¿Cómo se comparten carpetas individuales con usuarios externos en Asana?

¿Estás buscando una forma sencilla de compartir carpetas individuales con usuarios externos en Asana? En este artículo, te mostraremos paso a paso cómo lograrlo de manera rápida y eficiente. ¿Cómo se comparten carpetas individuales con usuarios externos en Asana? es una pregunta común entre los usuarios de esta plataforma de gestión de proyectos, y estamos aquí para proporcionarte la solución. Aprenderás a dar acceso a colaboradores externos a carpetas específicas de manera segura y sin complicaciones. Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo. ¡Comencemos!

– Paso a paso ➡️ ¿Cómo se comparten carpetas individuales con usuarios externos en Asana?

¿Cómo se comparten carpetas individuales con usuarios externos en Asana?

  • Accede a tu cuenta de Asana. Ingresa a tu cuenta de Asana utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
  • Selecciona la carpeta que deseas compartir. Navega hasta la carpeta individual que quieres compartir con usuarios externos.
  • Haz clic en el botón «Compartir». Una vez que estés dentro de la carpeta, busca el botón «Compartir» en la esquina superior derecha de la pantalla y haz clic en él.
  • Elige la opción «Compartir con usuarios externos». Dentro del menú desplegable de opciones de compartición, selecciona la opción que te permita compartir la carpeta con usuarios externos.
  • Introduce las direcciones de correo electrónico de los usuarios externos. Selecciona la opción para introducir las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir la carpeta y añádelas una por una.
  • Configura los permisos de acceso. Define los permisos de acceso que quieres otorgar a los usuarios externos, como la capacidad de ver, editar o comentar en la carpeta.
  • Envía la invitación. Una vez que hayas configurado los permisos de acceso, envía las invitaciones a los usuarios externos para que puedan acceder a la carpeta en Asana.
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Q&A

Preguntas Frecuentes sobre Compartir Carpetas en Asana

¿Cómo se comparten carpetas individuales con usuarios externos en Asana?

1. Inicia sesión en tu cuenta de Asana.
2. Abre el proyecto que contiene la carpeta que quieres compartir.
3. Haz clic en la carpeta que deseas compartir.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en los tres puntos.
5. Selecciona «Agregar a un equipo» o «Agregar a un proyecto».
6. Ingresa la dirección de correo electrónico del usuario externo con el que deseas compartir la carpeta.
7. Haz clic en «Agregar» o «Compartir».

¿Los usuarios externos necesitan una cuenta de Asana para acceder a la carpeta compartida?

1. Sí, los usuarios externos necesitan tener una cuenta de Asana para acceder a la carpeta compartida.
2. Una vez que les envíes la invitación para acceder a la carpeta, recibirán un correo electrónico con un enlace para crear una cuenta o iniciar sesión en Asana.
3. Después de crear una cuenta, podrán acceder a la carpeta compartida contigo.

¿Puedo restringir los permisos de un usuario externo en una carpeta compartida?

1. Sí, puedes restringir los permisos de un usuario externo en una carpeta compartida.
2. Al invitar a un usuario externo, puedes seleccionar los permisos de «Ver solamente» o «Editar».
3. Si seleccionas «Ver solamente», el usuario externo solo podrá ver el contenido de la carpeta, pero no podrá realizar cambios.
4. Si seleccionas «Editar», el usuario externo podrá ver y editar el contenido de la carpeta.

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¿Hay un límite en la cantidad de carpetas que puedo compartir con usuarios externos?

1. No, no hay un límite en la cantidad de carpetas que puedes compartir con usuarios externos en Asana.
2. Puedes compartir tantas carpetas como necesites con usuarios externos.

¿Puedo dejar de compartir una carpeta con un usuario externo en Asana?

1. Sí, puedes dejar de compartir una carpeta con un usuario externo en Asana.
2. Ve a la carpeta que has compartido y haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha.
3. Selecciona «Gestionar usuarios».
4. Haz clic en «Eliminar» al lado del nombre del usuario externo con el que ya no deseas compartir la carpeta.

¿Los usuarios externos pueden crear o eliminar tareas en una carpeta compartida?

1. Los permisos de los usuarios externos determinarán si pueden crear o eliminar tareas en una carpeta compartida.
2. Si les has dado permisos de «Editar», los usuarios externos podrán crear y eliminar tareas en la carpeta compartida.
3. Si solo tienen permiso de «Ver solamente», no podrán crear ni eliminar tareas.

¿Qué ocurre si un usuario externo elimina una tarea en una carpeta compartida en Asana?

1. Si un usuario externo elimina una tarea en una carpeta compartida, la tarea se moverá a la papelera.
2. Puedes restaurar la tarea desde la papelera si es eliminada por error.
3. La papelera te permite recuperar las tareas eliminadas dentro de un periodo de tiempo determinado.

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¿Cómo puedo saber si un usuario externo ha realizado cambios en una carpeta compartida?

1. Puedes ver todas las actualizaciones y cambios recientes en la carpeta compartida en el registro de actividad de Asana.
2. El registro de actividad te mostrará quién ha realizado cambios, qué cambios se han hecho y cuándo se hicieron.

¿Puedo compartir una carpeta con múltiples usuarios externos a la vez en Asana?

1. Sí, puedes compartir una carpeta con múltiples usuarios externos a la vez en Asana.
2. Al agregar usuarios externos, puedes ingresar múltiples direcciones de correo electrónico separadas por comas.
3. Todos los usuarios externos recibirán la invitación para acceder a la carpeta compartida con un solo clic.

¿Es seguro compartir información confidencial en una carpeta con usuarios externos en Asana?

1. Asana utiliza medidas de seguridad avanzadas para proteger la información compartida en sus plataformas.
2. Sin embargo, siempre es importante revisar y definir los permisos de los usuarios externos para garantizar la seguridad de la información confidencial.
3. Limitar el acceso y la edición a la información confidencial es fundamental para mantener la privacidad y seguridad de los datos.

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