Cách sử dụng nhãn trong Gmail và sắp xếp email của bạn tốt hơn

Nhãn trong Gmail cho phép bạn sắp xếp thư theo nhiều tiêu chí cùng một lúc.
Nhãn có thể được tùy chỉnh, lồng nhau và mã hóa màu để quản lý trực quan hiệu quả.
Việc kết hợp nhãn với bộ lọc sẽ tự động hóa việc sắp xếp thư đến.

Quản lý email hiệu quả là điều cần thiết ngày nay, đặc biệt nếu bạn sử dụng Gmail cho cả mục đích cá nhân và công việc. Nếu bạn từng cảm thấy choáng ngợp vì số lượng tin nhắn nhận được hoặc không thể tìm thấy email khi bạn cần nhất, thì có lẽ bạn vẫn chưa tận dụng hết tính năng nhãn của Gmail. Việc thành thạo sử dụng nhãn sẽ cho phép bạn phân loại, tìm kiếm và quản lý hộp thư đến của mình theo cách thông minh hơn nhiều., tiết kiệm thời gian và mang lại sự ngăn nắp cho cuộc sống hàng ngày của bạn.

Trong bài viết này, tôi sẽ kể cho bạn nghe. Mọi thứ bạn cần biết về nhãn Gmail. Từ việc chúng là gì và chúng khác với thư mục như thế nào cho đến cách tạo, tùy chỉnh, cấu hình và sử dụng bộ lọc để sắp xếp email của bạn một cách tự động. Ngoài ra, tôi sẽ chỉ cho bạn các mẹo để hiển thị hoặc ẩn nhãn và cách tận dụng các tính năng nâng cao như lồng nhau và khớp màu.

Nhãn trong Gmail là gì và nó được dùng để làm gì?

Nhãn trong Gmail là một công cụ phân loại độc đáo thay thế các thư mục truyền thống được sử dụng trong các trình quản lý email khác. Không giống như những thư mục đó, nơi bạn chỉ có thể lưu một email vào một thư mục tại một thời điểm, Trong Gmail, một tin nhắn có thể có nhiều nhãn cùng lúc., cho phép bạn sắp xếp email theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ, bạn có thể gán nhãn cho từng khách hàng và dự án vào cùng một email và truy cập thông qua bất kỳ danh mục nào khi cần.

Giống như bạn có giấy nhớ kỹ thuật số có nhiều màu sắc và tên gọi khác nhau dán lên tin nhắn của bạn, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân loại chúng mà không có giới hạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người quản lý khối lượng lớn email hoặc muốn lọc và tìm kiếm tin nhắn dựa trên nhiều chủ đề hoặc bối cảnh khác nhau.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Làm cách nào để nhận được hỗ trợ kỹ thuật từ Microsoft?

Sự khác biệt chính giữa nhãn và thư mục

Điều quan trọng là phải làm rõ rằng Nhãn và thư mục không phải là một. Mặc dù cả hai đều được dùng để sắp xếp tin nhắn, nhưng nhãn mang lại tính linh hoạt hơn. Khi bạn xóa một email trong Gmail, email đó sẽ biến mất khỏi tất cả các nhãn được gán cho nó và khỏi hộp thư đến của bạn. Bên cạnh đó, Bạn có thể áp dụng một hoặc nhiều nhãn cho một tin nhắn duy nhất, điều không thể thực hiện được với hệ thống thư mục truyền thống.

Nhãn cũng không ảnh hưởng đến việc lưu trữ tin nhắn về mặt vật lý.; Chúng chỉ đơn giản là những dấu hiệu trực quan giúp phân loại và tìm kiếm sau này dễ dàng hơn. Bằng cách này, bạn sẽ đạt được hiệu quả và sắp xếp hộp thư đến theo cách bạn muốn.

Ưu điểm của việc sử dụng nhãn trong Gmail

Phân loại đa dạng: Cùng một cuộc trò chuyện hoặc email có thể có nhiều thẻ để bạn có thể tìm thấy chúng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau.
Cá nhân hóa: Chọn tên, màu sắc và lồng các thẻ vào nhau để tạo thành các danh mục phụ.
Trật tự trực quan:Nhờ màu sắc và vị trí sắp xếp trên thanh bên, nhãn của bạn có thể dễ dàng được nhận dạng chỉ bằng cái nhìn thoáng qua.
Tự động hóa:Với bộ lọc Gmail, bạn có thể tự động gán nhãn cho các email đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Cách tạo nhãn trong Gmail

Bạn có thể tạo nhãn mới theo hai cách chính, tùy thuộc vào việc bạn muốn gán nhãn khi tạo email hay chỉ cần sắp xếp nhãn từ thanh bên. Dưới đây, tôi sẽ giải thích từng bước cho cả hai lựa chọn để bạn không bỏ lỡ điều gì.

Tạo và gán nhãn cho một email cụ thể

Mở email hoặc chọn nhiều tin nhắn trong danh sách.
Nhấp vào biểu tượng của "Nhãn" (trông giống như nhãn giá, thường ở trên cùng).
Trong menu thả xuống, bạn sẽ thấy danh sách các thẻ hiện có và tùy chọn tạo nhãn mới.
Nhập tên nhãn mới. Nếu muốn, bạn có thể lồng nó vào bên dưới một thẻ hiện có để biến nó thành một thẻ phụ.
Nhấp vào «Tạo nên» và cuối cùng nhấp vào «Áp dụng» để gán nhãn đó cho các tin nhắn đã chọn.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách tắt giới hạn độ tuổi trên YouTube

Tạo nhãn trực tiếp từ thanh bên

Đi tới danh sách nhãn ở phía bên trái màn hình chính của Gmail.
Cuộn xuống cuối danh sách đó và chọn "Nhãn hiệu mới".
Nhập tên mong muốn và nếu muốn, hãy chọn thẻ cha để lồng nó vào bên dưới.
Nhấp vào «Tạo nên» và nhãn mới của bạn sẽ có thể sử dụng bất cứ lúc nào.

Gán màu cho nhãn

Tùy chỉnh nhãn bằng màu sắc Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng xác định chúng và cung cấp cho chúng một cảm giác thị giác dễ chịu. Gmail cho phép bạn gán màu cơ bản hoặc tùy chỉnh cho từng nhãn, điều này rất hữu ích khi bạn có nhiều nhãn và muốn phân biệt chúng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Di chuột qua nhãn mong muốn ở thanh bên trái cho đến khi biểu tượng xuất hiện. ba điểm thẳng đứng.
Nhấp vào biểu tượng đó và chọn tùy chọn «Màu nhãn"
Chọn từ các màu mặc định hoặc xác định một cái tùy chỉnh.

Màu sắc giúp làm nổi bật các nhãn quan trọng nhất hoặc nhóm các thẻ liên quan một cách trực quan, giúp đơn giản hóa việc quản lý hàng ngày.

Đổi tên, xóa và sắp xếp nhãn trong Gmail

Ngoài việc tạo và tùy chỉnh, Bạn có thể sửa đổi, xóa hoặc lồng thẻ bất cứ khi nào. Tính linh hoạt này cho phép bạn sắp xếp email trong Gmail để phù hợp với nhu cầu của mình ngay cả khi ưu tiên của bạn thay đổi.

Đổi tên thẻ

Di chuột qua nhãn đang đề cập và nhấp vào nhấp vào biểu tượng ba chấm.
Lựa chọn "Biến đổi" và thay đổi tên nhãn theo sở thích của bạn.

Lồng thẻ (tạo thẻ phụ)

Di chuột qua nhãn và truy cập lại vào menu ba chấm.
Chọn tùy chọn "Biến đổi" và bây giờ bạn có thể chọn một nhãn chính bên dưới để lồng phần bạn đang chỉnh sửa.

Tính năng này cho phép bạn tạo cấu trúc phân cấp hoặc theo chủ đề cho email của mình, nhóm các nhãn phụ vào các nhãn chung như "Khách hàng", "Dự án", "Hóa đơn", v.v.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách sửa lỗi Winload.efi trong Windows từng bước

Xóa nhãn

Giống như các bước trước, hãy di chuột qua nhãn và nhấp vào Nhấp vào ba dấu chấm..
Chọn tùy chọn "Xóa nhãn".

Hãy nhớ điều đó Xóa nhãn không xóa các tin nhắn liên quan; Chúng chỉ mất đi dấu hiệu đó, nhưng vẫn có thể nhìn thấy trong khay hoặc bên dưới các nhãn khác đã được dán.

Mẹo để tận dụng tối đa nhãn Gmail

Xem lại và cập nhật nhãn của bạn thường xuyên để chúng không mất đi tính hữu dụng và tiếp tục thích ứng với thói quen của bạn.
Sử dụng màu sắc theo cách hợp lý, chỉ định một phạm vi tương tự cho cùng một nhóm chủ đề để dễ dàng xác định email của bạn.
Kết hợp thẻ và bộ lọc để tránh tình trạng quá tải thủ công và sắp xếp mọi thứ gọn gàng mà không tốn nhiều công sức.
Ẩn các nhãn bạn hiếm khi sử dụng và chỉ hiển thị chúng khi cần thiết, do đó bạn sẽ có giao diện tham khảo nhanh hơn và sạch hơn.

Giới hạn sử dụng và khuyến nghị

Mặc dù Gmail cho phép một số lượng nhãn ấn tượng, bạn nên biết rằng lượng dư thừa có thể làm chậm quá trình nạp khay bên nếu bạn vượt quá 500 có thể nhìn thấy. Do đó, bạn nên xóa các thẻ cũ hoặc hợp nhất các thẻ đã mất ý nghĩa để tránh làm quá tải hệ thống.

Một hạn chế có liên quan khác là mặc dù một thông điệp có thể có nhiều nhãn, Xóa email đó sẽ xóa email đó khỏi tất cả các nhãn cùng một lúc và khỏi hộp thư đến.. Điều quan trọng là phải ghi nhớ điều này để không vô tình làm mất thông tin có liên quan.

Hiểu và thành thạo cách sử dụng nhãn trong Gmail sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm của người dùng, cho phép bạn sắp xếp, định vị và quản lý email theo cách thực tế và trực quan hơn nhiều. Nhờ đó, bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình, giảm thời gian tìm kiếm và quản lý tin nhắn hiệu quả hơn..