Opret en delt mappe på Google Drev kan være et vigtigt værktøj til teamwork, der giver samarbejdspartnere mulighed for at få adgang til og ændre dokumenter i realtid. Processen kan dog være lidt forvirrende. for brugere som ikke er bekendt med platformen. I denne artikel vil vi forklare hvordan man opretter en delt mappe i Google Drev på en detaljeret og enkel måde.
Google Drev er et af lagerværktøjerne i skyen mest brugt i dag, takket være dets integration med andre tjenester af Google og dets evne til at gemme og del filer alle typer. Men udover blot at gemme data, kan du bruge dem til at samarbejde med andre brugere, og en af måderne at gøre dette på er ved at oprette delte mapper.
Før du begynder, kan det hjælpe at sætte dig ind i det grundlæggende. fra Google Drev. Hvis du har brug for en mere detaljeret guide til platformen, kan du tjekke vores indlæg på den grundlæggende guide til Google Drive. Når du forstår det grundlæggende, vil det være en enkel og hurtig proces at oprette en delt mappe.
Forstå delte mapper i Google Drev
Funktionaliteten af delte mapper i Google Drev giver dig mulighed for at arbejde som et team effektivt og simpel. At skabe disse mapper skal du kun have én Google-konto og følg et par enkle trin. Gå først til dit Google Drev og klik på "+ Ny" muligheden øverst til venstre på skærmen. En rullemenu vises, vælg "Mappe" for at oprette en ny. Når den er oprettet, kan du omdøbe den i henhold til emnet for de oplysninger, du vil dele.
At dele nævnte mappe, skal du vælge det og derefter højreklikke på det. Vælg "Del" i rullemenuen. Her kan du indtaste e-mails på de personer, du vil dele mappen med. Derudover giver Google Drev dig mulighed for at etablere forskellige adgangsniveauer, idet du kan vælge mellem muligheder som "Kan redigere", "Kan kommentere" eller "Kan se".
Endelig skal det huskes sikkerheden af vores data det er afgørende. Google Drev udfører sikkerhedskopier automatisk og tillader gendanne filer elimineret. Det er dog vigtigt at bemærke, at sletning af en fil fra en delt mappe vil slette den for alle medlemmer. For at undgå tab af data kan du gøre brug af versionshistorikfunktionen, der giver dig mulighed for at gendanne tidligere versioner af et dokument. For at lære mere om disse aspekter kan du læse sikkerhed i Google Drev. Sørg for at forstå, hvordan disse funktioner fungerer for at undgå misforståelser og tab af information.
Sådan inviterer du andre personer til at få adgang til din delte mappe
Når du har oprettet din delte mappe i Google Drev, er næste trin at invitere andre personer til at få adgang til den. For at gøre dette skal du først åbne den mappe, du vil dele, og derefter klikke på knappen, der siger "Dele". Denne handling åbner et vindue, hvor du kan indtaste e-mail-adresserne på de personer, du vil dele mappen med.
En vigtig detalje at huske på er, at du bliver nødt til at konfigurere, så de personer, som du deler mappen med, kan se, kommentere eller redigere dokumenterne i den. For at gøre dette skal du vælge det adgangsniveau, du vil give dem. Du kan vælge imellem "Kan se", "Kan kommentere" og "Kan redigere". Når adgangsniveauet er valgt, skal du trykke på "Send"-knappen for at dele mappen.
Der er også en hurtig måde at dele mappen med andre mennesker uden at skulle indtaste deres e-mails. Alt du skal gøre er at vælge muligheden "Få et delbart link". Dette vil generere et link, som du kan kopiere og dele med hvem du vil, enten via e-mail, sms eller endda på WhatsApp. Denne mulighed kan være meget nyttig, når du vil dele mappen med et stort antal personer, da det vil spare dig for en masse tid. Bemærk, at alle, der har adgang til linket, vil kunne se dokumenterne i mappen, men kun kan redigere dem, hvis du har givet dem det adgangsniveau.
Administrer delt mappetilladelser: Vigtige anbefalinger
I processen med at opsætte en delt mappe i Google Drev er et af de vigtigste aspekter at tage højde for administration af tilladelser. Dette refererer til, hvem der kan se, redigere og administrere filerne i den delte mappe. Som standard kan alle medlemmer af mappen se og redigere filerne. Men hvis du ønsker at ændre denne indstilling, kan du gøre det gennem indstillingen "Permissions Settings" i mappemenuen.
For at ændre tilladelserne for et bestemt medlem, skal du først åbne delt mappe. Klik derefter på medlemmets navn og vælg den tilladelse, du vil give dem:
- Kan organisere, tilføje og redigere: Denne mulighed giver medlemmet mulighed for at foretage ændringer i mappen og dens filer.
- Kan se: Medlemmet kan kun se filerne, men ikke redigere dem eller tilføje nye.
I stedet, hvis du ønsker at slette et mappemedlem, skal du blot vælge "Slet" fra rullemenuen for dets navn.
Endelig, én væsentlig anbefaling er at regelmæssigt gennemgå tilladelserne for din delte mappe. Dette vil hjælpe dig med at bevare sikkerheden vedr dine filer og undgå uønsket adgang. Husk: hvert medlem, du føjer til mappen, kan potentielt dele linket med andre personer. Derfor er det vigtigt, at du kun begrænser adgangen til medlemmer, der virkelig har brug for at se eller redigere filerne. For mere information om, hvordan du beskytter dine delte filer, se vores guide vedr hvordan du beskytter dine filer i Google Drev.
Jeg er Sebastián Vidal, en computeringeniør, der brænder for teknologi og gør-det-selv. Desuden er jeg skaberen af tecnobits.com, hvor jeg deler selvstudier for at gøre teknologi mere tilgængelig og forståelig for alle.