Hướng dẫn đầy đủ về cách khóa ô và trang tính trong Excel: Bảo vệ dữ liệu của bạn như một chuyên gia

Không có gì tệ hơn việc dành hàng giờ trên một bảng tính chỉ để rồi có người vô tình sửa đổi, xóa hoặc thay thế dữ liệu quan trọng. May mắn thay, có những công cụ mạnh mẽ để Khóa ô và trang tính trong Excel, cho phép bạn quyết định chính xác những gì mỗi người dùng có thể chỉnh sửa và cung cấp thêm tính bảo mật cho các tệp của bạn.

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá từng bước và rất chi tiết về cách cấu hình bảo vệ các ô, phạm vi, toàn bộ trang tính hoặc toàn bộ sách trong Excel. Mọi thứ bạn cần biết để tránh bất ngờ và chia sẻ bảng tính của mình một cách tự tin.

Tại sao cần khóa ô và trang tính trong Excel?

Lựa chọn của các tế bào khối Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường cộng tác, nơi nhiều người dùng có thể truy cập vào cùng một bảng tính. Bằng cách bảo vệ một số nội dung nhất định, bạn có thể đảm bảo rằng công thức, bảng trục hoặc dữ liệu nhạy cảm không bị thay đổi một cách vô tình hoặc cố ý. Điều này rất quan trọng khi xử lý dữ liệu tài chính, báo cáo định kỳ hoặc bất kỳ tài liệu nào mà tính toàn vẹn của thông tin rất quan trọng.

Ngoài ra, việc khóa ô cho phép bạn:

• Ngăn chặn sửa đổi ngẫu nhiên mã, công thức và định dạng cơ bản cho trang tính của bạn.
• Kiểm soát người dùng nào có thể chỉnh sửa những phần nào của bảng tính.
• Bảo vệ tính bảo mật chia sẻ thông tin, đặc biệt là khi sử dụng mật khẩu.
• Ngăn chặn chúng bị xóa hoặc thay đổi do nhầm lẫn những yếu tố quan trọng nhất trong công việc của bạn.

Đây là một tính năng rất được đánh giá cao đối với những người chia sẻ tệp với người khác và những người muốn giảm lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu.

Ưu điểm và các tình huống sử dụng phổ biến

Bạn có thể tự hỏi liệu bạn có thực sự cần khóa các ô trong bảng tính Excel của mình hay không. Đây rồi một số tình huống điển hình trong đó chức năng khóa ô và trang tính trong Excel là rất cần thiết:

• Phân phối các tờ cho bạn được điền bởi nhiều ngườinhưng đảm bảo rằng chúng không chạm đến thông tin nhạy cảm.
• Bảo vệ các công thức phức tạp hoặc các tài liệu tham khảo không được phép sửa đổi trong bất kỳ trường hợp nào.
• Sự tạo lập các hình thức tương tác, trong đó chỉ một số ô nhất định mới có thể chỉnh sửa được.
• Chuẩn bị các báo cáo cần thiết tính toàn vẹn dữ liệu tổng thể cho việc kiểm toán hoặc thuyết trình chính thức.
• Ngăn ngừa lỗi trong các bảng tính được chia sẻ trên đám mây hoặc trong các nhóm làm việc lớn.

Cách khóa ô và bảo vệ trang tính: Hướng dẫn từng bước

Hãy xem làm thế nào bạn có thể khóa ô hoặc bảo vệ trang tính trong các phiên bản Excel khác nhau: Windows, Mac và Excel Online. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn có thể bảo vệ công việc của mình bất kể sử dụng nền tảng nào.

Trên Windows

Đây là các bước bạn cần thực hiện để khóa những ô mà bạn không muốn chỉnh sửa:

1. Chọn các ô vẫn có thể chỉnh sửa: Bắt đầu bằng cách chọn các ô CÓ THỂ sửa đổi được vì các ô còn lại sẽ bị khóa theo mặc định. Nếu bạn muốn khóa tất cả các ô ngoại trừ một số ô thì bước này rất quan trọng.
2. Truy cập thuộc tính ô: Nhấp chuột phải vào lựa chọn và nhấp vào Định dạng ô. Chuyển đến tab Sự bảo vệ và bỏ chọn hộp Bị chặnNhấp chuột vào Chấp nhận.
3. Kích hoạt bảo vệ trang tính: Đi đến tab Ôn tập trên ruy băng và chọn Bảo vệ tờ giấy. Một cửa sổ sẽ mở ra, tại đây bạn có thể nhập mật khẩu để không ai có thể xóa chế độ bảo vệ mà không được phép.
4. Cấu hình các tùy chọn bảo vệ: Trong cửa sổ bảo vệ, bạn có thể quyết định chức năng nào vẫn được phép ngay cả khi trang tính được bảo vệ (chọn các ô đã mở khóa, lọc, chèn hàng hoặc cột, v.v.). Chọn tùy chọn của bạn và xác nhận.
5. Hoàn tất và lưu thay đổi: Sau khi chấp nhận bảo vệ, chỉ những ô đã mở khóa mới có thể được chỉnh sửa. Phần còn lại sẽ được bảo vệ hoàn toàn và bất kỳ ai cố gắng thực hiện thay đổi sẽ nhận được cảnh báo.

Chỉ khóa một phạm vi ô cụ thể

Nếu bạn chỉ muốn bảo vệ một nhóm ô cụ thể (ví dụ: F4:G10), phương pháp thực hiện như sau:

1. Mở khóa toàn bộ bảng tính: Nhấp vào góc trên cùng bên trái để chọn tất cả các ô. Nhấp chuột phải, Định dạng ô > Bảo vệ và bỏ chọn hộp Bị chặn.
2. Chọn phạm vi cần bảo vệ: Chỉ đánh dấu nhóm ô bạn muốn khóa, sau đó nhấp lại. Định dạng ô > Bảo vệ và đánh dấu vào ô Bị chặn.
3. Kích hoạt bảo vệ trang tính: Từ Đánh giá > Bảo vệ trang tính, hãy đặt mật khẩu nếu bạn muốn.
4. Xác nhận và lưu lại: Chỉ phạm vi đã chọn sẽ bị khóa; Phần còn lại của trang tính có thể được chỉnh sửa mà không có hạn chế nào.

Trên máy Mac

Quá trình trên máy Mac cũng rất giống, mặc dù menu có thể hơi khác một chút:

1. Chọn các ô để khóa và truy cập menu Định dạng > Ô.
2. Trên tab Sự bảo vệ, xác minh tùy chọn đó Bị chặn chỉ được chọn trong các ô bạn muốn bảo vệ.
3. Để mở khóa các ô, hãy chọn chúng và bỏ chọn. Bị chặn sử dụng lối tắt LỆNH + 1.
4. Từ băng của Ôn tậplựa chọn Bảo vệ tờ giấy o Bảo vệ cuốn sách và nhập mật khẩu.
5. Bạn có thể cấu hình xem người dùng khác có thể chọn các ô bị khóa, chỉ điền vào các ô đã mở khóa, v.v.
6. Chặt chẽ với Chấp nhận và trang tính của bạn sẽ được bảo vệ theo như bạn đã cấu hình.

Trong Excel trực tuyến

Trong phiên bản web của Excel, khả năng bảo vệ bị hạn chế hơn, nhưng bạn có thể bảo vệ các phạm vi cụ thể nếu mở tệp trực tiếp trong ứng dụng máy tính để bàn:

1. Chọn trang tính và nhấp vào Chỉnh sửa trong Excel Từ internet.
2. En Ôn tậpchọn Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi.
3. Tạo một phạm vi mới, chọn các ô bạn muốn hạn chế và xác định quyền hoặc nhóm có thể chỉnh sửa các ô đó.
4. Nhấp chuột vào Chấp nhận để lưu các thay đổi và kiểm tra lại tệp trực tuyến của bạn.

Tùy chọn bảo vệ nâng cao trong Excel

Sự bảo vệ không chỉ giới hạn ở việc khóa và mở khóa các ô. Excel cung cấp nhiều tùy chọn để tùy chỉnh trải nghiệm an toàn và làm việc nhóm:

• Cho phép các hành động cụ thể: Bạn có thể quyết định xem người dùng có thể chèn hoặc xóa hàng và cột, sửa đổi các đối tượng như biểu đồ hoặc nút, chỉnh sửa siêu liên kết, sử dụng bộ lọc tự động, sửa đổi các tình huống hoặc thậm chí thay đổi định dạng của các ô bị khóa hay không.
• Bảo vệ toàn bộ bảng tính: Ngoài các trang tính, bạn có thể bảo vệ toàn bộ tệp khỏi Đánh giá > Bảo vệ sách. Điều này ngăn chặn việc thêm hoặc xóa các trang tính hoặc thay đổi cấu trúc của sổ làm việc.
• Tùy chỉnh quyền cho từng người dùng: Trong các phiên bản nâng cao hơn và với các tệp được lưu trên đám mây, các quyền cụ thể có thể được chỉ định cho những người dùng hoặc nhóm khác nhau.
• Cách sử dụng mật khẩu: Bằng cách đặt mật khẩu, chỉ những người biết mật khẩu mới có thể bỏ chế độ bảo vệ. Hãy nhớ rằng nếu bạn quên, sẽ rất khó để khôi phục và bạn có thể mất quyền truy cập vào các ô đã khóa.

Tôi có thể cho phép người dùng khác làm gì trên trang tính được bảo vệ?

Khi bạn kích hoạt bảo vệ, bạn có thể tinh chỉnh loại cổ phiếu nào sẽ có sẵn ngay cả khi không tháo lớp bảo vệ ra. Trong số những loại phổ biến nhất:

• Chọn các ô bị khóa: - Được phép theo mặc định, nhưng có thể vô hiệu hóa.
• Chọn các ô đã được mở khóa: đảm bảo rằng ít nhất các ô được phép luôn có thể được chỉnh sửa.
• Định dạng ô, hàng và cột: Bạn có thể ngăn không cho kích thước hoặc kiểu dáng bị thay đổi.
• Thêm hoặc xóa hàng và cột: Quyết định xem người dùng có thể sửa đổi cấu trúc trang tính hay không.
• Sử dụng bộ lọc tự động và sắp xếp dữ liệu: quan trọng nếu bạn làm việc với khối lượng dữ liệu lớn và chế độ xem tùy chỉnh.
• Sửa đổi các đối tượng và báo cáo PivotTable: Bảo vệ các thành phần đồ họa và báo cáo nâng cao.
• Thêm hoặc chỉnh sửa ghi chú và bình luận: kiểm soát phản hồi và giao tiếp trong tập tin.

Làm thế nào để mở khóa các ô được bảo vệ

Đến một lúc nào đó, bạn có thể cần phải chỉnh sửa các ô được bảo vệ. Quy trình này khác nhau tùy thuộc vào loại bảo vệ bạn đã áp dụng:

• Bỏ bảo vệ trang tính khỏi tab Xem lại: Chỉ cần chọn Bỏ bảo vệ tờ giấy. Nếu trang tính có mật khẩu, bạn sẽ cần phải nhập mật khẩu.
• Chỉnh sửa các ô bị khóa: Khi trang tính không được bảo vệ, bạn có thể thay đổi bất kỳ ô nào, miễn là các ô đó không được bảo vệ ở cấp độ sổ làm việc hoặc có quyền cao hơn.
• Kích hoạt lại bảo vệ: Khi thực hiện xong các thay đổi, bạn có thể bảo vệ trang tính một lần nữa bằng quy trình tương tự để giữ an toàn cho tệp của mình.

Điều gì xảy ra với các công thức, đối tượng và chú thích?

Các tùy chọn bảo vệ cho phép bạn quyết định người dùng có thể hay không sửa đổi, ẩn hoặc xóa công thức. Người ta thường bảo vệ cụ thể các ô chứa công thức để tránh việc chúng bị thay đổi do nhầm lẫn và làm gián đoạn kết quả của tài liệu.

Về phần đối tượng đồ họa, đồ họa nhúng hoặc điều khiển (chẳng hạn như nút hoặc hộp văn bản), bạn có thể cho phép hoặc từ chối sửa đổi chúng. Ví dụ, nếu bạn có nút chạy macro, bạn có thể quyết định giữ nút đó hoạt động nhưng không thể phá hủy.

Cái nhận xét và ghi chú Chúng cũng có thể được bảo vệ, ngăn chặn người khác xóa hoặc sửa đổi chúng. Bằng cách này, mọi bối cảnh và phản hồi đều được lưu giữ an toàn trong các trang tính dùng chung.