Những lỗi thường gặp nhất với công thức trong Excel và cách sửa chúng

Xác định và giải quyết các lỗi công thức phổ biến nhất trong Excel.
Các khuyến nghị chính để tránh những lỗi thường gặp khi làm việc với công thức và hàm.
Chiến lược sử dụng bảng tính hiệu quả và an toàn hơn.

Nếu bạn từng gặp phải những thông báo khó hiểu gồm dấu chấm than, dấu thăng và chữ viết hoa khi sử dụng Excel, bạn không phải là người duy nhất. Lỗi công thức trong Excel là chuyện thường gặp đối với cả người mới bắt đầu và người dùng có kinh nghiệm. Học cách xác định và sửa chúng Đây là bước thiết yếu để tận dụng công cụ mạnh mẽ này và tránh những rắc rối không đáng có.

Trong bài viết này tôi giải thích rõ ràng cho bạn Những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng công thức trong Excel là gì?, cách xác định chúng, nguyên nhân gây ra chúng và quan trọng nhất là cách khắc phục chúng. Thêm vào đó, tôi sẽ chỉ cho bạn một số mẹo để ngăn ngừa chúng và chúng tôi sẽ xem xét các giải pháp thay thế hiện đại cho Excel trong trường hợp bạn đang tìm kiếm trải nghiệm khác biệt hoặc cộng tác trên đám mây. Đọc tiếp và trở thành chuyên gia bảng tính thực thụ! Hãy bắt đầu! Những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng công thức trong Excel và cách sửa lỗi.

Tại sao Excel hiển thị lỗi trong công thức?

Excel chắc chắn là tiêu chuẩn chung khi nói đến bảng tính. Nó được sử dụng cho cả quản lý hàng tồn kho trong một công ty và cho kế toán tại nhà và phân tích tài chính nâng cao trong các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, tính linh hoạt và khả năng tính toán to lớn của nó Họ có thể chơi khăm chúng ta nếu chúng ta mắc lỗi. khi nhập công thức.

Hầu hết các lỗi phát sinh bởi vì Có gì đó trong công thức không khớp với những gì Excel mong đợi.: tham chiếu không hợp lệ, đối số không chính xác, thao tác không thể thực hiện (như chia cho số không), sử dụng sai hàm, lỗi đánh máy hoặc thậm chí là vấn đề định dạng. Hiểu được nguồn gốc của từng lỗi sẽ giúp bạn sửa lỗi nhanh chóng. và ngăn chặn dữ liệu và phân tích của bạn bị xâm phạm.

Những lỗi thường gặp nhất trong công thức Excel

Chúng ta hãy cùng đi vào vấn đề chính: Đây là những lỗi thường gặp nhất khi làm việc với các công thức trong Excel, kèm theo thông tin chi tiết về thời điểm, lý do xảy ra lỗi và cách bạn có thể dễ dàng giải quyết chúng.

Những lỗi thường gặp nhất với công thức trong Excel và cách sửa chúng

#DIV/0!: Lỗi này xuất hiện khi bạn cố chia cho số không. Không quan trọng nếu bạn tự nhập số không hoặc nếu ô được sử dụng làm mẫu số trống hoặc chứa giá trị 0. Trước khi chia, hãy kiểm tra xem mẫu số có phải bằng không không.. Giải quyết vấn đề bằng cách sử dụng các điều kiện như =IF(B3=0, «», A3/B3) để tránh điều đó.
#ĐÁNG GIÁ!: Chỉ ra rằng công thức chứa giá trị hoặc đối số không tương thích. Điều này thường xảy ra nếu bạn nhập văn bản vào ô cần có số, để ô trống hoặc sử dụng ký tự không đúng. Kiểm tra các đối số cẩn thận và đảm bảo các ô chứa đúng kiểu dữ liệu..
#REF!: Điều này xuất hiện khi một công thức tham chiếu đến một ô không còn tồn tại nữa, thường là do ô đó đã bị xóa. Nếu điều này xảy ra với bạn, hoàn tác hành động hoặc sửa tham chiếu thủ công trên thanh công thức.
#TÊN?: Lỗi này chỉ ra rằng Excel không nhận dạng được một số thành phần của công thức, thường là do lỗi đánh máy (ví dụ: viết TRUNG BÌNH thay vì TRUNG BÌNH) hoặc sử dụng tên không phù hợp. Kiểm tra xem tất cả các tên được viết đúng chính tả và nếu có thắc mắc, hãy sử dụng trình hướng dẫn chức năng để tránh sai sót.
#NA: Hiển thị khi chức năng tìm kiếm, chẳng hạn như VLOOKUP, TRÙNG HỢP o BUSCARH, không tìm thấy giá trị yêu cầu trong phạm vi được chỉ định. Hãy chắc chắn rằng dữ liệu tồn tại và công thức được xây dựng đúng. Nếu bạn muốn cá nhân hóa tin nhắn, bạn có thể sử dụng =IF.ERROR(…, "Không tìm thấy giá trị").
#####: Nếu bạn chỉ thấy dấu thăng trong một ô, đó không phải là một tính toán sai lầm, nhưng vấn đề về không gian: cột quá hẹp để hiển thị kết quả. Bạn chỉ cần tăng chiều rộng cột để hiển thị chính xác.
#VÔ GIÁ TRỊ!: Lỗi này xuất hiện khi Excel không xác định được phạm vi bạn đang chỉ định, thường là do toán tử hợp hoặc toán tử phạm vi đã được sử dụng không đúng cách. Kiểm tra dấu hai chấm (:) cho các phạm vi và dấu chấm phẩy (;) để tham chiếu trong hàm (=SUM(A2:A6;D2:D6)).
#NUM!: Chỉ ra rằng kết quả của công thức là giá trị số nằm ngoài giới hạn mà Excel có thể xử lý hoặc bạn đang cố gắng thực hiện một phép toán bất khả thi, chẳng hạn như tính căn bậc hai của một số âm (=SQRT(-2)). Kiểm tra từng đối số và chỉ nhập các giá trị số hợp lệ.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Đổi dấu phẩy thành dấu thập phân trong Excel

Các lỗi cấu trúc thường gặp khi viết công thức

Tệp Excel

Ngoài các giá trị lỗi, còn có những lỗi thường gặp khi viết các công thức phức tạp. Những lỗi này không phải lúc nào cũng tạo ra thông báo lỗi, nhưng có thể gây ra kết quả không chính xác.Sau đây là những điều phổ biến nhất:

Quên dấu bằng (=): Mọi công thức trong Excel phải bắt đầu bằng =Nếu bạn bỏ qua mục này, Excel sẽ hiểu những gì bạn nhập là văn bản hoặc ngày tháng và sẽ không tính toán gì cả.
Quên mở hoặc đóng dấu ngoặc đơn: Trong các hàm lồng nhau hoặc công thức dài, rất dễ để lại dấu ngoặc đơn không đóng, khiến công thức bị lỗi. Luôn luôn đếm dấu ngoặc đơn để chúng được cân bằng.
Sử dụng sai phạm vi hoặc dấu phân cách: Phạm vi được chỉ định bằng hai dấu chấm (:), như trong =SUM(A1:A10)Nếu bạn nhập khoảng trắng, dấu câu không đúng hoặc toán tử không đúng, bạn sẽ nhận được lỗi.
Lập luận không đủ hoặc quá mức:Nhiều hàm yêu cầu số lượng đối số chính xác. Bỏ qua một hoặc thêm nhiều hơn sẽ ngăn cản chúng hoạt động bình thường.
Tham chiếu đến các ô trong các trang tính khác bị viết sai chính tả:Khi một công thức tham chiếu đến một trang tính khác, bắt buộc phải đặt tên trong dấu ngoặc đơn nếu có khoảng trắng và kết thúc bằng dấu chấm than, ví dụ: ='Doanh số Quý 2'!A1.
Tài liệu tham khảo sách bên ngoài không đầy đủ: Để tham chiếu đến một tệp khác, hãy đặt tên trong dấu ngoặc vuông, theo sau là trang tính và phạm vi (=Tờ!A1:A8). Nếu tệp bị đóng, bạn cần đường dẫn đầy đủ.
Số được định dạng trong công thứcKhông bao giờ sử dụng số được định dạng (khoảng trắng, dấu chấm, ký hiệu) trong công thức. Chỉ sử dụng số "trần" và áp dụng định dạng cho ô.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách ẩn danh dữ liệu trong Excel trước khi phân tích bằng trí tuệ nhân tạo

Các công cụ và hàm Excel để phát hiện lỗi

Excel cung cấp các cơ chế giúp xác định vị trí và sửa lỗi một cách trực quan hoặc tự động:

Kiểm tra lỗi: Hàm này kiểm tra sự không nhất quán và hiển thị một hình tam giác màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của ô. Bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc từ các tùy chọn.
Kiểm tra công thức: Từ Công thức > Kiểm toán, cho phép bạn phân tích và gỡ lỗi các công thức phức tạp, giúp xác định lỗi dễ dàng hơn.
Theo dõi tiền lệ và người phụ thuộc:Các hàm này hiển thị đồ họa ô nào bị ảnh hưởng bởi công thức, giúp phát hiện lỗi tham chiếu.
Trợ giúp theo ngữ cảnhExcel cung cấp các gợi ý và cảnh báo theo thời gian thực cho các lỗi thường gặp bằng Trình hướng dẫn hàm.

Mẹo thực tế để tránh lỗi với công thức trong Excel

Excel

Để giảm thiểu lỗi, bạn nên thực hiện theo các biện pháp sau:

Lên kế hoạch trước khi viết.: Phác thảo dữ liệu và thao tác bạn cần trước khi bắt đầu.
Xem lại cấu trúc của các chức năng: Kiểm tra phần trợ giúp để đảm bảo bạn đang sử dụng đối số đúng cách.
Sử dụng tên mô tả: Việc đặt tên cho các ô và phạm vi quan trọng giúp duy trì các công thức phức tạp dễ dàng hơn.
Hãy tận dụng tính năng tự động hoàn thành.: Sử dụng gợi ý để tránh lỗi chính tả trong các hàm và tên.
Hãy thay đổi dần dần.: Chỉ sửa đổi những gì cần thiết, xác minh kết quả trước khi thực hiện các điều chỉnh tiếp theo.
Lưu phiên bản bảo mật: Trước khi thực hiện những thay đổi lớn, hãy lưu bản sao để khôi phục lại nếu có sự cố xảy ra.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách lấy phần trăm trong Excel: 3 cách nhanh chóng từng bước

Các giải pháp thay thế cho Excel để tránh lỗi và cải thiện sự cộng tác

Mặc dù Excel là công cụ dẫn đầu trong bảng tính, nhưng các phiên bản và khả năng tương thích khác nhau của nó có thể gây ra sự cố trong môi trường cộng tác hoặc khi trao đổi tệp. Một số giải pháp thay thế giúp cộng tác dễ dàng hơn và tránh một số lỗi nhất định là:

Google SheetsDựa trên đám mây, nó cho phép chỉnh sửa theo thời gian thực, lịch sử phiên bản và khả năng tương thích đa nền tảng. Một số tính năng khác nhau, nhưng nó cung cấp mức độ linh hoạt cao.
Zoho Sheets: Tính năng cộng tác, dễ dàng nhập/xuất ở nhiều định dạng khác nhau và tự động hóa báo cáo.
Số (Apple): Dành cho người dùng Apple, với giao diện trực quan và các tính năng trực quan để tạo đồ họa và chia sẻ tệp dễ dàng.
Hàng: Được thiết kế cho doanh nghiệp, với khả năng tích hợp và tự động hóa tiên tiến kết nối với các ứng dụng và hệ thống quản lý bên ngoài.
Sử dụng AI trong Excel: Chúng tôi để lại cho bạn hướng dẫn này về 9 công cụ tốt nhất cho Excel với AI.

Đối với những người thích tự động hóa quản lý tài chính, các nền tảng như Chipax kết nối theo thời gian thực với các ngân hàng và hệ thống thuế, giúp giảm thiểu sai sót của con người và đơn giản hóa quy trình.

Lỗi của con người: mối nguy hiểm lớn nhất khi làm việc với công thức

Nhiều lỗi Excel không phải do phần mềm mà do lỗi của con người. Từ việc sao chép và dán không đúng cách đến việc bỏ sót đối số hoặc sử dụng sai toán tử, những sơ suất nhỏ có thể dẫn đến kết quả không mong muốn. Chìa khóa là Hãy chú ý đến từng chi tiết. và xem lại các công thức trước khi xác nhận chúng.

Để tránh lãng phí thời gian, việc tự động hóa các quy trình hoặc sử dụng các dịch vụ giúp giảm thiểu sai sót có thể rất có lợi. Đầu tư vào đào tạo hoặc các công cụ thông minh có thể tạo ra sự khác biệt và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối trong thời gian dài.