- OCR chuyển đổi hình ảnh và tài liệu được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa
- Nó được sử dụng để số hóa, tự động hóa và tối ưu hóa việc quản lý tài liệu.
- Có nhiều loại OCR khác nhau tùy thuộc vào loại tài liệu hoặc nhiệm vụ
- Sự tích hợp này giúp cải thiện hiệu quả trong các lĩnh vực như ngân hàng, chăm sóc sức khỏe và hậu cần.
Một trong những tiến bộ đã cách mạng hóa cách chúng ta xử lý thông tin bằng văn bản trong thế giới kỹ thuật số là Công nghệ OCR. Một giải pháp cho phép chúng ta chuyển đổi tài liệu in hoặc hình ảnh thành văn bản kỹ thuật số, giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và công sức cho các công việc lặp đi lặp lại hoặc liên quan đến quản lý tài liệu.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp phải quản lý một lượng lớn giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng và văn bản pháp lý. Việc số hóa thông tin này bằng công nghệ OCR không chỉ nâng cao hiệu quả, nhưng cũng giúp tìm kiếm, chỉnh sửa và lưu trữ dễ dàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết mọi thông tin cần biết về nhận dạng ký tự quang học: công nghệ này là gì, hoạt động như thế nào và ứng dụng của nó ra sao.
OCR là gì và nó được sử dụng để làm gì?
OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học. Dịch sang tiếng Tây Ban Nha: Nhận dạng ký tự quang học. Công nghệ này phân tích các tài liệu có chứa văn bản, chẳng hạn như hình ảnh, ảnh chụp hoặc tệp PDF và chuyển đổi chúng thành dữ liệu mà máy tính có thể hiểu được.
Giải thích một cách rất ngắn gọn, công nghệ OCR có khả năng trích xuất các ký tự trực quan từ hình ảnh và dịch chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa. Điều này có nghĩa là chúng ta có thể chuyển đổi tài liệu đã quét thành một tập tin. Từ, Excel, JSON hoặc các định dạng khác, giúp dễ dàng chỉnh sửa, tìm kiếm và xử lý.
Tại sao điều này lại thú vị đến vậy? Câu trả lời là hiển nhiên: của họ nhiều ứng dụng thực tế, từ việc số hóa từ các tập tin vật lý đến tự động hóa nhiệm vụ tại các nơi làm việc như ngân hàng, bệnh viện, công ty bảo hiểm, công ty tiếp thị, hậu cần… Bất kỳ công ty nào làm việc với khối lượng thông tin lớn.
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào?
Quá trình nhận dạng ký tự quang học Nó bao gồm một số bước cơ bản trong đó phần cứng (như máy quét hoặc máy ảnh) và phần mềm chuyên dụng được kết hợp, sử dụng các thuật toán dựa trên các mẫu hình ảnh và thậm chí là trí tuệ nhân tạo.
Sau đây là các bước chính của công nghệ OCR:
- Chụp tài liệu: Hình ảnh của tài liệu được chụp bằng máy quét hoặc máy ảnh.
- Sơ chế: Phần mềm cải thiện chất lượng hình ảnh bằng cách điều chỉnh độ tương phản, loại bỏ nhiễu hình ảnh và phát hiện các cạnh.
- Phân đoạn: Hệ thống chia hình ảnh thành các phần: khối văn bản, dòng, từ và cuối cùng là ký tự.
- Công nhận: Mỗi ký tự được phân tích và so sánh với cơ sở dữ liệu chứa các mẫu chữ cái, số và ký hiệu.
- Xử lý hậu kỳ: Các lỗi có thể xảy ra sẽ được sửa và nội dung sẽ được cấu trúc để xuất ra định dạng kỹ thuật số, chẳng hạn như văn bản thuần túy hoặc JSON có cấu trúc.
Mặc dù quá trình này thoạt nhìn có vẻ phức tạp nhưng sự thật là có thể chạy trong vài giây nhờ phần mềm hiện đại. Điều này cho phép chúng ta tận dụng công nghệ OCR thời gian thực, ngay cả từ các ứng dụng di động.
Các loại công nghệ OCR
đó nhiều biến thể khác nhau trong công nghệ OCR, phù hợp với nhiều mục đích sử dụng và loại tài liệu khác nhau. Không phải tất cả các văn bản đều giống nhau, do đó, tùy từng trường hợp, các phương pháp cụ thể được sử dụng để đảm bảo đọc chính xác.
- OCR truyền thống: Được sử dụng cho các văn bản in, sách, báo cáo hoặc bất kỳ tài liệu đánh máy nào.
- ICR (Nhận dạng ký tự thông minh): Chuyên nhận dạng các tài liệu viết tay, chẳng hạn như mẫu đơn viết tay. Sử dụng AI để cải thiện độ chính xác.
- OMR (Nhận dạng dấu quang học): Xác định các dấu hiệu như ô đã chọn, chữ ký hoặc logo. Được sử dụng rộng rãi trong các cuộc khảo sát, kỳ thi hoặc xổ số.
- OWR (Nhận dạng từ quang học): Nhận dạng toàn bộ từ thay vì các ký tự riêng lẻ khi làm việc với các văn bản rõ ràng, có cấu trúc tốt.
Việc lựa chọn biến thể sẽ phụ thuộc vào loại tài liệu và mức độ phức tạp của nội dung trực quan. Ví dụ, hộ chiếu yêu cầu ICR để đọc chữ ký, trong khi biểu mẫu trắc nghiệm cần OMR.
Lợi ích của việc sử dụng OCR trong các công ty và tổ chức
Việc triển khai công nghệ OCR cung cấp lợi ích rõ ràng cho bất kỳ tổ chức nào xử lý tài liệu. Nhờ hệ thống này, các quy trình trước đây đòi hỏi phải thực hiện thủ công và dễ xảy ra lỗi có thể được tự động hóa. Sau đây là một số lợi thế chính:
- Tiết kiệm thời gian: Xử lý tài liệu tự động giúp tiết kiệm nhiều giờ đánh máy thủ công.
- Giảm lỗi: Nó làm giảm các lỗi thường gặp trong công việc của con người, chẳng hạn như lỗi đánh máy.
- Truy cập thông tin nhanh chóng: Cho phép bạn tìm kiếm tên, ngày tháng hoặc dữ liệu quan trọng trong các tệp đã số hóa.
- Giảm chi phí vận hành: Giảm nhu cầu in ấn, lưu trữ hoặc gửi tài liệu giấy.
- Bảo mật cao hơn: Tài liệu kỹ thuật số có thể được mã hóa và bảo vệ với quyền truy cập hạn chế.
- Cải thiện trải nghiệm của khách hàng: Các quy trình như xác minh danh tính và dịch vụ khách hàng được hợp lý hóa.
Những ứng dụng phổ biến nhất của công nghệ OCR
OCR có ứng dụng thực tế trong nhiều lĩnh vực. Và với sự phát triển của phần mềm, ngày càng có nhiều tác vụ có thể được tự động hóa nhờ công cụ này. Một số cách sử dụng phổ biến nhất là:
- Xác minh danh tính: Quét CMND, hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe để xác minh thông tin cá nhân.
- Tích hợp kỹ thuật số: Đăng ký khách hàng mới với ngân hàng hoặc doanh nghiệp bằng cách quét tài liệu từ ứng dụng di động.
- Xử lý hóa đơn: Trích xuất thông tin chi phí cho hệ thống kế toán hoặc ERP.
- Nhận dạng biển số xe: Kiểm soát phương tiện trong hệ thống giao thông hoặc đỗ xe.
- Đọc đơn thuốc: Trích xuất dữ liệu từ hướng dẫn y tế tại bệnh viện hoặc hiệu thuốc.
- Khả năng tiếp cận cho người khiếm thị: Chuyển đổi văn bản thành giọng nói hoặc định dạng dễ hiểu.
Các tài liệu có thể được xử lý bằng OCR
Nhờ tính linh hoạt của OCR, nó có thể được áp dụng cho nhiều loại tài liệu khác nhau. Miễn là chúng ở định dạng trực quan dễ nhận biết thì có thể gửi qua ứng dụng web, email hoặc thiết bị di động.
Trong số các hỗ trợ phổ biến nhất là:
- PDF (được quét hoặc tạo từ hình ảnh)
- Hình ảnh ở định dạng JPG, PNG, BMP, TIFF
Và các loại tài liệu được xử lý nhiều nhất là:
- hóa đơn và biên lai
- Giấy tờ tùy thân (CMND, hộ chiếu, giấy phép)
- Hợp đồng và biểu mẫu
- Biên lai giao hàng và bằng chứng giao hàng
- Đơn thuốc, đăng ký xe và sao kê ngân hàng
Các công cụ và dịch vụ OCR có sẵn
Có nhiều tùy chọn khác nhau để áp dụng OCR tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Từ các công cụ miễn phí cho các công việc một lần đến các giải pháp kinh doanh tích hợp.
- Phần mềm máy tính để bàn: Các chương trình như ABBYY FineReader cho phép bạn áp dụng OCR một cách chuyên nghiệp.
- Ứng dụng di động: Ứng dụng sử dụng camera của điện thoại để quét và chuyển đổi văn bản theo thời gian thực.
- Dịch vụ trực tuyến: Các trang web cho phép bạn tải lên một tệp tin đã được xử lý và tải xuống mà không cần phải cài đặt bất cứ thứ gì.
Bên cạnh đó, Nhiều nền tảng quản lý tài liệu có tích hợp sẵn các mô-đun công nghệ OCR. Điều này giúp bạn dễ dàng sử dụng thường xuyên trong luồng tệp tin, quản lý kế toán hoặc lưu trữ an toàn.
Việc số hóa tài liệu chưa bao giờ cần thiết hơn lúc này. Vì cả lý do hiệu quả và tính bền vững. Áp dụng OCR chắc chắn là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm lượng giấy sử dụng, cải thiện khả năng tiếp cận thông tin và tối ưu hóa các quy trình lặp đi lặp lại mà trước đây đòi hỏi nhiều giờ can thiệp của con người.
Biên tập viên chuyên về các vấn đề công nghệ và internet với hơn mười năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực truyền thông kỹ thuật số khác nhau. Tôi đã từng làm biên tập viên và người sáng tạo nội dung cho các công ty thương mại điện tử, truyền thông, tiếp thị và quảng cáo trực tuyến. Tôi cũng đã viết trên các trang web kinh tế, tài chính và các lĩnh vực khác. Công việc của tôi cũng là niềm đam mê của tôi. Bây giờ, qua bài viết của tôi trong Tecnobits, Tôi cố gắng khám phá tất cả những tin tức và cơ hội mới mà thế giới công nghệ mang đến cho chúng ta hàng ngày để cải thiện cuộc sống của chúng ta.