Tệp PDF đã hoàn thành lại hiển thị trống: làm thế nào để bảo quản và hiển thị dữ liệu?

Nếu bạn đã điền vào một biểu mẫu PDF và sau đó nó hiển thị trống, điều đầu tiên cần kiểm tra là... khi dữ liệu biến mấtĐiều này có thể xảy ra khi lưu, mở tệp trong chương trình khác hoặc đơn giản là khi in. Mặc dù kết quả có vẻ tương tự, nhưng mỗi trường hợp lại cần một giải pháp khác nhau.

Không ghi đè lên tài liệu hoặc đóng cửa sổ khi bạn vẫn có thể xem thông tin. Hãy lưu một bản sao với tên khác và kiểm tra tệp trước khi gửi. Điều này sẽ giúp bạn phân biệt giữa sự cố lưu tệp và sự không tương thích của trình xem hoặc vấn đề về cài đặt in.

Kiểm tra xem dữ liệu có còn được lưu trong tệp PDF hay không.

Nếu bạn vẫn đang mở biểu mẫu và thông tin hiển thị, hãy sử dụng Lưu dưới dạng và tạo một bản sao trong một thư mục cục bộ mà bạn có thể dễ dàng nhận biết. Tránh nhầm lẫn nó với mẫu đơn trống mà bạn đã tải xuống ban đầu.

Tiếp theo, hãy mở riêng bản sao đó và kiểm tra một vài mục: một ô văn bản, một ngày tháng và một ô đã được chọn. Đồng thời, kiểm tra các trang sau trang đầu tiên.

• Dữ liệu sẽ hiển thị khi bạn mở lại: Bước tiếp theo là kiểm tra trình xem hoặc bản in của người nhận.
• Dữ liệu chỉ hiển thị trong cửa sổ ban đầu: Hãy kiểm tra xem bạn đã thực sự lưu biểu mẫu đã hoàn thành chưa và bạn đang mở tệp nào.
• Chỉ thiếu một vài trường thông tin: Hãy xác định những biểu mẫu nào gặp sự cố và báo cáo cho người tạo biểu mẫu nếu nó xảy ra nhiều lần.
• Mẫu thiết kế tài liệu thậm chí còn không được hiển thị: Hãy kiểm tra xem bạn đã tải xuống đúng tệp chưa và thử tải một bản sao khác từ nguồn gốc.

Việc in hoặc chuyển đổi tập tin không thể khôi phục thông tin đã không được lưu. Nếu bạn giữ lại cửa sổ chứa dữ liệu, hãy giữ nguyên phiên bản đó cho đến khi bạn xác minh được rằng mình đã có một bản sao có thể sử dụng được.

Mở tệp đã tải xuống bằng trình đọc tương thích.

Chế độ xem trước trên trình duyệt, email hoặc bộ nhớ đám mây không phải lúc nào cũng hoạt động giống như trên ứng dụng máy tính để bàn. Việc biểu mẫu hiển thị trống trong chế độ xem trước đó không nhất thiết có nghĩa là dữ liệu của bạn đã biến mất.

Tải xuống tệp và mở nó bằng Acrobat Reader đã được cập nhật hoặc sử dụng chương trình được người đăng tải biểu mẫu đề xuất. Nếu chương trình đó hoạt động, hãy sử dụng ứng dụng đó để hoàn thành và lưu tài liệu.

Nếu người nhận không thể xem dữ liệu, hãy yêu cầu họ tải tệp đính kèm xuống và mở tệp đó thay vì chỉ xem bản xem trước.

Đối với các biểu mẫu hành chính hoặc biểu mẫu có chức năng đặc biệt, hãy làm theo hướng dẫn của cơ quan phát hành. Không chuyển đổi tài liệu sang định dạng khác trước khi xác minh phiên bản bạn cần nhận.

Hãy kiểm tra xem bạn có đang điền vào các trường thông tin hay thêm văn bản lên trên chúng không.

Biểu mẫu tương tác cho phép bạn nhập thông tin vào các trường và điều hướng giữa chúng. Một tệp PDF thông thường, chẳng hạn như tài liệu được quét, có thể yêu cầu các công cụ văn bản và đánh dấu để viết trên trang.

Trong Acrobat Reader, bạn có thể sử dụng Điền đầy đủ thông tin và ký tên. Khi tài liệu không có các trường tương tác. Dù vậy, hãy lưu kết quả và mở lại trước khi hoàn thành công việc.

Nếu tệp tin không cho phép điền thông tin vào các trường, hãy tham khảo Thuộc tính tài liệu > Bảo mật và kiểm tra các thao tác được cho phép. Khi có hạn chế, hãy yêu cầu phiên bản phù hợp từ chủ sở hữu thay vì cố gắng loại bỏ nó thông qua chuyển đổi.

Sự khác biệt này cũng hữu ích khi yêu cầu hỗ trợ: nó cho biết liệu bạn đã nhập liệu trực tiếp vào các trường biểu mẫu hay sử dụng công cụ để thêm văn bản hoặc chú thích.

Nếu dữ liệu hiển thị nhưng không in được, hãy kiểm tra các tùy chọn này.

Mở In Trong Acrobat, hãy tìm menu thả xuống. Bình luận và biểu mẫuChọn phương án phù hợp:

• Tài liệu: In mẫu đơn và dữ liệu của bạn ra.
• Tài liệu và nhãn hiệu: Nó cũng bao gồm bất kỳ nhận xét và đánh dấu liên quan nào.
• Chỉ các trường biểu mẫu: In ra các dữ liệu nhập từ các trường tương tác mà không bao gồm thiết kế biểu mẫu.

Hãy xem trước bản xem trước trước khi tiếp tục. Tùy chọn "Chỉ các trường biểu mẫu" có thể giải thích lý do tại sao tiêu đề, dòng và các yếu tố mẫu khác bị thiếu.

Trước tiên, hãy thử in một trang có chứa dữ liệu. Nếu các mục tương tự vẫn bị thiếu trong bản xem trước, thì việc thay mực hoặc cài đặt lại máy in không phải là bước đầu tiên thích hợp.

Sử dụng chức năng "In dưới dạng hình ảnh" để kiểm tra lỗi in.

Nếu tài liệu hiển thị đúng nhưng bản in vẫn thiếu nội dung, hãy thử tùy chọn này. In dưới dạng hình ảnh Từ Acrobat:

1. Mở hộp thoại in.
2. Đi vào Trình độ cao.
3. Tích cực In dưới dạng hình ảnh.
4. Xác nhận và kiểm tra với một trang.

Phương pháp này thay đổi cách xử lý trang để in và có thể giúp khắc phục lỗi hiển thị. Nó không sửa lỗi lưu game chưa hoàn chỉnh. Nó cũng không thay thế việc xác minh dữ liệu.

Nếu các tài liệu khác cũng không đạt yêu cầu, hãy kiểm tra máy in và trình điều khiển của nó. Nếu chỉ có biểu mẫu này không đạt, hãy giữ lại bằng chứng và yêu cầu bên phát hành xem xét lại hồ sơ.

Khi nào nên tạo bản sao tĩnh của biểu mẫu

Nếu bạn chỉ cần một bản sao để tham khảo hoặc in ấn, bạn có thể thử tạo một tệp PDF khác bằng máy in ảo, với điều kiện bản xem trước hiển thị chính xác tất cả nội dung.

Hãy lưu tệp đó với một tên khác và kiểm tra kết quả. Không được ghi đè lên biểu mẫu có thể chỉnh sửa ban đầu. Bản sao có thể bị mất các trường tương tác, nút bấm hoặc các chức năng khác cần thiết để gửi hoặc xử lý dữ liệu.

Nếu quy trình yêu cầu điền vào biểu mẫu, gửi thông qua các nút riêng hoặc chữ ký điện tử, trước tiên hãy xác nhận xem người nhận chấp nhận loại tệp nào.

Đối với các tài liệu được ký bằng chứng chỉ, hãy giữ lại bản PDF gốc: bản sao in hoặc bản được tạo ra bằng cách in ra PDF không được coi là bản thay thế cho tệp có chữ ký có thể được xác minh điện tử.

Nếu biểu mẫu vẫn hiển thị trống, hãy yêu cầu một bản sao đã chỉnh sửa.

Nếu sự cố vẫn tiếp diễn sau khi đã lưu và mở tệp thành công bằng trình đọc được đề xuất, vui lòng cung cấp cho người gửi mô tả cụ thể hơn:

• Chương trình và phiên bản được sử dụng để điền vào tài liệu.
• Nếu dữ liệu bị thiếu khi mở, lưu hoặc in.
• Các trường hoặc trang bị ảnh hưởng.
• Nếu tình trạng này cũng xảy ra với một bản sao mới của biểu mẫu.

Không chia sẻ phiên bản chứa dữ liệu cá nhân nếu việc tái tạo lỗ hổng bằng thông tin giả mạo là đủ. Đối với tài liệu mật, hãy sử dụng các công cụ hoặc dịch vụ nội bộ được tổ chức của bạn phê duyệt.

Trước khi gửi file PDF, hãy mở file cuối cùng từ thư mục bạn đã lưu và kiểm tra tất cả các trang. Việc kiểm tra này giúp bạn phát hiện bất kỳ trang nào bị trống hoặc chưa hoàn chỉnh trước khi gửi đi.