Cómo descargar e instalar Office paso a paso

¿Te gustaría saber cómo descargar e instalar Office paso a paso de la manera más sencilla, legal y segura posible? A lo largo de los años, Microsoft Office ha sido la suite de aplicaciones más utilizada tanto en entornos domésticos como profesionales gracias a programas como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Sin embargo, cada vez hay más opciones, versiones y métodos para instalar Office, ya sea con o sin licencia, lo que puede generar muchas dudas entre los usuarios: ¿cuál es la mejor forma de tener Office en tu ordenador? ¿Qué alternativas existen gratuitamente? ¿Cómo funcionan las versiones de prueba, las licencias para educación o las suites alternativas como WPS Office?

En este artículo encontrarás una guía detallada y actualizada de todas las formas legales y disponibles para descargar e instalar Office, tanto en Windows como en Mac, así como los requisitos, consejos y advertencias que debes tener en cuenta según tu caso. Tocaremos formas gratuitas y de pago, métodos poco conocidos pero permitidos, cómo aprovechar ofertas de educación, qué hacer si no tienes licencia y qué alternativas existen si no quieres gastar dinero. ¡Prepárate para despejar todas tus dudas y tener tu suite de Office lista para usar!

Requisitos previos antes de instalar Office

Antes de lanzarte a descargar e instalar Office, es esencial identificar qué tipo de producto tienes, tu situación como usuario y tus necesidades. Microsoft distribuye Office principalmente a través de:

• Suscripción a Microsoft 365 (antes Office 365): acceso a la suite completa mientras pagues la suscripción, con actualizaciones automáticas y almacenamiento en la nube.
• Licencia perpetua (Office 2021, LTSC, versiones anteriores): pagas una sola vez y puedes usar la versión concreta para siempre, limitada a funciones y sin grandes actualizaciones.
• Distribuciones empresariales/educativas: suelen requerir vinculación a una cuenta profesional o escolar.

En función de tu caso, los pasos de instalación, activación y descarga pueden variar considerablemente. Si no tienes todavía una cuenta de Microsoft, una clave de producto o no sabes a qué tienes derecho, es el primer punto a resolver. También es importante comprobar que tu dispositivo cumple los requisitos mínimos de sistema operativo, espacio, RAM y procesador para que Office funcione correctamente.

Además te recomendamos que tengas a mano este artículo sobre «Office no puede abrir un archivo dañado: soluciones efectivas»

Descarga e instalación desde Microsoft 365: el método oficial y más común

La forma más sencilla y recomendable para la mayoría de usuarios es descargar Office a través de la suscripción de Microsoft 365. Este método es seguro, rápido y compatible tanto para Windows como Mac. A continuación te detallamos un proceso actualizado:

1. Accede al portal oficial de Microsoft 365 con tu cuenta. Si has adquirido una suscripción o tu empresa/institución educativa te ha proporcionado acceso, entra en la web y ve a la sección de instalación.
2. Pulsa el botón para descargar Office. El sistema detectará automáticamente tu sistema operativo y ofrecerá la versión adecuada (Windows/Mac).
3. Abre el instalador descargado y sigue el asistente en pantalla. Es posible que te solicite iniciar sesión de nuevo con tu cuenta de Microsoft asociada a la suscripción.
4. Finaliza la instalación. Una vez completado el proceso, abre cualquier aplicación de Office (Word, Excel, PowerPoint) y verifica que todo funcione correctamente.
5. Activa Office si es necesario. Generalmente, si has iniciado sesión durante la instalación, Office se activa automáticamente. Si no es así, tendrás que introducir una clave de producto o completar el proceso online.

Este método es el recomendado para la mayoría, ya que garantiza acceso a actualizaciones, soporte oficial y a todas las aplicaciones incluidas, como OneDrive o Teams. Para instalaciones en varios dispositivos, Microsoft 365 permite usar Office hasta en cinco equipos por usuario según tipo de plan.

Instalar Office a través de plataformas de terceros: el ejemplo de GoDaddy

Algunas compañías, como GoDaddy, ofrecen integraciones con Microsoft 365 en sus planes de correo empresarial. En estos casos, aunque la base es la misma (utilizar la cuenta asignada en Microsoft 365), el acceso e instalación puede variar ligeramente:

1. Accede al panel de control de correo electrónico y Office de GoDaddy con tu usuario y contraseña.
2. Busca la opción Descargar Office para iniciar la descarga directa de la suite.
3. Selecciona si deseas la versión de escritorio o móvil según tus necesidades y sistema operativo.
4. Completa el proceso guiado por el asistente, siguiendo las indicaciones propias de GoDaddy.
5. Recuerda que, si ya tienes Office instalado pero no vinculado a GoDaddy, puede que solo necesites activar la licencia introduciendo tus credenciales, sin necesidad de reinstalar.

Es importante comprobar que tienes un plan compatible y la cantidad de activaciones permitidas. Si ya has alcanzado el límite de dispositivos autorizados, tendrás que desinstalar Office en otro ordenador antes de poder activarlo en uno nuevo.

Descarga e instalación de Office sin licencia: opciones gratuitas y legales

Aunque la suscripción a Microsoft 365 es la ruta oficial y segura, existen métodos alternativos para descargar e instalar Office sin pagar por una licencia. Estas opciones son válidas para estudiantes, usuarios con bajos recursos o quienes quieren probar Office antes de comprar. Aquí te explicamos las principales:

1. Utiliza las versiones gratuitas con publicidad (próximamente)

Microsoft está preparando una versión gratuita de Office con anuncios. Aunque todavía está en fase de pruebas y disponible solo para un grupo reducido de usuarios, permitirá acceder a Word, Excel y PowerPoint de forma libre y legal, aunque con funciones limitadas y publicidad incrustada.

• Ve a la web oficial de Microsoft 365.
• Pulsa en ‘Ver planes y precios’ y comprueba si sales elegible para el plan gratuito.
• Si aparece la opción ‘Continuar gratis’, sigue el enlace e instala la versión gratuita disponible.

De momento, esta opción no está abierta universalmente, pero Microsoft irá ampliando el acceso progresivamente. Recuerda que el almacenamiento se gestiona a través de OneDrive y las funciones pueden ser más limitadas que en la versión de pago.

2. Prueba gratuita de Microsoft 365 por 1 mes

Otra opción legal es aprovechar la prueba gratuita de Microsoft 365 durante 30 días. Es ideal para quienes quieran experimentar toda la suite antes de decidirse a pagar.

• Accede a la web oficial de Microsoft 365 y selecciona la prueba gratuita.
• Completa el registro, añade un método de pago válido (no te cobrarán si cancelas antes de que termine el periodo de prueba).
• Descarga e instala Office siguiendo el proceso estándar.
• No olvides cancelar la suscripción si decides no continuar después del mes de prueba.

Esta posibilidad está disponible tanto para Windows como Mac y incluye acceso a todas las aplicaciones y ventajas de Microsoft 365, aunque tendrás que compartir tus datos bancarios para comenzar.

3. Office 365 Educación: gratis para estudiantes y profesores

Si eres estudiante o trabajador de una institución reconocida, puedes conseguir Office 365 Educación gratis y de por vida mientras mantengas tu vinculación académica. Los pasos habituales son los siguientes:

1. Visita el portal de Office 365 Educación y localiza el apartado para iniciar el registro.
2. Introduce tu correo electrónico académico proporcionado por tu centro. Esta dirección es el método oficial de verificación.
3. Recibirás un email de validación. Confirma el acceso y completa el registro siguiendo las instrucciones.
4. Podrás descargar Office y activar la licencia para usar Word, Excel, PowerPoint, Teams y OneNote, por ejemplo, en tu ordenador y otros dispositivos compatibles.

Esta licencia es totalmente legítima, gratuita y válida mientras sigas siendo alumno o profesor en la institución registrada. Además, permite descargar e instalar las aplicaciones en varios dispositivos sin coste extra.

Instalación de Office mediante archivos ISO y ODT

En ocasiones, puede que quieras instalar Office desde un archivo ISO descargable o mediante la herramienta ODT (Office Deployment Tool). Esto puede ser útil para versiones antiguas, dispositivos sin conexión, empresas o usuarios que quieran controlar de forma personalizada la instalación. Ten en cuenta que, aunque la descarga de ISO antiguas no es ilegal, su activación requiere clave de producto válida y Microsoft limita cada vez más estas opciones.

Descargar Office desde una ISO

Las versiones de Office 2016, 2019 o anteriores se pueden encontrar en formato ISO. Una vez descargues la imagen, deberás montarla en tu equipo (Windows y Mac ofrecen montadores nativos) y ejecutar el archivo de instalación.

Ojo: usar herramientas de activación como KMSpico puede ser arriesgado y está en una zona gris legal. Si tienes una clave de producto legítima, introdúcela cuando se te solicite. En el caso de no contar con clave, Office funcionará como versión de demostración durante un tiempo limitado antes de requerir activación.

Instalación personalizada con Office Deployment Tool (ODT)

La Office Deployment Tool es una utilidad oficial de Microsoft destinada a administradores de TI y usuarios avanzados que necesiten controlar exactamente qué aplicaciones y componentes se instalan. También puede utilizarse para instalar Office LTSC (versión comercial a largo plazo) en empresas o para entornos donde la estabilidad es prioritaria.

1. Descarga ODT desde la página oficial de Microsoft.
2. Descomprime el archivo ZIP y localiza el archivo configuration.xml (plantilla de configuración).
3. Edita el archivo configuration.xml en un editor de texto para especificar los productos y versiones que deseas instalar (por ejemplo, solo Word y Excel, idioma, edición, etc.). Puedes encontrar ejemplos de configuración en la documentación de Microsoft.
4. Abre el terminal o símbolo del sistema como administrador, navega hasta la carpeta donde tienes los archivos ODT y ejecuta el comando adecuado para iniciar la descarga e instalación según la configuración seleccionada.
5. Una vez instalado, ejecuta cualquier programa de Office e introduce una clave de producto válida para la activación. Si no tienes clave, dependerás de otros métodos de activación, como KMS o claves MAK.

Esta opción es ideal para empresas, universidades y usuarios con necesidades específicas, ya que permite controlar hasta el mínimo detalle de la instalación y la configuración.

¿Qué ocurre si no tienes licencia para Office?

No todos los métodos gratuitos permiten un funcionamiento ilimitado sin licencia. Microsoft puede detectar instalaciones sin licencia y desactivar automáticamente Office después de un periodo de prueba. Sin embargo, existen opciones que no requieren pago y son perfectamente legales:

• Prueba gratuita de Microsoft 365 durante 30 días.
• Licencia educativa gratuita para instituciones reconocidas.
• Utilizar la futura versión gratuita con anuncios (en cuanto esté disponible).
• Optar por alternativas como WPS Office, una suite compatible y gratuita, de la que hablamos a continuación.

WPS Office: la mejor alternativa gratuita a Microsoft Office

Para usuarios que buscan todas las funciones básicas de Office sin pagar, WPS Office es la suite alternativa más completa y sencilla de instalar. Es totalmente compatible con los principales formatos de Microsoft (docx, xlsx, pptx), funciona tanto en Windows como Mac (y también en móviles) y se puede descargar gratis desde su web oficial.

Algunas de sus principales ventajas incluyen:

• Usabilidad intuitiva y muy similar a Office, por lo que el periodo de adaptación es mínimo.
• Incluye procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones y editor PDF en una sola instalación.
• La versión gratuita es más que suficiente para la mayoría de usuarios y no requiere introducir tarjetas de pago ni datos personales más allá de un correo electrónico opcional.
• Funciones de inteligencia artificial (IA) para asistencia en escritura, resúmenes, creación de puntos clave, corrección gramatical, etc.
• Instalación súper fácil: descargar, hacer doble clic e instalar. No hay que montar ISOs ni configurar nada adicional.

Por tanto, si solo necesitas escribir, hacer hojas de cálculo o crear presentaciones, WPS Office es una opción fantástica, sin complicaciones y a coste cero. Además, puedes mantenerla instalada junto con Office si así lo deseas, sin incompatibilidades.

Preguntas frecuentes sobre la descarga e instalación de Office

¿Se puede instalar Office gratis sin licencia?

Las versiones más antiguas de Office pueden instalarse sin licencia utilizando ISOs descargadas, pero funcionan solo durante un periodo de prueba limitado y pierden funcionalidad más pronto que tarde. La opción más segura y legal es usar una prueba gratuita de Microsoft 365 o la licencia educativa si eres elegible.

¿Dónde descargar el paquete de Office gratis?

De forma totalmente legal, solo se pueden descargar versiones gratuitas desde el sitio oficial de Microsoft (prueba de Microsoft 365) o desde plataformas asociadas (educación, planes empresariales, GoDaddy, etc.). Para una alternativa gratuita, WPS Office está disponible en su web oficial y ofrece todas las funciones básicas sin coste.

¿Qué versiones de Office funcionan sin licencia?

Actualmente se puede instalar Office LTSC 2024 y activarlo mediante claves de producto KMS, pero necesitas acceso a estas claves (normalmente solo para empresas). Las versiones más antiguas pueden instalarse mediante ISO, pero tarde o temprano Microsoft detectará la falta de licencia y desactivará el producto.

¿Cómo descargar Word, Excel y PowerPoint gratis?

Si no quieres pagar, WPS Office te ofrece apps compatibles y totalmente funcionales de forma gratuita, sin suscripción. Solo necesitas descargar el instalador y listo.

¿Qué ocurre con la subida de precios de Microsoft Office?

A partir de enero de 2025, Microsoft ha incrementado los precios de sus suscripciones a Microsoft 365, en parte debido a las nuevas funciones de IA como Copilot. Aun así, los suscriptores actuales pueden mantenerse en los planes «Personal Classic» y «Family Classic» sin funciones de IA y a un precio menor. Si buscas evitar gastos recurrentes, es un buen momento para considerar opciones sin suscripción o alternativas como WPS Office.

Instalación de Office en Mac: puntos clave

En Mac, el proceso es muy similar al de Windows. La descarga y la instalación se efectúan desde la web de Microsoft 365 o del enlace educativo si eres alumno o profesor. Desde hace años, ya no es posible instalar Office en Mac desde una ISO, así que tienes que recurrir al instalador oficial. También puedes usar WPS Office, que es compatible con macOS (versiones 11, 12, 13 y anteriores) sin ningún problema.

Consejos importantes para instalar y activar Office

• No te fíes de webs de descargas no oficiales ni de activadores pirata: El riesgo de infectar tu PC con malware es muy alto y puedes perder datos o comprometer la seguridad de tu equipo.
• Mantén actualizado siempre tu software: Las versiones antiguas de Office pueden ser vulnerables a ataques y dejar de recibir soporte.
• Revisa la cantidad de activaciones permitidas por tu licencia; Microsoft puede limitar la cantidad de dispositivos por usuario, y el error de “número máximo de activaciones” es habitual.
• Desinstala versiones previas de Office antes de instalar una nueva para evitar conflictos y problemas de activación.
• No olvides que la opción más sencilla y legal para uso básico es WPS Office si no quieres complicarte.

¿Qué hacer si no logras activar Office?

Si tras instalar Office la suite te solicita activación y no dispones de una clave válida, Office funcionará de forma limitada (solo visualización o edición básica) y aparecerán mensajes de aviso. Tienes varias alternativas:

• Solicitar a tu empresa o institución educativa una clave válida o acceso a Microsoft 365.
• Iniciar una prueba gratuita durante 30 días o acogerte a promociones temporales que pueda ofrecer Microsoft.
• Optar por una alternativa gratuita mientras decides si adquieres una licencia más adelante.