Yapay zekaya sahip OneDrive: Dosyalarınızı nasıl düzenleyebilir, arayabilir ve koruyabilirsiniz?

Klasörler, izinler ve sürümler düzgün bir şekilde kontrol edilmezse belge yönetimi kaotik bir hal alabilir. İşte tam da bu noktada devreye giriyor. OneDrivebulut depolamayı birleştiren, otomasyon ve yapay zeka Dosyalarınızı düzenlemek, bulmak ve güvenli bir şekilde korumak için.

OneDrive, yedeklemeleri depolamanın ötesinde daha iyi çalışmanıza yardımcı olur: akıllı sıralama, hızlı aramalar, olay kurtarma ve gelişmiş gizlilik seçenekleri. Üstelik tüm bunlar, verilerinizin kontrolünü elinizde tutarken... modern güvenlik katmanları ve günlük hayatta uygulanabilecek basit en iyi uygulamalar. Her şeye bir bakalım Yapay zekalı OneDrive.

Kontrol ve sahiplik: Verileriniz, sizin emrinizde

Dosyalarınızı Microsoft bulutuna yüklediğinizde, içeriğin sahibi olmaya devam edersiniz: OneDrive, içeriğin size ait olmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Sahiplik ve kontrol Kaydettiğiniz, paylaştığınız veya sildiğiniz şeylerin gizliliğini korur. Microsoft'un "tasarım gereği gizlilik" felsefesi bu yaklaşımı güçlendirir ve teknik ve organizasyonel önlemlerin bilgilerinizi korumaya yönelik olduğunu açıkça ortaya koyar.

Platformun kritik belgeleri korumak için nasıl kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bu konuya odaklanan resmi eğitimler mevcuttur. güvenli hale getirmek, korumak ve geri yüklemek OneDrive'da, en önemli anlarda sürprizlerle karşılaşmanızı engelleyecek en iyi uygulamalar ve kullanım senaryolarıyla.

Dosyalarınızı korumak için hemen etkinleştirebileceğiniz temel önlemler

Hesabınızı ve cihazlarınızı güçlendirmek ilk adımdır. Teknik uzmanlık gerektirmez: sadece birkaç ayarı etkinleştirin ve [aşağıdaki özellikleri/fırsatları/vb.] sunan mantıklı alışkanlıklar edinin. güvenlikte büyük bir sıçrama.

• Güçlü parolalar oluşturunUzun, benzersiz ve tahmin edilmesi zor. Bir parola yöneticisi kullanın ve tehlikeli tekrar kullanımını önlemek için parolanızın gücünü düzenli olarak kontrol edin.
• İki adımlı doğrulamayı (MFA) açınGüvenilmeyen cihazlarda yapılan her oturum açma işlemi ikinci bir faktör (arama, SMS veya uygulama) gerektirir. Bu, yetkisiz erişime karşı ekstra ve son derece güçlü bir bariyerdir.
• Mobil cihazınızda şifrelemeyi etkinleştiriniOS veya Android'de OneDrive uygulamasını kullanıyorsanız cihaz şifrelemesini etkinleştirin. Bu, telefonunuz kaybolsa veya çalınsa bile dosyalarınızın korunmasını sağlar.

OneDrive verilerinizi hizmet düzeyinde nasıl korur?

OneDrive, perde arkasında riski azaltmak ve herhangi bir olaya müdahale sürelerini kısaltmak için sıkı teknik kontroller ve süreçler kullanır. Prensip açıktır: asgari erişim ve tam zamanında gerçekten ihtiyaç duyulduğunda, asla kalıcı olarak değil.

Minimum ayrıcalıklarla ve sıfır kalıcı erişimle erişim

Microsoft mühendisleri, hizmeti, gerektiren araçlarla yönetir güçlü kimlik doğrulamaOperasyonel görevler, insan müdahalesini en aza indirmek için otomatikleştirilmiştir. Birinin daha yüksek yetkilere ihtiyacı varsa, bunları talep etmesi gerekir; bu yetkiler, sınırlı bir süre için ve yalnızca kesinlikle gerekli eylemler için, ayrı ve denetlenen rollerle verilir (örneğin, "Müşteri verilerine erişim" ek kontrollerle yönetilir).

Sürekli izleme ve güvenlik otomasyonu

Yetkisiz erişim veya veri sızdırma girişimleri için uyarılar üreten gerçek zamanlı izleme sistemleri mevcuttur. Yükseltme talepleri ve alınan eylemler ayrıntılı olarak kaydedilir ve otomatik yanıtlar Tehditleri anında azaltan kırmızı takım tatbikatları, gerçek saldırıları simüle ederek tespit ve müdahaleyi iyileştirir.

Olaylar ve gizlilik için insanlar ve süreçler

Kuruluşun gizlilik, uzmanlaşmış ekipler ve standart çalışma prosedürleri vardır. veri sınıflandırmasında düzenli eğitimMüşterileri etkileyen bir ihlal meydana gelirse, onayın ardından hızlı bir şekilde bildirimde bulunulması ve net roller ve belirli veri kaynaklarıyla yanıt süreçlerinin etkinleştirilmesi taahhüt edilir.

Taşıma ve dinlenme sırasında koruma

Aktarım halindeki veriler: güvenli bağlantılar gereklidir

Cihazlarınız ve veri merkezleriniz arasında ve altyapı içerisinde veri hareketi, TLSHTTP kimlik doğrulamalı bağlantılara izin verilmez: Kanalın güvenliğini sağlamak için HTTPS'ye yönlendirilirler.

Beklemedeki veriler: fiziksel, ağ, uygulama ve içerik güvenliği katmanları

• Fiziksel güvenlik: Temel personele sınırlı erişim, akıllı kart ve biyometri ile doğrulama, gözetleme, sensörler ve anormal faaliyetleri engellemek için izinsiz giriş tespiti.
• Ağ savunmasıHizmet ağları ve kimlikler Microsoft kurumsal ağından izole edilmiştir; güvenlik duvarları, yetkisiz konumlardan gelen trafiği sıkı kurallarla kısıtlar.
• Uygulama güvenliğiGeliştirme, güvenlik açıklarını avlamak için otomatik ve manuel analizlerle güvenli bir döngüyü takip eder; MSRC, bir program tarafından desteklenen raporları ve hafifletmeleri yönetir ödüller araştırmacılar için.
• İçerik korumasıHer dosya AES-256 ile ayrı ayrı şifrelenir ve anahtarları, aşağıdaki şekilde depolanan ana anahtarlarla korunur: Azure Anahtar Kasası.

Ortamın kullanılabilirliği ve sürekli doğrulanması

Veri merkezleri coğrafi olarak dağıtılmış ve hataya dayanıklıdır. Veriler, felaketlerden kaynaklanan kayıpları azaltmak için yüzlerce kilometre uzaklıktaki en az iki bölgede çoğaltılır ve bu da yüksek kullanılabilirlik ve süreklilik.

Ayrıca, sürekli bir envanter, her cihazın durumunun izlenmesine, yamaların ve güncellenmiş antivirüs imzalarının uygulanmasına ve tüm filonun aynı anda etkilenmesini önlemek için değişikliklerin kademeli olarak dağıtılmasına olanak tanır. Kırmızı ve mavi ekip, test savunmaları, saldırıları tespit edin ve yanıtları iyileştirin.

Etkinleştirmeniz gereken ek güvenlik özellikleri

• İndirmede kötü amaçlı yazılımlara karşı analizWindows Defender, bilinen tehditleri engellemek için saatlik olarak güncellenen imzalara sahip belgeleri kontrol eder.
• Şüpheli etkinliğin tespitiOlağandışı oturum açmalar veya yeni konumlardan oturum açmalar algılanırsa, OneDrive erişimi engeller ve incelemeniz için size e-posta uyarıları gönderir.
• Fidye yazılımı kurtarma (Microsoft 365): Dosyaları 30 gün öncesine kadar olan bir noktaya geri yükleyebilirsiniz ve gerekirse, OneDrive'daki her şeyi geri yükleyin saldırılardan veya büyük kayıplardan sonra.
• Sürüm geçmişi: İstenmeyen düzenlemeler varsa önceki sürüme geri döner veya çalışmayı kaybetmeden hataları giderir.
• Şifre ve son kullanma tarihi olan bağlantılar (Microsoft 365): Paylaşımlarınıza erişimi ve kullanılabilirlik süresini kontrol etmek için ikinci bir katman ekler.
• Toplu silmelere ilişkin uyarılarBirçok dosyayı aynı anda silerseniz, bunları kolayca kurtarmak için bir bildirim ve yönlendirilmiş adımlar alırsınız.

Kişisel kasa: OneDrive'daki ultra korumalı alanınız

Kişisel Kasa, OneDrive'ınızdaki ikinci bir doğrulama adımı gerektiren özel bir klasördür, örneğin: parmak izi, yüz, PIN veya kod SMS/e-posta yoluyla gönderilir. Web'de, bilgisayarda ve mobil uygulamada kullanılabilir ve hassas belgeler için ekstra bir katman ekler.

Avantajları arasında, mobil cihazınızdan belgeleri ve fotoğrafları doğrudan Vault'a dijitalleştirerek daha az güvenli alanlardan uzak tutabilmeniz yer alır. Windows 10'da, senkronize edilen Vault dosyaları bir BitLocker ile şifrelenmiş bölge Yerel diskten. Ayrıca, Vault, etkin olmadığında otomatik olarak kilitlenir.

adım adım yapılandırma

1. Klasörü görüntülediğinizde Kişisel kasa İlk defa "Giriş" tuşuna basın ve sihirbazı takip edin.
2. Hesap bilgilerinizi kontrol edin, ilişkili e-postayı inceleyin ve kimliğinizi doğrulamak için "Doğrula"yı seçin.
3. Doğrulama yöntemini seçin (örneğin, kısa mesaj) ve Vault'u etkinleştirmek için alınan kodu girin.

Microsoft 365 aboneleri, Vault'ta depolama sınırına kadar istedikleri kadar dosya depolayabilirler; bu, daha önceki daha küçük sınırlara göre bir iyileştirmedir ve bu da onu bir ideal çözüm dosyalar, finans veya kişisel belgeler için.

Yükle, taşı, kilitle ve kilidini aç

1. Klasörü açın Kişisel kasa ve istendiğinde kimliğinizi doğrulayın.
2. İçerik eklemek için dosyaları veya klasörleri seçin ve "Taşı" > Kişisel Kasa'yı kullanın veya bunları içeri sürükleyin.
3. Manuel olarak kilitlemek için Kasaya girin ve tuşuna basın "Engellemek"Ayrıca belirli bir süre hareketsiz kaldıktan sonra otomatik olarak kilitlenecektir.
4. Kilidi açmak için, seçtiğiniz yöntemi kullanarak doğrulamayı tekrarlayın; Microsoft Authenticator kullanıyorsanız, uygulama çevrimdışı kodlar üretebilir. daha fazla konfor.

Lütfen gereksinimleri dikkate alın: Biyometri uyumlu donanım gerektirir (Windows Hello, parmak izi okuyucu, kızılötesi sensörler). Mobil uygulama, en yeni özelliklerden yararlanmak için Android veya iOS'un güncel sürümlerini gerektirir. güvenlik iyileştirmeleri.

Organizasyon, paylaşım ve ekip çalışması için iyi uygulamalar

Net bir yapı ve basit kurallar harikalar yaratır. Proje veya ekibe göre bir klasör hiyerarşisi kullanın ve alt klasörler ekleyin... taslaklar, teslimatlar ve tarihlerİşleri fazla karmaşıklaştırmayın: Basitlik en iyisidir.

Bir adlandırma kuralı tanımlayın ve buna bağlı kalın: proje adı, sürüm ve tarih, tekrarları bulmayı ve önlemeyi kolaylaştırır. periyodik incelemeler eskileri arşivlemek ve artık kullanılmayanları ortadan kaldırmak.

Paylaşım yaparken, gizlilik ararken "Belirli kişiler" seçeneğini seçin ve izinleri kullanın Varsayılan olarak "Görünüm""Düzenleme" izinlerini yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda verin. Paylaşımı istediğiniz zaman durdurabileceğinizi veya izinleri değiştirebileceğinizi unutmayın.

Sıkça düzenlenen ekip dosyaları için SharePoint veya Microsoft Teams'i düşünün. İzinleri merkezileştirir, sürümleri kontrol eder ve işbirlikçi deneyim Daha iyisi, kişisel hesaplar arasında dağılma olmadan.

OneDrive'da Copilot: Dosyaları tek tek açmadan karşılaştırın

Son derece faydalı örnekler: sözleşme versiyonlarını karşılaştırmak, özgeçmişleri ve ön yazıları incelemek, taslaklar arasındaki değişiklikleri izlemek, ilgili yasal belgeleri karşılaştırmak, farklı dönemlere ait mali tabloları analiz etmek veya tedarikçi tekliflerini karşılaştırın maliyeti, teslim tarihlerini ve koşulları görmek için.

Kullanımı oldukça basit: OneDrive'daki dosyaları seçin ve Copilot'tan farklılıkları ve önemli noktaları göstermesini isteyin. Benzerlikler ve değişiklikler hakkında net bir genel bakış elde edeceksiniz. zaman tasarrufu ve daha az hata.

İş akışınızı tamamlayan diğer yapay zeka destekli düzenleyiciler

İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, OneDrive'ı, OneDrive tarafından desteklenen özel organizasyon ve iş birliği araçlarıyla birleştirmeniz faydalı olabilir. yapay zekaİşte öne çıkan bazı noktalar:

ClickUp (projeler ve bilgiler için ideal)

ClickUp, proje, belge ve sohbet yönetimini birleştirir ve görevleri hızlandırmak için yapay zeka destekli bir "beyin" sunar. Esnek hiyerarşisi, alanları, klasörleri, listeleri ve görevleri uygun gördüğünüz şekilde düzenlemenize olanak tanır ve otomasyonlar (Yüzden fazla) tekrarlayan işleri ortadan kaldırır. Her şeyin bağlantılı kalmasını sağlamak için Google Drive, Dropbox ve OneDrive ile entegre olur.

Google Drive (kusursuz bulut yönetimi)

Drive, şu özellikleriyle öne çıkıyor: akıllı arama ve makine öğrenimine dayalı öneriler. Docs ve Sheets ile entegrasyon, gerçek zamanlı iş birliğini ve ihtiyaç duyduğunuz şeyleri hızlıca bulmanızı sağlayan otomatik kategorilendirmeyi kolaylaştırır.

Microsoft OneDrive (Microsoft 365 ile yerel işbirliği)

Daha önce gördüklerimize ek olarak, OneDrive içeriği etiketlemek ve kategorilere ayırmak için yapay zeka algoritmalarını kullanır; bu da şu anlama gelir: arama sonuçları Çok ince ayarlı ve kişileriniz ve ekiplerinizle işbirliği yapmanıza yönelik öneriler.

Dropbox (basit paylaşım ve yedeklemeler)

Smart Sync, yerel olarak veya bulutta kaydedilenleri dinamik olarak yöneterek erişimi kaybetmeden alan açar. Arama özelliği makine öğrenimi ve Dropbox Kağıdı projelerin ve dokümantasyonun düzenlenmesine yardımcı olur.

Butler ile Trello (görsel otomasyon)

Trello, görevleri panolarda düzenliyor ve Butler ekliyor otomasyonlar Eylemleri tetiklemek, kartları hareket ettirmek veya sorumlulukları atamak, böylece takımın mekaniklere değil işe odaklanmasını sağlamak.

Evernote (güçlendirilmiş not alma)

Yerel yapay zeka özellikleriyle düzenli ve erişilebilir notlar istediğinizde idealdir yaz, düzenle ve paylaş, etiketlerin ve güçlü filtrelerin yanı sıra içerikleri anında bulmanızı sağlar.

M-Dosyaları (meta verilere göre organizasyon)

M-Files, konuma güvenmek yerine, sıralamayı şu şekilde yapar: meta veriler ve klasik "en son sürüm nerede?" sorununu çözen ve sorunsuz bir deneyim yaratan bir sürüm.

Zoho WorkDrive (ekip işbirliği)

Her büyüklükteki ekip için tasarlanmış olup, paylaşımlı klasörler, erişim kontrolleri ve entegre bir ofis paketi içerir. Cihazlar arasında senkronizasyon sağlar. her yerden çalışmak hiç aksamadan.

Bilgisayarınızda başlatma ve senkronizasyon

Windows'ta, OneDrive istemcisiyle klasörleri ve dosyaları senkronize ederek çalışabilirsiniz Explorer'dan Sanki yerelmiş gibi. Resmi kılavuz, neyi senkronize edeceğinizi ve çakışmaları nasıl çözeceğinizi seçmenize yardımcı olur.

macOS'ta Spotlight'ı açın (cmd + boşluk çubuğu), "OneDrive" yazın ve sihirbazı izleyin: Microsoft hesabınızla oturum açın ve senkronize edilecek klasörleri seçinYani sahip olacaksın çevrimdışı erişim ve bulutta otomatik değişiklikler.

Yapay zeka, şifreleme, erişim kontrolleri ve basit en iyi uygulamalardan yararlanan OneDrive, belgelerinizi düzenli tutmanıza, anında bulmanıza ve insan hatasından ve modern tehditlerden korumanıza olanak tanır; hassas dosyalar için Kişisel Kasa, birden fazla dosyayı aynı anda incelemek için Copilot ve gelişmiş paylaşım seçenekleriyle güvenlik ve verimlilik sizin lehinize.