Word'de e-postaları birleştirirken tarih ve sayı biçimlendirme hataları nasıl düzeltilir?

Eminim sizin de başınıza gelmiştir: Excel tablonuzda her şey hazır, tarihler kusursuz ve tutarlar düzgün biçimlendirilmiş, ancak bunu posta birleştirme özelliğini kullanarak Word'e aktardığınızda, Veriler kontrolden çıkıyor.Birdenbire günler aylarla karışıyor veya para birimi rakamları euro sembolü olmadan basit ondalık sayılar olarak görünüyor ve bu da yazdırmadan hemen önce tam bir hayal kırıklığı hissi yaratıyor.

Bu sorun göründüğünden daha yaygındır ve Word'ün varsayılan olarak okuma şeklinden kaynaklanır. yerel Excel verileri Ve hücrelerde gördüğümüz görsel biçimlendirme değil. Merak etmeyin, bilgisayarınızda veya sizin yaptığınız bir hatadan kaynaklanmıyor; bu sadece Microsoft'un uygulamaları arasındaki bilgi alışverişini ele alma şekli. Bunu düzeltmek için, harikalar yaratan birkaç yöntemimiz var. Word'ün posta birleştirme sırasında tarihleri ​​ve miktarları neden değiştirdiğini ve biçimlendirmelerini nasıl koruyacağımızı öğrenelim.

Hızlı yöntem: Alan kodlarını değiştirin.

Sistemi yapılandırarak işleri karmaşıklaştırmak istemiyorsanız ve yalnızca kayıt tarihi gibi belirli bir alanın doğru şekilde görüntülenmesini istiyorsanız, en iyi seçenek alanın kodunu doğrudan şablon belgesinde düzenlemektir. Bunu yapmak için, imleci sorunlu alanın üzerine getirin ve tuşuna basın. ALT + F9 (veya sağ tıklayıp "Alan kodlarını etkinleştir veya devre dışı bırak" seçeneğini seçin).

Örneğin, süslü parantezler arasındaki kodu gördüğünüzde... { MERGEFIELD Fecha_Alta }Bir tane eklemelisiniz. format maskesiTarihler için şunu yazın: \@ "dd/MM/yyyy" Musluğu kapatmadan hemen önce. Ayları ifade eden "M" harfinin büyük harfle yazılması çok önemlidir, çünkü küçük harf "m" kullanırsanız Word, dakikaları kastettiğinizi düşünecektir. Parasal miktarlar için ise şu ifadeyi kullanabilirsiniz: \#.##0,00€ Böylece sayı ondalık basamaklarını ve para birimi sembolünü korur. Para üstünü verdikten sonra tekrar basın. ALT + F9 ve her şeyin yerli yerinde olduğundan emin olmak için önizlemeyi güncelleyin.

En nihai çözüm: Dinamik Veri Değişimi (DDE)

Eğer çok sayıda alanınız varsa ve kodu tek tek düzenlemek istemiyorsanız, Word'ün formatı Excel'de göründüğü gibi okumasını sağlayan genel bir ayar mevcuttur. Bu yöntem şuna dayanmaktadır... DDE (Dinamik Veri Değişimi) protokolüEtkinleştirmek için Dosya menüsüne gidin, Seçenekler'i, ardından Gelişmiş'i girin ve Genel bölümüne kadar aşağı kaydırarak kutuyu işaretleyin. Dosyayı açarken dosya formatı dönüşümlerini onaylayın..

Posta Gönderileri sekmesinde alıcı listenizi yeniden seçtiğinizde, Word bir iletişim kutusu görüntüler. İşte püf noktası: "Tümünü Göster" seçeneğine tıklamanız ve ilgili seçeneği belirlemeniz gerekiyor. DDE aracılığıyla MS Excel elektronik tablolarıO andan itibaren Word, verileri kendi yorumlama biçimine göre yorumlamayı bırakacak ve görsel formatına saygı duyacaktır. Excel çalışma kitabınızda tanımladığınız bu özellik, size çok fazla manuel çalışma zahmetinden kurtarır.

İleri düzey birleştirme kurallarında ustalaşmak

Biçimlendirmenin ötesinde, Word mektuplarınızın soğuk ve kişisel olmayan şablonlardan çok daha fazlası görünmesini sağlayacak güçlü araçlar sunar. Kombinasyon kuralları Bu kurallar, bir alanın değerine bağlı olarak dinamik metin eklemenize olanak tanır. Örneğin, "Eğer...O zaman...Aksi takdirde..." kuralı, tebrik mesajını kişiselleştirmek için idealdir; Cinsiyet alanı "E" ise, belgeye şu şekilde bir metin yazılmasını programlayabilirsiniz: "Sevgili komşum"Değilse, "Sevgili komşum" yazın.

"Doldur" kuralı gibi, belgenin tamamında tekrarlanacak bilgileri yazmanız için bir iletişim kutusu açan veya verileri kaydeden "Sor" kuralı gibi diğer çok kullanışlı işlevler de mevcuttur. dahili skor tablosu Birden fazla yerde kullanmak için Ref. alanını kullanın. Ayrıca, özellikle yazdırma işlemlerinde farklı kişilere ait verilerin aynı sayfada görünmesi gerekiyorsa "Sonraki kayıt" seçeneğini de kullanabilirsiniz. yapışkan etiketler veya CD kapakları.

Listeyi filtrelemek isteyenler için "Şu Şartları Karşılayan Alıcıları Atla..." kuralı hayat kurtarıcıdır. Belirli bir koşulu karşılayan alıcıları otomatik olarak hariç tutmanıza ve gereksiz mektupların yazdırılmasını önlemenize olanak tanır. Son olarak, belgelerinizi numaralandırmanız gerekiyorsa, "Kayıt Numarasını Birleştir" seçeneğini kullanarak belgelerinizi görüntüleyebilirsiniz. veritabanındaki orijinal konum veya yalnızca filtrelenmiş kayıtlara dayalı sıralı numaralandırma için "Sıra numarasını birleştir." seçeneği kullanılabilir.

Posta birleştirme işlemini etkili bir şekilde yönetmek, hem DDE veya alan kodları kullanarak Excel ile teknik bağlantıyı hem de koşullu kurallar aracılığıyla mantıksal özelleştirmeyi içerir; bu sayede büyük miktardaki belgelerin profesyonel bir görünüme sahip olması ve biçimlendirme hatalarından arınmış olması sağlanır. Artık Word'ün posta birleştirme sırasında tarihleri ​​ve tutarları neden değiştirdiğini ve biçimlendirmelerini nasıl koruyacağınızı biliyorsunuz.