Cách tách tên trong Excel

Trên thế giới trong kinh doanh và học thuật, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu để phân tích dữ liệu và thực hiện các phép tính phức tạp hiệu quả. Một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất mà người dùng phải đối mặt là tách tên, đặc biệt khi nói đến cơ sở dữ liệu có thông tin đầy đủ. chỉ một tế bào. Năng lực của tên riêng biệt trong Excel Điều cần thiết là tổ chức và phân loại dữ liệu một cách thích hợp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp và công thức khác nhau sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ này. cách hiệu quả và chính xác.

Khi giải quyết việc phân tách tên trong Excel, Điều quan trọng cần lưu ý là có nhiều trường hợp khác nhau trong đó tên có thể được đánh vần khác nhau. Ví dụ: một số tên có thể có một khoảng trắng giữa họ và tên, trong khi những tên khác có thể có nhiều khoảng trắng hoặc thậm chí có thể được viết thành một khối duy nhất mà không có sự tách biệt. Ngoài ra, tên có thể viết hoa, viết thường hoặc kết hợp cả hai. Điều cần thiết là phải rõ ràng về định dạng của tên trước khi áp dụng bất kỳ phương pháp phân tách nào.

Một trong những cách đơn giản nhất để tên riêng biệt trong Excel là sử dụng công thức “Chia”. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi các tên được phân tách bằng một dấu phân cách cụ thể, chẳng hạn như dấu cách hoặc dấu phẩy. Công thức Split cho phép Excel phân tích nội dung của một ô và trích xuất các phần được phân tách bằng dấu phân cách. Bạn chỉ cần chọn ô chứa tên đầy đủ, chọn tùy chọn "Tách" và chỉ định dấu phân cách thích hợp. Excel sẽ tự động tạo thêm các cột có tên được phân chia dựa trên dấu phân cách đã chọn.

Một phương pháp khác phức tạp hơn nhưng mạnh mẽ hơn để phân tách tên trong Excel là sử dụng kết hợp nhiều chức năng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm LEFT và RIGHT để trích xuất các ký tự đầu tiên của họ và tên tương ứng, sau đó kết hợp chúng bằng hàm CONCATENATE. Kỹ thuật này hữu ích khi tên không tuân theo một mẫu cụ thể hoặc khi cần thực hiện các thao tác bổ sung, chẳng hạn như thay đổi cách viết hoa của các chữ cái.

Tóm lại, khả năng tên riêng biệt trong Excel Điều cần thiết là tổ chức và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Cho dù sử dụng hàm Split hay kết hợp các hàm khác nhau, Excel đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để hoàn thành nhiệm vụ này. Bằng cách hiểu các tình huống khác nhau và hiểu rõ về định dạng tên, người dùng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và nhận được kết quả chính xác. Hãy tiếp tục khám phá các tùy chọn và công thức khác nhau mà Excel cung cấp để thành thạo kỹ năng này và tận dụng tối đa dữ liệu của bạn.

1. Giới thiệu phương pháp tách tên trong Excel

Tên đầy đủ là một cột rất phổ biến trong một tờ giấy Tính toán Excel. Tuy nhiên, có thể có vấn đề khi chúng ta có các tên nằm cùng nhau trong một ô. Nếu bạn muốn tách tên thành các cột khác nhau, Excel sẽ cung cấp một số phương pháp để thực hiện điều này. Dưới đây là một số tùy chọn phổ biến nhất:

1. Sử dụng chức năng TEXT: Excel có một hàm gọi là TEXT cho phép bạn trích xuất một phần văn bản dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như số lượng ký tự hoặc vị trí của một ký tự cụ thể. Bạn có thể sử dụng hàm này để trích xuất họ và tên từ một ô chứa tên đầy đủ. Bạn chỉ cần chỉ định vị trí của khoảng trắng làm tiêu chí phân tách.

2. Sử dụng plugin “Power Query”: Power Query là một phần bổ trợ Excel cho phép bạn nhập, chuyển đổi và kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Nó cũng cung cấp tùy chọn để tách tên đầy đủ thành các cột khác nhau. Để làm điều đó, Bạn phải chọn cột tên, hãy chuyển đến tab “Chuyển đổi dữ liệu” và sử dụng tùy chọn “Tách cột”. Bạn có thể chọn dấu phân cách (như khoảng trống) và do đó tách tên thành các cột khác nhau.

3. Sử dụng công thức văn bản: Một lựa chọn khác là sử dụng công thức văn bản trong excel để tách tên đầy đủ. Bạn có thể sử dụng các công thức như LEFT, RIGHT, FIND và LENGTH để trích xuất các phần mong muốn của ô chứa tên đầy đủ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng công thức LEFT để lấy tên và công thức RIGHT để lấy họ.

Đây chỉ là một số tùy chọn có sẵn trong Excel để tách tên thành các cột khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp sẽ phụ thuộc vào sở thích và nhu cầu cụ thể của bạn. Hãy luôn nhớ thực hiện một sao lưu tệp của bạn trước khi thực hiện các thay đổi lớn và thực hành trên dữ liệu thử nghiệm trước khi áp dụng nó vào dữ liệu thực của bạn.

2. Sử dụng công thức Text to Columns để phân tách tên

Công thức Text to Columns là một công cụ rất hữu ích trong Excel cho phép chúng ta tách tên của danh sách thành các cột khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích khi chúng ta có một cột có tên đầy đủ và chúng ta cần tách chúng thành họ và tên để phân tích hoặc sắp xếp tốt hơn. Với công thức này, chúng ta có thể nhanh chóng chuyển đổi một cột tên thành hai cột khác nhau mà không cần phải thực hiện việc tách thủ công.

Để sử dụng công thức Text to Columns, chúng ta phải chọn cột chứa các tên mà chúng ta muốn tách. Sau đó, chúng ta phải chuyển đến tab “Dữ liệu” trong thanh công cụ và nhấp vào “Chuyển văn bản thành cột”. Một trình hướng dẫn sẽ xuất hiện để hướng dẫn chúng ta thực hiện quá trình tách.

Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn, chúng ta phải chọn tùy chọn "Được phân cách" nếu các tên được phân tách bằng một ký tự cụ thể, chẳng hạn như dấu cách hoặc dấu phẩy. Nếu các tên không được phân tách bằng một ký tự cụ thể, chúng ta phải chọn tùy chọn "Chiều rộng cố định". Ở bước thứ hai, chúng ta cần chọn dấu phân cách chính xác nó được sử dụng để phân biệt tên. Đây có thể là dấu cách, dấu phẩy, thanh dọc, v.v. Cuối cùng, trong bước thứ ba, chúng ta có thể chọn định dạng của các cột kết quả và chỉ định nơi chúng ta muốn đặt các tên riêng biệt. Sau khi tất cả các tùy chọn được định cấu hình, chúng ta có thể nhấp vào "Hoàn tất" và Excel sẽ phân tách các tên bằng công thức Văn bản thành Cột.

3. Cách dùng hàm Split để tách tên trong Excel

Hàm Split trong Excel là công cụ rất hữu ích để chia họ tên thành các ô khác nhau dựa trên tiêu chí mà người dùng đặt ra. Với tính năng này, bạn có thể tách tên thành các thành phần riêng lẻ, chẳng hạn như họ, tên và tên đệm. Điều này giúp bạn dễ dàng phân tích và sắp xếp thông tin trong bảng tính.

Để sử dụng chức năng Tách, trước tiên hãy chọn ô hoặc phạm vi ô trong đó bạn muốn tách tên. Tiếp theo, chuyển đến tab “Dữ liệu” trên thanh công cụ Excel và nhấp vào “Văn bản trong Cột”. Một trình hướng dẫn sẽ xuất hiện để hướng dẫn bạn thực hiện quá trình tách. Trong cửa sổ đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy chọn tùy chọn “Được phân cách” và nhấp vào “Tiếp theo”.

Trong cửa sổ tiếp theo, chọn (các) dấu phân cách để phân tách các thành phần khác nhau của tên, chẳng hạn như dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Bạn cũng có thể chọn hộp “Sử dụng dấu phẩy làm dấu phân cách trường” nếu tên ở định dạng họ, tên. Nhấp vào "Tiếp theo" và trong cửa sổ cuối cùng của trình hướng dẫn, chọn định dạng dữ liệu cho mỗi cột. Ví dụ: nếu bạn muốn cột đầu tiên chứa họ và cột thứ hai chứa họ, hãy chọn "Văn bản" trong các hộp tương ứng.

4. Tách tên bằng hàm LEFT, RIGHT và EXT.NUMBER

Trong Excel, việc làm việc với dữ liệu chứa tên đầy đủ trong một ô là điều rất phổ biến. Để tách tên thành các thành phần riêng lẻ, bạn có thể sử dụng các hàm LEFT, RIGHT và EXT.NUMBER. Các chức năng này rất hữu ích và cho phép bạn trích xuất một phần văn bản một cách đơn giản và nhanh chóng.

Hàm TRÁI cho phép bạn trích xuất một số ký tự nhất định từ đầu văn bản. Ví dụ: nếu bạn có danh sách tên ở cột A và muốn tách họ và tên thành các cột riêng biệt thì có thể sử dụng hàm LEFT để trích xuất tên. Đơn giản chỉ cần xác định phạm vi tế bào chứa tên và số lượng ký tự bạn muốn trích xuất.

Hơn nữa, chức năng QUYỀN cho phép bạn trích xuất một số ký tự nhất định từ cuối văn bản. Theo ví dụ trước, nếu bạn muốn tách họ thành một cột riêng, bạn có thể sử dụng hàm RIGHT để trích xuất. Chỉ cần chỉ định phạm vi ô chứa tên và số ký tự bạn muốn trích xuất từ ​​​​cuối văn bản. Bằng cách này, bạn sẽ tự động nhận được họ.

Cuối cùng, chúng ta có chức năng EXT.SỐ, cho phép trích xuất một số ký tự cụ thể từ vị trí ban đầu trong văn bản. Giả sử bạn có danh sách tên trong cột A, trong đó họ và tên được phân tách bằng dấu phẩy. Nếu bạn chỉ muốn trích xuất họ trong một cột riêng biệt, bạn có thể sử dụng chức năng này. Cho biết phạm vi ô chứa tên, vị trí ban đầu nơi bạn muốn trích xuất họ và số ký tự cần trích xuất. Bằng cách này, bạn sẽ có được họ của tất cả những cái tên trong danh sách.

Tóm lại, để tách tên đầy đủ trong Excel, bạn có thể sử dụng các hàm LEFT, RIGHT và EXT.NUMBER nếu cần. Các chức năng này sẽ giúp bạn trích xuất các phần cụ thể của văn bản và sắp xếp dữ liệu của bạn hiệu quả hơn. Hãy thử nghiệm với chúng và tìm ra cách tốt nhất để điều chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn.

5. Phân tách tên bằng biểu thức chính quy trong Excel

Khi làm việc với các tên trong bảng tính Excel, chúng ta thường gặp phải tình trạng phải tách chúng thành các cột khác nhau. Điều này có thể hữu ích nếu chúng ta muốn phân tích riêng họ và tên của danh sách người. Bằng cách sử dụng biểu thức chính quy trong Excel, chúng ta có thể đạt được sự phân tách này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Đầu tiên chúng ta cần chọn cột chứa các tên phân biệt mà chúng ta muốn tách. Tiếp theo, chúng ta chuyển đến tab "Dữ liệu" trên thanh công cụ Excel và chọn tùy chọn "Văn bản trong cột". Một trình hướng dẫn sẽ mở ra để hướng dẫn chúng ta thực hiện quá trình phân tách.

Trong giai đoạn đầu tiên của trình hướng dẫn, chúng ta phải chọn tùy chọn “Được phân cách” và nhấp vào “Tiếp theo”. Tiếp theo, chúng ta chọn dấu phân cách dùng để phân tách các tên. Đây có thể là dấu cách, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, v.v. Sau khi chọn dấu phân cách, chúng tôi nhấp vào "Tiếp theo". Trong giai đoạn cuối của trình hướng dẫn, chúng ta có thể chọn định dạng của các cột kết quả và nhấp vào "Hoàn tất". Điều này sẽ tách tên thành các cột riêng lẻ dựa trên dấu phân cách được chỉ định. Nó đơn giản mà!

6. Tách tên nâng cao bằng công thức nối trong Excel

Tách tên nâng cao là một tác vụ phổ biến trong Excel, đặc biệt khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn hoặc báo cáo của công ty. May mắn thay, Excel cung cấp một hàm mạnh mẽ tên là CONCATENATE để tự động chia tên thành các ô khác nhau. Công thức nối này kết hợp một số hàm để đặt tiêu chí chính xác và thu được kết quả chính xác.

Để bắt đầu, mở bảng tính excel và áp dụng định dạng thích hợp cho dữ liệu chứa tên đủ điều kiện. Đảm bảo mỗi tên nằm trong một ô riêng biệt và theo cùng thứ tự trong tất cả các hàng. Tiếp theo, tại cột muốn lấy họ, bạn cần chèn công thức CONCATENATE và tham chiếu đến ô chứa họ tên. Sau đó, bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể tìm kiếm chỗ trống và trích xuất họ. Điều này đảm bảo một tách tên chính xác trong Excel cho từng hàng dữ liệu.

Nếu cột chứa cả họ và tên, bạn có thể sử dụng công thức nâng cao hơn. Kết hợp CONCATENATE với các hàm RIGHT và LOOKUP để chỉ trích xuất họ thành các cột riêng biệt. Sau đó, bạn có thể sao chép và dán đặc biệt các giá trị thu được để loại bỏ các công thức và chỉ để lại họ trong các ô. Nhớ, Excel cung cấp nhiều lựa chọn để tùy chỉnh việc tách tên theo nhu cầu cụ thể của bạn. Hãy thoải mái thử nghiệm và điều chỉnh các công thức này cho phù hợp với tập dữ liệu của bạn để đạt được kết quả tối ưu.

7. Những khuyến nghị và cách làm hay khi tách tên trong Excel

Tách tên trong Excel là một công việc phổ biến nhưng có thể phức tạp nếu không sử dụng đúng kỹ thuật. May mắn thay, có những khuyến nghị và thực tiễn tốt có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo hữu ích để phân tách tên trong Excel một cách hiệu quả và chính xác.

Sử dụng chức năng TEXT: Hàm TEXT trong Excel là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác định dạng khác nhau trên một ô văn bản. Để tách tên trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm TEXT cùng với các hàm LEFT, RIGHT và FIND. Ví dụ: nếu bạn có một ô với tên hoàn thành "Juan Pérez" và bạn muốn tách nó thành hai cột, một cột có tên và cột kia có họ, bạn có thể sử dụng công thức sau: =IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR(" ", A1) - 1) để trích xuất tên và =DERECHA(A1, LARGO(A1) - ENCONTRAR(" ", A1)) để trích xuất họ.

Sử dụng trình hướng dẫn văn bản cột: Excel có một tính năng tên là “Text in Columns” giúp bạn dễ dàng phân tách các tên trong Excel. Để sử dụng tính năng này, trước tiên hãy chọn các ô chứa tên đầy đủ mà bạn muốn tách. Tiếp theo, chuyển đến tab “Dữ liệu” trên thanh công cụ và nhấp vào nút “Văn bản trong Cột”. Một trình hướng dẫn sẽ mở ra để hướng dẫn bạn thực hiện quá trình tách tên. Chỉ cần làm theo các bước và chọn tùy chọn thích hợp để phân tách các tên bằng dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu phân cách khác. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn cần tách nhiều tên trong Excel cùng một lúc.

Sử dụng công thức kết hợp: Nếu tên trong bảng Excel của bạn không tuân theo một mẫu cụ thể, bạn có thể cần sử dụng công thức kết hợp để phân tách chúng. Ví dụ: nếu bạn có một ô có tên đầy đủ ở định dạng “Họ, Tên”, bạn có thể sử dụng hàm FIND cùng với các hàm LEFT và RIGHT để trích xuất họ và tên thành các cột riêng biệt. Bạn cũng có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE để xóa mọi ký tự không mong muốn, chẳng hạn như dấu gạch nối hoặc dấu chấm, trước khi tách tên. Nhớ điều chỉnh công thức theo nhu cầu và định dạng dữ liệu của bạn.