Access 是什麼？

它是 Microsoft 365 辦公室套件中最不為人所知的程式之一，儘管自 1992 年版本以來就已包含在內，但它是一個非常有用的工具。在這篇文章中我們解釋 什麼是 Microsoft Access？.

的最新版本 Microsoft Access，這就是我們要在這裡討論的內容，於5 年2021 月10 日發布，用於Windows 11 和Windows 44。選項。

什麼是 Microsoft Access？

微軟是一家 數據庫管理系統 包含在 Microsoft Office 應用程式套件（現為 Microsoft 365）。它是一種旨在幫助用戶創建和管理資料庫的工具，旨在儲存、組織和分析資訊。

這個應用程式之所以很少被使用，主要是因為不知道它的真正用途。許多使用者錯誤地認為使用 Access 完成的任何事情實際上都可以使用 Access 完成。 Excel中。

雖然這兩個程式確實有共同點，但 Excel 更適合處理數值資料並對該資料執行計算。就訪問而言， 增加了更大程度的專業化，並包括管理不同類型資料的特定功能。此外，它還允許您限制使用者在每個欄位中輸入的數據，以及連結多個表中的相關數據。

使用 Microsoft Access 儲存的資料庫顯示 文件擴展名 「.accdb」。 雖然這是最常見也是最新的，但仍然可以找到其他擴充功能（“.mdbe” o “.mde”），對應2007年之前的版本。.accdb».

我們可以使用 Access 來做的事情

如何使用 Access 來管理資料庫？下面，我們解釋了可以使用此工具執行的一些最常見的任務。

建立資料庫

在 Access 主畫面上，按一下“檔案”，然後在左側選項列中選擇“新建”。在螢幕上顯示的不同選項中，我們必須選擇標題為 「空白桌面資料庫」。

可以為這個新建立的資料庫指派一個名稱，作為存取新範本並開始使用它的預備步驟。

創建一個表

要將資料表新增到我們建立的資料庫中，需要轉到工具功能區並點擊選項卡 “桌子”。可以將任意數量的欄位加入到這個新表格中。為此，您必須右鍵單擊並選擇該選項 «點擊新增».

組合框部分用於列出可以指派給欄位的不同資料類型（在 Access 中，必須為每個欄位指派資料類型）。

將資料加入表中

在 Access 表中新增資料的方法有很多：使用表單、從外部檔案匯入資料、使用 SQL 或直接輸入資料（即手動）。最常見的選項是 透過檔案導入 “.csv”. 這是你如何做到的：

1. 在儀器功能區上，按一下 「外部資料」。
2. 然後我們點擊 “文本文件”。
3. 接下來我們選擇原始檔案和目標表。
4. 在繼續匯入之前，我們可以查看文件的所有詳細資訊（使用句點或逗號作為分隔符，需要省略某些欄位。
5. 最後，我們按下按鈕 結束 運行導入。

從這裡開始，我們可以使用我們引入的不同表在應用程式中執行許多操作。例如，可以 建立表格之間的關係 查詢不同表中的資料。您也可以建立一個 查找表，其中包含另一個表引用的數據，甚至可以對具有不同類型數據的多個表創建複雜的查詢。

其他可能的行動是 進行備份，建立可執行資料庫 （外部使用者無法修改） 創建宏 自動執行複雜的任務或 匯出資料到Excel，還有許多其他可能性。

為了執行所有這些操作，Microsoft Access 包含一個方便的 助手 這對於第一次使用這個應用程式的人來說無疑是有很大的幫助。

結論

對於需要的中小型企業，強烈推薦 Microsoft Access 一個簡單易用的資料管理工具。 非常適合 g 等任務庫存管理或專案監控。對於所有這些情況，值得學習如何使用它。