Gmail的保密模式是什麼？何時應該開啟？

¿Gmail的「保密模式」是什麼？何時應該啟用它？ 這種特殊的傳送模式可讓您限制收件者對您的電子郵件可以執行的操作。它可以阻止使用者轉發、複製文字、下載附件或列印內容。您也可以設定過期日期，甚至要求輸入簡訊驗證碼才能開啟。雖然並非萬無一失，但如果使用得當，它可以顯著降低處理敏感資訊時的風險。

Gmail的保密模式是一種特殊的郵件傳送方式。 在此模式下，Google 會對郵件及其附件施加限制，限制收件者分享資訊的能力。啟用此模式後，收件者常用的分享選項將消失。 轉發、複製、下載和列印 內容。

除了阻止這些操作外，Gmail 還允許您設定過期日期。 對於該郵件：在此期限之後，收件者將無法再查看。如果您後悔發送的內容或發現收件者的錯誤，也可以隨時手動撤銷存取權限。這在處理機密文件、個人資料或敏感的內部通訊時尤其有用。

該功能還包含一個額外的密碼驗證系統。您可以要求收件者輸入驗證碼才能開啟電子郵件：可以是簡單的驗證碼（某些情況下會透過電子郵件傳送），也可以是傳送到收件者手機的簡訊驗證碼。在第二種情況下，只有能夠存取該手機號碼的人才能看到郵件內容。

需要注意的是，保密模式並不會神奇地對電子郵件進行端對端加密。相反，它改變了內容的傳遞方式。 Gmail 不會像普通郵件那樣直接發送正文和附件；而是產生一個安全鏈接，只能在您設定的條件（過期、驗證等）下存取。

此功能適用於個人 Gmail 帳號和 Google Workspace。在商業環境中，管理員可以決定是否允許使用此功能，可以在整個網域內使用，也可以僅在某些組織單元內使用（例如，為法務部門啟用，為其他部門停用）。

內部保密模式的工作原理

當您以保密模式發送郵件時，Gmail 不會「原樣」發送郵件正文。 傳送到收件者的伺服器。它的做法是將內容儲存在Google的系統中，並將其替換為一個受控連結。對於使用 Gmail 的使用者來說，結果看起來像是一封普通的電子郵件，但實際上，他們是以一種受控的方式存取託管內容。

如果收件者未使用 Gmail，他們將收到一封包含連結的郵件。 例如「查看郵件」或類似連結。點擊後將開啟安全的 Google 頁面，您需要登入或輸入驗證碼，具體取決於您的郵件接收設定。這樣，無論收件者使用何種電子郵件服務商，您都能維持控制權。

此模式下的典型限制會影響整個內容包。郵件包含文字、嵌入式圖片和附件。收件者可以閱讀郵件內容，如果附件格式相容，也可以預覽附件，但無法將郵件儲存到電腦、轉寄給其他人或從 Gmail 列印郵件。

您必須牢記一項重要的限制。即使複製、下載或列印選項被屏蔽，Gmail 也無法完全阻止他人進行這些操作。 屏幕截圖你可以用手機截屏，或是使用惡意軟體複製內容。谷歌試圖在某些情況下限制截圖行為，但實際上，總有辦法繞過這種保護。

另一個關鍵的技術細節是，保密模式的電子郵件無法安排發送時間。 稍後發送。如果您習慣使用「定時傳送」功能在特定時間傳送訊息，請注意，此功能與保密模式不相容：您必須立即傳送訊息。

優點、局限性以及何時激活

保密模式的主要優點是減少了敏感資訊意外外洩的風險。如果收件者不小心點擊了「轉發」按鈕或試圖下載附件進行分享，他們將無法成功。這可以避免工作和生活中許多常見的錯誤。

消息過期是另一個非常有趣的點。您可以選擇將電子郵件的存取權限設定為僅保留一天、一周、一個月甚至幾年（通常為 1 天到 5 年）。期限過後，郵件正文和所有附件對收件者都將失效，即使他們可能仍然會在收件匣中看到該郵件。

隨時撤銷存取權限的功能增加了一層額外的安全性。如果您不小心將郵件發送給了錯誤的人，或者在郵件中包含了您之後後悔的信息，又或者您只是改變了主意，只需前往“已發送郵件”資料夾，打開這封機密郵件，然後點擊“移除訪問權限”選項即可。從那時起，收件人將無法再開啟這封郵件。

然而，這種模式並非絕對的保護措施，它有明顯的限制。如前所述，這種方法並不能完全阻止螢幕截圖或照片的攔截，如果收件人意圖辜負您的信任，他們總是會找到保存資訊的方法。此外，在嚴格的企業環境中，這種方法可能與歸檔、稽核或電子取證策略相衝突，因為某些存取權限不在標準工作流程之內。

在需要額外控制的情況下，建議啟用保密模式。不建議發送合約、證書、身分證件、財務資訊、醫療資料、敏感的內部通訊或必須在特定日期失效的連結。不應隨意使用此功能，因為它會增加收件人的操作步驟，如果收件人不需要，反而會使事情變得複雜。

如何在電腦上使用 Gmail 傳送機密電子郵件

在 Gmail 網頁版中使用保密模式的過程非常直觀。但最好一步一步地操作，確保不會遺漏任何步驟。具體做法是，像往常一樣撰寫郵件，然後在發送前啟動該模式，並調整過期時間和驗證設定。

以下是電腦上的基本步驟。:

• 開啟 Gmail 並點擊“撰寫” 建立新訊息。
• 寫明收件人、主題和內容 從電子郵件中，並附上您需要發送的文件。
• 在撰寫框底部，點擊帶有時鐘的掛鎖圖示。 （這是保密模式按鈕。）如果您已經使用過該模式並想要更改設置，您將看到“編輯”選項。
• 此時會彈出一個窗口，您可以在其中選擇到期日。 訊息內容以及是否需要密碼。
• 在密碼設定部分，您可以選擇兩種模式。:
  • “無需透過簡訊驗證密碼”使用 Gmail 應用程式或網站開啟郵件的使用者可以直接看到驗證碼；不使用 Gmail 的使用者可能會收到另一封包含驗證碼的郵件來驗證身分。
  • “透過簡訊驗證密碼”收件人需要輸入透過簡訊發送給他們的驗證碼。必須輸入收件者的手機號碼，而不是您自己的手機號碼。
• 設定完成後，點選「儲存」。 然後像往常一樣發送電子郵件。

請記住，保密模式設定會同時影響正文和附件。所有訊息內容均受您剛剛定義的過期、驗證以及複製或下載限制的約束。

如何透過手機啟動保密模式

如果您通常透過手機（Android 或 iOS）使用 Gmail，您也可以使用保密模式。與桌面版相比，設定的位置略有不同，但邏輯相同：您撰寫電子郵件，然後在發送之前啟動該選項並選擇您想要如何保護它。

若要在 Gmail 應用程式中使用保密模式整體流程如下：

• 在智慧型手機上開啟 Gmail 應用 點擊按鈕即可撰寫新電子郵件。
• 請填寫收件者、主題和正文。必要時可附上文件。
• 點選右上角的三點選單 在你打字的時候，螢幕上會顯示出來。
• 選擇“保密模式”選項 在下拉菜單中。
• 將打開一個螢幕，用於配置到期日期和密碼。有效期限範圍與網路上的有效期限範圍類似（從 1 天到 5 年），並提供兩種驗證選項（標準驗證或簡訊驗證）。
• 配置您想要的設置，然後點擊「儲存」。.
• 正常發送電子郵件自此以後，所有已製定的限制措施均適用。

在日常操作中，此流程僅比正常發貨多花費幾秒鐘。因此，只要內容合適，經常使用這種方法是可行的。但是，如果收件者不熟悉此系統，請務必告知他們，以免他們在被要求輸入驗證碼或發現無法轉發訊息時感到困惑。

如何以收件者身分開啟一封機密電子郵件

接收機密電子郵件的體驗取決於兩個關鍵因素。對方是否使用 Gmail 以及寄件者是否啟用了密碼驗證（尤其是在透過簡訊驗證的情況下）都是需要考慮的因素。即便如此，整個過程通常都有明確的指導，介面會提示您每一步該怎麼做。

如果您使用的是 Gmail 帳戶，且寄件者沒有透過簡訊要求您提供密碼，則無需支付任何費用。大多數情況下，您可以直接從網站或更新的應用程式開啟電子郵件，無需任何其他步驟。您將看到與往常一樣的郵件內容，但不會顯示轉發、下載或列印按鈕。如果您使用連接到 Gmail 的其他電子郵件用戶端（例如， Outlook），可能會出現類似“查看電子郵件”的鏈接，點擊該鏈接將跳轉到 Google 頁面，您需要在該頁面登錄。

當寄件者啟用「透過簡訊驗證密碼」選項時此流程增加了一道額外的安全步驟。當您嘗試開啟郵件時，系統會顯示一個類似「傳送密碼」的按鈕；點擊該按鈕，系統會將驗證碼傳送到您預先設定的手機號碼。您需要在螢幕上輸入該驗證碼才能存取郵件內容。

如果您的地址不是 Gmail 地址（例如，您使用的是公司信箱或其他服務商的信箱）您還會收到一條包含「查看電子郵件」連結的訊息，該連結指向 Google 的安全介面。之後，您可能需要點擊“發送密碼”並查看您的短信，或者根據發件人的設置，查看包含驗證碼的另一封電子郵件。

在任何情況下，對複製、轉發、下載或列印的限制仍然有效。您可以閱讀電子郵件，如果郵件尚未過期且您的存取權限尚未被撤銷，則可以預覽任何相容的附件；但您將無法使用直接從 Gmail 分享或保存內容的典型功能。

電子郵件過期或存取權限被撤銷時會發生什麼？

一旦過了寄件者設定的過期日期，郵件將無法再存取。 對於收件者來說，即使郵件可能仍然顯示在他們的收件匣或存檔中，但當他們嘗試開啟郵件時，會發現無法再查看郵件內容，或會遇到郵件已過期的訊息。

發送方也可以主動在到期日之前撤銷存取權限。要做到這一點，請在電腦上開啟 Gmail，前往「已傳送郵件」資料夾，找到那封機密郵件，然後點擊「移除存取權限」選項。從那時起，收件者任何開啟郵件的嘗試都會顯示錯誤或警告，提示他們已失去存取權限。

如果您收到過期郵件或存取權限刪除錯誤提示，請問您是收到此提示的那個人嗎？最有可能的情況是，寄件者已決定切斷存取權限，或者您已超過最初設定的時間限制。在這種情況下，您唯一的選擇是聯絡對方延長有效期，或讓他們以新的保密訊息形式重新發送訊息。

用於簡訊驗證的電話號碼也可能出現錯誤。Gmail 僅支援發送到特定國家和地區的驗證碼（例如北美、南美大部分地區、歐洲、澳洲以及部分亞洲地區，如韓國、印度和日本）。如果您嘗試設定不在支援地區的號碼，您會看到一條訊息，提示該號碼無法使用。

這些失效和撤銷機制在工作環境中尤其有用。 臨時文件、敏感報告或不應無限期保留的個人資料會被共用。透過精心設定時間限制，您可以大幅縮短資訊外洩的時間視窗。

Google Workspace 管理員的機密模式管理

在企業環境中，管理者對是否啟用保密模式擁有最終決定權。 對於使用者而言，可以透過 Google 管理控制台，在網域層級啟用或停用此功能，或根據公司內部策略，僅將其套用至某些組織部門。

要在組織內部全域管理此功能，管理員必須:

• 使用具有管理員權限的帳號登入管理控制台.
• 前往“應用程式”部分，然後前往“Google Workspace”，再前往“Gmail”。.
• 開啟「使用者設定」部分，向下捲動至「保密模式」。.
• 勾選或取消勾選「啟用保密模式」複選框並儲存變更。

變化通常不會立即發生。谷歌指出，這些變更可能需要長達 24 小時才能完全傳播到整個網域，但實際上通常會更快生效。在規劃部署或策略變更時，建議考慮到這一點。

如果您想按組織單元 (OU) 管理機密模式操作步驟類似，但在調整設定之前，您必須在左側面板中選擇特定的組織單元（例如，「人力資源」、「財務」、「行銷」等）。然後轉到“保密模式”部分，啟用或停用該模式，並儲存對該特定單元的變更。

停用保密模式會阻止使用者使用此模式傳送電子郵件。然而，這本身並不會阻止接收此類郵件。如果某個組織認為收到的機密郵件會為稽核、合規或存檔帶來問題，則必須制定專門的合規規則來處理這類郵件。

在企業中以保密模式阻止傳入訊息

有些組織傾向於阻止機密電子郵件送達其使用者手中。因為這類郵件會限制內容檢查、存檔或法律電子取證流程。為了解決這個問題，Google Workspace 提供了一套合規性規則系統，可以在郵件到達網域時識別並拒絕這類郵件。

攔截傳入機密資訊的通用流程如下:

• 在管理控制台中，存取 Gmail 設定。 然後進入“內容標準合規性”部分。
• 點擊“配置”以建立新設置如果規則已存在，您可以選擇「新增另一條規則」。
• 為該規則指定一個描述性名稱 （例如，「阻止傳入的機密模式」）。
• 在「受影響的郵件」部分，選擇「接收」選項。 因此，該規則僅適用於到達該網域的電子郵件。
• 在表達式部分，新增一個基於元資料的條件 選擇「Gmail 機密模式」作為屬性，匹配類型為「郵件處於 Gmail 機密模式」。
• 在操作模組中，選擇「拒絕訊息」。 如果需要，也可以編寫一條個人化短信，自動發送給寄件人，解釋拒絕的原因。
• 堅持這條規則，然後等待它傳播開來。 （再次提醒，最長預計時間約 24 小時）。

這種方法可以應用非常精確的安全和合規策略。例如，您可以封鎖接收來自組織外部的機密電子郵件，但仍允許內部使用，或將其限制為僅限特定部門。這一切都取決於每個組織的法律和營運需求。

使用保密模式時的最佳實務和安全性提示

雖然保密模式提供了額外的保護層，但它並不能取代常識。在發送包含高度敏感資訊的電子郵件之前，值得考慮是否真的需要透過電子郵件發送，或者使用其他更強大的加密方法或安全的文件共享方式是否更謹慎。

一項關鍵建議是仔細調整到期日。對於極其敏感的文件，您可以設定較短的截止日期（例如一天或一周）；而對於其他需要時間處理的溝通事項，例如正在審核的合同，最好給予收件人合理的處理時間。設定過短的截止日期只會讓收件人感到沮喪，並導致更多的重複發送或造成混亂。

風險較高時，強烈建議使用簡訊密碼選項。前提是您能夠安全地處理收件人的電話號碼，並且他們所在的地區在 Google 的支援範圍內。這個額外步驟使得即使有人未經授權存取了電子郵件（例如，未經許可登入帳戶），也很難在沒有收件者電話號碼的情況下閱讀郵件內容。

寄送郵件前務必仔細核對信箱地址及電話號碼。數字錯誤即使只有一個，都可能導致訊息傳送給錯誤的人，或是收件者無法開啟郵件。此外，最好事先告知收件者將收到一封包含驗證資訊的保密郵件，以免他們誤以為是釣魚郵件或垃圾郵件。

在公司中，部署保密模式應該輔以最基本的訓練。解釋此功能的功能和局限性，何時建議使用，典型的過期日期，以及如何處理諸如訪問權限過期或短信未送達等問題。這可以防止使用者因缺乏相關知識而採取不安全的解決方案。

Gmail 的保密模式成為一個非常實用的工具 為了更好地控制透過電子郵件傳播的訊息，尤其是在結合明確的政策、常識和其他輔助安全措施的情況下，謹慎使用電子郵件可以更安全地流通敏感數據，並減少不必要的恐慌，無論是在個人生活還是職業生活中。