Komplet guide til Gmail-etiketter: Sådan organiserer du din e-mail som en professionel

Effektiv håndtering af e-mail er afgørende i dag, især hvis du bruger Gmail til både personlige og professionelle formål. Hvis du nogensinde har følt dig overvældet af antallet af beskeder, du modtager, eller ude af stand til at finde en e-mail, når du har mest brug for den, udnytter du sandsynligvis ikke Gmail-etiketter fuldt ud endnu. Hvis du mestrer brugen af ​​etiketter, kan du kategorisere, finde og administrere din indbakke på en meget smartere måde., sparer tid og bringer orden i din hverdag.

I denne artikel vil jeg fortælle dig Alt du behøver at vide om Gmail-etiketter. Fra hvad de præcist er, og hvordan de adskiller sig fra mapper, til hvordan man opretter, tilpasser, konfigurerer og bruger filtre for at gøre organisering af dine e-mails praktisk talt automatisk. Derudover viser jeg dig tricks til at vise eller skjule etiketter, og hvordan du kan udnytte avancerede funktioner som indlejring og farvematchning.

Hvad er en etiket i Gmail, og hvad bruges den til?

Etiketter i Gmail er et unikt klassificeringsværktøj som erstatter de traditionelle mapper, der bruges i andre e-mailadministratorer. I modsætning til de mapper, hvor du kun kan gemme én e-mail ad gangen, I Gmail kan en enkelt besked have flere etiketter samtidigt., som giver dig mulighed for at organisere dine e-mails efter forskellige kriterier. For eksempel kan du tildele en etiket for hver klient og hvert projekt til den samme e-mail og få adgang til den via begge kategorier, når du har brug for det.

Det er ligesom du har digitale post-its i forskellige farver og navne indsat oven på dine beskeder, hvilket gør det nemmere at finde og klassificere dem uden begrænsninger. Dette er især nyttigt for dem, der administrerer en stor mængde e-mails eller ønsker at filtrere og søge i beskeder baseret på forskellige emner eller kontekster.

Vigtige forskelle mellem etiketter og mapper

Det er vigtigt at være tydelig, at Etiketter og mapper er ikke det samme. Selvom begge bruges til at organisere beskeder, giver etiketter større fleksibilitet. Når du sletter en e-mail i Gmail, forsvinder den fra alle de etiketter, den blev tildelt til og fra din indbakke. Udover, Du kan anvende en eller flere etiketter på en enkelt besked, noget der er umuligt med det traditionelle mappesystem.

Etiketter påvirker heller ikke fysisk lagringen af ​​beskeder.; De er simpelthen visuelle markører, der letter efterfølgende klassificering og søgning. På denne måde bliver du mere effektiv og kan organisere din indbakke, som du ønsker.

Fordele ved at bruge etiketter i Gmail

• Clasificación múltipleDen samme samtale eller e-mail kan have flere tags, så du kan finde den i forskellige sammenhænge.
• PersonaliseringVælg navne, farver og indlejringstags under hinanden for at oprette underkategorier.
• Visuel ordenTakket være farverne og placeringen i sidebjælken er dine etiketter nemme at identificere med et hurtigt blik.
• AutomatiseringMed Gmail-filtre kan du automatisk tildele etiketter til e-mails, der opfylder bestemte kriterier.

Cómo crear una etiqueta en Gmail

Du kan oprette nye etiketter på to måder, afhængigt af om du vil tildele dem, når du opretter en e-mail, eller om du blot vil organisere dem fra sidebjælken. Nedenfor vil jeg forklare begge muligheder trin for trin, så du ikke går glip af noget.

Opret og tildel en etiket til en bestemt e-mail

1. Åbn e-mailen, eller vælg flere beskeder på listen.
2. Klik på ikonet for «Etiquetas» (ligner en prisskiltning, normalt øverst).
3. I rullemenuen ser du listen over eksisterende tags og muligheden for at opret en ny etiket.
4. Indtast navnet på den nye etiket. Hvis du ønsker det, kan du indlejre den under en eksisterende for at gøre den til et undertag.
5. Pulsa en «Skabe» og klik til sidst på «Anvende» for at tildele den pågældende etiket til de valgte beskeder.

Opret en etiket direkte fra sidebjælken

1. Gå til listen over etiketter i venstre side af Gmail-startskærmen.
2. Rul ned til bunden af ​​listen, og vælg «Nueva etiqueta».
3. Introduce el nombre deseado og, hvis du vil, kan du vælge et overordnet tag at indlejre det under.
4. Klik på «Skabe» og din nye etiket vil være tilgængelig til brug når som helst.

Tildel farver til etiketter

Tilpas etiketter med farver Det er en glimrende måde hurtigt at identificere dem og give dem en behagelig visuel berøring. Gmail giver dig mulighed for at tildele grundlæggende eller brugerdefinerede farver til hver etiket, hvilket er meget nyttigt, når du har mange etiketter og ønsker at skelne dem fra hinanden med et hurtigt blik.

1. Hold musen over den ønskede etiket i venstre sidebjælke, indtil ikonet vises. tre point verticales.
2. Klik på ikonet og vælg indstillingen «Color de la etiqueta"
3. Vælg mellem standardfarverne eller definer en brugerdefineret en.

Farver hjælper med at fremhæv de vigtigste etiketter eller visuelt gruppere relaterede tags, hvilket strømliner den daglige administration.

Omdøb, slet og organiser etiketter i Gmail

Udover at oprette og tilpasse, Du kan ændre, slette eller indlejre tags hver gang. Denne fleksibilitet giver dig mulighed for at organisere dine e-mails i Gmail, så de tilpasses dine behov, selv når dine prioriteter ændrer sig.

Omdøb et tag

1. Hold musen over den pågældende etiket og klik klik på ikonet med tre prikker.
2. Vælge "Modificere" og skift etiketnavnet efter dine præferencer.

Indlejring af tags (oprettelse af undertags)

1. Hold musen over etiketten, og få adgang til trepunktsmenuen igen.
2. Vælg indstillingen "Modificere" og nu kan du vælge én hovedmærke som den, du redigerer, skal indlejres under.

Dette giver dig mulighed for at oprette hierarkiske eller tematiske strukturer til dine e-mails og gruppere underkategorier under generelle kategorier som "Klienter", "Projekter", "Fakturaer" osv.

Eliminar una etiqueta

1. Ligesom i de foregående trin skal du holde musen over etiketten og klikke på clic en los tres puntos.
2. Vælg indstillingen «Eliminar etiqueta».

Husk at Sletning af en etiket sletter ikke de tilknyttede beskeder; De mister simpelthen mærket, men vil stadig være synlige i din bakke eller under andre etiketter, der er blevet påsat.

Tips til at få mest muligt ud af Gmail-etiketter

• Gennemgå og opdater dine etiketter ofte så de ikke mister deres anvendelighed og fortsætter med at tilpasse sig din rutine.
• Brug farver på en logisk måde, og tildeler et lignende interval til den samme tematiske gruppe for nemt at identificere dine e-mails.
• Kombiner tags og filtre for at undgå manuel overbelastning og holde alt pænt sorteret med minimal indsats.
• Skjul de etiketter, du sjældent bruger og vis dem kun, når det er nødvendigt, så du får en renere og hurtigere brugerflade at konsultere.

Brugsbegrænsninger og anbefalinger

Selvom Gmail tillader et imponerende antal etiketter, bør du vide det at en for stor mængde kan forsinke fyldningen af ​​sidebakken hvis du overstiger 500 synlige. Derfor er det tilrådeligt at rydde op i gamle tags eller konsolidere dem, der har mistet deres betydning, for at undgå at overbelaste systemet.

En anden relevant begrænsning er, at selvom en besked kan have flere etiketter, Hvis du sletter den e-mail, fjernes den fra alle etiketter på én gang og fra indbakken.. Det er vigtigt at huske på dette for ikke at miste relevante oplysninger ved et uheld.

At forstå og mestre brugen af ​​etiketter i Gmail transformerer brugeroplevelsen fuldstændigt, så du kan organisere, finde og administrere dine e-mails på en langt mere praktisk og intuitiv måde. Takket være dette kan du holde din indbakke organiseret, reducere søgetiden og administrere dine beskeder mere effektivt..

Alberto Navarro

Jeg er en teknologientusiast, der har vendt sine "nørde" interesser til et erhverv. Jeg har brugt mere end 10 år af mit liv på at bruge avanceret teknologi og pille ved alle slags programmer af ren nysgerrighed. Nu har jeg specialiseret mig i computerteknologi og videospil. Dette skyldes, at jeg i mere end 5 år har skrevet til forskellige hjemmesider om teknologi og videospil, og lavet artikler, der søger at give dig den information, du har brug for, på et sprog, der er forståeligt for alle.

Har du spørgsmål, så spænder min viden fra alt relateret til Windows styresystemet samt Android til mobiltelefoner. Og mit engagement er over for dig, jeg er altid villig til at bruge et par minutter og hjælpe dig med at løse eventuelle spørgsmål, du måtte have i denne internetverden.