OneDrive với trí tuệ nhân tạo: cách sắp xếp, tìm kiếm và bảo vệ tệp của bạn

Việc quản lý tài liệu có thể trở nên hỗn loạn nếu thư mục, quyền và phiên bản không được kiểm soát đúng cách. Đó chính là lúc vấn đề này phát huy tác dụng. OneDrive, kết hợp lưu trữ đám mây, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo để sắp xếp, tìm kiếm và bảo vệ các tập tin của bạn một cách an toàn.

Không chỉ đơn thuần là lưu trữ bản sao lưu, OneDrive còn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn: sắp xếp thông minh, tìm kiếm nhanh, phục hồi sự cố và các tùy chọn bảo mật nâng cao. Tất cả trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát dữ liệu trong tầm tay bạn, với các lớp bảo mật hiện đại và những cách thực hành đơn giản nhất để áp dụng trong cuộc sống hàng ngày. Hãy cùng xem xét mọi thứ về OneDrive với trí tuệ nhân tạo.

Kiểm soát và quyền sở hữu: dữ liệu của bạn, dưới sự chỉ huy của bạn

Khi bạn tải các tệp của mình lên đám mây Microsoft, bạn vẫn là chủ sở hữu của nội dung: OneDrive được thiết kế để giữ cho bạn Quyền sở hữu và kiểm soát về những gì bạn lưu, chia sẻ hoặc xóa. Triết lý "quyền riêng tư theo thiết kế" của Microsoft củng cố cách tiếp cận này và khẳng định rõ ràng rằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức đều hướng đến việc bảo vệ thông tin của bạn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng nền tảng để bảo vệ các tài liệu quan trọng, có khóa đào tạo chính thức tập trung vào bảo mật, bảo vệ và khôi phục trong OneDrive, với các phương pháp hay nhất và tình huống sử dụng sẽ giúp bạn tránh khỏi những bất ngờ vào lúc quan trọng nhất.

Các biện pháp cơ bản bạn có thể kích hoạt ngay bây giờ để bảo vệ các tập tin của mình

Việc củng cố tài khoản và thiết bị của bạn là bước đầu tiên. Việc này không đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật: chỉ cần kích hoạt một vài cài đặt và áp dụng những thói quen hợp lý mang lại [các tính năng/cơ hội/v.v. sau]. một bước tiến lớn về an ninh.

• Tạo mật khẩu mạnhDài, độc đáo và khó đoán. Hãy sử dụng trình quản lý mật khẩu và thường xuyên kiểm tra độ mạnh của mật khẩu để tránh việc sử dụng lại mật khẩu gây nguy hiểm.
• Bật xác minh hai bước (MFA)Mỗi lần đăng nhập trên các thiết bị không đáng tin cậy sẽ yêu cầu thêm yếu tố xác thực thứ hai (cuộc gọi, tin nhắn SMS hoặc ứng dụng). Đây là một rào cản bổ sung cực kỳ mạnh mẽ chống lại truy cập trái phép.
• Bật mã hóa trên thiết bị di động của bạnTrên iOS hoặc Android, hãy bật mã hóa thiết bị nếu bạn sử dụng ứng dụng OneDrive. Tính năng này sẽ bảo vệ các tệp của bạn ngay cả khi điện thoại bị mất hoặc bị đánh cắp.

Cách OneDrive bảo vệ dữ liệu của bạn ở cấp độ dịch vụ

Đằng sau hậu trường, OneDrive áp dụng các quy trình và biện pháp kiểm soát kỹ thuật nghiêm ngặt để giảm thiểu rủi ro và rút ngắn thời gian phản hồi cho mọi sự cố. Nguyên tắc rất rõ ràng: quyền truy cập tối thiểu và đúng lúc khi thực sự cần thiết, không bao giờ là vĩnh viễn.

Truy cập với quyền hạn tối thiểu và không có quyền truy cập vĩnh viễn

Các kỹ sư của Microsoft quản lý dịch vụ bằng các công cụ yêu cầu xác thực mạnh mẽCác tác vụ vận hành được tự động hóa để giảm thiểu sự can thiệp của con người. Nếu ai đó cần quyền nâng cao, họ phải yêu cầu; quyền nâng cao này được cấp trong thời gian giới hạn và chỉ dành cho các hành động thực sự cần thiết, với các vai trò riêng biệt và được kiểm tra (ví dụ: "Quyền truy cập dữ liệu khách hàng" được xử lý bằng các biện pháp kiểm soát bổ sung).

Giám sát liên tục và tự động hóa bảo mật

Có các hệ thống giám sát thời gian thực tạo ra cảnh báo về truy cập trái phép hoặc các nỗ lực đánh cắp dữ liệu. Các yêu cầu nâng cấp và hành động đã thực hiện được ghi lại chi tiết và có phản hồi tự động giúp giảm thiểu các mối đe dọa ngay lập tức. Ngoài ra, các bài tập của đội đỏ mô phỏng các cuộc tấn công thực tế để cải thiện khả năng phát hiện và ứng phó.

Con người và quy trình xử lý sự cố và quyền riêng tư

Tổ chức có các quy trình hoạt động tiêu chuẩn về quyền riêng tư, các nhóm chuyên gia và đào tạo thường xuyên về phân loại dữ liệuNếu xảy ra vi phạm ảnh hưởng đến khách hàng, cam kết sẽ thông báo nhanh chóng sau khi xác nhận và kích hoạt quy trình ứng phó với vai trò rõ ràng và nguồn dữ liệu cụ thể.

Bảo vệ khi di chuyển và khi nghỉ ngơi

Dữ liệu đang truyền: cần có kết nối an toàn

Việc di chuyển dữ liệu giữa các thiết bị và trung tâm dữ liệu của bạn, cũng như trong cơ sở hạ tầng, được bảo vệ bằng TLSKhông cho phép kết nối xác thực HTTP: chúng sẽ được chuyển hướng đến HTTPS để bảo mật kênh.

Dữ liệu tĩnh: các lớp bảo mật vật lý, mạng, ứng dụng và nội dung

• Bảo mật vật lý: hạn chế quyền truy cập vào nhân sự thiết yếu, xác minh bằng thẻ thông minh và sinh trắc học, giám sát, cảm biến và phát hiện xâm nhập để hạn chế hoạt động bất thường.
• Bảo vệ mạngMạng dịch vụ và danh tính được tách biệt khỏi mạng công ty Microsoft; tường lửa hạn chế lưu lượng truy cập từ các vị trí trái phép bằng các quy tắc nghiêm ngặt.
• Bảo mật ứng dụngQuá trình phát triển tuân theo một chu trình an toàn với phân tích tự động và thủ công để tìm kiếm các lỗ hổng; MSRC quản lý các báo cáo và biện pháp giảm thiểu, được hỗ trợ bởi một chương trình phần thưởng dành cho các nhà nghiên cứu.
• Bảo vệ nội dungMỗi tệp được mã hóa riêng lẻ bằng AES-256 và các khóa của tệp được bảo vệ bằng các khóa chính được lưu trữ trong Khoá khóa Azure.

Tính khả dụng và xác thực liên tục của môi trường

Các trung tâm dữ liệu được phân bổ theo địa lý và có khả năng chịu lỗi. Dữ liệu được sao chép ở ít nhất hai khu vực cách nhau hàng trăm km để giảm thiểu thiệt hại do thảm họa, mang lại tính sẵn sàng cao và tính liên tục.

Hơn nữa, việc kiểm kê liên tục cho phép theo dõi trạng thái của từng thiết bị, áp dụng các bản vá và cập nhật chữ ký chống vi-rút, đồng thời triển khai các thay đổi dần dần để tránh ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống cùng một lúc. Đội đỏ và đội xanh hợp tác để kiểm tra phòng thủ, phát hiện xâm nhập và cải thiện phản ứng.

Các tính năng bảo mật bổ sung bạn nên kích hoạt

• Phân tích phần mềm độc hại trong quá trình tải xuốngWindows Defender kiểm tra các tài liệu có chữ ký được cập nhật hàng giờ để chặn các mối đe dọa đã biết.
• Phát hiện hoạt động đáng ngờNếu phát hiện các lần đăng nhập bất thường hoặc đăng nhập từ vị trí mới, OneDrive sẽ chặn và gửi cảnh báo qua email để bạn xem xét quyền truy cập.
• Phục hồi ransomware (Microsoft 365): Bạn có thể khôi phục các tệp về thời điểm trước đó tối đa 30 ngày và nếu cần, Khôi phục mọi thứ trên OneDrive sau các cuộc tấn công hoặc tổn thất lớn.
• Lịch sử phiên bản: quay lại phiên bản trước nếu có chỉnh sửa không mong muốn hoặc xóa lỗi mà không làm mất tác phẩm.
• Liên kết với mật khẩu và ngày hết hạn (Microsoft 365): Thêm lớp thứ hai vào nội dung bạn chia sẻ để kiểm soát thời gian truy cập và khả dụng.
• Cảnh báo về việc xóa hàng loạtNếu bạn xóa nhiều tệp cùng lúc, bạn sẽ nhận được thông báo và hướng dẫn các bước để khôi phục chúng một cách dễ dàng.

Kho lưu trữ cá nhân: vùng bảo vệ cực kỳ an toàn của bạn trong OneDrive

Personal Vault là một thư mục đặc biệt trong OneDrive của bạn yêu cầu bước xác minh thứ hai, chẳng hạn như dấu vân tay, khuôn mặt, mã PIN hoặc mã Gửi qua SMS/email. Tính năng này có sẵn trên web, trên PC và ứng dụng di động, đồng thời tăng thêm lớp bảo mật cho các tài liệu nhạy cảm.

Trong số những lợi ích của nó, bạn có thể số hóa tài liệu và ảnh trực tiếp vào Vault từ thiết bị di động của mình để tránh xa những khu vực kém an toàn. Trên Windows 10, các tệp Vault được đồng bộ hóa sẽ được lưu trong vùng được mã hóa với BitLocker từ ổ đĩa cục bộ. Ngoài ra, Vault sẽ tự động khóa sau khi không hoạt động.

Cấu hình từng bước

1. Khi xem thư mục Kho tiền cá nhân Lần đầu tiên, hãy nhấn "Giới thiệu" và làm theo hướng dẫn.
2. Kiểm tra thông tin tài khoản, xem lại email liên quan và chọn "Xác minh" để xác nhận danh tính của bạn.
3. Chọn phương pháp xác minh (ví dụ: tin nhắn văn bản) và nhập mã đã nhận để kích hoạt Vault.

Người đăng ký Microsoft 365 có thể lưu trữ bao nhiêu tệp tùy thích trong Vault lên đến giới hạn lưu trữ của nó, một cải tiến so với các giới hạn nhỏ hơn trước đây, khiến nó trở thành giải pháp lý tưởng để lưu trữ hồ sơ, tài chính hoặc tài liệu cá nhân.

Tải, di chuyển, khóa và mở khóa

1. Mở thư mục Kho tiền cá nhân và xác minh danh tính của bạn khi được yêu cầu.
2. Để thêm nội dung, hãy chọn tệp hoặc thư mục và sử dụng "Di chuyển đến" > Kho lưu trữ cá nhân hoặc kéo chúng vào.
3. Để khóa thủ công, hãy vào Vault và nhấn "Để ngăn chặn"Nó cũng sẽ tự động khóa sau một thời gian không hoạt động.
4. Để mở khóa, hãy lặp lại xác minh bằng phương pháp bạn đã chọn; nếu bạn sử dụng Microsoft Authenticator, ứng dụng có thể tạo mã ngoại tuyến cho thoải mái hơn.

Xin lưu ý các yêu cầu: Sinh trắc học yêu cầu phần cứng tương thích (Windows Hello, đầu đọc dấu vân tay, cảm biến hồng ngoại). Ứng dụng di động yêu cầu phiên bản Android hoặc iOS mới nhất để tận hưởng các tính năng mới nhất. cải tiến bảo mật.

Thực hành tốt cho tổ chức, chia sẻ và làm việc nhóm

Cấu trúc rõ ràng và quy tắc đơn giản sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời. Sử dụng hệ thống phân cấp thư mục theo dự án hoặc nhóm, và thêm các thư mục con cho... bản thảo, tài liệu giao và ngày thángĐừng làm mọi thứ phức tạp hơn: đơn giản là tốt nhất.

Xác định quy ước đặt tên và tuân thủ theo quy ước đó: tên dự án, phiên bản và ngày tháng giúp dễ dàng tìm kiếm và tránh trùng lặp. Chương trình đánh giá định kỳ để lưu trữ những thứ cũ và loại bỏ những thứ không còn sử dụng nữa.

Khi chia sẻ, hãy chọn "Những người cụ thể" khi tìm kiếm quyền riêng tư và sử dụng quyền từ “Xem” theo mặc địnhChỉ cấp quyền "Chỉnh sửa" khi thực sự cần thiết. Hãy nhớ rằng bạn có thể ngừng chia sẻ hoặc thay đổi quyền bất cứ lúc nào.

Đối với các tệp nhóm thường xuyên được chỉnh sửa, hãy cân nhắc SharePoint hoặc Microsoft Teams. Bạn tập trung quyền, kiểm soát các phiên bản và đạt được kinh nghiệm hợp tác Tốt hơn là không phân tán giữa các tài khoản cá nhân.

Copilot trong OneDrive: So sánh các tệp mà không cần mở từng tệp một

Các ví dụ rất hữu ích: so sánh các phiên bản hợp đồng, xem xét sơ yếu lý lịch và thư xin việc, theo dõi các thay đổi giữa các bản thảo, so sánh các tài liệu pháp lý liên quan, phân tích báo cáo tài chính từ các giai đoạn khác nhau hoặc so sánh các ưu đãi của nhà cung cấp để xem chi phí, thời hạn và điều kiện.

Cách sử dụng rất đơn giản: chọn các tệp trong OneDrive và yêu cầu Copilot chỉ ra sự khác biệt và các điểm chính. Bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về những điểm tương đồng và thay đổi, với tiết kiệm thời gian và ít lỗi hơn.

Các công cụ tổ chức hỗ trợ AI khác bổ sung cho quy trình làm việc của bạn

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, có thể đáng để kết hợp OneDrive với các công cụ cộng tác và tổ chức chuyên biệt được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạoSau đây là một số điểm nổi bật:

ClickUp (lý tưởng cho các dự án và kiến ​​thức)

ClickUp hợp nhất quản lý dự án, tài liệu và trò chuyện, đồng thời cung cấp "bộ não" AI để đẩy nhanh tiến độ công việc. Hệ thống phân cấp linh hoạt của nó cho phép bạn sắp xếp không gian, thư mục, danh sách và tác vụ theo ý muốn. tự động hóa (Hơn một trăm) loại bỏ công việc lặp đi lặp lại. Tích hợp với Google Drive, Dropbox và OneDrive để giữ mọi thứ được kết nối.

Google Drive (quản lý đám mây liền mạch)

Drive nổi bật với tìm kiếm thông minh và các đề xuất dựa trên công nghệ máy học. Tích hợp với Docs và Sheets tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác theo thời gian thực và phân loại tự động để nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần.

Microsoft OneDrive (cộng tác gốc với Microsoft 365)

Ngoài những gì chúng ta đã thấy, OneDrive sử dụng thuật toán AI để gắn thẻ và phân loại nội dung, điều này chuyển thành kết quả tìm kiếm được tinh chỉnh rất kỹ lưỡng và có những gợi ý để cộng tác với các liên hệ và nhóm của bạn.

Dropbox (chia sẻ và sao lưu đơn giản)

Smart Sync quản lý động những gì được lưu trữ cục bộ hoặc trên đám mây, giải phóng dung lượng mà không mất quyền truy cập. Tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi máy học và dropbox Giấy giúp sắp xếp các dự án và tài liệu.

Trello với Butler (tự động hóa trực quan)

Trello sắp xếp các nhiệm vụ trên bảng và Butler thêm tự động hóa để kích hoạt hành động, di chuyển thẻ hoặc phân công trách nhiệm, để nhóm tập trung vào công việc chứ không phải vào cơ chế.

Evernote (ghi chú được hỗ trợ)

Lý tưởng khi bạn muốn có các ghi chú được sắp xếp và dễ truy cập, với các tính năng AI gốc cho viết, chỉnh sửa và chia sẻ, ngoài ra còn có thẻ và bộ lọc mạnh mẽ để tìm nội dung ngay lập tức.

M-Files (tổ chức theo siêu dữ liệu)

Thay vì dựa vào vị trí, M-Files sắp xếp theo Siêu dữ liệu và phiên bản, giải quyết câu hỏi kinh điển "phiên bản mới nhất ở đâu?" và tạo ra trải nghiệm mượt mà.

Zoho WorkDrive (hợp tác nhóm)

Được thiết kế cho các nhóm ở mọi quy mô, với các thư mục dùng chung, kiểm soát truy cập và bộ ứng dụng văn phòng tích hợp. Nó đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị để làm việc từ mọi nơi không bỏ lỡ một nhịp nào.

Khởi động và đồng bộ hóa trên máy tính của bạn

Trên Windows, bạn có thể đồng bộ hóa các thư mục và tệp với máy khách OneDrive để làm việc từ Explorer như thể chúng ở địa phương. Hướng dẫn chính thức giúp bạn chọn nội dung cần đồng bộ hóa và cách giải quyết xung đột.

Trên macOS, hãy mở Spotlight (cmd + phím cách), nhập “OneDrive” và làm theo hướng dẫn: đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn và chọn các thư mục để đồng bộ hóa. Vì vậy, bạn sẽ có truy cập ngoại tuyến và những thay đổi tự động trên đám mây.

Tận dụng AI, mã hóa, kiểm soát truy cập và các phương pháp hay nhất đơn giản, OneDrive cho phép bạn sắp xếp tài liệu, tìm kiếm ngay lập tức và bảo vệ chúng khỏi lỗi của con người và các mối đe dọa hiện đại; với Personal Vault dành cho các tệp nhạy cảm, Copilot để xem xét nhiều tệp cùng lúc và các tùy chọn chia sẻ nâng cao giúp an toàn và năng suất có lợi cho bạn.