- El paso nativo es Enviar un webhook.
- La URL es fija; las variables pueden ir en el cuerpo.
- La respuesta queda disponible para otros pasos.
- La función requiere habilitación administrativa.
Un flujo de Google Workspace Studio puede necesitar datos que están fuera de Gmail, Drive o Chat: el estado de un pedido, una cifra de una base de datos o la respuesta de una herramienta interna. Para obtenerlos o enviar información a otro servicio, puedes añadir el paso Enviar un webhook. Este realiza una solicitud HTTP a la dirección de una API que hayas indicado.
No necesitas configurar la llamada a funciones de Gemini para hacer esa petición. En Workspace Studio, el flujo ejecuta el paso de webhook y recibe la respuesta. Después, si te resulta útil, puedes pasar esa respuesta a otro paso para resumirla, extraer datos o comunicar el resultado.
Qué necesitas antes de conectar una API
Lo primero es comprobar que tu organización puede utilizar webhooks. La función se encuentra en vista previa limitada y está desactivada de forma predeterminada. Un administrador debe entrar en Aplicaciones > Google Workspace > Workspace Studio > Configuración de webhooks y habilitarla para la unidad organizativa correspondiente.
En algunas ediciones, el administrador también puede limitar las conexiones a una lista de dominios y URL permitidos. Si el paso aparece en Studio pero no consigue comunicarse con tu API, comprueba que la dirección de destino está autorizada. Además, por defecto, las acciones con webhooks requieren que el usuario revise y confirme el paso antes de su ejecución.
Por parte del servicio externo, necesitas conocer su URL, los métodos HTTP que admite y el formato de los datos que espera. Consulta también cómo se autentica: una API pública de lectura plantea requisitos distintos a una API privada que exige tokens o cabeceras especiales.
Cómo llamar a una API desde Workspace Studio paso a paso
Entra en studio.workspace.google.com y crea un flujo con el activador que necesites. Por ejemplo, puedes iniciarlo cuando llegue un correo que cumpla determinadas condiciones. Después, sigue estos pasos:
- Pulsa Añadir paso y selecciona Enviar un webhook.
- Introduce la URL completa de la API, incluido el prefijo
https://. La dirección debe ser fija: este campo no admite variables del flujo. - Selecciona el método HTTP. GET sirve para consultar datos; POST, para enviarlos o crear un registro. También están disponibles PUT, PATCH y DELETE.
- Si la API necesita un cuerpo, escríbelo en el campo de contenido o payload. Google recomienda usar JSON cuando el servicio receptor lo espere.
- Haz una ejecución de prueba, revisa el resultado y activa el flujo cuando hayas comprobado que funciona.
Ten presente que la prueba realiza la acción de verdad. Si configuras un POST para crear un registro o un DELETE para eliminarlo, utiliza primero un entorno de pruebas o datos que puedas modificar sin problemas.
Ejemplo: enviar un aviso a una herramienta externa
Imagina que tu equipo dispone de una API que crea avisos en https://api.ejemplo.com/v1/avisos. Esta dirección es ilustrativa: tendrás que sustituirla por la de tu servicio. Si su documentación indica que acepta POST y un cuerpo JSON, podrías configurar el paso con un contenido como {"tipo":"nuevo_correo","origen":"Workspace Studio"}.
También puedes insertar una variable del flujo en el cuerpo, por ejemplo, para incluir el asunto del correo que lo activó. Hazlo desde el selector de variables de Studio y comprueba el resultado: si el texto insertado contiene comillas u otros caracteres especiales, podría dejar el JSON mal formado. Las variables pueden utilizarse en el contenido, pero no en el campo de la URL.
Si lo que necesitas es consultar un dato, elige GET e introduce una URL fija que ya contenga los parámetros necesarios. Workspace Studio ignorará cualquier contenido que hayas escrito en el cuerpo de una solicitud GET.
Qué hacer con la respuesta de la API
El paso de webhook deja la respuesta del servicio como texto en una variable disponible para los pasos posteriores. Puedes utilizarla para enviar una notificación, redactar un resumen o pedir a un paso de IA que extraiga un dato concreto.
Por ejemplo, si la API devuelve el estado de un pedido, el siguiente paso puede comunicar ese estado al equipo. Selecciona explícitamente la variable que contiene la respuesta: los pasos posteriores no reciben por sí solos todo lo ocurrido antes en el flujo. Conviene comprobar el contenido devuelto durante una prueba antes de redactar instrucciones que dependan de él.
Si la API exige autenticación o una lógica más compleja
La configuración básica documentada para Enviar un webhook incluye la URL, el método y un cuerpo opcional. Si tu integración necesita obtener un token OAuth, construir una URL con parámetros variables, añadir cabeceras específicas o transformar una respuesta antes de continuar, revisa si el paso cubre esos requisitos.
Cuando se queda corto, una opción es desarrollar un paso personalizado para Workspace Studio mediante un complemento. En una implementación con Google Apps Script, el servicio UrlFetchApp permite realizar peticiones a APIs externas y procesar respuestas JSON. Esta solución exige desarrollo y una configuración de permisos adecuada; no hace falta para una solicitud sencilla que el paso nativo ya pueda resolver.
Evita pegar claves privadas en campos visibles del flujo o incorporarlas a una URL compartida. Antes de enviar datos procedentes de Gmail, Chat o Calendar, comprueba qué información recibirá el servicio externo y si está autorizado para tratarla.
Cómo localizar los errores de un webhook
Si la conexión falla, abre la pestaña Actividad del flujo. Allí puedes consultar el error completo y la respuesta enviada por el servidor de destino. Ese dato ayuda a distinguir entre un problema de configuración de Studio y una solicitud rechazada por la API.
- El paso no aparece: comprueba con el administrador si los webhooks están habilitados para tu unidad organizativa.
- La URL está bloqueada: revisa la lista de direcciones permitidas, si tu edición utiliza esa restricción.
- Error 400: verifica el formato del cuerpo y los campos que exige la API.
- Error 401 o 403: revisa los permisos y el método de autenticación requerido por el servicio.
- Error 429: comprueba si has superado el límite de solicitudes de la API de destino.
- Error 500: consulta el estado y los registros del servicio que recibe la petición.
Ten en cuenta también los límites generales de Workspace Studio: actualmente admite hasta 25 flujos por usuario y 20 pasos por flujo, además de un límite de ejecuciones combinado que se restablece cada 24 horas. Si varios flujos dejan de ejecutarse, revisa su actividad antes de atribuir el fallo a la API.
Para la mayoría de las conexiones HTTP sencillas, el recorrido es directo: habilitar el webhook, configurar una URL fija y el método correcto, probar la solicitud y utilizar la respuesta en los pasos siguientes. Si la integración necesita autenticación avanzada o transformar datos mediante código, entonces tiene sentido preparar un paso personalizado.
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