- Met behulp van aangepaste veldcodes kunt u de opmaak van datums en valuta's vastleggen, ongeacht de gegevensbron.
- Verbinden via DDE is het meest efficiënte alternatief voor het importeren van Excel-gegevens met behoud van de oorspronkelijke visuele weergave.
- Met de voorwaardelijke regels van Word kunt u de inhoud van documenten automatiseren op basis van de gegevens van elke ontvanger.
Ik weet zeker dat het u wel eens is overkomen: u hebt alles perfect in uw Excel-spreadsheet staan, met onberispelijke datums en keurig opgemaakte bedragen, maar wanneer u het via de samenvoegfunctie naar Word overzet, De data slaat volledig op hol.Plotseling worden dagen en maanden door elkaar gehaald, of verschijnen valutacijfers als simpele decimalen zonder het euroteken, waardoor je vlak voor het afdrukken een gevoel van totale frustratie overhoudt.
Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en treedt op omdat Word standaard de tekst leest als volgt: oorspronkelijke Excel-gegevens En het gaat niet om de visuele opmaak die we in de cellen zien. Maak je geen zorgen, het is geen probleem met je computer en je hebt niets verkeerd gedaan; het is gewoon hoe Microsoft de informatie-uitwisseling tussen zijn applicaties afhandelt. Om dit op te lossen, hebben we een paar trucjes achter de hand die wonderen verrichten. Laten we eens kijken waarom Word datums en bedragen wijzigt bij het samenvoegen van documenten: hoe je de opmaak kunt behouden.
De snelle methode: Wijzig de veldcodes
Als u het systeem niet onnodig wilt configureren en alleen een specifiek veld, zoals de registratiedatum, correct wilt weergeven, kunt u het beste de code van dat veld rechtstreeks in het sjabloondocument bewerken. Plaats hiervoor de cursor boven het betreffende veld en druk op Enter. ALT + F9 (of klik met de rechtermuisknop en kies 'Veldcodes activeren of deactiveren').
Zodra je de code tussen accolades ziet, bijvoorbeeld { MERGEFIELD Fecha_Alta }Je moet een toevoegen formaatmaskerSchrijf voor datums \@ "dd/MM/yyyy" Net voordat je de kraan dichtdraait. Het is cruciaal dat de "M" voor maanden met een hoofdletter wordt geschreven, want als je een kleine "m" gebruikt, denkt Word dat je minuten bedoelt. Voor geldbedragen kun je de volgende uitdrukking gebruiken: \#.##0,00€ zodat het getal de decimalen en het valutasymbool behoudt. Druk na de wijziging nogmaals op de knop. ALT + F9 en werk de preview bij om te controleren of alles op zijn plaats zit.
De ultieme oplossing: Dynamische gegevensuitwisseling (DDE)
Als u veel velden hebt en de code niet één voor één wilt bewerken, is er een algemene instelling waarmee Word de opmaak exact zo leest als deze in Excel staat. Deze methode is gebaseerd op... DDE (Dynamic Data Exchange) protocolOm het te activeren, ga je naar het menu Bestand, vervolgens naar Opties, dan naar Geavanceerd en scrol je naar beneden naar het gedeelte Algemeen. Vink het vakje aan. Bevestig de conversie van het bestandsformaat bij het openen van de bestanden..
Wanneer u uw ontvangerslijst opnieuw selecteert op het tabblad 'Verzendingen', verschijnt er een dialoogvenster in Word. Het belangrijkste is dat u op 'Alles weergeven' klikt en de optie selecteert. MS Excel-spreadsheets via DDEVanaf dat moment zal Word de gegevens niet langer op zijn eigen manier interpreteren en zal het visuele formaat respecteren die u in uw Excel-werkmap hebt gedefinieerd, waardoor u veel handmatig werk bespaart.
De geavanceerde regels van combineren onder de knie krijgen.
Naast opmaakmogelijkheden biedt Word krachtige tools om uw brieven er meer uit te laten zien dan alleen koude, onpersoonlijke sjablonen. Combinatieregels Ze stellen je in staat om dynamische tekst in te voegen op basis van de waarde van een veld. De regel "Als...Dan...Anders..." is bijvoorbeeld ideaal voor het personaliseren van de begroeting; je kunt programmeren dat als het veld Geslacht "M" is, het document het volgende schrijft: "Beste buur"Zo niet, schrijf dan "Beste buur".
Er zijn ook andere zeer nuttige functies, zoals de regel 'Invullen', waarmee een dialoogvenster wordt geopend waarin u informatie kunt typen die in het hele document wordt herhaald, of de regel 'Vragen', waarmee gegevens in een bestand worden opgeslagen. intern scorebord Om het op meerdere plaatsen te gebruiken, gebruikt u het veld Ref. U kunt ook 'Volgende record' gebruiken als u gegevens van verschillende personen op dezelfde pagina wilt weergeven, wat vaak nodig is bij het afdrukken. zelfklevende etiketten of cd-hoesjes.
Voor wie de lijst wil filteren, is de regel "Record overslaan als..." een uitkomst. Hiermee kunt u automatisch ontvangers overslaan die aan een specifieke voorwaarde voldoen, waardoor onnodige e-mails worden voorkomen. Tot slot kunt u, als u uw documenten wilt nummeren, "Recordnummer samenvoegen" gebruiken om de nummering te bekijken. oorspronkelijke positie in de database of "Combineer volgnummer." voor sequentiële nummering op basis van alleen gefilterde records.
Het effectief beheren van mailmerge omvat zowel de technische koppeling met Excel via DDE of veldcodes, als de logische aanpassing via voorwaardelijke regels. Zo zorgt u ervoor dat grote hoeveelheden documenten een professionele uitstraling behouden en vrij zijn van opmaakfouten. Nu weet u waarom Word datums en bedragen wijzigt tijdens mailmerge: en hoe u de opmaak kunt behouden.
Gepassioneerd door technologie sinds hij klein was. Ik houd ervan om op de hoogte te zijn van de sector en vooral om deze te communiceren. Daarom houd ik mij al jaren bezig met communicatie op technologie- en videogamewebsites. Je kunt mij vinden als ik schrijf over Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo of elk ander gerelateerd onderwerp dat in je opkomt.