Es uno de los programas menos conocidos de la suite ofimática Microsoft 365, a pesar de estar incluido desde la versión del año 1992. Sin embargo, se trata de una herramienta de gran utilidad. En este post te explicamos qué es Microsoft Access y para qué sirve.
La versión más reciente de Microsoft Access, que es de la que vamos a hablar aquí, fue lanzada el 5 de octubre de 2021 para ser utilizada en Windows 10 y Windows 11. Esta ocupa entre 44 MB y 60 MB en el disco duro, dependiendo de cuáles sean las opciones de instalación elegidas.
¿Qué es Microsoft Access?
Microsoft es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de aplicaciones de Microsoft Office (ahora Microsoft 365). Es una herramienta orientada a ayudar a los usuarios a crear y gestionar bases de datos con el objetivo de almacenar, organizar y analizar información.
La razón por la cual esta aplicación es tan poco usada se debe sobre todo al hecho de no conocer su verdadera utilidad. Muchos usuarios consideran erróneamente que cualquier cosa que se haga con Access en realidad se puede hacer ya con Excel.
Aunque es cierto que ambos programas tienen puntos en común, Excel es más adecuado para el manejo de los datos numéricos y la realización de cálculos sobre esos datos. Access, por su parte, añade un mayor grado de especialización e incluye funciones específicas para gestionar distintos tipos de datos. Además, permite restringir los datos que los usuarios ingresan en cada campo, así como vincular datos relacionados en varias tablas.
Las bases de datos que se guardan con Microsoft Access muestran la extensión de archivo «.accdb». Aunque esta es la más común y también la más actual, aún es posible encontrarse otras extensiones («.mdbe» o «.mde»), las cuales corresponden a versiones anteriores a 2007. En algunas ocasiones, para abrir este tipo de extensiones, el usuario debe primero usar alguna herramienta de conversión para pasarla a formato «.accdb».
Cosas que podemos hacer con Access
¿Cómo se puede utilizar Access para la gestión de una base de datos? A continuación, explicamos algunas de las tareas más comunes que podemos realizar con esta herramienta.
Crear una base de datos
En la pantalla de inicio de Access, hacemos clic en «Archivo» y en la columna de opciones de la izquierda, seleccionamos «Nuevo». Entre las diferentes opciones que se muestran en la pantalla, debemos escoger la titulada como «Blank Desktop Database».
A esta base de datos recién creada se le puede asignar un nombre como paso previo para acceder a la nueva plantilla y empezar a utilizarla.
Crear una tabla
Para agregar una tabla de datos en la base que hemos creado es necesario ir a la cinta de herramientas y pulsar sobre la pestaña «Table». A esta nueva tabla se le pueden agregar tantos campos como queramos. Para ello hay que hacer clic derecho y seleccionar la opción «Click to Add».
La sección cuadro combinado sirve para enumerar los diferentes tipos de datos que se pueden asignar a un campo (en Access es obligatorio asignar un tipo de datos a cada campo).
Agregar datos a la tabla
Existen muchas maneras de agregar datos a una tabla de Access: usando un formulario, importándolos desde un archivo externo, a través de SQL o bien introduciendo datos directamente (es decir, manualmente). La opción más habitual es la de la importación a través de archivos «.csv». Así es como se hace:
- En la cinta de instrumentos, pulsamos sobre «Datos externos».
- Después hacemos clic en «Archivo de texto».
- A continuación seleccionamos el archivo de origen y la tabla de destino.
- Antes de proceder a la importación, podemos repasar todos los detalles del archivo (uso de puntos o comas como delimitadores, necesidad de omitir determinados campos.
- Finalmente, pulsamos el botón de «Finish» para ejecutar la importación.
A partir de aquí, son muchas las acciones que podemos realizar en la aplicación con las diferentes tablas que hemos introducido. Por ejemplo, es posible crear relaciones entre tablas para consultar datos de diferentes tablas. También se puede crear una tabla de búsqueda, la cual contiene datos a los que hace referencia otra tabla, o incluso crear consultas complejas en varias tablas con distintos tipos de datos.
Otras acciones posibles son realizar copias de seguridad, crear bases de datos ejecutables (que los usuarios externos no pueden modificar) crear macros para automatizar tareas complejas o exportar datos a Excel, entre muchas otras posibilidades.
Para llevar a cabo todas estas acciones, Microsoft Access incluye un práctico asistente que sin duda es de gran ayuda para quienes manejan esta aplicación por primera vez.
Conclusión
Microsoft Access es una opción muy recomendada para pequeñas y medianas empresas que necesitan una herramienta de gestión de datos sencilla y fácil de manejar. Ideal para tareas tales como la gestión de inventarios o el seguimiento de proyectos. Para todos estos casos, vale la pena aprender a usarla.
Redactor especializado en temas de tecnología e internet con más de diez años de experiencia en diferentes medios digitales. He trabajado como editor y creador de contenidos para empresas de comercio electrónico, comunicación, marketing online y publicidad. También he escrito en webs de economía, finanzas y otros sectores. Mi trabajo es también mi pasión. Ahora, a través de mis artículos en Tecnobits, intento explorar todas las novedades y nuevas oportunidades que el mundo de la tecnología nos ofrece día a día para mejorar nuestras vidas.