Word/Excel mất nhiều thời gian để mở: Cách tắt Protected View và xóa bộ nhớ đệm Office

Nếu bạn đã từng mở một tài liệu của Word, Excel hoặc PowerPoint Và bạn đã thấy cảnh báo rằng nó đang ở "chế độ xem chỉ đọc" hoặc "Chế độ xem được bảo vệ", đừng lo lắng: đó không phải là lỗi, mà là lớp bảo mật. Chế độ Protected View tồn tại để giảm thiểu rủi ro khi tệp đến từ Internet, email hoặc các vị trí không đáng tin cậy, nhưng đôi khi cần phải điều chỉnh để không cản trở công việc hàng ngày, vì vậy, bạn nên biết cách tắt Protected View.

Trong hướng dẫn đầy đủ này, bạn sẽ tìm hiểu cách thức hoạt động, lý do tại sao nó được kích hoạt, cách thoát khỏi chế độ đó một cách an toàn và nếu cần, cách điều chỉnh hoặc hủy kích hoạt Protected View khỏi Trung tâm Tin tưởng, cả thủ công và thông qua GPO.

Protected View là gì và khi nào nó được kích hoạt?

Chế độ xem được bảo vệ là chế độ mở tệp trong đó việc chỉnh sửa bị chặn tạm thời. Cho phép bạn xem nội dung mà không cần bật macro hoặc các tính năng nguy hiểm tiềm ẩn khác, giảm thiểu nguy cơ bị tấn công bởi virus, Trojan hoặc gian lận tài liệu.

Có một số lý do khiến tệp có thể mở ở chế độ bảo vệ này. Biết nguồn của tệp và cảnh báo xuất hiện trên thanh thông báo là chìa khóa để quyết định có nên chỉnh sửa tệp đó hay không.:

• Nó đến từ Internet: Office xác định đây là tệp được tải xuống hoặc mở từ web. Để giảm thiểu rủi ro, tệp sẽ được mở với các hạn chế. Thông báo thường cảnh báo rằng các tệp này có thể chứa phần mềm độc hại.
• Tệp đính kèm Outlook từ người gửi được đánh dấu là không an toànNếu chính sách máy tính của bạn coi người gửi là đáng ngờ, tệp đính kèm sẽ mở ở Chế độ xem được bảo vệ. Chỉ chỉnh sửa nếu bạn hoàn toàn tin tưởng.
• Vị trí có khả năng không an toàn- Ví dụ: thư mục Tệp Internet Tạm thời hoặc một số đường dẫn nhất định do quản trị viên xác định. Office sẽ hiển thị cảnh báo rằng vị trí này không đáng tin cậy.
• Khối tập tin- Một số phần mở rộng cũ hơn hoặc nguy hiểm hơn sẽ bị chặn tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Nếu tệp thuộc danh mục đó, Có thể mở ở chế độ hạn chế hoặc không mở. tùy thuộc vào chính sách.
• Lỗi xác thực tệp:Khi cấu trúc bên trong của tài liệu không vượt qua được các biện pháp kiểm soát tính toàn vẹn và bảo mật, Office sẽ cảnh báo rằng việc chỉnh sửa có thể nguy hiểm.
• Bạn đã chọn “Mở trong chế độ xem được bảo vệ”: Từ hộp thoại Mở, bạn có thể thả mũi tên xuống nút Mở và chọn chế độ này. Tính năng này hữu ích khi bạn muốn duyệt một tập tin mà không cần kích hoạt bất cứ thứ gì..
• Tệp từ OneDrive của người khác- Nếu tài liệu thuộc về bộ lưu trữ của bên thứ ba, Office sẽ thông báo cho bạn và mở tài liệu đó ở chế độ bảo vệ cho đến khi bạn xác nhận tin cậy.

Ngoài nguồn, Office còn sử dụng các thanh màu có thông báo khi mở tài liệu. Màu vàng thường biểu thị sự thận trọng; màu đỏ biểu thị lệnh cấm nghiêm ngặt hơn hoặc lỗi xác thực nghiêm trọng.Sắc thái màu sắc cung cấp hướng dẫn về mức độ nghiêm trọng của rủi ro hoặc chính sách được áp dụng.

Tắt chế độ xem được bảo vệ khi chỉnh sửa, lưu hoặc in

Nếu bạn chỉ cần đọc, bạn có thể duy trì chế độ này mà không có vấn đề gì. Nếu bạn tin tưởng nguồn và cần chỉnh sửa, lưu hoặc in, bạn có thể tắt Chế độ xem được bảo vệ chỉ bằng một cú nhấp chuột.. Tất nhiên, chỉ thực hiện việc này khi bạn chắc chắn rằng tệp đó hợp lệ.

Khi thanh cảnh báo màu vàng xuất hiện, bạn thường sẽ thấy tùy chọn cho phép chỉnh sửa. Hành động thông thường là nhấp vào “Bật chỉnh sửa” để xác định tài liệu đáng tin cậy. trên máy tính của bạn, kích hoạt tất cả các chức năng thông thường.

Nếu thanh màu đỏ, Office đã áp dụng hạn chế nghiêm ngặt hơn (do chính sách hoặc do xác thực không thành công). Trong trường hợp đó, bạn sẽ thấy tùy chọn "Chỉnh sửa dù sao" trong Tệp (Chế độ xem Backstage)Tuyến đường này buộc bạn phải thoát khỏi Chế độ xem được bảo vệ, nhưng bạn chỉ nên sử dụng tuyến đường này nếu bạn hoàn toàn chắc chắn về nội dung.

Trong môi trường được quản lý, bạn có thể không thoát được chế độ Protected View. Nếu bạn không thể thực hiện việc này khi đã thử, có thể quản trị viên đã áp dụng các quy tắc ngăn không cho phép chỉnh sửa.Trong trường hợp đó, hãy tham khảo ý kiến ​​của bộ phận CNTT để xem xét lại các chính sách.

Cấu hình Protected View từ Trust Center

Office tập trung cài đặt bảo mật vào Trung tâm tin cậy. Từ đó, bạn có thể quyết định trong trường hợp nào bạn muốn kích hoạt hoặc hủy kích hoạt Chế độ xem được bảo vệ.hoặc thậm chí vô hiệu hóa Protected View nếu chính sách của bạn cho phép (không khuyến khích trừ những trường hợp cụ thể):

1. Đi đến Tệp> Tùy chọn.
2. Nhập vào Trung tâm tin cậy > Cài đặt Trung tâm tin cậy.
3. Mở phần Chế độ xem được bảo vệ và chọn hoặc bỏ chọn tùy theo nhu cầu của bạn.

Các hộp kiểm thông thường là: “Bật chế độ xem được bảo vệ cho tệp Internet”, “Bật cho các vị trí có khả năng không an toàn” và “Bật cho tệp đính kèm Outlook”. Bạn có thể vô hiệu hóa một chương trình diệt vi-rút cụ thể nếu bạn biết nó ảnh hưởng đến bạn bằng các kết quả dương tính giả và bạn sử dụng phần mềm diệt vi-rút đã cập nhật.. Mặc dù vậy, vẫn nên duy trì một số biện pháp bảo vệ.

Trong Excel cũng có những thiết lập cụ thể. Ví dụ: luôn mở các tệp dạng văn bản (.csv, .dif, .sylk) hoặc cơ sở dữ liệu .dbf trong Chế độ xem được bảo vệ khi chúng đến từ các vị trí không đáng tin cậyCác tùy chọn này giúp hạn chế rủi ro với các định dạng dễ bị lạm dụng.

Chính sách doanh nghiệp và GPO: Kiểm soát tập trung chế độ xem được bảo vệ

Trong môi trường doanh nghiệp, CNTT thường quản lý các chính sách này một cách tập trung. Đối với Excel và các phần mềm Office khác, bạn có thể tải Mẫu quản trị Office (ADMX) và áp dụng GPO với cấu hình mong muốn.

Nếu công ty của bạn tải xuống ADMX hiện tại và sao chép chúng vào bộ điều khiển miền, tất cả các tùy chọn hiện đại sẽ xuất hiện. Bằng cách này, hành vi giữa các nhóm có thể được hài hòa, tránh được các cấu hình khác biệt và giảm thiểu các sự cố..

Khi GPO thiết lập một số nguồn nhất định luôn ở chế độ xem được bảo vệ, ngay cả khi bạn cố gắng bật tính năng chỉnh sửa, nó vẫn có thể chặn bạn. Nếu bạn gặp lỗi "Không thể chỉnh sửa do cài đặt chính sách", rất có thể GPO đang thực hiện chức năng của mình..

 

Khối tệp và Cài đặt nâng cao

Office có tính năng “Khóa tệp” dành cho các định dạng cũ hoặc nguy hiểm. Trong Excel, Word và PowerPoint, bạn có thể điều chỉnh loại tệp nào bị chặn, có mở ở chế độ Protected View hay không hoặc có bị ngăn không cho mở hay không..

Ví dụ, trong Excel, hãy vào Tệp > Tùy chọn > Trung tâm tin cậy > Cài đặt Trung tâm tin cậy > Cài đặt khối tệp. Chọn hành vi cân bằng tốt nhất giữa khả năng tương thích và bảo mật trong tổ chức của bạn.Nếu công việc hàng ngày của bạn bao gồm các định dạng cũ, bạn có thể muốn "Mở ở chế độ xem được bảo vệ và cho phép chỉnh sửa" dưới sự giám sát.

Thu hồi sự tin cậy đối với các tài liệu đã được cho phép trước đó

Có thể trước đây bạn đã nhấp vào "Cho phép chỉnh sửa" hoặc "Tin cậy tài liệu từ người này" và giờ muốn đảo ngược quyết định đó. Thao tác này về cơ bản giống như việc tắt chế độ xem được bảo vệ. Từ cài đặt Tài liệu đáng tin cậy, bạn có thể xóa sự tin cậy đó để các tệp đó có thể mở lại trong Chế độ xem được bảo vệ.

Việc khôi phục này hữu ích khi chính sách bảo mật của bạn thay đổi hoặc khi Tiêu chí của bạn về độ tin cậy của nguồn gốc không còn giống nhau nữaTốt hơn là nên thận trọng hơn là phải hối hận sau này.

Plugin và Phông chữ Đám mây: Những điều cần biết về Chế độ xem được Bảo vệ

Tiện ích bổ sung có thể tải, nhưng chúng không phải lúc nào cũng hoạt động như mong đợi ở chế độ được bảo vệ. Nếu tiện ích bổ sung không hoạt động chính xác, hãy liên hệ với nhà phát triển để có phiên bản tương thích với Protected View. hoặc cho phép chỉnh sửa nếu tài liệu hoàn toàn đáng tin cậy.

Điều tương tự cũng xảy ra với phông chữ đám mây. Nếu một tài liệu sử dụng phông chữ chưa được cài đặt và cần phải tải xuống, Khi bạn đang ở chế độ xem được bảo vệ, Word sẽ không tải tệp đó xuống.. Office sẽ cố gắng thay thế bằng một phiên bản khác. Khi bạn đã chắc chắn, hãy bật phiên bản đó để tải xuống và hiển thị đúng như ý định của tác giả.

Phím tắt và cách sử dụng bàn phím để điều chỉnh Chế độ xem được bảo vệ

Nếu bạn thích sử dụng bàn phím, bạn có thể truy cập vào phần cài đặt mà không cần chuột. Mở một tài liệu trống, vào ribbon Tệp, nhập Tùy chọn bằng phím thích hợp và điều hướng đến Trung tâm tin cậy > Cài đặt > Chế độ xem được bảo vệ.

Khi vào bên trong, hãy điều hướng qua các hộp bằng phím mũi tên và bỏ chọn những hộp cản trở luồng của bạn (luôn cẩn thận). Trước khi rời đi, hãy xác nhận bằng cách nhấn Chấp nhận để áp dụng những thay đổi. và thử lại với tập tin của bạn.

Học cách tắt chế độ Protected View sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối và đồng thời ngăn chặn những tình huống tắc nghẽn vô lý trong cuộc sống hàng ngày. Với cài đặt phù hợp, tính năng chỉnh sửa chỉ được bật khi cần thiết, các tiện ích bổ sung hoạt động đúng chức năng và tài liệu mở ra với mức độ bảo mật phù hợp.Nếu có sự cố gì xảy ra, hãy nhớ rằng việc sửa chữa/cập nhật Office và chuyển đổi sang định dạng hiện đại sẽ giải quyết được hầu hết các trường hợp khó khăn.