- Existen herramientas especializadas que permiten rastrear palabras clave en diversos documentos PDF simultáneamente sin necesidad de abrirlos uno por uno.
- La eficacia de la búsqueda depende de que el archivo sea digital o haya sido procesado mediante un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
- Desde lectores avanzados como Foxit Reader hasta soluciones de indexación local, existen diversas alternativas según el volumen de datos a gestionar.
A veces nos encontramos con que tenemos el ordenador petado de documentos PDF, ya sean recibos del súper, facturas del año o libros digitales, y llega un momento en que organizar las carpetas no es suficiente. En este artículo veremos cómo buscar documentos PDF con EverythingToolbar. Porque muchas veces necesitamos encontrar un dato concreto, como un número de factura o una palabra clave, y no tenemos ni idea de en qué archivo se encuentra exactamente.
La mayoría de nosotros intentamos usar el buscador estándar de Windows o programas de búsqueda de texto simple, pero nos topamos con un muro porque los PDF no son archivos de texto plano. Estos utilizan un formato binario complejo que hace que herramientas como grepWin fallen a menudo, ya que no pueden leer el contenido interno a menos que el dato sea legible en binario, lo cual es básicamente cuestión de suerte.
El reto de los PDF y la lectura binaria
Para entender por qué es tan difícil, hay que saber que un PDF es como un jeroglífico para muchos programas. Si intentas usar un software que solo busca texto en archivos .txt o .csv, lo más probable es que no encuentre absolutamente nada aunque la palabra esté ahí escrita. Esto ocurre porque el software necesita un motor que analice la estructura del PDF antes de ejecutar la búsqueda.
En casos donde tenemos cientos de recibos digitales, el almacenamiento en la nube a veces se queda corto porque no indexan el contenido real de los documentos por motivos de privacidad o limitaciones técnicas, convirtiéndose en un simple baúl de archivos donde es imposible localizar algo rápido. De ahí la importancia de saber cómo buscar documentos PDF con EverythingToolbar.
Buscar documentos PDF con EverythingToolbar
EverythingToolbar utiliza el motor de búsqueda de Everything, por lo que puede localizar archivos PDF de forma muy rápida. Lo vemos a continuación:
- Para buscar todos los PDF, escribe ext:pdf o *.pdf
- Para buscar un PDF por nombre (por ejemplo, «casa»), escribe casa ext:pdf y te mostrará todos los PDF cuyo nombre contenga «casa».
- Si quieres buscar varios términos (por ejemplo, «factura» y «abril») escribe factura abril ext:pdf
- Para buscar en una carpeta concreta (por ejemplo, «documentos»), puedes escribir d:\documentos\ ext:pdf o path:d:\documentos Para una búsqueda por fecha (por ejemplo, «últimos 30 días»), escribe ext:pdf dm:last30days
- En caso de búsquedas por tamaño (por ejemplo, «PDF mayores de 10 MB»), escribe ext:pdf size:>10mb
¿Se puede también buscar una palabra dentro del contenido del PDF? Aquí nos topamos con una limitación importante a la hora de buscar documentos PDF con EverythingToolbar: esta herramienta no indexa el contenido de los PDF, solo el nombre, la ruta y algunos metadatos. Por eso, si quieres buscar dentro del texto de los PDF necesitas un indexador de contenido, como DocFetcher.
La importancia del OCR en documentos escaneados
Ojo: buscar documentos PDF con EverythingToolbar es sencillo si antes has escaneado tus facturas como imágenes y las has guardado en un PDF. De lo contrario, el buscador no encontrará nada porque para el ordenador eso es una imagen, no letras. Para solucionar esto, es imprescindible pasar los archivos por un proceso de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Existen herramientas como Abbyy FineReader o incluso funciones integradas en Google Docs que permiten convertir imágenes en texto editable. Una vez que el PDF tiene esta capa de texto invisible, cualquier software de indexación podrá rastrear la información sin despeinarse, permitiéndote mantener una oficina sin papeles mucho más eficiente.
Otras alternativas y mantenimiento del sistema
Para quienes buscan algo más profesional, más allá de buscar documentos PDF con EverythingToolbar existen sistemas de indexación local que crean un mapa de todo el contenido de las subcarpetas, evitando así tener que navegar manualmente por el Explorador de Windows. Si notas que las funciones de búsqueda desde la barra de tareas o nativas de tu sistema operativo fallan, podría ser un problema de la Windows Store o de Windows Search.
En esos casos, ejecutar comandos en PowerShell para reinstalar las aplicaciones nativas o limpiar la caché de SoftwareDistribution puede ayudar a que el sistema vuelva a indexar correctamente los archivos. No obstante, para una búsqueda exhaustiva en PDF, siempre es mejor confiar en un software especializado en la lectura de este formato que en el buscador genérico del sistema.
En definitiva, buscar documentos PDF con EverythingToolbar es una gran ventaja. Contar con un lector avanzado que permita búsquedas masivas, asegurarnos de que todos nuestros escaneos tengan OCR y mantener el sistema operativo optimizado son las claves para no perder más tiempo buscando datos perdidos entre cientos de archivos digitales.
dñias»
Redactor especializado en temas de tecnología e internet con más de diez años de experiencia en diferentes medios digitales. He trabajado como editor y creador de contenidos para empresas de comercio electrónico, comunicación, marketing online y publicidad. También he escrito en webs de economía, finanzas y otros sectores. Mi trabajo es también mi pasión. Ahora, a través de mis artículos en Tecnobits, intento explorar todas las novedades y nuevas oportunidades que el mundo de la tecnología nos ofrece día a día para mejorar nuestras vidas.