Guía completa sobre etiquetas en Gmail: cómo organizar tu correo como un experto

Gestionar de manera eficiente los correos electrónicos es esencial hoy en día, especialmente si utilizas Gmail tanto para asuntos personales como profesionales. Si alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de mensajes que recibes o por no encontrar un correo cuando más lo necesitas, es probable que aún no estés sacando el máximo partido a las etiquetas de Gmail. Dominar el uso de las etiquetas te permitirá clasificar, encontrar y administrar tu bandeja de entrada de un modo mucho más inteligente, ahorrando tiempo y aportando orden a tu día a día.

En este artículo te voy a contar todo lo que necesitas saber sobre las etiquetas de Gmail. Desde qué son exactamente y en qué se diferencian de las carpetas, hasta cómo crearlas, personalizarlas, configurarlas y usar filtros para que la organización de tus correos sea prácticamente automática. Además, te enseñaré trucos para mostrar u ocultar etiquetas y cómo aprovechar funciones avanzadas como el anidamiento o la asignación de colores.

¿Qué es una etiqueta en Gmail y para qué sirve?

Las etiquetas en Gmail son una herramienta de clasificación única que sustituye a las tradicionales carpetas usadas en otros gestores de correo. A diferencia de esas carpetas, donde solo puedes guardar un correo en una a la vez, en Gmail un mismo mensaje puede tener varias etiquetas simultáneamente, lo que te permite organizar tus emails por diferentes criterios. Por ejemplo, puedes asignar una etiqueta por cliente y otra por proyecto a un mismo correo y acceder a él a través de cualquiera de esas categorías siempre que lo necesites.

Es como si tuvieras post-its digitales de diferentes colores y nombres pegados sobre tus mensajes, facilitando su localización y clasificación sin limitaciones. Esto resulta especialmente útil para quienes gestionan gran cantidad de correos o desean filtrar y buscar mensajes según varios temas o contextos.

Diferencias clave entre etiquetas y carpetas

Conviene tener claro que etiquetas y carpetas no son lo mismo. Si bien ambas se utilizan para organizar mensajes, las etiquetas proporcionan una flexibilidad mayor. Cuando eliminas un correo en Gmail, desaparece de todas las etiquetas a las que estaba asignado y de la bandeja de entrada. Además, puedes aplicar una o varias etiquetas a un solo mensaje, algo imposible con el sistema de carpetas tradicional.

Las etiquetas tampoco afectan físicamente al almacenamiento de los mensajes; simplemente son marcas visuales que facilitan la clasificación y búsqueda posterior. Así ganas en eficiencia y puedes ordenar tu bandeja de entrada a tu manera.

Ventajas de usar etiquetas en Gmail

• Clasificación múltiple: La misma conversación o correo puede tener varias etiquetas para encontrarlo en distintos contextos.
• Personalización: Elige nombres, colores y anida etiquetas bajo otras para crear subcategorías.
• Orden visual: Gracias a los colores y la ubicación en la barra lateral, tus etiquetas son fáciles de identificar de un vistazo.
• Automatización: Con los filtros de Gmail puedes asignar etiquetas automáticamente a los correos que cumplan ciertos criterios.

Cómo crear una etiqueta en Gmail

Puedes crear nuevas etiquetas de dos formas principales, según si quieres asignarlas al crear un correo o simplemente ir organizándote desde la barra lateral. A continuación, te explico ambas opciones paso a paso para que no se te escape nada.

Crear y asignar una etiqueta a un email concreto

1. Abre el correo electrónico o selecciona varios mensajes en la lista.
2. Haz clic en el icono de «Etiquetas» (se parece a una etiqueta de precio, suele estar en la parte superior).
3. En el menú desplegable, verás la lista de etiquetas existentes y la opción para crear una etiqueta nueva.
4. Escribe el nombre de la nueva etiqueta. Si deseas, puedes anidarla bajo otra ya existente para que sea una sub-etiqueta.
5. Pulsa en «Crear» y, por último, haz clic en «Aplicar» para asignar esa etiqueta a los mensajes seleccionados.

Crear una etiqueta directamente desde la barra lateral

1. Dirígete a la lista de etiquetas en el lateral izquierdo de la pantalla principal de Gmail.
2. Desplázate hasta el final de esa lista y selecciona «Nueva etiqueta».
3. Introduce el nombre deseado y, si quieres, selecciona una etiqueta principal bajo la que anidarla.
4. Haz clic en «Crear» y tu nueva etiqueta estará disponible para usarse en cualquier momento.

Asignar colores a las etiquetas

Personalizar las etiquetas con colores es una excelente manera de identificarlas rápidamente y darles un toque visual agradable. Gmail permite asignar colores básicos o personalizados a cada etiqueta, lo cual resulta muy útil cuando tienes muchas y quieres distinguirlas de un vistazo.

1. Pasa el ratón sobre la etiqueta deseada en la barra lateral izquierda hasta que aparezca el icono de tres puntos verticales.
2. Haz clic en ese icono y selecciona la opción «Color de la etiqueta«.
3. Elige entre los colores predeterminados o define uno personalizado.

Los colores ayudan a resaltar las etiquetas más importantes o a agrupar visualmente etiquetas relacionadas, lo cual agiliza la gestión diaria.

Cambiar el nombre, borrar y organizar etiquetas en Gmail

Además de crear y personalizar, puedes modificar, eliminar o anidar etiquetas en cualquier momento. Esta flexibilidad hace que la organización de tu correo en Gmail se ajuste a tus necesidades incluso cuando cambian tus prioridades.

Renombrar una etiqueta

1. Pasa el ratón sobre la etiqueta en cuestión y haz clic en el icono de los tres puntos.
2. Selecciona «Modificar» y cambia el nombre de la etiqueta según tus preferencias.

Anidar etiquetas (crear sub-etiquetas)

1. Pasa el ratón sobre la etiqueta y accede de nuevo al menú de los tres puntos.
2. Elige la opción «Modificar» y ahora podrás seleccionar una etiqueta principal bajo la cual anidar la que estás editando.

Esto te permite crear estructuras jerárquicas o temáticas para tus correos, agrupando sub-etiquetas bajo etiquetas generales como «Clientes», «Proyectos», «Facturas», etc.

Eliminar una etiqueta

1. Igual que en los pasos anteriores, pasa el ratón sobre la etiqueta y haz clic en los tres puntos.
2. Selecciona la opción «Eliminar etiqueta».

Recuerda que eliminar una etiqueta no borra los mensajes asociados; simplemente pierden esa marca, pero seguirán visibles en tu bandeja o bajo otras etiquetas que tengan aplicadas.

Consejos para sacarle el máximo partido a las etiquetas de Gmail

• Revisa y actualiza tus etiquetas con frecuencia para que no pierdan utilidad y sigan adaptándose a tu rutina.
• Utiliza los colores de forma lógica, asignando al mismo grupo temático una gama similar para identificar fácilmente tus correos.
• Combina etiquetas y filtros para evitar la sobrecarga manual y mantener todo bien clasificado sin apenas esfuerzo.
• Oculta las etiquetas que apenas usas y muéstralas solo cuando sea necesario, así tendrás una interfaz más limpia y rápida de consultar.

Limitaciones de uso y recomendaciones

Pese a que Gmail permite una cantidad impresionante de etiquetas, has de saber que un exceso puede ralentizar la carga de la bandeja lateral si superas las 500 visibles. Por eso, es recomendable hacer limpieza de etiquetas viejas o unificar aquellas que han perdido sentido para evitar saturar el sistema.

Otra limitación relevante es que, aunque un mensaje puede tener varias etiquetas, la eliminación de ese correo lo borra de todas las etiquetas a la vez y de la bandeja. Conviene tenerlo presente para no perder información relevante por accidente.

Entender y dominar el uso de las etiquetas en Gmail transforma por completo la experiencia de usuario, permitiéndote organizar, localizar y gestionar el correo electrónico de una forma mucho más práctica e intuitiva. Gracias a ello, podrás mantener tu bandeja de entrada ordenada, reducir el tiempo de búsqueda y gestionar tus mensajes de manera más eficiente.

Alberto Navarro

Soy un apasionado de la tecnología que ha convertido sus intereses «frikis» en profesión. Llevo más de 10 años de mi vida utilizando tecnología de vanguardia y trasteando todo tipo de programas por pura curiosidad. Ahora me he especializado en tecnología de ordenador y videojuegos. Esto es por que desde hace más de 5 años que trabajo redactando para varias webs en materia de tecnología y videojuegos, creando artículos que buscan darte la información que necesitas con un lenguaje entendible por todos.

Si tienes cualquier pregunta, mis conocimientos van desde todo lo relacionado con el sistema operativo Windows así como Android para móviles. Y es que mi compromiso es contigo, siempre estoy dispuesto a dedicarte unos minutos y ayudarte a resolver cualquier duda que tengas en este mundo de internet.