Google 雲端硬碟中複製檔案很簡單，但複製包含文件和子資料夾的資料夾則不然。在網頁版雲端硬碟中，通常的選項是… 建立副本 它適用於文件，但不適用於整個資料夾。如果每個項目都使用相同的資料夾結構，手動重複此過程會非常耗時。
Google Workspace Studio 它提供了一種替代方案：允許您在工作流程中新增一個步驟，將檔案或資料夾從雲端硬碟複製到其他位置。這對於每次有新客戶時複製項目範本尤其有用。但是，在配置之前，請務必了解它的局限性，並將其與外部批量複製工具區分開來。
如何使用 Workspace Studio 複製資料夾
在電腦上，輸入 studio.workspace.google.com 使用擁有 Workspace Studio 存取權限的帳戶建立工作流程。首先，您需要選擇觸發條件：可以是手動啟動、排程任務或帳戶可用的事件之一。然後，新增步驟。 複製文件或資料夾.
在步驟設定中，選擇 文件在雲端硬碟中選擇原始資料夾，並指定目標資料夾。您也可以為副本輸入名稱，或使用上一個步驟中的變數。如果您不輸入名稱，Workspace Studio 會自動在原始名稱後面新增「副本」。啟動工作流程，並在測試運行後檢查其活動，以確認結構出現在預期位置。
但有一個關鍵的限制： 原始資料夾最多可包含 50 個項目和三級嵌套資料夾。因此，此功能更適合小型、可重複使用的模板，而非大型企業文件。根據安全設定和相關人員的情況，某些執行操作可能還需要您的批准。
如果需要複製一個更大的結構，該怎麼辦？
如果您超出了 Workspace Studio 的限制，並且只需要複製一次資料夾，則可以考慮使用專門的工具。 超棒的文件 這是一個可在 Google Workspace Marketplace 上找到的第三方應用程式。根據其描述，它允許您選擇包含子資料夾的資料夾，指定目標位置，並在複製完成後收到電子郵件通知。
該應用程式還提供保留存取權限的選項。在將其安裝到公司帳戶之前，請仔細查看其要求的存取權限、管理員是否允許使用以及複製檔案數量的限制。複製完成後，請驗證新資料夾的內容以及可以存取的使用者；不要想當然地認為副本與原始資料夾擁有完全相同的存取權限。
複製和移動資料夾不會產生相同的結果。
複製 在目標位置建立另一個資料夾，保留原始資料夾。 移動 更改現有項目的位置：先前在原始資料夾中工作的使用者可能無法再找到該項目。 Workspace Studio 為這兩個操作分別設定了不同的步驟，因此請在啟動工作流程之前檢查您選擇了哪個步驟。
權限也需要注意。在「我的雲端硬碟」和共享雲端硬碟之間移動內容時，由於目標位置的規則不同，存取權限可能會發生變化。直接分配的權限和從資料夾繼承的權限並不總是以相同的方式運作。如果內容屬於某個團隊，請與團隊成員確認哪些人應該保留存取權限，並使用一個小資料夾測試移動操作。
什麼時候適合使用自動化複製功能？
當您使用結構簡單且重複的專案時，Workspace Studio 非常有用：例如，每個客戶一個包含歡迎文件的資料夾、每個行銷活動一個模板，或啟動專案所需的一組文件。只要您的帳戶擁有這些功能的存取權限，工作流程就可以將複製作業與其他 Workspace 步驟（例如記錄資訊或傳送通知）結合。
對於大規模遷移或一次複製數百個專案的情況，Studio 的限制使得我們需要尋找替代方案。無論如何，在雲端硬碟中建立一個副本資料夾都是一個可行的選擇。 它本身並不能取代備用策略。檢查文件的儲存位置、誰可以修改文件，以及如果文件從主位置遺失該如何恢復文件。
決定很簡單：使用 Workspace Studio 重複的小副本如果需要遷移較大的檔案結構，請考慮使用批次複製工具。在確認遷移完成之前，請務必檢查目標位置的檔案、子資料夾及其權限。
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