Microsoft Lists 完整指南：它是什麼以及它如何運作

在 Microsoft 365 生態系中， 微軟列表 這是必不可少工具之一 以結構化的方式組織、追蹤和分享資訊。從問題和專案追蹤到員工入職和資源管理，該應用程式因其靈活性和易用性而脫穎而出。

如果你在團隊中工作或只是想要 保持資訊井然有序，可從任何地方訪問，這裡有一個您不應忽視的解決方案。在本文中，我們將深入介紹如何使用 微軟列表 以及如何使用它們的模板。我們也會檢視您與其他應用程式（例如 SharePoint 或 Teams）的互動。

什麼是 Microsoft Lists 以及它如何運作？

Microsoft Lists 是一款 Microsoft 365 應用，專為 智慧資訊追蹤。由於其完全集成，您可以透過網路、行動裝置甚至直接從 Microsoft Teams 使用它。

其實， 充當簡單且直覺的資料庫，由行和列組成，您可以在其中包含文字、圖像、文件、日期、指定人員、超連結等。由於其視圖系統，您可以根據目標以不同的方式顯示資訊：網格（預設選項）、清單、日曆或圖庫。該列表類似，但是無法在線編輯。畫廊非常適合視覺內容，如果您想按日期排列查看項目，日曆是完美的選擇。

建立新清單時，您可以從頭開始，使用現有清單作為模板，或匯入 Excel 表。您還可以依靠眾多 預先設計的模板 微軟針對特定用例提供的功能。

所有清單均可進行視覺定制：變更背景顏色、指派特定圖示並套用根據其狀態修改其外觀的規則。例如，狀態為「已核准」的項目可能以綠色背景顯示，而狀態為「審核中」的項目則會顯示橘色。

 

預先設計的模板可滿足各種需求

如果你沒有時間從頭開始創建列表， Microsoft Lists 包含針對不同場景客製化的實用模板。這些模板設計為只需點擊幾下即可使用，同時保持特定的結構、自訂欄位、視圖和視覺樣式。

這些是一些最受歡迎的：

• 問題管理範本： 非常適合追蹤事件的狀態、優先順序和責任方。
• 活動行程範本： 以清晰且可編輯的結構組織事件的所有細節。
• 患者模型： 對於醫療保健設置，它允許您記錄每個患者的狀態、觀察和需求。
• 貸款申請範本： 監督和控制貸款審批過程。

組織、格式和規則選項

除了已經提到的觀點之外， 您可以根據自己的工作流程調整每個列表 建立篩選器、分組、排序和自動規則。一些可能性包括：

• 設定電子郵件提醒 當狀態改變或新增項目時。
• 有條件地更改格式 根據內容：顏色、圖示、樣式。
• 分組元素 按優先權、日期、狀態等
• 從其他列表建立新列表，複製設計和結構。
• 從 Excel 匯入數據 具有自動列識別功能。

所有這些功能都可以幫助您節省時間和 確保團隊內部的視覺和數據一致性，尤其是在多人參與的合作項目中。

儲存和存取列表

Microsoft Lists 的優點之一是它與 Microsoft 365 生態系統的原生整合。 您可以將清單保存在以下網站上 的SharePoint 或 OneDrive 僅供個人使用。如果您以團隊形式運作，最常見的是將他們託管在與所有成員共用的 SharePoint 網站上。

清單以全螢幕模式開啟以便於編輯，您可以從 URL 或工具列中準確地看到清單的儲存位置。您可以從標準介面 輕鬆建立、編輯、分享和匯出項目.

共享清單：權限、存取和協作

共享清單非常簡單 產生連結或邀請特定成員。 您可以授予完全存取權限（讀取 + 編輯）或唯讀權限。此外，您還可以設定連結的到期日期、使用密碼保護它，甚至可以選擇收件人是否可以進行更改。

您也可以共用單一清單項，而不是整個資料庫。 可以對個別項目留下評論。，無需發送電子郵件即可提高協作。

權限透過 SharePoint 進行管理並預設繼承。 來自保存清單的網站。但是，您可以對其進行修改，以自訂僅限特定人員的存取權限或限制某些操作。

Microsoft Lists 及其與其他應用程式的集成

當與 Microsoft 環境中的其他工具結合使用時，Lists 的真正潛力才會顯現出來。完全 與 SharePoint、Microsoft Teams 和 Planner 集成，您可以執行以下操作：

• 在 Teams 頻道內將清單新增為選項卡，方便從團隊對話直接存取。
• 在 SharePoint 頁面上使用清單作為 Web 元件 在您的內部網路上顯示即時資訊。
• 設定將清單與 Power Automate 連接的規則或自動化 或 Power Apps，用於自訂流程。
• 連結來自 Planner 或 To Do 的任務 集中任務管理。

這一切都是 Microsoft 365 願景的一部分， 所有應用程式都可以互相溝通的連接平台 提高生產力和工作透明度。

行動裝置上的 Microsoft Lists

Microsoft Lists 的行動版本可用於 Android y iOS。 允許 透過行動裝置建立、檢視和編輯列表，無論是在辦公室、在家或旅途中。您可以做以下事情：

• 查看最近和最喜歡的清單。
• 完整編輯列表項。
• 離線存取。
• 拍攝照片並掃描二維碼。
• 自適應介面，支援暗模式和水平方向。

它還具有與桌面相同的安全功能，並透過 Intune 支援 MDM 和 MAM。 Access 需要一個可以存取 SharePoint 或 Office 365 的企業 Microsoft 帳戶。

微軟列出用例

隨著該工具的發展， 已經開發出多種利用 Microsoft Lists 的創意方法 在不同的語境中。以下是一些最值得注意的：

• 社群網路內容組織。使用內容規劃模板，您可以組織活動、安排貼文、包含圖像、連結和發布日期。對於行銷團隊來說非常有用。
• 訪問和訪客控制。 清單可讓您為每位訪客產生記錄，其中包含他們的姓名、身分證照片以及入境和出境日期。您甚至可以安排在有人離開時自動通知門衛。
• 客戶票務追蹤。使用清單作為迷你 CRM，您可以指定責任方、記錄問題、確定優先順序並對票證狀態留下回饋。
• 簡單的專案管理。如果您不需要複雜的工具，Lists 可讓您使用任務、截止日期和日曆檢視進行基本追蹤。當任務發生變化時您甚至可以收到警報。
• 庫存和 IT 資源。 透過列表，您可以追蹤所有公司設備及其相關數據：購買日期、保固、服務、位置等。只需單擊一下，所有內容即可直觀和可過濾。
• 加入新進員工或供應商。入職清單有助於追蹤新員工的所有任務和文件。將項目標記為「完成」可以觸發向相關部門的通知。

簡而言之，Microsoft Lists 提供 管理動態資訊的多功能、視覺化和協作的方式。無論作為追蹤解決方案、組織工具或 Teams 或 SharePoint 等其他平台的補充，它都被證明非常適合任何類型的使用者或企業。