Excel không cho phép bạn ngắt liên kết ngoài: cần kiểm tra những gì?

Si Excel không cho phép bạn ngắt các liên kết ngoài. Nếu cảnh báo xuất hiện lại sau khi xóa chúng, bạn nên kiểm tra xem tệp đó còn giữ lại những thành phần phụ thuộc nào. Đó có thể là một công thức, một tên được định nghĩa, một biểu đồ hoặc một kết nối dữ liệu cần được xem xét riêng.

Trước khi chỉnh sửa bảng tính, hãy lưu một bản sao. Việc ngắt liên kết có thể thay thế các công thức bằng kết quả hiện tại của chúng, và những kết quả đó có thể không được cập nhật. Mục tiêu là loại bỏ các phụ thuộc mà bạn không còn cần nữa mà không làm mất các phép tính hoặc hàm từ tài liệu.

Kiểm tra xem liên kết ngoài nào liên tục xuất hiện trong Excel.

Trong các phiên bản Excel hiện tại dành cho Windows, hãy mở Dữ liệu > Truy vấn và Kết nối > Liên kết sáchXác định tệp nguồn xuất hiện trong bảng điều khiển. Trong các phiên bản trước, bạn có thể tìm thấy lệnh này. Chỉnh sửa liên kết.

Mở tùy chọn cho nguồn tương ứng và chọn Cắt đứt quan hệThao tác này chuyển đổi các công thức bị ảnh hưởng về giá trị hiện tại của chúng; nó không tương đương với việc sửa chữa tệp nguồn.

Nếu bạn cần duy trì cập nhật tự động và nguồn chỉ đơn giản là thay đổi vị trí, hãy sử dụng... Thay đổi nguồn thay vì phá vỡ sự phụ thuộc.

Hãy ghi lại tên của tệp bên ngoài trước khi tiếp tục. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra xem tham chiếu đó có còn tồn tại hay không hoặc liệu sổ làm việc có chứa nhiều phụ thuộc khác nhau hay không.

Nếu nút bị vô hiệu hóa, hãy kiểm tra quyền chỉnh sửa.

Việc một nút điều khiển bị vô hiệu hóa không có nghĩa là bạn có thể kết luận rằng bảng tính đó được bảo vệ. Trước tiên, hãy kiểm tra xem bạn có thể chỉnh sửa và lưu tệp hay không, bạn có quyền chỉnh sửa hay không và liệu có cảnh báo nào xuất hiện hay không. Tầm nhìn được bảo vệ.

Nếu tài liệu đến từ nguồn đáng tin cậy và bạn cần chỉnh sửa nó, hãy sử dụng tùy chọn thích hợp trong cảnh báo. Không nên tắt Chế độ xem được bảo vệ trên toàn hệ thống để xử lý một tệp duy nhất.

Tiếp theo, hãy kiểm tra các biện pháp bảo vệ từ Ôn tập:

• Bảo vệ lá cây: Nó hạn chế các thao tác được phép thực hiện trên các ô và phần tử của nó.
• Bảo vệ sách: Nó có thể ngăn chặn những thay đổi về cấu trúc, chẳng hạn như di chuyển hoặc xóa các trang tính.

Chỉ gỡ bỏ chế độ bảo vệ cần thiết và bạn có quyền thực hiện. Nếu cần mật khẩu, hãy yêu cầu mật khẩu từ chủ sở hữu. Việc bỏ bảo vệ một trang tính không tự động gỡ bỏ các hạn chế khác đối với tệp tin.

Tìm các tham chiếu trong công thức và tên được định nghĩa.

Mở Hãy tìm kiếm, mở rộng các tùy chọn và chọn Bên trong: Sách y Tìm kiếm trong: Công thứcTìm kiếm tên của tệp bên ngoài; bạn cũng có thể thử với .xl Tìm kiếm các tài liệu tham khảo từ những cuốn sách phổ biến.

Tìm kiếm này chỉ mang tính chất hỗ trợ, không phải là một sự kiểm tra toàn diện tất cả các phụ thuộc.

Hãy quay lại sau nhé. Công thức > Trình quản lý tênQuan sát hiện trường Nó đề cập đến Để xác định các tên trỏ đến một tập tin khác.

Không nên xóa tên chỉ vì nó là tên bên ngoài. Trước tiên, hãy kiểm tra xem có công thức, danh sách hoặc biểu đồ nào sử dụng nó hay không. Khi cần giữ nguyên chức năng của nó, bạn có thể chuẩn bị dữ liệu ngay trong bảng tính và sửa đổi tên để trỏ đến phạm vi cục bộ.

Trình quản lý tên không hiển thị tất cả các tên ẩn hoặc tên được định nghĩa bằng VBA. Nếu cảnh báo vẫn tiếp tục và bạn không thể tìm ra nguyên nhân, có thể cần phải xem xét kỹ thuật bản sao tệp.

Kiểm tra đồ thị, đối tượng và kết nối dữ liệu.

Các liên kết không phải lúc nào cũng nằm trong ô. Hãy chọn các biểu đồ và xem lại chuỗi dữ liệu cũng như tiêu đề của chúng. Cũng có thể có các tham chiếu liên quan đến hộp văn bản, hình dạng hoặc các đối tượng khác.

Khi bạn chọn các mục đó, hãy kiểm tra xem thanh công thức có hiển thị tệp bên ngoài hay không. Nếu bạn muốn giữ biểu đồ, hãy thay đổi nguồn dữ liệu của nó thành dữ liệu cục bộ trước khi xóa phần phụ thuộc.

Để kiểm tra các kết nối, hãy mở Dữ liệu > Truy vấn và Kết nốiMột truy vấn Power Query hoặc kết nối đến nguồn dữ liệu khác được quản lý riêng biệt với các liên kết giữa các công thức.

Hãy xác định truy vấn nào cung cấp dữ liệu cho từng bảng hoặc báo cáo trước khi chỉnh sửa chúng. Việc phá vỡ các liên kết sách không đảm bảo rằng tất cả các kết nối dữ liệu sẽ biến mất. Việc xóa các truy vấn một cách bừa bãi cũng không được khuyến khích: điều này có thể khiến báo cáo không thể được cập nhật lại.

Nếu tài liệu chứa macro và sự phụ thuộc đó xuất hiện trở lại sau khi mở tài liệu hoặc chạy một thủ tục, hãy yêu cầu họ xem lại mã đó. Bạn không cần phải bật macro không xác định để tìm một liên kết.

Xem lại danh sách và quy tắc mà không xóa chúng một cách bừa bãi.

Nếu bạn đã thay đổi tên được định nghĩa sử dụng danh sách thả xuống, hãy kiểm tra chức năng của nó từ Dữ liệu > Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệuThay thế nguồn khi cần thiết và xác minh rằng người dùng vẫn có các tùy chọn cần thiết.

Bạn cũng có thể xem lại Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc Để kiểm tra các công thức và phạm vi được sử dụng. Excel không hỗ trợ trực tiếp các tham chiếu bên ngoài đến một sổ làm việc khác trong các quy tắc này, vì vậy không nên giả định rằng bất kỳ định dạng có điều kiện nào duy trì liên kết đó.

Tránh xóa tất cả các quy tắc hoặc xác thực như một phương pháp dọn dẹp. Bạn có thể xóa các thành phần điều khiển quan trọng mà không xác định được nguyên nhân gây ra cảnh báo.

Nếu bạn chỉ cần kết quả, hãy tạo bản sao giá trị.

Nếu bạn cần xuất báo cáo tĩnh, bạn có thể tạo một sổ làm việc mới và chỉ sao chép các kết quả cần thiết bằng cách sử dụng Trang chủ > Dán > Giá trị.

Phương pháp này giữ nguyên kết quả của các ô đã chọn nhưng loại bỏ công thức của chúng. Nó không tự động khôi phục biểu đồ, truy vấn, macro hoặc logic của tài liệu gốc.

Sao chép toàn bộ trang giấy với Di chuyển hoặc sao chép Điều này không đảm bảo rằng nó sẽ duy trì tính độc lập. Các công thức và biểu đồ cần được xem xét lại, và việc di chuyển các trang tính có thể làm thay đổi các tham chiếu hoặc tạo ra kết quả không mong muốn.

Trước khi nộp bản sao, hãy kiểm tra tổng số, ngày tháng, lỗi và các mục cần giữ lại. Giữ bản gốc riêng để bạn có thể truy xuất các phép tính.

Lưu lại, mở lại và kiểm tra kết quả.

Sau mỗi lần thay đổi cần thiết, hãy lưu bản sao, đóng lại và mở lại. Kiểm tra cả bảng liên kết và các truy vấn cũng như kết quả báo cáo.

El Người kiểm tra tài liệu Nó có thể phát hiện một số liên kết bên ngoài nhất định, nhưng nó không tự động xóa chúng cho bạn. Hãy sử dụng nó như một bước kiểm tra bổ sung, chứ không phải là sự đảm bảo rằng tệp tin không có các phụ thuộc.

Việc ẩn thông báo cập nhật cũng không xóa các liên kết. Nếu thông báo xuất hiện lại, nó vẫn giữ nguyên tên nguồn và thời gian xuất hiện lại: thông tin này cho phép bạn tiếp tục xem xét mà không cần phải xóa các mục khỏi bảng tính một cách mù quáng.