Cách khắc phục lỗi định dạng ngày tháng và số khi trộn thư trong Word

Chắc hẳn bạn cũng từng gặp phải tình huống này: bạn đã chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trong bảng tính Excel, với ngày tháng chính xác và số liệu được định dạng chuẩn xác, nhưng khi chuyển sang Word bằng chức năng trộn thư, Dữ liệu trở nên hỗn loạnĐột nhiên, ngày tháng bị lẫn lộn, hoặc các số tiền tệ xuất hiện dưới dạng số thập phân đơn giản mà không có ký hiệu euro, khiến bạn cảm thấy vô cùng bực bội ngay trước khi in.

Vấn đề này phổ biến hơn bạn nghĩ và xảy ra vì Word, theo mặc định, đọc tệp tin... dữ liệu Excel gốc Và đó không phải là định dạng hiển thị mà chúng ta thấy trong các ô. Đừng lo lắng, đó không phải là vấn đề với máy tính của bạn hoặc bạn đã làm gì sai; đó chỉ đơn giản là cách Microsoft xử lý việc trao đổi thông tin giữa các ứng dụng của họ. Để khắc phục điều này, chúng tôi có một vài thủ thuật hữu ích. Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao Word thay đổi ngày tháng và số tiền khi trộn thư: cách giữ nguyên định dạng của chúng.

Phương pháp nhanh: Sửa đổi mã trường

Nếu bạn không muốn làm phức tạp mọi thứ bằng cách cấu hình hệ thống và chỉ cần một trường cụ thể, chẳng hạn như ngày đăng ký, hiển thị chính xác, thì lựa chọn tốt nhất là chỉnh sửa trực tiếp mã của trường đó trong tài liệu mẫu. Để làm điều này, hãy di chuột đến trường có vấn đề và nhấn ALT + F9 (hoặc nhấp chuột phải và chọn "Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa mã trường").

Khi bạn nhìn thấy đoạn mã nằm giữa dấu ngoặc nhọn, ví dụ: { MERGEFIELD Fecha_Alta }Bạn phải thêm mặt nạ định dạngĐối với ngày tháng, hãy viết \@ "dd/MM/yyyy" Ngay trước khi tắt vòi nước. Điều quan trọng là chữ "M" trong từ "tháng" phải được viết hoa, vì nếu bạn dùng chữ "m" thường, Word sẽ hiểu nhầm là "phút". Đối với số tiền, bạn có thể sử dụng biểu thức sau: \#.##0,00€ Để số tiền vẫn giữ nguyên chữ số thập phân và ký hiệu tiền tệ. Sau khi đổi tiền, nhấn lại lần nữa. ALT + F9 và cập nhật bản xem trước để kiểm tra xem mọi thứ đã đúng vị trí chưa.

Giải pháp tối ưu: Trao đổi dữ liệu động (Dynamic Data Exchange - DDE)

Nếu bạn có nhiều trường dữ liệu và không muốn chỉnh sửa mã từng trường một, có một thiết lập toàn cục buộc Word phải đọc định dạng chính xác như nó xuất hiện trong Excel. Phương pháp này dựa trên... Giao thức DDE (Trao đổi dữ liệu động)Để kích hoạt tính năng này, hãy vào menu Tệp, chọn Tùy chọn, sau đó chọn Nâng cao, và cuộn xuống phần Chung, rồi đánh dấu vào ô đó. Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở..

Khi bạn chọn lại danh sách người nhận trên tab Thư tín, Word sẽ hiển thị một hộp thoại. Điều quan trọng là: bạn cần nhấp vào "Hiển thị tất cả" và chọn tùy chọn đó. Bảng tính MS Excel thông qua DDEKể từ thời điểm đó, Word sẽ ngừng tự diễn giải dữ liệu theo cách riêng của nó và sẽ tôn trọng định dạng hình ảnh mà bạn đã định nghĩa trong bảng tính Excel của mình, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều công sức thủ công.

Nắm vững các quy tắc nâng cao về sự kết hợp

Ngoài khả năng định dạng, Word còn cung cấp các công cụ mạnh mẽ giúp thư từ của bạn trông sinh động hơn, không chỉ đơn thuần là những mẫu thư khô khan và thiếu cá tính. Quy tắc kết hợp Chúng cho phép bạn chèn văn bản động dựa trên giá trị của một trường. Ví dụ, quy tắc "Nếu...Thì...Ngược lại..." rất lý tưởng để cá nhân hóa lời chào; bạn có thể lập trình rằng nếu trường Giới tính là "Nam", tài liệu sẽ viết... "Kính gửi hàng xóm"Nếu không, hãy viết "Kính gửi hàng xóm".

Ngoài ra còn có các chức năng rất hữu ích khác như quy tắc "Điền", mở hộp thoại để bạn nhập thông tin sẽ được lặp lại trong toàn bộ tài liệu, hoặc quy tắc "Hỏi", lưu dữ liệu vào hộp thoại. bảng điểm nội bộ Để sử dụng ở nhiều nơi, hãy sử dụng trường Tham chiếu (Ref.). Bạn cũng có thể sử dụng "Bản ghi tiếp theo" (Next record) nếu cần dữ liệu từ nhiều người khác nhau hiển thị trên cùng một trang, điều này thường xảy ra khi in ấn. nhãn dán hoặc bìa đĩa CD.

Đối với những người cần lọc danh sách, quy tắc "Bỏ qua bản ghi nếu..." là một cứu cánh. Nó cho phép bạn tự động bỏ qua bất kỳ người nhận nào đáp ứng một điều kiện cụ thể, ngăn chặn việc in các thư không cần thiết. Cuối cùng, nếu bạn cần đánh số tài liệu, bạn có thể sử dụng "Ghép số bản ghi" để xem. vị trí ban đầu trong cơ sở dữ liệu hoặc "Kết hợp số thứ tự" để đánh số thứ tự chỉ dựa trên các bản ghi đã được lọc.

Quản lý trộn thư hiệu quả bao gồm cả việc xử lý kết nối kỹ thuật với Excel bằng DDE hoặc mã trường, và việc tùy chỉnh logic thông qua các quy tắc điều kiện, đảm bảo rằng số lượng lớn tài liệu vẫn giữ được vẻ chuyên nghiệp và không có lỗi định dạng. Giờ bạn đã biết tại sao Word thay đổi ngày tháng và số tiền trong quá trình trộn thư: cách để giữ nguyên định dạng của chúng.