Software DMS: apps que permiten almacenar documentación con seguridad

La gestión de documentación legal ya no se entiende sin un software DMS que centralicen, protejan y hagan accesibles los archivos desde cualquier dispositivo. Aunque muchos despachos aún arrastran procesos en papel, la realidad es que los asuntos legales son complejos y requieren software moderno para agilizar flujos, minimizar riesgos y mejorar la relación con el cliente. ¿Qué apps permiten almacenar documentación legal? Hablamos de ello en este artículo.

En el te explicamos cómo usarlas con seguridad, cuáles son sus funciones más destacadas y cuáles son las mejores soluciones a las que podemos recurrir.

¿Qué es un software para gestionar y almacenar documentación legal?

Un software de gestión de documentos legales (DMS) es una herramienta especializada para almacenar, organizar, versionar y dar seguimiento a archivos digitales dentro de firmas, asesorías y departamentos jurídicos. Su objetivo es que los documentos críticos estén seguros y, a la vez, sean fáciles de encontrar, con búsquedas avanzadas, permisos por rol y trazabilidad.

Estas plataformas suelen incluir búsqueda potente, colaboración en tiempo real, control de versiones y funciones de cumplimiento. En el sector legal, además, es clave que el sistema soporte automatización de flujos, intercambio con clientes de forma segura, firma electrónica y auditoría de acciones.

Más allá del ámbito jurídico, los DMS forman parte del ecosistema de gestión de contenidos empresariales (ECM), incorporando digitalización (escaneos y OCR), archivado electrónico, copia de seguridad y capas de seguridad de nivel corporativo para cumplir la RGPD y las normas ISO.

Funciones clave que debes exigir a un DMS legal

• Gestión y almacenamiento en la nube y/o servidores propios: Acceso 24/7 desde web y móvil, con sincronización segura y planes escalables por volumen de datos, y posibilidad de híbrido nube–local si tu política de TI así lo exige.
• Usabilidad e implementación sencilla: Una interfaz intuitiva acelera la adopción y reduce la curva de aprendizaje; cuanto antes produzca valor, mejor retorno obtendrás y menos resistencia interna habrá.
• Plantillas, paneles y metadatos personalizables: Estandarizar contratos, demandas o escritos con plantillas reutilizables y paneles para ver progreso, hitos y dependencias; los metadatos y etiquetas son clave para clasificar.
• Automatización de flujos: Sustituir pasos manuales por reglas y disparadores (aprobaciones, avisos, asignaciones), con versionado y registros de actividad para auditoría.

Tipos de DMS y funciones habituales

• Por despliegue: En la nube (acceso ubicuo, menor fricción, dependencia de terceros) o on‑premise (control total, inversión y mantenimiento interno). También hay híbridos para combinar ventajas.
• Por licencia: Propietario (soporte oficial, formación, SLA, mayor coste) vs open source (flexibilidad y comunidad, requiere proveedor experimentado o equipo interno para mantenimiento).
• Capacidades clave: Digitalización y OCR, indexación por metadatos, búsqueda por contenido o palabras clave, versionado, permisos y auditoría, integraciones (ERP, CRM, correo), y flujos de trabajo (aprobaciones).

Mejores software DMS (gestión de documentos legales)

Hemos recopilado soluciones usadas por equipos jurídicos para casos, documentación, cargas de trabajo y relación con clientes. Incluimos puntos fuertes, limitaciones, precios y valoraciones para comparar con lupa.

ClickUp

ClickUp Docs aporta una forma ágil de crear, buscar y colaborar en documentos legales dentro del mismo entorno de proyectos. Su potente buscador acelera la localización de archivos y la seguridad y accesibilidad son sobresalientes. Dispone de plantillas legales (gestión de clientes, seguimiento y facturación de casos) y ClickUp AI para redactar resúmenes y actualizaciones.

Precios: Free Forever; Unlimited 7 $/usuario/mes; Business 12 $/usuario/mes; Enterprise (contacto). ClickUp AI +5 $/mes por miembro en planes de pago.

ProProfs Project

Suite sencilla para tareas, calendarios y recursos, no específica de legal, pero útil si buscas simplicidad y buen precio. ProProfs Project genera facturas e informes, controla horas y ofrece Gantt y tablero Kanban. Carece de CRM y chat de equipo avanzados.

Precio: 39,97 $/mes para usuarios ilimitados (anual).

Asana

Asana es una plataforma de flujos de trabajo muy completa con automatizaciones, dependencias y reporting. Permite visualizar asuntos en Cronograma, Lista o Tablero, configurar metas inteligentes y crear reglas sin código. Su curva de aprendizaje inicial y las  jerarquías complejas pueden ser un obstáculo para algunos usuarios.

Precios: Basic (Gratis), Premium 10,99 $/usuario/mes (anual), Business 24,99 $/usuario/mes (anual).

Redbooth

Enfocado en equipos que combinan tareas, videollamadas HD y flujos personalizados en una única plataforma. Redbooth incluye plantillas, Gantt y marca de urgencias para tareas críticas.

Precios: Pro 9 $; Business 15 $/usuario/mes (anual); Enterprise (contacto).

Trello

Trello es conocido por su Kanban simple, ahora con automatizaciones Butler y múltiples vistas (Cronograma, Calendario, Tabla, Mapa). Un software DMS con un gran ecosistema de Power-Ups e integraciones.

Precios: Gratis; Standard 5 $; Premium 10 $/usuario/mes (anual); Enterprise (contacto).

Evernote

Aunque originalmente nació para notas, muchos despachos legales usan Evernote como repositorio ligero y colaborativo. Escanea, guarda y busca con búsqueda avanzada. Integra calendarios y tareas.

Precios: Gratis; Personal 10,83 $; Professional 14,17 $/usuario/mes (anual).

DMS, ECM y CMS: diferencias que conviene tener claras

A la hora de elegir un software DMS, es conveniente aclarar ciertos conceptos que a menudo se confunden:

• El DMS se centra en el ciclo de vida del documento (escaneo, clasificación, almacenamiento, versiones, publicación y compartición).
• El ECM abarca todo el contenido de la empresa (documentos, emails, multimedia, datos), con flujos y gobierno de la información.
• El CMS suele orientarse a gestión de contenidos web (sitios, blogs, intranets).

El mercado ECM alcanzó unos 67.590 millones de dólares en 2023 y podría superar los 131.200 millones en cinco años, con crecimientos del 14% anual. Muchas pymes malgastan capital por ineficiencias: hasta 20.000 $ al año por problemas con documentos y 18 minutos de media para localizar un archivo.

Open source y autoalojado: soluciones que marcan la diferencia

Si necesitas control total de datos y personalización, el ecosistema de código abierto ofrece alternativas potentes. Aquí tienes 10 opciones destacadas y sus puntos clave.

• Papermark: Open source, autoalojado, documentos y carpetas ilimitados, marca blanca, dominios personalizados y marcas de agua. Precios: plan gratis; 29 $ (3 asientos) para compartir documentos; 59 $ sala de datos segura; 149 $ salas ilimitadas; versión autoalojada completa.
• Nextcloud: Suite colaborativa con Files, Talk, Groupware y Office (edición online, calendario, contactos y correo). Seguridad y control de acceso de nivel empresarial e integración con infraestructura existente. Precios: 37,49–195 €/usuario/año según plan.
• Documenso: Plataforma de firma de documentos open source, autoalojada y con plantillas y reglas inteligentes; se integra con Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Precios: Enterprise 1188 $ asiento/año; Singleplayer (sin precio público).
• OpenDocMan: software DMS web en PHP cumpliendo ISO 17025 y OIE, con control de acceso, revisión automatizada, metadatos, búsquedas por autor/departamento/categoría y URL seguras. Limitaciones: UI con personalización limitada y curva para TI. 
• Papermerge: Pensado para documentos escaneados con OCR y búsqueda de texto completo; multiusuario, versionado, API REST y permisos granulares. Limitaciones: foco en escaneados y puede carecer de funciones muy avanzadas.

Cómo elegir tu software DMS

Estos son los aspectos a valorar antes de optar por uno u otro software DMS:

• Experiencia del proveedor: Busca partners que entiendan los procesos legales y te acompañen en implantación, formación y continuidad de negocio.
• Facilidad de uso: Una herramienta usable reduce resistencia interna; con formación breve, cualquiera debe operar lo básico (de contabilidad a comercial).
• Protección de datos: Prioriza cifrado, copias, control de accesos, registros de actividad y cumplimiento de RGPD/ISO; la seguridad no es negociable.
• Acceso móvil y remoto: Que puedas iniciar flujos y tomar decisiones desde el móvil fuera de oficina sin fricción.
• Escalabilidad: Valora su capacidad de crecer contigo (usuarios, GB/TB, nuevos departamentos) y su flexibilidad para integrarse con ERP/CRM/correo.

Un buen software DMS centraliza, clasifica y automatiza, a la vez que garantiza seguridad, cumplimiento y una búsqueda avanzada que encuentre el documento en segundos. Con todo lo visto aquí, tienes un abanico contrastado para implantar una base digital sólida y productiva que soporte desde el despacho unipersonal hasta la corporación más exigente.