Excel dosyasındaki değişiklikleri görüntüleme: İhtiyacınız olan kılavuz

Elektronik tabloları paylaştığımızda, kimin neye ne zaman dokunduğunu merak etmemiz normaldir. Excel dosyasındaki değişiklikleri görüntüleBugün birkaç seçeneğimiz var: Değişiklikleri Göster paneli, Sürüm Geçmişi ve daha klasik senaryolarda, eski "Değişiklikleri İzle".

Bu yazıda açıklıyoruz nasıl yapılacağı, her seçeneğin hangi sınırlamaları olduğu ve hangi alternatiflerin mevcut olduğu Bulutun dışında çalışıyorsanız, artı diğer pratik ipuçları.

Excel'de "Değişiklikleri Göster" nedir ve hangi bilgileri gösterir?

Değişiklikleri Göster özelliği, bir kitaptaki son düzenlemelerin kaydını merkezileştirir. Paneli, en yeni değişiklikleri en üstte görüntüleyerek bunları ayrıntılı olarak tanımlamanıza olanak tanır. değişikliği yapan kişi, etkilenen hücre, tam zaman ve önceki değerÖzellikle paylaşılan bir dosyayı birden fazla kişi düzenliyorsa ve net bir zaman çizelgesine ihtiyaç duyuyorsanız oldukça kullanışlıdır.

Bu panel ayrıca "toplu" olarak gerçekleştirilen düzenlemeleri incelemenize de olanak tanır. Bu gibi durumlarda, Excel Toplu eylem içeren bir kart oluşturur ve bu kart içinde "Değişiklikleri Görüntüle"ye erişim sağlar, böylece daha derinlemesine inceleyebilirsiniz her gruplanmış değişikliğin ayrıntıları Bağlamını kaybetmeden.

Excel'in bu paneldeki son etkinlikleri koruduğunu ve maksimum görünürlük sağladığını unutmayın. yaklaşık 60 günEğer daha önce neler yaşandığını incelemek için zaman aralığını genişletmek isterseniz, daha sonra bahsedeceğimiz Sürüm Geçmişi'ne sıra gelecektir. önceki sürümlere seyahat ve bunları hiçbir sürprizle karşılaşmadan inceleyin.

Kitap boyunca değişiklikleri görüntüleyin: hızlı adımlar

Çalışma kitabının kapsamlı bir genel görünümünü elde etmek ve bir Excel dosyasındaki değişiklikleri görüntülemek için işlem oldukça basittir ve sizi son yapılan tüm düzenlemelerin bulunduğu panele götürür. Bu adımlarla hemen görebilirsiniz. olan her şey dosyada:

1. İnceleme sekmesinde şunu seçin: Değişiklikleri göster Son düzenlemelerin yer aldığı paneli açmak için.
2. Değişikliklerin en sonuncusunun en üstte yer alacak şekilde sıralandığını unutmayın; bu da gerçek kronolojik sıra yürütme.
3. Kimin neyi, hangi hücrede değiştirdiğini, tam tarih ve saatle birlikte belirleyebileceksiniz, bu da işinizi kolaylaştıracaktır denetim işbirlikleri.
4. Toplu düzenlemeler varsa, bu işlemi gruplandıran bir kart ve bir düğme bulacaksınız Değişiklikleri görün ve dahil edilen her bir değişiklikte gezinin.

Değişiklikleri sayfaya, aralığa veya belirli hücreye göre filtrele

Odak noktanızı daraltmak istediğinizde, bir Excel dosyasındaki değişiklikleri yalnızca belirli bir sayfa, aralık veya hatta tek bir hücre için görüntüleyebilirsiniz. Bu filtreleme, ayrıntılı araştırma yapmanıza yardımcı olur. belirli bir alanda ne oldu Kitaptan ek bir gürültü olmadan.

Sayfadan hızlı bir şekilde filtreleme yapmak için: bir sayfa, aralık veya tek bir hücre seçin, ardından bağlam menüsünü açmak için sağ tıklayın ve şunu seçin: Değişiklikleri gösterBu eylemle Excel paneli kısıtlar o seçim.

Değişiklikler panelinden de filtreleme yapabilirsiniz. Üstte bir filtre simgesi göreceksiniz: Bu simgeyi seçtiğinizde, filtrelemek isteyip istemediğinizi belirtebilirsiniz... Rango neden yaprakAralık'ı seçerseniz, metin kutusuna aralığı veya hücreyi yazın ve uygulamak için o alanın yanındaki ok simgesiyle onaylayın. hemen filtrele.

Bu filtreleme yaklaşımı, olayları araştırırken veya odaklanmanız gerektiğinde size çok zaman kazandırır. kritik bir alan sayfanın (örneğin, toplamların hesaplandığı veya birinin referansları değiştirdiği aralık).

"Değişiklikleri Göster" nerede çalışır ve her şeyi kaydetmesi için gerekenler nelerdir?

Değişiklikleri Göster özelliği hem Excel masaüstünde hem de Excel web'de kullanılabilir ve panelinde, bunu destekleyen Excel uygulamalarında yapılan düzenlemeleri yansıtır. ortak yazarlıkBu, panodaki en eksiksiz geçmişi görmek için tüm kullanıcıların uyumlu bir Excel uygulaması kullanması ve dosyayla aşağıdaki konumlarda çalışması gerektiği anlamına gelir: ortak yayıncılığı sürdürmek aktif (örneğin, OneDrive veya SharePoint).

Etkinlik olduğunu bilmenize rağmen pano boş görünüyorsa ne olur? Bazı eylemler Excel'in bu günlüğü temizlemesine neden olabilir. Örneğin, biri tek seferlik bir satın alma veya ortak yazarlığa uygun olmayan eski bir Excel sürümüyle düzenleme yaptıysa ya da işlevler kullanıldıysa boş bir pano görürsünüz. Uyumlu değiller ortak yayıncılıkla veya dosya değiştirildi veya bir kopyası kaydedildi, izlemenin sürekliliğini bozuyor.

İyi haber şu ki, bu noktadan sonra sizin veya başka birinin uyumlu uygulamalarda yaptığı tüm yeni değişiklikler Değişiklikler panelinde tekrar kaydedilecek. Bu, sonraki olayların görünürlüğünü geri kazandıracak ve size izi takip et belgeyi yeniden yapmanıza gerek kalmadan.

Hangi değişiklikler kaydedilir ve hangileri panelde gösterilmez?

Değişiklikler paneli, formüllere ve hücre değerlerine, ayrıca hücre ve aralıkları taşıma, sıralama, ekleme veya silme gibi işlemlere odaklanır. Bu nedenle, hem tek seferlik düzenlemeleri hem de bunları etkileyen yapısal değişiklikleri açıkça göreceksiniz. veri blokları.

Ancak, bazı eylemler şu anda görüntülenmiyor: grafiklerde, şekillerde veya diğer nesnelerde yapılan değişiklikler, hareketler veya ayarlar dinamik tablolarBu, biçimlendirme değişikliklerini (renkler, yazı tipleri, stiller), hücreleri/aralıkları gizlemeyi ve filtre uygulamayı içerir. Bunu aklınızda bulundurun, çünkü bu "görsel katman", ana işlevlere odaklanan panelde yansıtılmaz. sayısal ve işlevsel.

Ayrıca, mümkün olan en eksiksiz geçmişi sağlamak için, belirli değişiklikler kullanılamıyorsa Excel zaman çizelgesinde boşluklar bırakabilir. Sonuç olarak, doğası veya kullanılan araç nedeniyle düzenlemeler yapılamadığında "atlamalar" görebilirsiniz. panelde kayıt.

Bazı girdilerde önceki değerler neden bazen eksik? Bu durum, veriler kod kullanılarak (örneğin VBA veya eklentiler) değiştirildiğinde veya birisi çalışma kitabını güncellemeden Excel ile düzenlediğinde ortaya çıkabilir. son sürümBu gibi durumlarda, söz konusu eylem için "önceki değer/sonraki değer" izlenebilirliği kaybolabilir.

Eski değişiklikler nasıl görüntülenir: Sürüm geçmişi

Değişiklikler paneli en son değişiklikleri gösterir; süreyi uzatmanız gerekirse, Sürüm geçmişiDosya > Bilgi > Sürüm Geçmişi'nden, önceki bir sürümü açıp önizlemesini yapabilir ve gerekirse geri yükleyebilirsiniz. Bu, araştırma yaparken oldukça faydalıdır. önceki olaylar Show'un kapsadığı aralıktaki değişikliklere.

Sürüm geçmişi, iki zaman noktası arasında "görsel bir karşılaştırıcı" ile aynı şey değildir: amacı, dosya durumları arasında gezinmeyi ve geçmiş bir sürümü açıp üzerinde çalışma olanağı sağlamaktır. Yine de, bu özelliği Değişiklikleri Göster ile birleştirmek dengeli bir genel bakış sağlayabilir. hızlı ve güncel daha uzun vadeli bir denetimle.

Dosyanız SharePoint'te bulunuyorsa, sürüm denetiminin yapılandırılabilir sınırları olduğunu unutmayın. Kurulum sırasında, saklamak istediğiniz maksimum sürüm sayısını ayarlayabilirsiniz ve sistem bu sınıra ulaştığında son sürümü siler. en eski Yenilerine yer açmak için. Daha fazla esnekliğe ihtiyacınız varsa, bu sayıyı sistem sınırına kadar artırabilirsiniz; bu da zamanda geriye gitme olanağını artırır. kapsamlı araştırma.

Geçmiş sürümlere güvenen ekipler için, bu yapılandırmayı SharePoint kitaplığında düzenli olarak gözden geçirmeniz ve iş akışına uyarlamanız önerilir: günlük değişiklikler ne kadar çok olursa, sayıyı artırmak o kadar mantıklı olur saklı tutulan versiyonlar yararlı bir izi kaybetmemek için.

Değişiklikler Bölmesini Sıfırlama: Ne Zaman ve Nasıl

Excel for Web'de, Pano'da gördüğünüz değişiklik geçmişini temizleme seçeneği bulunur. Bu seçenek Dosya > Bilgi altında bulunur ve onaylandığında... paneli temizle Kitabın tüm kullanıcıları için geçerlidir. Bu geri alınamaz bir işlemdir ve bu nedenle, kanıtları korumanız gerekiyorsa, gerçekleştirmeden önce dikkatlice değerlendirilmelidir. son işbirliği.

Bu girişi panelden silseniz bile, Sürüm Geçmişi aracılığıyla önceki sürümleri açabilir veya geri yükleyebilirsiniz. Başka bir deyişle, "olay listesini" panelden kaldırırsınız, ancak bu özelliği kaybetmezsiniz. önceki durumlara geri dönmek Dosyanın sürümleri sistemde mevcut olduğu sürece.

Excel'deki Klasik "Değişiklikleri İzle": Neler sunar ve nasıl incelenir

Program, yıllar boyunca artık eski kabul edilen geleneksel bir "Değişiklikleri İzle" sistemine sahipti. Bu sistem, bir Excel dosyasındaki değişiklikleri görüntülemenin iyi bir yoluydu. Bu özellikle yapılandırılmış çalışma kitaplarında, her düzenlemenin kaydedilip paylaşılması hücrelerde işaretler (mavi üçgenler) ve açılır yorumlar bırakıyordu. değişikliğin açıklaması ve sorumlu kullanıcı. Belirli senaryolarda hala mevcut olsa da, modern ortak yazarlık ortamlarında yerini Değişiklikleri Göster almıştır.

Kuruluşunuz hala bu yaklaşımı kullanıyorsa, değişiklikleri ayrı bir sayfada listeleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, İnceleme sekmesinden Değişiklikleri İzle'yi açın ve değişiklikleri vurgula"Değişiklikleri yeni bir sayfada göster" seçeneğini seçin ve Tamam ile onaylayın: Excel, "Geçmiş" adlı bir sayfa ekleyecektir. Değişiklik detayları Kitaptan alıntıdır.

Bu düzenlemelerin incelenmesi, İnceleme > Değişiklikleri İzle > Değişiklikleri Kabul Et veya Reddet seçeneklerinden de yönetiliyordu. Burada, değişiklikleri tek tek kabul edebilir veya reddedebilir ya da "Tümünü Kabul Et" veya "Tümünü Reddet" seçeneklerini kullanarak toplu olarak işleyebilir ve istediğiniz zaman kapatabilirsiniz. sayfaya geri dön.

Bu yöntem, halihazırda bu sistemle oluşturulmuş kitaplarda değerlidir, ancak bulutun ve Değişiklikleri Göster panelinin bugün sağladığı, bilgilerin daha iyi hizalandığı entegrasyon ve ortak yazarlık deneyimini sunmaz. işbirliğine dayalı düzenleme en tiempo real.

Sürümleri ve sınırlamaları karşılaştırma: Excel'den neler bekleyebilir ve neler bekleyemezsiniz?

Birçok kullanıcı, bir Excel dosyasındaki değişiklikleri görüntülemek yerine, iki dosyayı yan yana açmadan, son sürüm ile mevcut sürüm arasında nelerin değiştiğini "bir bakışta" öğrenmek ister. Uygulamada, Excel bu işlevi gerçekleştiren yerleşik bir araç içermez. detaylı fark Herhangi iki yerel dosya arasında. Ortak yazılmış kitaplar için Değişiklikleri Göster (yeni ve çok pratik bir özellik) ve önceki sürümleri açmak için Sürüm Geçmişi ve varsa onları geri yükle.

Bazı kullanıcılar, kaydedilmiş iki dosyayı karşılaştırmak için Spreadsheet Compare (bazı Office kurulumlarının bir parçası) adlı bir yardımcı programdan bahsediyor. Bunu kullanmak için bilgisayarınızda önceki sürümün bir kopyasının olması gerekiyor; bu, Excel'deki bir "sihirli düğme" değil, çalışma kitaplarını karşılaştıran ve sonuçları görüntüleyen ayrı bir araç. farklarBulutta çalışmıyorsanız kullanışlıdır, ancak yerel sürümleri tutma gibi ekstra bir adım gerektirir.

Forumlarda, önceden materyal hazırlamadan herhangi bir sürümü mevcut sürümle karşılaştırmanın "yerel, hızlı ve evrensel bir yolu olmadığı" yaygın bir ifadedir. Ve bu mantıklıdır: Her küçük değişikliği kaydetmek için arşivin muazzam miktarda veri depolaması gerekir. metaBu durum, özellikle günlük olarak güncellenen kitaplarda, kitabın boyutunu önemli ölçüde artıracak ve yönetimini zorlaştıracaktır.

Windows'ta çalışıyorsanız, Dosya Gezgini bilgi sütunları eklemenize olanak tanır (oluşturma tarihi, değiştirme tarihi vb.), ancak bunlar dosya düzeyinde meta verilerdir, bir geçmiş değildir. hücre başına değişikliklerSistemin bir diğer seçeneği ise Dosya GeçmişiDeğiştirilen dosyaların kopyalarını alarak geri yüklemeyi sağlayan; karşılığında disk alanı tüketen ve görüntüleyici olmayan granüler değişiklikler gibi.

Özetle: Excel (OneDrive/SharePoint) ile ortak çalışma yürütüyorsanız, son değişiklikler için Değişiklikleri Göster'i, daha uzun süreli değişiklikler için ise Sürüm Geçmişi'ni kullanın. İş akışınız yerelse, sürümleri kaydedin ve karşılaştırma yapmanız gerektiğinde, değişikliklerin bir haritasını çıkarmak için Spreadsheet Compare gibi karşılaştırma araçlarını kullanmayı düşünün. farklar dosyalar arasında.

Bir Excel dosyasındaki değişiklikleri görüntüleme ekosistemi, bulutta çalışırken ve ortak yazarlık yaparken güçlü çözümler sunar: Değişiklikleri Göster bölmesi size "şimdi ve burada" bilgi sağlarken, Sürüm Geçmişi ve SharePoint ayarları zaman aralığını genişletir. Yerel senaryolarda, karşılaştırma yapmak için kopyaların kaydedilmesi ve harici yardımcı programlara güvenilmesi gerekir. Nelerin kaydedilip nelerin kaydedilmediğini bilerek ve uygun yapılandırmayı sağlayarak, süreç üzerinde gerçekçi ve verimli bir kontrole sahip olabilirsiniz. Edi'nin izitions e-tablolarınızda.

İlgili makale:

Office, AppVIsvSubsystems64.dll nedeniyle açılmıyor: kanıtlanmış çözümler

daniel terrasa

Farklı dijital mecralarda on yıldan fazla deneyime sahip, teknoloji ve internet konularında uzmanlaşmış editör. E-ticaret, iletişim, online pazarlama ve reklam şirketlerinde editör ve içerik yaratıcısı olarak çalıştım. Ekonomi, finans ve diğer sektörlerin internet sitelerinde de yazılar yazdım. İşim aynı zamanda tutkumdur. Artık makalelerim aracılığıyla Tecnobits, Hayatlarımızı iyileştirmek için teknoloji dünyasının bize her gün sunduğu tüm haberleri ve yeni fırsatları keşfetmeye çalışıyorum.