Cómo activar y usar Copilot en Microsoft Word paso a paso

Copilot permite generar, transformar y editar textos en Word usando IA.
Requiere suscripción a Microsoft 365 y configuración correcta de privacidad.
Las funciones abarcan desde borradores, tablas, chat y edición avanzada.
Microsoft garantiza privacidad y actualiza el sistema según el feedback.

La integración de Copilot en Microsoft Word abre un nuevo e ilusionante horizonte a los usuarios de este programa. Esta función de IA es perfecta pensada para quienes quieren ahorrar tiempo y obtener ayuda creativa directamente en sus documentos. Ya seas estudiante, profesional o simplemente alguien que utiliza Word a menudo, conocer Copilot puede marcar la diferencia en tu productividad y calidad de trabajo.

En este artículo presentamos una guía completa, clara y actualizada sobre cómo activar, configurar y sacar el máximo partido a Copilot en Microsoft Word. Se incluyen todos los detalles de su funcionamiento, los requisitos necesarios, así como trucos y consejos para usarlo como un experto.

¿Qué es exactamente Copilot en Microsoft Word?

Copilot en Microsoft Word es un asistente basado en inteligencia artificial que ayuda a escribir, editar, resumir y transformar tus documentos con solo unas indicaciones. Al integrar esta potente tecnología en Word, Microsoft busca que pases de la página en blanco a un borrador estructurado en menos tiempo y con inspiración adicional.

Copilot no solo sigue tus órdenes, también puede proponerte ideas y alternativas, por lo que es perfecto para vencer el miedo al folio vacío o para mejorar textos rápidamente.

Su funcionamiento se basa en GPT, el modelo de IA de OpenAI, lo que significa que aprende del contexto, entiende instrucciones y genera contenido original, aunque en ocasiones puede “equivocarse” de forma útil, ya que sus propuestas pueden servir como base o punto de partida para tu edición.

¿Cómo activar Copilot en Word? Requisitos y primeros pasos

Para tener Copilot en Word, necesitas cumplir algunos requisitos básicos:

Contar con una suscripción activa a Microsoft 365 que incluya Copilot (puede ser Personal, Familia, Empresa Básico, Empresa Estándar, Empresa Premium, E3, E5, F1, F3 y la licencia específica de Copilot Pro para usuarios domésticos o Copilot para empresas).
Disponer de la última versión actualizada de Microsoft Word ya sea en escritorio o en la web.
Iniciar sesión con una cuenta de Microsoft que tenga acceso a Copilot. Es fundamental que la cuenta principal usada para trabajar en Word esté asociada a una licencia válida, especialmente cuando trabajas con archivos locales o no guardados en la nube.

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Una vez cumplidos los requisitos, estos son los pasos para activar Copilot en Word:

Abre Microsoft Word y comprueba si tienes la última actualización instalada.
Dirígete a la pestaña “Inicio” en la cinta de opciones. Si eres suscriptor de Copilot, el botón debería aparecer visible en la parte superior.
Si el botón no aparece: accede a Archivo > Cuenta y revisa que tu cuenta tenga la licencia adecuada. También conviene repasar las opciones de Privacidad desde Archivo > Cuenta > Administrar configuración. Activa “Experiencias que analizan su contenido” y “Todas las experiencias conectadas”.

Antes de usar Copilot en Micosoft Word, es recomendable revisar la configuración de privacidad para estar seguro de que la herramienta se comporta como esperas. Ve a las opciones de privacidad de tu cuenta y verifica que tienes activadas las experiencias que analizan el contenido y que permites experiencias conectadas.

Funciones principales de Copilot en Word

Copilot se integra en Word con distintas funciones diseñadas para mejorar cada parte del proceso de escritura y edición. Estas son sus principales posibilidades:

1. Generación de borradores y textos desde cero

¿Tienes una página en blanco o quieres añadir un nuevo apartado? Solo tienes que iniciar una nueva línea o documento y usar el botón de Copilot. Se abrirá una ventana donde puedes describir lo que deseas: desde un simple “escribe una carta formal a un cliente” hasta instrucciones más elaboradas. Cuanto más detallada sea tu petición, mejores serán los resultados; puedes especificar el tono, la extensión, el tipo de texto o incluso pedirle que utilice archivos de referencia concretos.

Los usuarios con licencia de Microsoft 365 Copilot pueden incluso seleccionar hasta tres archivos propios como base para que Copilot se inspire, lo que resulta ideal para crear textos basados en información interna o proyectos anteriores.

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2. Transformación y edición avanzada

¿Quieres mejorar un texto, adecuarlo a otro tono o convertir listas en tablas? Copilot también sirve para transformar y editar lo que ya tienes escrito. Selecciona el fragmento y haz clic en el icono de Copilot a la izquierda del texto. Puedes pedirle que reescriba, acorte, amplíe o ajuste el tono (más formal, más cercano, etc.). Incluso puedes convertir un bloque de texto en una tabla o pedirle que modifique la estructura de tablas existentes. Todo se hace de forma interactiva, revisando el resultado antes de aceptarlo definitivamente.

3. Chat y consultas dentro del propio documento

Además de generar y editar, Copilot incluye un panel de chat para hacer consultas sobre el documento en el que trabajas. Accede al panel de Copilot desde la pestaña “Inicio” y pregunta directamente: por ejemplo, puedes pedirle un resumen de la última reunión redactada en el archivo, que te indique los puntos clave del texto, que te sugiera una tabla o que genere una lista con los datos importantes. El sistema te facilita incluso las fuentes internas del texto de donde obtiene la información, por lo que puedes comprobar todo rápidamente.

Cómo interactuar con Copilot: Consejos y trucos

Para sacar el máximo provecho a Copilot en Microsoft Word, sigue estos trucos:

Haz tus peticiones lo más específicas posible. Si indicas claramente lo que buscas (“Resume en 5 viñetas los puntos clave de este informe en un tono informal”), Copilot acierta mucho más en el formato y el enfoque.
Combina Copilot con tus propias habilidades. Copilot da el primer impulso y puedes pedirle que regenere sus propuestas o acepte solo parte de ellas. Edita y personaliza para dar tu toque profesional.
Usa la función de archivos de referencia para fundamentar los textos. Si tu petición depende de datos previos, selecciona los archivos que Copilot puede analizar (no accederá nunca a más archivos que los que tú indiques).
Explora todos los menús y ajustes. Desde cambiar el tono de una sugerencia hasta reescribir con un matiz concreto, Copilot tiene muchas posibilidades que pueden pasar desapercibidas si no dedicas unos minutos a testearlas.

Limitaciones y aspectos a tener en cuenta

Copilot en Microsoft Word está en desarrollo activo y, aunque es muy potente, no es perfecto. Al estar basado en inteligencia artificial y en datos recogidos de muchas fuentes, puede cometer errores o generar contenido inesperado. Es probable que, al pedirle ciertas tareas, los resultados no sean exactos o tiendan a repetir frases si usas indicaciones similares. Por eso es vital revisar todo lo que genera, comprobar datos sensibles y ajustar los textos antes de compartirlos.

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Otro aspecto a considerar es que Copilot puede no estar disponible en algunos archivos si tu suscripción no está activa, si usas cuentas que no tienen licencia o si tu privacidad está restringida. Además, no accede a datos de toda la organización, solo a los archivos y fragmentos que tú selecciones manualmente.

Privacidad y seguridad: ¿qué hace Copilot con mis datos?

Microsoft ha implementado medidas estrictas de seguridad y privacidad para Copilot en Word. Tus datos y archivos no se comparten más allá de lo que tú determines. Copilot solo puede analizar los archivos que eliges y no extrae información de forma automática de toda tu organización o equipo. Además, puedes gestionar las opciones de privacidad para aceptar o rechazar que se usen tus datos en experiencias conectadas.

También puedes enviar feedback sobre las respuestas de Copilot en Microsoft Word. Si un texto te parece útil, dale al pulgar hacia arriba. Si ves contenido incorrecto u ofensivo, no dudes en reportarlo, ya que Microsoft ajusta el sistema y lo mejora constantemente gracias a los comentarios de usuarios reales.

Guía definitiva para activar y usar Copilot en Microsoft Word