- Eliminación de la carga manual de datos para evitar errores humanos y pérdida de tiempo.
- Sincronización en tiempo real de citas y reservas mediante herramientas de automatización.
- Optimización del flujo de trabajo para gestores de propiedades y profesionales de servicios.
Si gestionas citas, consultas o alquileres, probablemente necesites consultar las reservas fuera de la plataforma donde se realizan. Google Sheets resulta muy práctico para preparar informes, organizar seguimientos o compartir determinados datos con otros miembros del equipo. El problema aparece cuando tienes que copiar manualmente el nombre del cliente, la fecha, el servicio contratado y el resto de la información. Además de consumir tiempo, este proceso aumenta el riesgo de introducir datos incompletos o en columnas equivocadas.
Con Pabbly Connect puedes enviar automáticamente cada nueva reserva de TuCalendi a una hoja de cálculo mediante un webhook. No necesitas programar, pero sí configurar correctamente el disparador, capturar una reserva de prueba y relacionar cada dato con su columna correspondiente.
Qué necesitas para crear la automatización
Antes de empezar, necesitas disponer de una cuenta de TuCalendi, otra de Pabbly Connect y acceso a Google Sheets. Comprueba también que tu plan de TuCalendi permite utilizar flujos de trabajo y enviar webhooks.
La automatización tendrá tres partes. TuCalendi detectará que se ha creado una reserva, enviará sus datos a Pabbly Connect y este añadirá una fila nueva en Google Sheets. La hoja funcionará como registro o herramienta de análisis, mientras que TuCalendi seguirá siendo la fuente principal de las reservas.
También debes mantener privada la URL del webhook proporcionada por Pabbly. Cualquier sistema que conozca esa dirección podría intentar enviar datos al flujo de trabajo.
Prepara la hoja de cálculo antes de conectar las plataformas
Crea un archivo de Google Sheets y utiliza la primera fila para indicar los campos que quieres guardar. Puedes incluir columnas como nombre, correo electrónico, servicio, fecha, hora de inicio, identificador de la reserva y estado.
Evita combinar celdas, dejar encabezados vacíos o utilizar dos columnas con el mismo nombre. Una estructura sencilla facilita que Pabbly detecte los campos y permite localizar posteriormente una reserva concreta.
Incluir el identificador único de la reserva es especialmente importante. Lo necesitarás si más adelante quieres actualizar una fila cuando el cliente modifique o cancele la cita.
Conecta TuCalendi con Pabbly mediante un webhook
Entra en Pabbly Connect y crea un nuevo flujo de trabajo. Ponle un nombre que permita reconocerlo fácilmente, como Reservas de TuCalendi en Google Sheets.
En el primer paso del flujo, busca TuCalendi y selecciónalo como aplicación de origen. Después, elige Booking Created como evento disparador. Pabbly mostrará una URL de webhook que debes copiar.
Ahora entra en TuCalendi y abre el apartado de flujos de trabajo posteriores a la reserva. Edita el flujo asociado al evento correspondiente y, dentro del activador que se ejecuta cuando una reserva se completa correctamente, añade la acción Enviar webhook.
Pega la dirección proporcionada por Pabbly, selecciona o introduce el evento booking.created y guarda los cambios. A partir de ese momento, TuCalendi tendrá preparado el canal por el que enviará la información de las nuevas reservas.
Captura una reserva de prueba en Pabbly
Antes de configurar Google Sheets, Pabbly necesita recibir un ejemplo para conocer la estructura de los datos. Regresa al flujo de trabajo y pulsa la opción para capturar o volver a capturar la respuesta del webhook.
Mientras Pabbly espera la respuesta, realiza una reserva de prueba desde el formulario de TuCalendi vinculado al flujo. Utiliza datos ficticios que puedas reconocer fácilmente.
Si la conexión está bien configurada, Pabbly mostrará campos como el nombre del cliente, el correo, el servicio y la fecha. No continúes hasta comprobar que aparecen todos los datos que quieres guardar. Si falta alguno, revisa el flujo de TuCalendi y repite la captura.
Envía los datos de la reserva a Google Sheets
Añade un segundo paso al flujo y selecciona Google Sheets como aplicación de destino. Escoge la acción Add New Row, conecta tu cuenta de Google y selecciona tanto el archivo como la pestaña donde guardarás las reservas.
Pabbly mostrará las columnas creadas anteriormente. Relaciona cada una con el dato correspondiente recibido desde TuCalendi: el nombre con la columna de cliente, la fecha con su columna, el identificador con la de referencia y así sucesivamente.
Cuando termines, utiliza la función de guardar y enviar una solicitud de prueba. Comprueba que Google Sheets ha creado una fila y que cada valor aparece en la columna correcta. Si todo coincide, guarda y activa el flujo.
Desde ese momento, las nuevas reservas deberían incorporarse automáticamente a la hoja pocos segundos después de ser creadas.
Qué ocurre con las modificaciones y cancelaciones
El flujo anterior solo responde al evento Booking Created. Si un cliente cambia la fecha o cancela su reserva, la fila original no se actualizará automáticamente.
Para mantener una sincronización más completa, puedes crear otros flujos con los disparadores Booking Modified y Booking Cancelled. En estos casos, utiliza el identificador de la reserva para localizar la fila correspondiente y una acción de actualización en lugar de añadir una fila nueva.
De lo contrario, podrías terminar con datos desactualizados o varias filas para una misma cita. Conviene realizar pruebas independientes de creación, modificación y cancelación antes de utilizar la automatización con clientes reales.
Por último, guarda únicamente los datos necesarios, limita quién puede abrir la hoja y evita incluir información sensible en campos de notas. De este modo, tendrás un registro automatizado útil sin convertir Google Sheets en una copia descontrolada de todos los datos de tus clientes.
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