- El archivo exportado conserva la estructura y configuración lógica del flujo.
- Las contraseñas y tokens deben configurarse nuevamente por seguridad.
- Las variables pertenecen al proyecto y necesitan recrearse en el destino.
- Los webhooks pueden cambiar al trasladar el flujo a otra instancia.
Después de dedicar horas a construir una automatización, lo último que quieres es tener que reproducirla manualmente cuando cambias de servidor, preparas un entorno de pruebas o decides abandonar Activepieces Cloud. Para evitarlo, la plataforma permite exportar la definición de un flujo y utilizarla posteriormente en otra instancia.
Este procedimiento resulta útil para compartir automatizaciones, conservar una copia de su estructura o mover flujos de Activepieces Cloud a un servidor propio. Sin embargo, el archivo exportado no contiene todo lo necesario para que la automatización empiece a funcionar inmediatamente: las conexiones, variables, webhooks y recursos externos deben revisarse en el destino.
Qué contiene un flujo exportado de Activepieces
Al exportar una automatización, Activepieces genera un archivo que recoge su estructura y configuración lógica. Este documento permite reconstruir el disparador, las acciones y las relaciones existentes entre los distintos pasos.
Normalmente, la definición exportada conserva:
- El nombre y la estructura del flujo.
- El disparador utilizado para iniciar la automatización.
- Las acciones, condiciones, ramas y bucles configurados.
- Los campos introducidos en cada paso y sus mapeos de datos.
- Las referencias utilizadas para recuperar resultados de pasos anteriores.
- La versión concreta de cada pieza utilizada por el flujo.
Esto no significa que el archivo sea una copia completa de Activepieces. Por motivos de seguridad, no debes esperar que incluya las contraseñas, tokens OAuth o claves de API almacenadas en las conexiones. Tampoco traslada los usuarios de la plataforma, el historial de ejecuciones, los registros, los archivos guardados ni la base de datos completa de la instancia.
Si el flujo utiliza variables del proyecto, el archivo puede conservar sus referencias, pero los valores pertenecen al proyecto original. Por tanto, tendrás que crear las mismas variables en el destino para evitar fallos durante la ejecución.
Cómo exportar un flujo de Activepieces
Antes de descargar el archivo, abre la automatización y comprueba que estás trabajando con la versión que realmente quieres conservar. Activepieces mantiene separados los borradores y las versiones publicadas, por lo que es aconsejable guardar los cambios y probarlos antes de realizar la exportación.
Los nombres y la posición de los botones pueden variar ligeramente entre versiones, pero el procedimiento general es el siguiente:
- Entra en Activepieces y abre el apartado Flows.
- Localiza la automatización que quieras trasladar.
- Abre su menú de opciones, normalmente representado mediante tres puntos.
- Selecciona Export Flow o la opción equivalente.
- Guarda el archivo descargado en una carpeta identificable.
- No modifiques manualmente su contenido salvo que conozcas el esquema utilizado por la versión instalada.
Utiliza un nombre que permita identificar tanto el flujo como su fecha, por ejemplo:
facturas-correo-2026-09.jsonTambién conviene anotar la versión de Activepieces de la instancia original. Este dato puede resultar muy útil si el archivo presenta problemas al importarlo meses después en un servidor diferente.
Cómo importar el archivo en otra instancia
Para restaurar el flujo, accede a la instancia de destino y entra en el apartado de automatizaciones. La opción para importar suele encontrarse en el botón de creación de un flujo nuevo o dentro de su menú desplegable.
El proceso general consiste en:
- Abre el apartado Flows de la instancia de destino.
- Pulsa el botón para crear o importar una automatización.
- Selecciona Import Flow.
- Escoge el archivo exportado anteriormente.
- Espera a que Activepieces reconstruya los pasos.
- Abre cada bloque y comprueba que no muestre advertencias.
- Configura las conexiones y variables que falten.
- Prueba los pasos individualmente antes de publicar el flujo.
No actives inmediatamente una automatización importada en producción. Primero conviene probarla con datos controlados y cuentas de prueba, especialmente cuando puede enviar correos, modificar registros, publicar contenido o eliminar información.
Cómo trasladar flujos de Activepieces Cloud a un servidor propio
Si vas a pasar de la nube a una instancia autoalojada, instala y actualiza primero la plataforma de destino. Puedes consultar el procedimiento específico para instalar Activepieces con Docker sin mezclar ambas intenciones dentro de esta guía.
Después, exporta los flujos uno por uno e impórtalos en el nuevo servidor. Para cada automatización debes revisar:
- Conexiones: vuelve a autorizar las cuentas OAuth e introduce nuevamente las claves necesarias.
- Variables del proyecto: crea los mismos nombres y asigna los valores correspondientes al nuevo entorno.
- Direcciones internas: sustituye dominios, IP privadas, puertos o nombres de contenedores que hayan cambiado.
- Webhooks: copia las nuevas URLs y actualízalas en las aplicaciones que enviaban los eventos.
- Tablas: traslada por separado los datos internos que necesite la automatización.
- Piezas privadas: instálalas en el servidor de destino antes de intentar ejecutar el flujo.
Los webhooks requieren una atención especial. Al cambiar de instancia o dominio, la dirección utilizada por el servicio externo puede dejar de ser válida. Aunque el flujo se haya importado correctamente, no recibirá nuevos eventos hasta que la plataforma de origen utilice la URL generada en el servidor nuevo.
Cómo reconfigurar las conexiones y variables
Cuando Activepieces encuentra un paso que depende de una conexión inexistente, puede mostrarla como ausente o solicitar que selecciones otra disponible. Esto es intencionado: trasladar automáticamente las credenciales convertiría el archivo exportado en un riesgo de seguridad.
Abre cada paso que utilice Gmail, Slack, Google Sheets, una base de datos o cualquier otra integración. A continuación, crea una conexión nueva o selecciona una que ya exista en el proyecto de destino.
Con las variables ocurre algo parecido. Activepieces permite insertar referencias como:
{{variables['URL_API']}}La referencia puede seguir apareciendo dentro del flujo importado, pero la variable es un recurso del proyecto. Debes crear URL_API en el nuevo proyecto y asignarle el valor correcto. Si no lo haces, el paso fallará durante la ejecución.
No utilices variables normales para sustituir las conexiones de una pieza. Las credenciales específicas de Gmail, Slack, Stripe o servicios similares deben almacenarse mediante el sistema de conexiones de Activepieces.
Cómo comprobar que el flujo importado funciona
Antes de publicarlo, realiza una validación ordenada:
- Abre el disparador y recupera datos de prueba.
- Ejecuta cada acción individualmente.
- Comprueba los mapeos que dependen de pasos anteriores.
- Revisa las conexiones y variables utilizadas.
- Confirma que los dominios y rutas pertenecen al nuevo entorno.
- Comprueba las fechas, zonas horarias y programaciones.
- Publica el flujo únicamente cuando todos los pasos respondan correctamente.
- Realiza una ejecución completa y consulta su historial.
Activepieces fija cada paso a una versión determinada de su pieza. Esto evita que una actualización cambie silenciosamente el comportamiento del flujo, pero puede causar problemas si la instancia receptora es demasiado antigua o no tiene disponible esa versión.
Si aparece una incompatibilidad, actualiza primero Activepieces o selecciona manualmente una versión compatible desde el editor. Después, vuelve a probar el paso porque una actualización mayor puede modificar campos o resultados.
Errores frecuentes al exportar o importar flujos
- El archivo no se puede importar: comprueba que sea el archivo original y que no haya sido modificado o truncado.
- Faltan conexiones: crea o autoriza nuevamente las cuentas utilizadas por cada pieza.
- Las variables aparecen vacías: vuelve a crearlas dentro del proyecto de destino.
- El webhook no recibe eventos: actualiza la URL en la aplicación externa que realiza las llamadas.
- Una pieza no está disponible: actualiza la instancia o instala previamente la pieza privada correspondiente.
- El flujo funciona durante la prueba, pero no se ejecuta: comprueba que esté publicado y activado.
- Los pasos apuntan al servidor antiguo: sustituye las IP, dominios y rutas internas guardadas en sus campos.
- El disparador programado utiliza otra hora: revisa la zona horaria configurada en la nueva instancia.
- La automatización duplica acciones: desactiva el flujo original antes de activar definitivamente el importado.
- La importación falla entre versiones: intenta igualar o actualizar las versiones de Activepieces.
Exportar un flujo permite conservar y trasladar su lógica, pero no sustituye una copia de seguridad completa de la instancia. Para migrar correctamente una automatización hay que importar su estructura, reconstruir las conexiones, crear las variables necesarias y actualizar cualquier webhook o dirección dependiente del entorno.
Siguiendo este proceso, puedes mover flujos entre Activepieces Cloud, servidores autoalojados y entornos de pruebas sin reconstruir manualmente cada acción y sin incluir credenciales sensibles en los archivos compartidos.
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