- Workspace Studio puede enviar avisos personales, mensajes directos y publicaciones a espacios de Google Chat.
- Las variables incorporan al mensaje datos del activador o de pasos anteriores.
- Las pruebas pueden enviar mensajes reales; conviene comprobar el destinatario antes de activar el flujo.
- Los errores de envío se revisan desde Actividad y pueden depender de permisos de Chat o de la cuenta.
Recibir un correo importante, una respuesta a un formulario o un archivo nuevo en Drive suele acabar igual: alguien tiene que acordarse de avisar al resto del equipo. Con Google Workspace Studio puedes crear un flujo que detecte ese evento y envíe un mensaje automático a Google Chat, sin tener que copiar la información a mano.
La clave está en elegir bien a quién quieres avisar. Studio permite mandarte una notificación privada, escribir a una o varias personas, publicar en un espacio o responder a un mensaje existente. También puedes incorporar datos del evento mediante variables y usar Gemini para preparar el contenido antes del envío.
Cómo crear un flujo que envíe mensajes a Google Chat
Entra desde el ordenador en studio.workspace.google.com y crea un flujo nuevo. Primero selecciona el activador, es decir, el acontecimiento que pondrá el flujo en marcha. Puede ser una hora concreta, la llegada de un correo, una respuesta a Google Forms o un cambio en otra aplicación compatible.
Después añade el paso de Google Chat que corresponda a tu objetivo. Escribe el mensaje, selecciona los destinatarios cuando sea necesario y usa + Variables para insertar información del activador o de pasos anteriores. Por ejemplo, si el flujo empieza al recibir un formulario, puedes incluir en el aviso los datos de esa respuesta en lugar de enviar siempre un texto genérico.
Antes de activarlo, utiliza Ejecutar prueba para comprobar el resultado. Ten presente que la prueba realiza acciones reales: si el paso envía un mensaje, ese mensaje puede llegar al destinatario. Cuando hayas revisado la ejecución en la pestaña Actividad, activa el flujo para que funcione automáticamente.
Notificación personal, mensaje directo o publicación en un espacio
Studio ofrece varias acciones de Google Chat que conviene distinguir:
- Notificarme en Chat: te envía un aviso privado mediante una aplicación de Chat con el nombre del flujo. Resulta útil para recordatorios y resúmenes que solo necesitas ver tú.
- Enviar un mensaje: manda un mensaje directo a una o varias personas. Debes indicar sus nombres o direcciones en el campo de destinatarios.
- Publicar en un espacio: coloca el aviso en un espacio de Chat que selecciones. Puedes incluir variables como el nombre de un archivo nuevo o los datos de una solicitud.
- Responder a un mensaje: contesta a un mensaje o hilo concreto. El flujo debe identificar el mensaje al que va a responder, normalmente mediante una variable del activador.
Escribir una dirección de correo dentro del texto no equivale a añadir un destinatario. Para avisar a alguien por mensaje directo, utiliza el campo correspondiente. Si publicas en un espacio, revisa la opción para notificar a sus miembros: una persona solo recibirá esa notificación si ya pertenece al espacio.
Ejemplo: recibir en Chat un resumen diario de Gmail
Una forma sencilla de empezar es usar la plantilla de resumen diario de correos no leídos. El flujo ya contiene tres piezas: un activador programado, un paso que prepara el resumen con IA y el paso Notificarme en Chat. Solo tienes que revisar la hora, el periodo de correos que quieres resumir y el contenido del aviso.
Fíjate en el campo del mensaje de Chat: allí aparece una variable con el resumen generado en el paso anterior. Esa conexión es la que permite que cada aviso incluya información nueva. Si escribes únicamente una frase fija y eliminas la variable, recibirás siempre la misma frase, aunque Gemini haya elaborado el resumen.
El mismo esquema sirve para avisar al equipo cuando entre una solicitud por Forms: cambia el activador por una nueva respuesta y termina el flujo con Publicar en un espacio. Incluye en el mensaje solo los campos del formulario que el equipo necesite para atenderla.
Qué puedes automatizar a partir de mensajes recibidos
Google Chat también puede ser el punto de partida de un flujo. Studio dispone de activadores para detectar un mensaje nuevo, una mención o determinadas reacciones. En el caso de los mensajes, puedes limitar el flujo a espacios, remitentes o palabras concretas. Así, por ejemplo, una petición que contenga «urgente» puede crear una tarea o generar un aviso adicional.
También puedes pasar el texto recibido a un paso de Preguntarle a Gemini y usar su respuesta en un mensaje posterior. Para ello, inserta la variable del mensaje original en la instrucción dirigida a Gemini y, después, la variable de la respuesta de Gemini en el paso de Chat. Revisa cuidadosamente cualquier respuesta automática destinada a otras personas; determinados envíos que involucren a usuarios externos pueden requerir aprobación.
Si configuras un flujo que escucha un espacio y publica en ese mismo espacio, comprueba la opción relativa a los mensajes enviados por flujos. Studio los ignora de forma predeterminada en los activadores para evitar que una automatización vuelva a iniciarse con su propio mensaje.
Requisitos y límites antes de ponerlo en marcha
Para crear flujos necesitas un ordenador y un navegador compatible. Studio admite determinadas ediciones Business, Enterprise y Education; las cuentas personales pueden acceder si participan en Google Workspace Experiments. En las cuentas de trabajo o educativas, el administrador puede limitar el acceso a Studio, Gemini o los pasos de Google Chat. Los menores de 18 años con una cuenta escolar no pueden utilizar los pasos de IA.
Google establece un máximo de 25 flujos creados por usuario y 20 pasos por flujo. También existe un límite conjunto de ejecuciones en un periodo de 24 horas. Si llegas a él, las nuevas ejecuciones fallarán hasta que se restablezca el contador. Para reducir las ejecuciones innecesarias, limita los activadores a los remitentes, espacios o palabras que realmente te interesen.
Qué revisar si el mensaje no llega
Abre Mis flujos para confirmar que el flujo sigue activo y consulta Actividad para ver en qué paso se produjo el error. Revisa el destinatario o el espacio seleccionado, las variables usadas en el mensaje y los permisos de Google Chat. En una organización, es posible que el administrador haya bloqueado el acceso de Studio a Chat aunque el resto del flujo funcione.
Si utilizas una cuenta personal y aparece el error de que no se ha podido enviar el mensaje, Google recomienda abrir primero Chat desde Gmail para inicializar el servicio y volver a ejecutar el flujo. Si se trata de una notificación para ti, búscala en la sección Aplicaciones de Google Chat: «Notificarme en Chat» la envía desde una aplicación con el nombre del flujo.
Para programar un único mensaje sin condiciones ni pasos adicionales, Google Chat dispone de su propia función de envío programado. Workspace Studio cobra sentido cuando el mensaje debe repetirse, responder a un evento o incorporar datos de Gmail, Forms, Drive o Gemini.
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