AI in Adobe Acrobat: een complete gids voor grafische vormgeving en de intelligente assistent.

Een rapport kan alle benodigde cijfers bevatten en toch moeilijk te begrijpen zijn. Wanneer de gegevens over meerdere pagina's of pdf-documenten verspreid zijn, vereist het vergelijken van periodes en het opsporen van trends dat je handmatig waarden noteert. Adobe Acrobat AI-assistent Hiermee kunt u afbeeldingen opvragen uit de inhoud die is verzameld in PDF Spaces, een handige functie om een ​​eerste visualisatie te verkrijgen zonder elke tabel helemaal opnieuw te hoeven opbouwen.

De sleutel is om haar precies te vragen waarmee ze moet vergelijken. Controleer vervolgens de cijfers in de originele documenten.Een duidelijke grafiek met de verkeerde datum is nog steeds een foute grafiek. In deze handleiding laten we zien hoe je je bronnen organiseert, je aanvraag formuleert en het resultaat controleert voordat je het deelt.

Gerelateerd artikel:

Adobe Acrobat Studio introduceert AI waarmee je je PDF's kunt omzetten in presentaties, podcasts en samenwerkingsomgevingen.

Wat je nodig hebt om grafieken te maken van een PDF-bestand in Acrobat

De functie waarin we geïnteresseerd zijn, bevindt zich in PDF-ruimtesDe Acrobat-werkruimte is de plek waar u gerelateerde bestanden kunt verzamelen en de inhoud ervan kunt bekijken met behulp van de AI-assistent. Adobe geeft aan dat de assistent grafieken en diagrammen kan genereren met de genoemde gegevens. één of meer documentenJe kunt bijvoorbeeld kwartaalresultaten uit verschillende rapporten vergelijken of de ontwikkeling van een cijfer in de loop van de tijd weergeven.

Om te beginnen hebt u toegang nodig tot PDF Spaces en de bijbehorende AI-functies in uw Adobe-account. De beschikbaarheid is afhankelijk van de contractueel overeengekomen plan en ingeschakelde functiesAls u de assistent of een van de beschreven opties niet kunt vinden, controleer dan eerst de functies van uw abonnement en de versie van Acrobat die u gebruikt.

Het is ook belangrijk om je bronnen goed voor te bereiden. Een pdf met een leesbare tabel, duidelijk aangegeven periodes en heldere eenheden vormt een veel betere basis dan een aantal wazige schermafbeeldingen. Als je rapporten combineert, zorg er dan voor dat ze betrekking hebben op dezelfde omvang: het zou geen zin hebben om het maandelijkse inkomen uit het ene document te combineren met het jaarlijkse inkomen uit een ander document alsof het om gelijkwaardige waarnemingen gaat.

Hoe voeg je documenten toe aan PDF Spaces?

Van Acrobat op het webGa naar PDF Spaces en selecteer Maak een PDF-ruimte aanVoeg de PDF met de gegevens toe. Als u een vergelijking wilt maken, voegt u de andere rapporten in hetzelfde gebied toe. Adobe biedt ook de mogelijkheid om andere compatibele lettertypen, geplakte tekst of weblinks toe te voegen, maar voor dit voorbeeld volstaan ​​de documenten die u wilt vergelijken.

1. Open PDF Spaces vanaf de Acrobat-startpagina.
2. Maak een ruimte aan en geef deze een naam die de analyse identificeert, bijvoorbeeld "Kwartaalomzet".
3. Voeg de PDF-bestanden met de afbeeldingen toe en wacht tot ze zijn verwerkt.
4. Maak de ruimte vrij en zoek de AI-assistentpaneel.

Voordat u de grafiek opvraagt, voert u een eenvoudige query uit: "Geef de omzet per kwartaal weer, inclusief jaar, eenheid en brondocument." Hiermee kunt u snel controleren of een periode ontbreekt of dat de AI twee tabellen door elkaar heeft gehaald. Zodra de broncijfers duidelijk zijn, is het eenvoudiger om de gewenste vergelijking te maken.

Adobe legt de creatiestappen uit in zijn PDF Spaces-documentatie voor het web.

Hoe bestel ik een staafdiagram, lijndiagram of cirkeldiagram?

Zodra de bestanden zijn geüpload, typ je je verzoek in de chat. Je kunt de assistent kiezen. Analist Als het profiel tussen de beschikbare profielen verschijnt, zal Adobe het waarschijnlijk gebruiken voor data-analyse. Specificeer de tijdsperiode, variabelen en het grafiektype om te voorkomen dat het systeem automatisch bepaalt welke cijfers gebruikt moeten worden.

• Hoeveelheden vergelijken: Maak een staafdiagram met de kwartaalomzet voor 2025 zoals weergegeven in deze PDF-bestanden. Geef de waarden in euro's weer en vermeld voor elk kwartaal welk document is gebruikt.
• Zie een evolutie: "Maak een lijngrafiek van de verkoopcijfers van januari tot en met december. Gebruik alleen de maanden waarvoor expliciete cijfers beschikbaar zijn en geef aan welke maanden ontbreken."
• Toon verhoudingen: Maak een cirkeldiagram dat de verdeling van de incidenten per categorie in het rapport weergeeft. Bereken de percentages op basis van de aantallen en toon beide waarden.

De grafiek van barras Het werkt meestal goed voor het vergelijken van categorieën; de ene van lijnenom veranderingen in de loop van de tijd bij te houden. Een grafiek van sectoren Dit kan handig zijn wanneer de categorieën deel uitmaken van hetzelfde totaal. Als het resultaat u niet helpt de gegevens te begrijpen, kunt u in dezelfde chat vragen om het grafiektype te wijzigen of de analyse te beperken tot een specifiek jaar, tabel of set bestanden.

Adobe neemt dit soort verzoeken mee in zijn Officiële voorbeelden voor het maken van grafieken met de AI-assistent..

Hoe controleer je of de grafiek de gegevens nauwkeurig weergeeft?

Voordat u het resultaat in een vergadering of artikel gebruikt, dient u ten minste vier aspecten te beoordelen: waarde, periode, eenheid en oorsprongEen getal van 1,2 kan miljoenen euro's, duizenden eenheden of een percentage vertegenwoordigen. Als de grafiekas deze informatie mist, kan de visualisatie tot een onjuiste conclusie leiden.

Open de door de AI-assistent verstrekte referenties en vergelijk ze met de originele tabellen of passages. Antwoorden in PDF Spaces kunnen het volgende bevatten: selecteerbare afspraken die naar het gebruikte bestand leiden; gebruik ze om belangrijke gegevens te verifiëren. Als twee documenten verschillende cijfers voor dezelfde periode vermelden, geef dan aan welk document leidend is of vraag om beide afzonderlijk te tonen.

Besteed speciale aandacht aan de gescande PDF'sTabellen die over meerdere pagina's zijn verdeeld en documenten waarin geschatte en definitieve resultaten door elkaar staan, zijn problematisch. Als u een fout ontdekt, corrigeer deze dan in het gesprek met een duidelijke instructie: "Het tweede kwartaal komt overeen met 2024, niet met 2025; genereer de grafiek opnieuw met alleen de tabel op de aangegeven pagina." Controleer het resultaat na de wijziging nogmaals.

U kunt er ook voor kiezen om de gegevens eerst in een tabel weer te geven met de kolommen 'periode', 'waarde', 'eenheid' en 'bron'. Dit is een praktische manier om de dataset te valideren voordat u deze omzet in een visualisatie.

PDF Spaces-grafieken versus interactieve rapporten

Als u alleen een vergelijking hoeft te begrijpen, is de grafiek die in de PDF Spaces-chat wordt gegenereerd wellicht voldoende. Als u een lang document op een overzichtelijkere manier wilt presenteren, biedt Acrobat daar ook een functie voor. interactieve rapporten genererenDe AI-assistent analyseert de bestanden en kan een rapport samenstellen met navigatie, afbeeldingen en grafieken over de belangrijkste bevindingen.

Afhankelijk van de beschikbare interface kunt u dat proces starten via de optie. Interactief rapport Of vraag het aan de AI-assistent. Daarna kunt u de inhoud aanpassen en het rapport delen via een link. Toegang tot deze functie is afhankelijk van uw Acrobat-abonnement, dus controleer uw account voordat u een workflow instelt.

Houd ook rekening met een ander verschil: Het maken van een visualisatie op basis van de inhoud van een PDF is niet hetzelfde als het automatisch invoegen van een bewerkbare afbeelding in de originele PDF.Als je de pagina's van het bronbestand wilt aanpassen of dia's wilt voorbereiden, heb je de juiste bewerkings- of presentatieworkflow nodig.

Hoe deel je analyses zonder de context te verliezen?

Nadat de grafiek is bekeken, voeg er dan een korte toelichting aan toe: welke documenten zijn gebruikt, welke periode de grafiek bestrijkt en in welke eenheden de waarden worden weergegeven. Een trend kan dramatisch lijken als de as heel dicht bij de minimumwaarde begint of als er tussenliggende maanden ontbreken. De context moet bij de afbeelding worden gevoegd of online worden gedeeld.

Als je de PDF Space wilt delen, gebruik dan de volgende optie. Deel Controleer ook wie toegang heeft. Acrobat biedt opties om specifieke personen uit te nodigen, toegang via een link te verlenen en machtigingen in te stellen voor bekijken, reageren of samenwerken, afhankelijk van de beschikbare instellingen. Controleer voor interne documenten deze machtigingen voordat u de link verzendt.

Adobe stelt dat het geen klantdocumenten of -gegevens gebruikt om AI-modellen te trainen. Desondanks moet de beslissing om gevoelige rapporten te uploaden of te delen in overeenstemming zijn met het beleid van uw bedrijf en de machtigingen die aan elke ontvanger zijn verleend. Het meest bruikbare rapport is er altijd een waarvan u de cijfers kunt herleiden tot een bron en waarvan de interpretatie niet afhangt van het gissen welke gegevens de AI heeft geselecteerd.

Alberto Navarro

Ik ben een technologieliefhebber die van zijn 'nerd'-interesses zijn beroep heeft gemaakt. Ik heb meer dan 10 jaar van mijn leven doorgebracht met het gebruik van de allernieuwste technologie en het sleutelen aan allerlei programma's uit pure nieuwsgierigheid. Nu heb ik mij gespecialiseerd in computertechnologie en videogames. Dit komt omdat ik al meer dan vijf jaar voor verschillende websites over technologie en videogames schrijf en artikelen heb gemaakt die proberen u de informatie te geven die u nodig heeft in een taal die voor iedereen begrijpelijk is.

Als je vragen hebt, mijn kennis strekt zich uit van alles wat te maken heeft met het Windows-besturingssysteem tot Android voor mobiele telefoons. En mijn toewijding is aan jou, ik ben altijd bereid om een ​​paar minuten te besteden en je te helpen bij het oplossen van eventuele vragen die je hebt in deze internetwereld.