提高生產力的必備 Outlook 自動化和快捷方式

微軟Outlook 它是專業和個人環境中最廣泛使用的工具之一，用於管理電子郵件、日曆和其他日常生產力方面。很多人不知道的是， 透過掌握 Outlook 自動化和快捷方式，該工具的效能可能性會倍增。

簡而言之， 更靈活的導航 對於每天處理大量電子郵件、約會或任務的人來說，本文將向您展示所有最重要的快捷方式，用於管理電子郵件和日曆、整理聯絡人和任務以及其他關鍵功能。

在 Outlook 中撰寫和管理電子郵件的基本快捷方式

對於主要使用 Outlook 作為電子郵件用戶端的使用者來說，有一些快捷鍵最好從一開始就記住。

• 按Ctrl + N：建立新訊息
• Ctrl+Shift+M：它還可以從程式中的任何位置撰寫新電子郵件
• 按Ctrl + R：回覆寄件人
• Ctrl+Shift+R：回覆所有收件人
• 按Ctrl + F：轉寄郵件
• 按Ctrl + D：刪除選定的訊息
• Alt+S o Ctrl+Enter：發送當前訊息
• Alt+我：附加文件
• F7：檢查拼字

這些快捷方式使您無需將手從鍵盤上移開即可執行關鍵操作。，如果您連續回覆多封電子郵件或撰寫長訊息，這一點至關重要。

Outlook 快捷方式 快速瀏覽 

您不僅可以快速建立和管理電子郵件，還可以使用以下 Outlook 捷徑靈活地在程式的不同部分之間導航：

• Ctrl + 1鍵：前往電子郵件
• Ctrl + 2鍵：打開日曆
• Ctrl + 3鍵：請參閱聯絡人部分
• Ctrl + 4鍵：訪問任務
• 按Ctrl + Y：選擇要開啟的資料夾

使用這些鍵，您可以追蹤整個組織，而無需點擊不同的選項卡或選單。

Outlook 日曆有許多快捷方式，可以最大限度地利用它

Outlook 中的日曆是其支柱之一，而且還有很多快捷方式可以充分利用它：

• Ctrl + Shift + A：建立新約會
• Ctrl + Shift + Q：建立會議請求
• Alt+H、M、R：創建會議的另一種方式
• 按Ctrl + G：前往特定日期
• Alt +向下翻頁：轉到下個月
• Alt +向上翻頁：前往上個月
• Ctrl +右箭頭：第二天
• Ctrl +向左鍵：前一天

你也可以 透過 Alt 更改數字來顯示不同的時間段:

• Alt+1：一天
• Alt+7：整整一周
• Alt+0：十天

有了這些資源，您可以一目了然地安排和查看會議，而不會受到視覺幹擾。

預約和提醒的快速操作

更多 Outlook 捷徑：管理多個會議或約會時，這些捷徑將會派上用場：

• ALT + A：出現通知時開啟預約
• Alt+S：貪睡提醒
• Alt + D：關閉提醒
• Alt+V，M：開啟通知視窗

快速管理聯絡人、筆記和任務

Outlook 還可讓您對聯絡人、筆記和任務執行快速操作：

• Ctrl + Shift + T：建立新任務
• Ctrl + Shift + V：將項目（電子郵件、任務或約會）移到另一個資料夾
• Alt+H、A、B：開啟地址簿
• Alt+H、C、G：建立日曆組

這些工具非常適合處理複雜群組或分發清單的人。

Outlook 中的內部功能和自訂

有一些 Outlook 快捷方式可以幫助我們瀏覽其內部功能：

• 按Ctrl + E o F3：跳到搜尋字段
• 按Ctrl + M o F9：手動同步電子郵件
• Ctrl + Shift + G：標記或取消標記對話
• 後坐力：存檔選定的對話
• Ctrl + Q：標記為已讀
• 按Ctrl + S： 標記為未讀

這些功能可防止您在訊息或資料夾中迷失方向，並讓您隨時了解收件匣中發生的最新情況。

可訪問性和視覺自訂選項

Outlook 為使用輔助功能的使用者新增了捷徑：

• Alt+Ctrl+Shift+M：為 JAWS 等讀取器啟用 MSAA 訊息
• Alt+F、T、A → Alt+P：為通知指定聲音

您也可以放大電子郵件：

• Ctrl + +：放大
• Ctrl +-：縮小

這些方便的 Outlook 快捷方式非常適合需要對其環境進行視覺或聽覺自訂的人。

有了這些捷徑的良好內化，就有可能 在 Microsoft Outlook 中更靈活地運作從建立電子郵件到安排活動或管理任務， 這些組合鍵可以顯著減少螢幕上的點擊和捲動。儘管一開始似乎需要記住很多東西，但您很快就會發現您會自動使用它們，並注意到您的日常工作效率有所提高。