Guía completa de Microsoft Lists: qué es y cómo funciona

Dentro del ecosistema de Microsoft 365, Microsoft Lists es en una de las herramientas esenciales para organizar, seguir y compartir información de forma estructurada. Desde el seguimiento de incidencias y proyectos hasta la incorporación de empleados o la gestión de recursos, esta aplicación destaca por su flexibilidad y facilidad de uso.

Si trabajas en equipo o simplemente quieres mantener tu información ordenada y accesible desde cualquier lugar, aquí tienes una solución que no deberías pasar por alto. En este artículo te contamos en profundidad qué puedes hacer con Microsoft Lists y cómo utilizar sus plantillas. También revisaremos su interacción con otras aplicaciones como por ejemplo SharePoint o Teams.

¿Qué es Microsoft Lists y cómo funciona?

Microsoft Lists es una aplicación de Microsoft 365 diseñada para el seguimiento inteligente de información. Puedes trabajar con ella desde la web, el móvil o incluso directamente desde Microsoft Teams gracias a su integración completa.

En realidad, actúa como una base de datos simple y visual, compuesta por filas y columnas en las que puedes incluir texto, imágenes, archivos, fechas, personas asignadas, hipervínculos y mucho más. Gracias a su sistema de vistas puedes mostrar la información de diferentes formas según el objetivo: cuadrícula (la opción que viene por defecto), lista, calendario o galería. La lista es similar pero sin posibilidad de editar en línea. La galería se adapta bien a contenidos visuales, y el calendario es perfecto si quieres ver elementos distribuidos por fechas.

Cuando creas una lista nueva, puedes empezar desde cero, usar una lista existente como plantilla o importar una tabla de Excel. También puedes basarte en las numerosas plantillas prediseñadas que ofrece Microsoft para casos de uso específicos.

Todas las listas pueden personalizarse visualmente: cambiar colores de fondo, asignar iconos específicos y aplicar reglas que modifiquen su aspecto según su estado. Por ejemplo, un elemento con estado «Aprobado» puede aparecer con fondo verde, mientras que otro «En revisión» se verá en naranja.

 

Plantillas prediseñadas para cada necesidad

Si tienes poco tiempo para crear una lista desde cero, Microsoft Lists incluye plantillas útiles adaptadas a distintos escenarios. Estas plantillas están diseñadas para usarse con solo unos clics, manteniendo estructura, campos personalizados, vistas y estilos visuales específicos.

Estas son algunas de las más populares:

• Plantilla de gestión de problemas: ideal para seguimiento de incidencias con sus estados, prioridad y responsables.
• Plantilla de itinerario de eventos: organiza todos los detalles de un evento en una estructura clara y editable.
• Modelo de pacientes: para entornos sanitarios, permite registrar estado, observaciones y necesidades de cada paciente.
• Plantilla de solicitudes de préstamo: seguimiento y control del proceso de aprobación de préstamos.

Opciones de organización, formato y reglas

Además de las vistas ya mencionadas, puedes adaptar cada lista a tu flujo de trabajo estableciendo filtros, agrupaciones, ordenaciones y reglas automatizadas. Algunas de las posibilidades son:

• Establecer alertas por correo cuando un estado cambie o se añada un nuevo elemento.
• Cambiar el formato condicionalmente según el contenido: colores, iconos, estilos.
• Agrupar elementos por prioridad, fecha, estado, etc.
• Crear listas nuevas desde otras, copiando el diseño y estructura.
• Importar datos desde Excel con reconocimiento automático de columnas.

Todas estas funciones permiten ganar tiempo y asegurar la coherencia visual y de datos dentro del equipo, sobre todo en proyectos colaborativos donde múltiples personas intervienen.

Guardar y acceder a las listas

Una de las ventajas de Microsoft Lists es su integración nativa con el ecosistema de Microsoft 365. Puedes guardar tus listas en sitios de SharePoint o en OneDrive para uso personal. Si trabajas en equipo, lo más habitual es alojarlas en un sitio de SharePoint compartido con todos los miembros.

Las listas se abren en modo de pantalla completa para facilitar su edición, y desde la URL o desde la barra de herramientas puedes saber exactamente dónde está almacenada. Desde la interfaz estándar puedes crear, editar, compartir y exportar elementos fácilmente.

Compartir listas: permisos, accesos y colaboración

Compartir una lista es tan fácil como generar un enlace o invitar a miembros específicos. Puedes dar acceso total (lectura + edición) o solo lectura. Además, puedes configurar una caducidad del enlace, protegerlo con contraseña e incluso elegir si los receptores pueden realizar cambios.

También puedes compartir un único elemento de la lista, en lugar de toda la base de datos. Se pueden dejar comentarios en los elementos individuales, lo que mejora la colaboración sin necesidad de enviar correos.

Los permisos se gestionan a través de SharePoint y se heredan por defecto del sitio donde esté guardada la lista. Sin embargo, puedes modificarlos para adaptar el acceso solo a ciertas personas o restringir ciertas acciones.

Microsoft Lists y su integración con otras apps

El verdadero potencial de Lists sale a relucir cuando se combina con otras herramientas del entorno Microsoft. Al estar completamente integrado con SharePoint, Microsoft Teams y Planner, puedes hacer lo siguiente:

• Agregar listas como pestañas dentro de un canal de Teams, facilitando el acceso directo desde la conversación del equipo.
• Usar listas como parte web en una página de SharePoint para mostrar información viva en tu intranet.
• Establecer reglas o automatizaciones que conecten Lists con Power Automate o Power Apps, para flujos personalizados.
• Enlazar tareas desde Planner o To Do para centralizar la gestión de tareas.

Todo esto forma parte de la visión de Microsoft 365 como una plataforma conectada donde todas las apps hablan entre sí para mejorar la productividad y la transparencia del trabajo.

Microsoft Lists en dispositivos móviles

La versión móvil de Microsoft Lists está disponible para Android y iOS. Permite crear, consultar y editar listas desde tu móvil, ya sea en la oficina, en casa o mientras viajas. Estas son algunas de las cosas que se pueden hacer:

• Ver listas recientes y favoritas.
• Edición completa de elementos de lista.
• Acceso sin conexión.
• Captura de fotos y escaneo de códigos QR.
• Interfaz adaptada, con soporte para modo oscuro y orientación horizontal.

También cuenta con las mismas capacidades de seguridad que en escritorio, con soporte de Intune para MDM y MAM. El acceso requiere una cuenta Microsoft comercial con acceso a SharePoint u Office 365.

Casos prácticos de uso de Microsoft Lists

A medida que la herramienta ha evolucionado, se han desarrollado múltiples formas creativas de aprovechar Microsoft Lists en diferentes contextos. Aquí van algunas de las más destacadas:

• Organización de contenidos para redes sociales. Usando la plantilla de planificación de contenido, puedes organizar campañas, programar publicaciones, incluir imágenes, enlaces y fechas de publicación. Muy útil para equipos de marketing.
• Control de accesos y visitantes. Lists permite generar una ficha por cada visitante con su nombre, foto del DNI, fecha de entrada y salida. Incluso puede programarse una notificación automática al portero cuando alguien salga.
• Seguimiento de tickets de clientes. Utilizando Lists como un mini-CRM, puedes asignar responsables, registrar el problema, priorizar y dejar comentarios sobre el estado del ticket.
• Gestión de proyectos simples. Si no necesitas una herramienta compleja, Lists te permite hacer seguimiento básico con tareas, fechas límite y vistas de calendario. Incluso puedes recibir alertas cuando cambie una tarea.
• Inventario y recursos IT. Con Lists puedes llevar un control de todos los equipos corporativos y sus datos asociados: fecha de compra, garantía, revisiones, ubicación, etc. Todo visual y filtrable en un clic.
• Incorporación de nuevos empleados o proveedores. Una lista de onboarding ayuda a mantener controladas todas las tareas y documentos del nuevo empleado. Al marcar elementos como «completo», se pueden disparar notificaciones al departamento correspondiente.

En definitiva, Microsoft Lists ofrece una forma versátil, visual y colaborativa de gestionar información dinámica. Ya sea como solución de seguimiento, herramienta organizativa o complemento a otras plataformas como Teams o SharePoint, demuestra adaptarse perfectamente a cualquier tipo de usuario o empresa.