如何在 Microsoft Teams 中轉接電話？

最後更新： 20/07/2023
作者： 塞巴斯蒂安·維達爾

在當今的工作世界中，越來越多的公司正在採用 數字工具 促進員工之間的遠距溝通和協作。為此目的最受歡迎的平台之一是 微軟團隊。憑藉其廣泛的功能和易用性，Teams 已成為許多組織的首選。在本白皮書中，我們將探討 Microsoft Teams 最重要的功能之一：通話轉接。我們將探索如何有效地使用此功能來優化內部溝通並為客戶提供更好的服務。如果您想了解如何轉接電話 在微軟團隊中 並提高公司效率，請繼續閱讀。

1. Microsoft Teams 中的呼叫轉移簡介

呼叫轉移是 Microsoft Teams 中的重要功能，它允許使用者不間斷地將通話重新導向到另一個收件者。 借助此功能，工作團隊可以確保通話始終由正確的人員接聽。

在本文中，我們將探討如何在 Microsoft Teams 中轉接通話。您將學習如何使用不同的可用選項，例如盲轉和輔助轉接。你還會發現 技巧和竅門 優化流程並避免常見問題。

首先，您需要確保您擁有在 Microsoft Teams 中轉接通話的必要權限。 驗證後，您將能夠在通話期間存取轉接選項。 您可以選擇盲轉接（允許您在不與接收方通話的情況下轉接通話）或選擇輔助轉接（您可以在轉接通話之前與接收方進行通訊）。

2. 在 Microsoft Teams 中轉接通話的步驟

若要在 Microsoft Teams 中轉接呼叫，請依照以下簡單步驟操作：

  1. 登錄到您的 微軟帳戶 團隊。
  2. 開啟您要轉接的通話所在的對話或會議。
  3. 點擊位於的「轉接呼叫」圖示 工具欄 的呼叫。此圖示呈電話形狀，並帶有向下箭頭。
  4. 將顯示可用傳輸選項的清單。您可以將通話轉接至 另一個人、 至群組或外部號碼。
  5. 選擇所需的選項，然後根據所選選項繼續執行其他步驟。
    • 要將通話轉接給其他人： 找到要將通話轉接到的使用者的姓名或電子郵件，然後按一下他們的姓名。
    • 若要將通話轉接至群組： 找到要將呼叫轉移到的群組的名稱，然後按一下其名稱。
    • 若要將通話轉接至外部號碼： 輸入您要將通話轉接到的電話號碼，然後按一下「呼叫」。
  6. 按一下「轉移」或「確定」確認轉移。
  7. 轉接完成後，將顯示一則通知，並且通話將轉接到所選的接收者。

3. 先前在 Microsoft Teams 中進行傳輸的配置

在 Microsoft Teams 中進行傳輸之前，有必要配置一些先前的選項以確保正確操作。 以下是執行此配置所需的步驟：

1. 驗證您在 Microsoft Teams 中是否具有管理員角色。 這是必要的，因為只有管理員才有必要的權限來進行所需的設定。

  • 使用管理員帳號存取 Microsoft Teams 平台。
  • 轉到左側選單中的“設定”部分。
  • 選擇“角色和權限”進行查看並確保您已指派管理員角色。

2. 配置呼叫轉接策略。 若要在 Microsoft Teams 中啟用轉接，您需要確保正確配置呼叫轉接原則：

  • 在“設定”部分中，選擇“呼叫策略”。
  • 確認呼叫轉接策略已啟用並指派給需要轉接的使用者。 如果沒有活動策略，您可以建立新策略並將其指派給適當的使用者。
  • 請記住保存所做的更改。

3. 測試傳輸。 完成前面的配置後，建議執行傳輸測試以確保一切正常：

  • 從 Microsoft Teams 用戶端撥打電話。
  • 在通話過程中，選擇「轉接通話」選項，然後選擇要將通話轉接到的聯絡人或電話號碼。
  • 驗證通話是否正確轉接，並且在此過程中沒有出現任何問題或錯誤。

透過執行這些步驟，您將能夠毫無困難地在 Microsoft Teams 中進行傳輸。 請記住，擁有管理員權限並正確配置傳輸策略對於確保最佳操作非常重要。

4. Microsoft Teams 中的即時呼叫轉接

呼叫轉移 實時 是 Microsoft Teams 中的重要功能，可讓您將來電重新導向至其他使用者或使用者群組 實時。這在可能需要將通話轉接到特定專家或團隊以解決查詢或問題的工作環境中特別有用。

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若要在 Microsoft Teams 中即時轉接呼叫，只需執行以下步驟：

  • 在目前通話中，點選呼叫轉接按鈕。
  • 輸入要將通話轉接的使用者或群組的姓名、電子郵件地址或電話號碼。
  • 在搜尋結果中按一下正確的名稱，然後按一下轉移按鈕。

此外，也可以使用 Microsoft Teams 中的聊天命令轉接通話。 如果您喜歡使用鍵盤而不是滑鼠，這會很有用。 若要使用聊天命令轉接呼叫，只需鍵入“/transfer”，然後輸入要將通話轉接到的使用者或群組的姓名、電子郵件地址或電話號碼。

5. 在 Microsoft Teams 中轉接內部呼叫

若要在 Microsoft Teams 中轉接內部呼叫，請依照下列步驟操作：

1. 在 Teams 左側導覽列中，按一下「通話」標籤。

2. 尋找要將通話轉接的聯絡人或裝置名稱。 您可以使用螢幕頂部的搜尋列快速找到所需的聯絡人。

3. 找到聯絡人或團隊後，點選「轉接呼叫」按鈕。

4. 接下來，將開啟一個彈出窗口，您可以在其中選擇呼叫轉接目的地。 您可以從清單中選擇特定聯絡人或在搜尋欄中搜尋其他聯絡人。 您也可以選擇電話號碼（如果可用）。

5. 最後點選「轉接」即可完成 Microsoft Teams 中的內部通話轉接。 通話將轉接至選定的聯絡人或設備，轉接完成後您將收到通知。

6. 將通話轉接至 Microsoft Teams 中的外部號碼

將通話轉接到 Microsoft Teams 中的外部號碼是一項非常有用的功能，它允許您將團隊的通話重新導向到組織外部的電話號碼。 當您需要與外部業務合作夥伴或客戶合作時，這尤其有用。 下面，我們介紹執行此呼叫轉接的步驟：

  • 開啟裝置上的 Microsoft Teams 應用，然後選擇要轉接通話的會議或通話。
  • 點選呼叫工具列中的「更多動作」按鈕（三個點圖示），然後選擇「轉接呼叫」。
  • 輸入您要將通話轉接至的外部電話號碼，然後按一下「呼叫」。
  • 建立對外部號碼的通話後，您可以告訴收件人他們正在轉接通話。

請務必注意，此功能可能會受到限製或限制，具體取決於您組織的設定。如果您在 Microsoft Teams 中找不到轉接通話的選項，您可能需要聯絡組織的管理員以取得更多資訊或要求必要的權限。

請記住，將通話轉接到外部號碼可能會產生額外費用，具體​​取決於您組織的電話計劃。 在使用此 Microsoft Teams 功能之前，請務必與您的服務提供者核實費率和限制。 現在您可以充分利用此通話轉接功能，更有效地與外部聯絡人溝通！

7. 如何在 Microsoft Teams 中執行盲轉呼叫

Microsoft Teams 中的盲呼叫轉移是一項有用的功能，可讓使用者在另一使用者不知情的情況下將電話呼叫轉移給另一位使用者。 這在需要快速且謹慎的轉接的情況下尤其有用，例如在機密呼叫或需要由特定專家不間斷地處理的呼叫的情況下。

以下是在 Microsoft Teams 中執行盲轉呼叫的步驟：

  • 1. 在通話過程中，點選選項按鈕或位於通話畫面底部的三個點。
  • 2. 從下拉式選單中選擇“轉接呼叫”，然後選擇“盲轉”。
  • 3. 在搜尋欄位中，輸入您要將通話盲轉至的使用者的姓名，然後從結果清單中選擇該使用者。
  • 4. 點選轉接按鈕，完成盲轉。

完成這些步驟後，通話將轉接到所選用戶，而他們不知道該通話已由您轉接。請記住，要執行盲呼叫轉接，您需要在 Microsoft Teams 中擁有適當的權限。如果您在下拉式選單中沒有看到盲轉選項，請聯絡您的組織管理員以取得更多資訊。

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8. Microsoft Teams 中的出席呼叫轉接

這是一項關鍵功能，允許用戶將傳入呼叫重新導向到另一個用戶或部門。 透過此功能，使用者可以確保通話由正確的人接聽並確保有效的溝通。

要製作一個，請按照下列步驟操作：

  • 1. 在通話過程中，在通話欄中選擇「轉接通話」選項。
  • 2. 輸入要將通話轉接的接收者的姓名或電話號碼。
  • 3. 從建議下拉清單中選擇正確的聯絡人姓名或電話號碼。
  • 4. 點選「轉接」完成呼叫轉接。

請記住，在有人值守的轉接通話期間，您可以使用 Microsoft Teams 中的聊天或視訊通話功能來保持三向通訊。 這使您可以在保持呼叫活動的同時向接收者提供附加資訊或說明。

是提高平台內溝通效率的必備工具。請務必使用此功能以確保正確處理呼叫並且使用者可以進行協作 有效 而且速度快。在 Microsoft Teams 中的下一次通話中嘗試此功能，體驗無憂通話轉接的好處！

9. 修復 Microsoft Teams 中轉接通話時的常見問題

如果您在 Microsoft Teams 中轉接通話時遇到問題，請不要擔心，有一些解決方案可以解決這些問題。 以下是解決最常見問題的一些提示和步驟：

1. 檢查您的帳戶設定：確保您的 Microsoft Teams 帳戶設定是最新且正確的。 前往您的帳戶設定並驗證呼叫轉接選項是否已啟用。

2. 檢查您的網路連線：呼叫轉接問題通常可能是由於網路連線較弱或不穩定造成的。檢查您的連線速度並採取必要的措施來解決網路問題。重置路由器或連接到不同的網路可能是有用的解決方案。

3. 更新 Microsoft Teams：確保您的裝置上安裝了最新版本的 Microsoft Teams。 定期更新通常包括可以解決呼叫轉接問題的修復和改進。 檢查您的裝置上是否有可用更新，並根據需要下載並安裝最新的更新。

10. Microsoft Teams 中呼叫轉接的好處

Microsoft Teams 中的呼叫轉接具有許多優勢，可提高工作團隊的效率和生產力。透過將電話轉接給特定同事或部門，您可以避免長時間等待並確保客戶得到照顧 有效率的。以下是在 Microsoft Teams 中使用通話轉接的一些主要優勢。

1. 節省時間： Microsoft Teams 中的呼叫轉接可讓使用者直接即時轉接到其他團隊成員，而無需呼叫其他分機或執行多個操作。 這可以節省時間並加快客戶服務或內部協作流程。

2、優化客戶服務： 透過快速有效地轉接電話，您的團隊可以提供更好的服務 顧客服務。如果客戶需要與特定專家通話，您可以將通話直接轉接給該專家，而不是讓客戶等待或經過多個部門。這改善了客戶體驗並提高了滿意度。

3、高效協作： Microsoft Teams 中的通話轉接讓不同團隊之間的協作變得更加輕鬆。 如果您需要特定同事或部門的協助，您可以將通話直接轉接給他們，以便他們提供專業知識或支援。 這允許團隊成員之間進行流暢的溝通，並確保快速有效地解決疑問或問題。

11. 在 Microsoft Teams 中轉接通話時的限制和注意事項

在 Microsoft Teams 中轉接通話時，請務必牢記在此過程中可能出現的一些限制和注意事項。 下面我們提到需要記住的關鍵面向：

設備兼容性： 轉接呼叫時，請確保用於轉接的設備相容 與微軟團隊。檢查耳機、手機或揚聲器的技術規格，確保它們相容且配置正確。

傳輸能力： 請注意，並非所有通話都可以在 Microsoft Teams 中轉接。 由於不同因素（例如呼叫發起的線路或組織的設定），某些呼叫可能會受到轉接限制。 在嘗試轉接通話之前，請確保您了解您的環境中適用的呼叫轉接策略。

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轉帳流程： 若要在 Microsoft Teams 中轉接呼叫，請依照下列步驟操作：

  • 1. 在通話過程中，點選通話工具列上的「轉接」按鈕。
  • 2. 在搜尋欄位中輸入要將通話轉接到的人員的姓名或電話號碼。
  • 3. 從結果清單中選擇適當的聯絡人。
  • 4. 點選「轉接」按鈕，完成呼叫轉接。

請記住，這些步驟可能會略有不同，具體取決於您使用的 Microsoft Teams 版本。如果您在呼叫轉接過程中遇到任何問題，請參閱 Microsoft Teams 官方文件或聯絡支援人員以取得更多協助。

12. 在 Microsoft Teams 中高效轉接呼叫的最佳實踐

轉接電話來自 高效的方式 Microsoft Teams 中的內容對於確保業務環境中流暢且有效的溝通至關重要。以下是一些最佳實踐，可幫助您簡化此流程並最大限度地提高團隊的生產力。

  • 了解關鍵命令： Microsoft Teams 提供了許多有用的命令，可讓您快速輕鬆地轉接通話。 例如，您可以使用「/transfer」指令，後接收件者姓名或電子郵件，將通話直接轉接給該人。 您也可以在轉接通話之前使用「/consult」指令與其他團隊成員通話。
  • 使用輔助傳輸選項： Microsoft Teams 中的輔助轉接選項可讓您更能控制呼叫轉接過程。 使用此選項，您可以在執行此操作之前與要將通話轉接到的團隊成員交談，以確保他們有空並且可以正確處理通話。
  • 自訂您的傳輸選項： Microsoft Teams 可讓您根據需要自訂通話轉接選項。 您可以設定呼叫轉移、啟用或停用直接轉接至語音郵件、設定轉接前的等待時間等。 利用這些選項使其適應您團隊的特殊性並保證有效的溝通。

13. Microsoft Teams 中呼叫轉接的替代方案

有些在不同情況下可能有用。 您可以考慮以下一些選項：

1. 使用電話會議： 您可以將另一個人加入現有通話中，然後離開，而不是轉接通話。 這樣，每個相關人員都可以繼續參與對話。

2. 在聊天中發送訊息： 如果不需要即時對話，您只需在 Microsoft Teams 聊天中發送一條訊息，其中包含呼叫接收者需要了解的資訊或問題。 這樣可以避免打擾並允許該人在自己的時間做出回應。

14. Microsoft Teams 中呼叫轉移的未來更新與改進

在 Microsoft Teams 中，呼叫轉接流程對於改善組織的內部和外部溝通至關重要。 因此，微軟開發團隊正在致力於未來的更新和改進，以使該功能更加高效和易於使用。

預計在即將推出的更新中實現的改進之一是能夠更快、更順暢地轉接通話。 正在開發一個新的直覺式介面，用戶只需點擊幾下即可轉接呼叫，而無需瀏覽多個選單。

此外，我們正在努力為 Microsoft Teams 中的呼叫轉接提供更靈活的選項。 這包括將通話轉接至用戶群組的能力，允許多人同時接聽通話。 執行監督轉接的選項也正在實施，使用者可以在轉接呼叫之前與接收者進行通信，從而提供更個人化和高效的體驗。

簡而言之，學習如何在 Microsoft Teams 中轉接通話是在業務環境中最大限度提高效率和生產力的基本技能。透過此流程，使用者可以將來電重新導向至適當的團隊成員，確保更好的協作並為客戶提供無縫體驗。憑藉直覺的介面和大量靈活的選項，Microsoft Teams 為使用者提供了有效管理和控制呼叫所需的工具。無論你是在工作 遠程表格 或者在傳統辦公室中，了解如何在 Microsoft Teams 中轉接通話是一項寶貴的技術技能，可提高任何現代工作環境中的溝通和生產力。簡而言之，掌握這項關鍵的 Teams 功能將確保您的通話得到高效、專業的管理，節省時間並為每位參與者提供卓越的體驗。