Cómo rellenar formularios con Power Automate de forma automática

Dominar la automatización de formularios es una de las grandes bazas de Power Automate, especialmente cuando queremos optimizar el tiempo y reducir errores humanos en tareas repetitivas. Si te has parado a pensar cómo podrías centralizar la gestión de formularios y aprovechar sus datos de manera eficiente, en este artículo te mostramos cómo rellenar formularios con Power Automate.

No solo rellenar, sino también procesar y actuar sobre los datos de los formularios. Además, te revelaremos los trucos y las soluciones a los problemas más frecuentes.

¿Qué es Power Automate y cómo se conecta con los formularios?

Power Automate —anteriormente conocido como Microsoft Flow— es una herramienta de automatización de procesos que te permite crear cadenas de acciones automáticas para distintas aplicaciones y servicios, sin necesidad de programar. Cuando se trata de formularios, la integración más natural es con Microsoft Forms, aunque también es posible aprovechar otras fuentes de datos, como Excel Online o plataformas de terceros mediante UI Flows y conectores específicos.

La clave está en convertir cada envío de formulario en un disparador de acciones automatizadas: desde registrar datos en una base hasta enviar aprobaciones, correos electrónicos personalizados o alimentar procesos más complejos.

Formas habituales de automatizar formularios en Power Automate

Según la documentación oficial de Microsoft y la experiencia práctica de muchos usuarios, las tareas más habituales que puedes automatizar cuando alguien rellena un formulario son las siguientes:

• Enviar notificaciones por email tanto al propietario del formulario como al usuario que lo ha completado.
• Solicitar aprobaciones directamente con los detalles recogidos en el formulario, ideal para procesos de vacaciones, solicitudes, compras, etc.
• Registrar automáticamente las respuestas en una hoja de Excel o en una lista de SharePoint para su posterior tratamiento y análisis, llevando los datos al entorno de trabajo digital habitual de la empresa.
• Gestionar archivos adjuntos subidos en el formulario, creando vínculos compartidos y enviando los archivos por correo electrónico o almacenándolos en OneDrive.

Cada opción puede personalizarse adaptándola a tu flujo de trabajo, con múltiples variaciones que permiten desde el envío de mensajes personalizados hasta la creación de archivos automáticos según las respuestas recibidas.

Cómo crear un flujo automático con formularios

Para ilustrar el proceso completo, vamos a construir un ejemplo típico: quieres que cada vez que alguien rellene un formulario de Microsoft Forms se guarde esa información en una lista de SharePoint y, además, se envíe una notificación personalizada. Los pasos habituales, según la experiencia de usuarios y la propia documentación, son estos:

1. Entra en Power Automate y selecciona la opción de crear un flujo de nube automatizado desde cero.
2. Elige el desencadenador de Microsoft Forms “Cuando se envía una nueva respuesta”.
3. En dicho desencadenador, selecciona el formulario sobre el que quieres trabajar (puedes buscarlo por nombre o, si es un formulario de grupo y no aparece en el listado, usar el identificador que verás en la URL de Forms tras “FormId=”).
4. Añade el bloque de acción “Obtener detalles de la respuesta”.
5. Configura el destino de los datos: puedes elegir entre crear un nuevo registro en una lista de SharePoint (alineando cada columna con cada campo del formulario) o almacenar la información en Excel Online (utilizando tablas como destino).
6. Si tu formulario contiene archivos adjuntos, deberás usar la acción “Analizar JSON” para tratar la estructura de los archivos subidos y después utilizar OneDrive o SharePoint para generar un vínculo y gestionarlos.
7. Por último, puedes añadir una acción para enviar un correo electrónico personalizado tanto al propietario como al respondedor (incluyendo cualquier información dinámica proveniente del formulario).

Una de las grandes bazas de rellenar formularios con Power Automate es la flexibilidad. la herramienta te permite añadir condiciones y dividir el flujo según las respuestas (por ejemplo, para diferenciar si alguien asistirá en persona o por Teams a un evento, y enviar notificaciones distintas en cada caso).

Automatización avanzada: rellenar formularios web y gestionar datos con UI Flows y Selenium

Power Automate no se limita únicamente a automatizar tareas dentro del ecosistema Microsoft. Una funcionalidad avanzada es la de automatizar el relleno de formularios en webs externas que no tienen conectores propios, utilizando lo que se conoce como UI Flows. Este mecanismo, basado en Selenium IDE, permite simular la entrada humana en cualquier formulario web o aplicación legacy, introduciendo datos uno a uno desde fuentes como Excel Online.

El procedimiento típico sería el siguiente:

1. Preparar un archivo Excel con los datos, asegurándose de que estén formateados como tabla para poder manipularlos con Power Automate.
2. Utilizar el bloque “List Rows Present In a Table” para leer cada fila de datos.
3. Establecer un bucle que recorra los registros (usando, por ejemplo, una columna ‘Key’ como identificador de iteraciones).
4. Por cada registro, lanzar un UI Flow configurado con Selenium IDE para introducir los datos en el formulario web destino.
5. Puedes complementar este flujo con un bloque “Update a Row” para marcar que un registro ha sido correctamente procesado (por ejemplo, cambiando un campo SI/NO en Excel si la iteración tiene éxito).

Esta capacidad es ideal cuando necesitas volcar grandes cantidades de datos en plataformas externas, integrando personas y sistemas que no cuentan con APIs propias o conectores directos. Además, la gestión desde Excel es especialmente cómoda para usuarios que están acostumbrados a trabajar con hojas de cálculo y buscan una solución rápida y flexible.

Integración con SharePoint: almacenamiento y explotación de resultados

Uno de los usos más habituales de Power Automate en combinación con formularios es el registro automático de datos en listas de SharePoint. Este mecanismo es perfecto para transformar los envíos de formularios en registros estructurados que luego pueden ser tratados como metadatos y utilizados en dashboards, informes o procesos de negocio internos.

Para una correcta integración, asegúrate de que las preguntas del formulario y las columnas de la lista de SharePoint coincidan en estructura, de forma que cada respuesta se almacene de forma ordenada y explotable. Este enfoque permite digitalizar desde encuestas internas hasta procesos de selección de personal, pedidos internos o solicitudes de material.

Manejo de archivos adjuntos y generación de vínculos compartidos

En los casos en que los formularios permiten la carga de archivos adjuntos (por ejemplo, al solicitar justificantes, documentos de identidad, presupuestos, etc.), Power Automate tiene la capacidad de:

• Recuperar el archivo subido con la acción “Obtener detalles de la respuesta”.
• Usar la acción “Analizar JSON” para tratar la información de los adjuntos y extraer su identificador único.
• Cargar el archivo en OneDrive o SharePoint y, a continuación, generar un vínculo compartido que puede enviarse automáticamente por email a quien lo requiera.
• Personalizar el cuerpo del correo, insertando el enlace y el nombre del archivo como un vínculo clicable en HTML (utilizando la sintaxis <a href=»URL»>Nombre</a> en el editor HTML del propio Power Automate).

Esta funcionalidad es clave para digitalizar procesos administrativos y tareas que requieran flujo documental, como procesos de recursos humanos, control de gastos o validaciones de documentación.

Recomendaciones para un flujo robusto y eficiente

Si quieres que tus automatizaciones sean realmente útiles, toma nota de estas buenas prácticas:

• Utiliza siempre identificadores claros y estandariza los nombres de los formularios para facilitar la gestión a largo plazo.
• Verifica la autenticidad de los datos introducidos por los usuarios cuando no puedas restringir los formularios. Implanta mecanismos de validación para el email si lo solicitas como campo de texto.
• Lleva un seguimiento de las acciones y errores mediante registros (logs) en Excel, SharePoint o notificaciones a responsables.
• Consulta el historial de ejecución de Power Automate para depurar problemas y ajustar tus flujos conforme vayas detectando patrones o errores recurrentes.
• Saca partido a la integración de Power Automate con otras herramientas del ecosistema Microsoft, como Teams, Outlook, SharePoint y Excel, para crear soluciones completas y colaborativas.

Convertir los formularios y flujos de trabajo en activos digitales automatizados aporta una gran ventaja competitiva. Si interiorizas estas recomendaciones y evitas los problemas que ya han resuelto otros usuarios, tendrás en tus manos la capacidad de transformar tareas tediosas en procesos fluidos y personalizables. La digitalización y automatización eficiente pueden implementarse en cualquier sector o tamaño de empresa, sin necesidad de ser programador, y Power Automate se presenta como tu mejor aliado para conseguirlo.